Raadsvoorstel Jaarverantwoording 2025, 2e begrotingswijziging 2026 en de ontwerpbegroting 2027 van GR ICT NML

RAADSVOORSTEL ZAAKNUMMER: 07432024253555 Onderwerp: Jaarverantwoording 2025, 2e begrotingswijziging 2026 en de ontwerpbegroting 2027 van GR ICT NM

Bijlage(n):

11

Vergadering van: p.h.:

2 juni 2026

AvE

de raad van de gemeente Asten

Samenvatting Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling ICT Noord- en Midden-Limburg (ICT NML) heeft in zijn vergadering van 09 april 2026 de Jaarverantwoording 2025, de 2e begrotingswijziging 2026 en de ontwerpbegroting 2027 vastgesteld en aan de gemeente Asten toegezonden. Uw gemeenteraad wordt in de gelegenheid gesteld om voor 29 juni 2026 een zienswijze uit te brengen op de 2e begrotingswijziging 2026 en de ontwerpbegroting 2027. Voorgesteld wordt om een zienswijze op de ontwerpbegroting 2027 in te dienen. Beslispunten De raad besluit: 1. kennis te nemen van de jaarverantwoording 2025 (jaarverslag, jaarrekening, resultaatbestemming, goedkeurende controleverklaring) van de Gemeenschappelijke regeling ICT NML; 2. kennis te nemen van de 2e begrotingswijziging 2026 van de GR ICT NML en het besluit te nemen geen zienswijze 2e begrotingswijziging 2026 in te dienen en dit kenbaar te maken bij het bestuur van ICT NML; 3. kennis te nemen van de ontwerpbegroting 2027 van de GR ICT NML; 4. onderstaande zienswijze op de ontwerpbegroting 2027 in te dienen en deze aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling ICT Noord- en Midden-Limburg toe te zenden. “Zoals wij u al in 2024 en 2025 hebben meegedeeld laat onze begroting vanaf 2027 tekorten zien. In 2025 is het proces ‘Asten in Balans’ opgestart met als doel een structureel sluitende meerjarenbegroting.

Na het proces Asten in Balans is er een aantal ontwikkelingen geweest die grote invloed hebben op de meerjarenbegroting. De meerjarenbegroting is nu niet meer sluitend. Er blijft een flinke financiële klus te klaren. Pijnlijke keuzes zijn onvermijdelijk zowel voor de korte als de langere termijn. Naar aanleiding van de structurele tekorten hebben we bij de Begroting 2025 en 2026 van de GR-en hierover al een zienswijze ingediend. De tekorten van onze gemeente kunnen we niet alleen opvangen, alle verbonden partijen ondervinden als verlengd bestuur ook de gevolgen hiervan. In onze eerdere zienswijze hebben wij u gevraagd om bij het opstellen van de begroting 2027 met het bovenstaande scenario rekening te houden en om specifieke en goed

1/10

onderbouwde keuzemogelijkheden in beeld te brengen. Wij begrijpen de uitdagingen waar ICT NML voor staat en dat besparen niet eenvoudig is. We hebben geconstateerd dat u de begroting 2027 voor het eerst volledig zero based heeft opgebouwd, waarbij beoordeeld is welke lasten noodzakelijk zijn om de activiteiten uit de PDC-catalogus uit te voeren. ZBB leidt in het algemeen binnen organisaties tot kostenbewustzijn, efficiëntie en doelmatigheid en grip op de interne bedrijfsvoering. Al heeft het in 2027 niet tot een besparing op de totale lasten geleid maar juist op een verhoging van de totale lasten en vragen u daarom oog te blijven houden voor de noodzaak om op de kosten te blijven letten. Eerder is gevraagd om de indexeringen in de pas te laten lopen met de prijsindexering die de gemeente ontvangt. Dit omdat eerder geconstateerd werd dat indexeringen vanuit de gemeenschappelijke regelingen structureel hoger uitvallen dan de indexering van de uitkering uit het Gemeentefonds. U heeft voor de loon- en prijsindexeringen de laatst gepubliceerde kerngegevenstabel macro economische verkenning 2026 (MEV 2026) gebruikt: • Personeelskosten (prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers) 2,6%. • Voor de indexatie van de overige budgetten in de begroting 2027 is de ‘prijs materiële overheidsconsumptie (imoc)’ gehanteerd. Deze bedraagt volgens de kerngegevenstabel (jaar 2026) 2,4%.

De indexeringen zijn reëel en in evenwicht met de uitkering uit het gemeentefonds, waarmee u rekening heeft gehouden met onze financiële uitdagingen. Ondanks de financiële opgaven waar zowel gemeenten als gemeenschappelijke regelingen voor staan, verwachten wij dat u rekening houdt met de financiële positie van gemeenten en besparingen realiseert. Desgewenst worden (mogelijke) besparingen middels scenario’s aan de deelnemers voorgelegd, zodat hier een goede inhoudelijke afweging in kan worden gemaakt. Dit zien wij onvoldoende terug”.

Aanleiding Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling ICT Noord- en Midden-Limburg (ICT NML) heeft in zijn vergadering van 09 april 2026 de Jaarverantwoording 2025, de 2e begrotingswijziging 2026 en de ontwerpbegroting 2027 vastgesteld en aan de gemeente Asten toegezonden. Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling geeft de gemeenteraad de mogelijkheid om voor 29 juni 2026 zienswijzen in te dienen, waarna het bestuur van ICT NML de begrotingen (al dan niet gewijzigd) tijdens haar vergadering van donderdag 2 juli a.s. zal vaststellen. Doelstelling Uw gemeenteraad informeren en verantwoording afleggen over het behaalde resultaat in 2025. Bijsturen in 2026 en vooruitkijken naar de begroting 2027. Door de mogelijkheid om een zienswijze in te dienen kunnen we sturen op de GR-partij. Na verwerking van alle ingekomen zienswijzen worden deze ter besluitvorming voorgelegd aan het bestuur van de GR ICT NML. Argumenten 1.1 Jaarrekening 2025 sluit met een positief resultaat op de centrale lasten op de module ICT en laat een toename in kosten zien op de gemeente specifieke lasten De jaarrekening 2025 van ICT NML sluit met een voordelig financieel resultaat van afgerond € 370.138 (aandeel Asten € 5.290) uit de centrale lasten van de samenwerkingsmodule ICT. De terugbetaling per samenwerkingsmodule vindt plaats op basis van de voor het verslagjaar vastgestelde verdeelsleutel.

Er volgt nog een afrekening uit 2025 over de gemeente specifieke lasten à € 43.181. Als gevolg van o.a. een toename van licenties en aantal apparaten in de lease door autonome personeelsgroei en ruimere veiligheidsmarges om de bedrijf continuïteit te borgen zijn de kosten gestegen. De jaarrekening 2025 is opgenomen in de bijgevoegde jaarverantwoording 2025. De jaarverantwoording geeft een goed beeld over de doorontwikkeling van ICT NML weer. 1.2 Goedkeurende controleverklaring is beschikbaar De accountant heeft een goedkeurende controleverklaring verstrekt die opgenomen is in de jaarverantwoording 2025 (pagina 85-87). 1.3 Rechtmatigheidsverantwoording is beschikbaar De rechtmatigheidsverantwoording van het bestuur is opgenomen in de jaarverantwoording (pagina 83-84). 2.1 De gemeenteraad wordt voorgesteld om voor de begrotingswijziging 2026 geen zienswijze in te dienen omdat m.n.

de omzetting van de leaseconstructie naar een klassieke leaseovereenkomst in verband met een oneindig contract voor de deelnemende gemeenten belangrijk en noodzakelijk is Deze begrotingswijziging vloeit enerzijds voort uit de gevolgen die voortkomen uit de transitie van de TRO-leaseovereenkomst (transitie lease*)) naar DAAS (Device as a Service) en SAAS (Software as a Service) -oplossingen en anderzijds uit een beleidswens vanuit de deelnemende gemeenten om Teams Calling **) als standaard telefonie oplossing in de Product Diensten Catalogus van het Programma Automatisering (ICT) op te nemen. *) Transitie lease ICT NML heeft de deelnemende gemeenten in een vroeg stadium geïnformeerd over de gevolgen van de transitie lease. Voor de gemeente specifieke kosten hebben we hiervoor in 2024 een voorziening getroffen. ICT NML heeft de gemeenten aangeboden om in overleg met de leasemaatschappij te treden en daarbij de mogelijkheid om een voortijdige afkoop van de klassieke leaseovereenkomst te doen op het gemeente specifieke deel van de leasekosten. Gemeente Asten heeft ICT NML te kennen gegeven gebruik te willen maken van bovenstaande mogelijkheid en daarmee de nieuwe gemeenteraad niet te belasten met meerjarige kosten in de begroting op het gemeente specifieke deel.

Zodra de 5-jarige overeenkomst met Econocom afloopt, vallen de dubbele exploitatielasten weg en wordt er op de centrale deel een besparing gerealiseerd. **) Teams Calling Binnen de GR ICT NML en de deelnemende gemeenten gaan we over naar een standaard telefonieoplossing, zodat beheer en continuïteit beter te borgen zijn. Gemeente Asten kiest er bewust voor om in de laatste tranche (Q2/Q3 2027) over te gaan zodat, we gaandeweg kunnen leren van de ervaringen van andere deelnemers. Concreet betekent dit dat we in de tweede helft van 2027 dubbele lasten zullen dragen, omdat we pas afscheid kunnen nemen van onze oude telefonieoplossing als Teams Calling eind 2027 volledig geïmplementeerd is. Deze gemeente specifieke kosten zijn samen met de implementatiekosten verwerkt in de ontwerpbegroting 2027 van ICT NML. De structurele lasten vanaf 2028 van Teams Calling kunnen we naar verwachting dekken met de weg te vallen lasten voor onze huidige telefonieoplossing. Dit zal dan ook in de meerjarenbegroting vanaf 2028 verwerkt worden.

3.1 De begroting 2027 omvat financiële consequenties De financiële consequenties worden verder toegelicht in de financiële paragraaf.

3/10

4.1. Voorgesteld wordt om een algemene (financiële) zienswijze in te dienen inzake de begroting 2027 om in deze de GR ICT NML te blijven attenderen op de financiële uitdagingen waar we als gemeente voor staan De algemene (financiële) zienswijze is opgesteld en voor alle betrokken GR-en hetzelfde opgesteld, we refereren in deze zienswijze aan het proces Asten en balans en Balans in uitvoering. In deze zienswijze voor ICT NML is de nadruk gelegd op hun proces van Zero Based Budgetting waarmee voor de gemeente Asten helaas geen financiële voordelen zijn ontstaan. De volledige zienswijze is opgenomen in de bijlage “Zienswijze ontwerpbegroting 2027 GR ICT NML”. Risico’s De ontwerpbegroting 2027 wordt voorgelegd aan alle gemeenteraden van de deelnemers van de betreffende gemeenschappelijke regeling. Per gemeenschappelijke regeling is geregeld hoe de stemverhoudingen zijn t.a.v. de begroting. Voor de vaststelling van de begroting is minimaal een meerderheid van stemmen nodig in het bestuur. Dit betekent dat de gemeente Asten uiteindelijk maar een beperkte invloed heeft op de uiteindelijke stemming. Wanneer de zienswijze van de gemeente Asten niet wordt verwerkt in de definitieve begroting 2027 ICT NML dan betekent dit een stijging van de gemeentelijke bijdrage in 2027 van €192.209. Alternatieven Niet van toepassing.

Gemeente Asten is om strategische redenen deelnemer geworden in een groter ICTsamenwerkingsverband om te kunnen blijven voldoen aan de eisen die gesteld worden aan een moderne en veilige ICT-omgeving. Als individuele gemeente zijn we daar te klein en te kwetsbaar voor. Het is van belang dat de GR marktconform blijft presteren. Om dit te monitoren wordt 2jaarlijks een benchmark M&I uitgevoerd op de totale ICT kosten lokaal en centraal. Informatisering zal de komende jaren verder door ontwikkelen en dit zal zijn effect hebben op onze eigen begroting (qua investering maar ook qua efficiency). Planning en uitvoering Na behandeling in de gemeenteraad wordt het bestuur van de GR ICT NML middels bijgaande brief geïnformeerd.

Toekomstagenda Asten 2030 / Vitale democratie GR ICT NML is een uitvoeringsorganisatie voor onze automatisering. Er is geen direct verband met de Toekomstagenda Asten 2030 maar ICT is een randvoorwaarde vanuit bedrijfsvoering om het werk in onze gemeente te kunnen doen. Juridisch Alle gemeenschappelijke regelingen waarin de gemeente Asten deelneemt bieden rond maart een ontwerpbegroting voor het volgend jaar aan. De gemeenteraad krijgt dan de mogelijkheid om hierover haar zienswijze naar voren te brengen (artikel 35 lid 3 Wet gemeenschappelijk regelingen).

De regieambtenaren van de verschillende GR-en de GR-coördinator stemmen de voorstellen voor het college en de gemeenteraad onderling af om zo zoveel mogelijk uniformiteit te krijgen. Financiën Jaarrekening 2025 Het voordeel op de centrale lasten van € 5.290 wordt via de resultaatbestemming terugbetaald en verwerkt in de jaarrekening 2025 van de gemeente Asten. Het nadeel van € 43.181 op het gemeente specifieke deel wordt nog aan de Gemeente Asten gefactureerd. Per saldo laat de Jaarrekening 2025 van ICT NML een nadeel zien van € 37.891 voor de gemeente Asten. 2e begrotingswijziging 2026 Met de omzetting van een TRO leaseovereenkomst naar een klassieke leaseovereenkomst en het invoeren van Teams Calling als standaard telefonieoplossing zijn er een tweetal ontwikkelingen in de Begroting 2027 van ICT NML opgenomen, die ook in 2026 al voor extra lasten zorgen. Deze waren niet voorzien in de Begroting 2026. Voor Asten betekent dit voor de Begroting 2026 een structurele stijging van de centrale lasten van € 3.955 en een structurele stijging van de gemeente specifieke lasten van € 4.000 euro, dus een totale stijging van de bijdrage aan ICT NML van € 7.955,= in 2026. Dit wordt meegenomen in de Tussentijdse rapportage voorjaar 2026. Ontwerpbegroting 2027 (inclusief de 2e begrotingswijziging 2026) De begroting 2027 is voor het eerst volledig zero based opgebouwd.

Hieruit blijkt dat de structurele ruimte in de Begroting van ICT NML volledig is verdwenen. Er zijn meerdere ontwikkelingen die ervoor zorgen dat de lasten van ICT NML in de Begroting 2027 flink toenemen. Hieronder worden ze kort toegelicht: • Gerekend is met een loonindex van 2,6% en de overige budgetten worden met 2,4% geïndexeerd. • Zero Based begroten heeft niet geleid tot een besparing op de totale lasten waardoor ICT NML verzoekt om extra middelen. Dit omdat de rek binnen met name het programma Automatisering (ICT) en bedrijfsvoering grotendeels is verdwenen. • Transitie TRO-leaseconstructie. Op dit moment zijn er dubbele lasten vanwege de ‘oude’ TRO-leaseconstructie die nog 5 jaar doorloopt. Voorstel is om dit vervroegd in een keer af te lossen en af te dekken uit een reeds bij de jaarrekening 2024 gevormde reserve. • Telefonie Teams Calling. Gekozen is voor deze nieuwe telefonie oplossing. Doordat er ook structurele lasten wegvallen uit onze huidige meerjarenbegroting, is het financiële effect op onze meerjarenbegroting beperkt. • Emailhandtekening en Java licentie. Oracle heeft de prijsstelling van het product Java drastisch veranderd, wat resulteert in een dramatische kostenstijging voor alle gemeenten. Hierdoor ontstaan ook in Asten extra centrale lasten in de Begroting 2027. • Microsoft Licenties.

We hebben te maken met een toename en een hogere prijs voor de benodigde licenties. Al deze ontwikkelingen zorgen voor Asten voor een stijging van € 96.929 op de centrale lasten en een stijging van de gemeente specifieke lasten van € 95.280. Dit betekent een totale stijging van de gemeentelijke bijdrage aan ICT NML van € 192.209.

5/10

Onderstaande tabel laat het verloop van de centrale en gemeente specifieke lasten van ICT NML van 2025 naar 2028 zien voor de Gemeente Asten. De dekking voor Teams Calling in onze huidige begroting is € 33.600. Deze lasten vallen vanaf 2028 vrij in onze Begroting als Teams Callling volledig is geïmplementeerd in Asten. Dit is als aparte regel verwerkt in de tabel. Vervroegd aflossen Het in een keer vervroegd aflossen van de TRO-leaseconstructie van Econocom en dit eenmalig afdekken via een reeds gevormde reserve levert de Gemeente Asten een structureel voordeel op van € 45.103 (indicatie) dat nog niet in de Begroting 2027 van ICT NML is verwerkt. In onderstaande tabel is dit voordeel als aparte regel vermeld. Het tekort voor de Meerjarenbegroting voor Asten wordt daarmee € 147.106 in 2027 en € 125.077 in 2028 en verder. Deze bedragen worden, via de Kadernota 2027, opgenomen in de Meerjarenbegroting 2027 van de Gemeente Asten.

Microsoft licenties We voeren intern een analyse uit rondom de uitgegeven Microsoft licenties om nog scherper te bepalen wie welke licentie waarvoor nodig heeft. De verdeling van de centrale lasten van de samenwerkingsmodule ICT over de deelnemers vindt namelijk plaats op basis van de verhouding van het aantal Microsoft licenties volgens de Microsoft Enterprise Agreement. Voor de begroting (jaar t) en jaarstukken (jaar t) wordt uitgegaan van de Microsoft licenties volgens de overeenkomst van jaar t-2. Hiermee nemen we ook zelf regie op de kosten voor de gemeente Asten. Communicatie Na besluitvorming in de gemeenteraad zal de zienswijze door het college aan het bestuur van de GR ICT NML worden toegestuurd. Bijlage(n)/ter inzage Naam 1. Raadsbesluit 2. Brief aan gemeenteraden jaarverantwoording en resultaatbestemming 2025 ICT NML

Document nummer 2024260817 2024260763

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Jaarverantwoording 2025 ICT NML incl. Controleverklaring Resultaatbestemming 2025 ICT NML Accountantsverslag 2025 – GR ICT NML Brief aan gemeenteraden Ontwerp 2e begrotingswijziging 2026 ICT NML Ontwerp 2e begrotingswijziging 2026 ICT NML Aanbiedingsbrief GR ICT NML ontwerpbegroting 2027 Ontwerpbegroting 2027 ICT NML Overzicht financiële consequenties GR-en Begroting 2027 Brief zienswijze gemeente Asten

2024260764 2024260766 2024260765 2024260767 2024260768 2024261232 2024260762 2024265088 2024260818

7/10

RAADSBESLUIT Onderwerp: Jaarverantwoording 2025, 2e begrotingswijziging 2026 en de ontwerpbegroting 2027 van GR ICT NM

Dagtekening: 2 juni 2026

De raad van de gemeente Asten;

gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 28 april 2026. gehoord het advies van de commissie Samenleving en Bestuur van 21 mei 2026;

besluit: 1. kennis te nemen van de jaarverantwoording 2025 (jaarverslag, jaarrekening, resultaatbestemming, goedkeurende controleverklaring) van de Gemeenschappelijke regeling ICT NML; 2. kennis te nemen van de 2e begrotingswijziging 2026 van de GR ICT NML en het besluit te nemen geen zienswijze 2e begrotingswijziging 2026 in te dienen en dit kenbaar te maken bij het bestuur van ICT NML; 3. kennis te nemen van de ontwerpbegroting 2027 van de GR ICT NML; 4. onderstaande zienswijze op de ontwerpbegroting 2027 in te dienen en deze aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling ICT Noord- en Midden-Limburg toe te zenden. “Zoals wij u al in 2024 en 2025 hebben meegedeeld laat onze begroting vanaf 2027 tekorten zien. In 2025 is het proces ‘Asten in Balans’ opgestart met als doel een structureel sluitende meerjarenbegroting. Na het proces Asten in Balans is er een aantal ontwikkelingen geweest die grote invloed hebben op de meerjarenbegroting. De meerjarenbegroting is nu niet meer sluitend. Er blijft een flinke financiële klus te klaren. Pijnlijke keuzes zijn onvermijdelijk zowel voor de korte als de langere termijn. Naar aanleiding van de structurele tekorten hebben we bij de Begroting 2025 en 2026 van de GR-en hierover al een zienswijze ingediend.

De tekorten van onze gemeente kunnen we niet alleen opvangen, alle verbonden partijen ondervinden als verlengd bestuur ook de gevolgen hiervan. In onze eerdere zienswijze hebben wij u gevraagd om bij het opstellen van de begroting 2027 met het bovenstaande scenario rekening te houden en om specifieke en goed onderbouwde keuzemogelijkheden in beeld te brengen. Wij begrijpen de uitdagingen waar ICT NML voor staat en dat besparen niet eenvoudig is.

9/10

We hebben geconstateerd dat u de begroting 2027 voor het eerst volledig zero based heeft opgebouwd, waarbij beoordeeld is welke lasten noodzakelijk zijn om de activiteiten uit de PDCcatalogus uit te voeren. ZBB leidt in het algemeen binnen organisaties tot kostenbewustzijn, efficiëntie en doelmatigheid en grip op de interne bedrijfsvoering. Al heeft het in 2027 niet tot een besparing op de totale lasten geleid maar juist op een verhoging van de totale lasten en vragen u daarom oog te blijven houden voor de noodzaak om op de kosten te blijven letten. Eerder is gevraagd om de indexeringen in de pas te laten lopen met de prijsindexering die de gemeente ontvangt. Dit omdat eerder geconstateerd werd dat indexeringen vanuit de gemeenschappelijke regelingen structureel hoger uitvallen dan de indexering van de uitkering uit het Gemeentefonds. U heeft voor de loon- en prijsindexeringen de laatst gepubliceerde kerngegevenstabel macro economische verkenning 2026 (MEV 2026) gebruikt: • Personeelskosten (prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers) 2,6%. • Voor de indexatie van de overige budgetten in de begroting 2027 is de ‘prijs materiële overheidsconsumptie (imoc)’ gehanteerd. Deze bedraagt volgens de kerngegevenstabel (jaar 2026) 2,4%.

De indexeringen zijn reëel en in evenwicht met de uitkering uit het gemeentefonds, waarmee u rekening heeft gehouden met onze financiële uitdagingen. Ondanks de financiële opgaven waar zowel gemeenten als gemeenschappelijke regelingen voor staan, verwachten wij dat u rekening houdt met de financiële positie van gemeenten en besparingen realiseert. Desgewenst worden (mogelijke) besparingen middels scenario’s aan de deelnemers voorgelegd, zodat hier een goede inhoudelijke afweging in kan worden gemaakt. Dit zien wij onvoldoende terug”.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Asten van 2 juni 2026.

De raad voornoemd, griffier, mr. M.B.W. van Erp-Sonnemans

voorzitter, A.A.H.C.M. van Extel-van Katwijk