pt. 12 Memo toezegging AZC 24-06-21.pdf

MEMO ZAAKNUMMER : 2021047034 AAN

: Raad

VAN NAMENS DEZE

: College van B&W, portefeuillehouder burgemeester : I&A, Maikel Sanders

DATUM

: 2 juli 2021

ONDERWERP

: Toezegging aan commissie AZ&C i.r.t. financiële ontwikkelingen

Samenvatting Naar aanleiding van de commissievergadering Algemene Zaken en Control (hierna AZ&C) d.d. 24 juni 2021 heeft de portefeuillehouder I&A toegezegd een memo op te stellen ten behoeve van de besluitvorming over het voorliggende voorstel over de financiële ontwikkelingen aansluiting ICT NML en aanvraag dekkingsreserve ter financiering van de eenmalige transitiekosten. Dit memo gaat in op het verloop van het proces van de ontvlechting van de I&A samenwerking tussen Asten en Someren en de uiteindelijke aansluiting bij de gemeenschappelijke regeling ICT NML in relatie tot de informatievoorziening aan en besluitvorming door de gemeenteraad. Daarnaast wordt er een overzicht aangeboden dat laat zien welke middelen (worst-case) er nodig zijn om de transitie naar ICT NML vorm te geven. Chronologisch zijn de volgende momenten van belang: 1. Aanleiding ontvlechting samenwerking I&A Asten – Someren: o 01-07-2019 Formele bekrachtiging ontvlechting I&A samenwerking Asten – Someren. 2. Aanpak project en projectkrediet: o Eind 2019 Memo commissie AZ&C met aanpak en voortgang project, o.a. geformuleerde projectopdracht (Verseon document nr. 2019068652). o 14-05-2020 Presentatie in commissie AZ&C met nadere toelichting projectaanpak en inzicht in incidentele projectkosten en structurele kosten.

26-05-2020 Beschikbaar stellen incidenteel projectkrediet door gemeenteraad van € 341.700,-- (Verseon document nr. 2020014679) 3. Keuze voor- en aansluiting bij de gemeenschappelijke regeling ICT NML: o 25-08-2020 Gemeenteraad geïnformeerd over keuze om te kiezen voor aansluiting bij ICT NML (Verseon document nr. 2020051985). o 8-12-2020 Gemeenteraad verleent, op advies commissie AZ&C, het college toestemming om aan te sluiten bij ICTNML (Verseon document nr. 2020063994). o 6-07-2021 Voorstel op agenda gemeenteraad t.b.v. beschikbaar stellen dekkingsreserve om transitie naar ICT NML te financieren. o

Deze onderdelen worden in de rest van deze memo nader toegelicht. 1. Aanleiding ontvlechting samenwerking I&A Asten - Someren Door bestuurlijke keuzes over de toekomstvisie I&A, waarbij onder andere de bredere samenwerking binnen het Peelverband is komen te vervallen, is het fundament onder de I&A-samenwerking tussen Asten en Someren weggevallen. Om die reden hebben beide gemeenten in overleg besloten de bestaande I&A samenwerking te beëindigen. Deze aankondiging is formeel bekrachtigd op 1 juli 2019. Vanwege de bestaande samenwerkingsafspraken in de raamovereenkomst samenwerking tussen Asten en Someren is een periode van 2 jaar aangewezen als onvlechtingstijd. De reden dus om op te zoek te gaan naar een nieuwe samenwerking op I&A gebied was en is, dat uit de praktijk én uit extern onderzoek was gebleken dat we over te weinig massa beschikken om alle taken op het terrein van I&A voldoende én efficiënt te kunnen uitvoeren en te kunnen blijven uitvoeren. Zelf doen of alleen met Someren bracht /brengt steeds grotere uitvoerings-, beveiligings- en financiële risico’s met zich mee. Jarenlang hebben we noodzakelijke investeringen getemporiseerd om kapitaalvernietiging te voorkomen in geval de door ons gewenste Peelsamenwerking gerealiseerd zou kunnen worden.

Uiteraard veroorzaakte dit achterstand in onderhoud en vernieuwing en hebben we veel gewerkt met tijdelijk personeel om flexibel te blijven in de route naar een toekomstbestendige I&A samenwerking. De achterstand en vernieuwing halen we nu in één keer op efficiënte wijze in met de stap om aan te sluiten bij ICT-NML. Project ontvlechting samenwerking I&A Asten – Someren De doelstelling van dit project is om voor beide gemeenten te komen tot een ontvlechting van ICT-infrastructuur, diensten en organisatie. Tevens moeten deze onderdelen in het kader van dit project opnieuw worden belegd op een dusdanige manier dat de I&A-dienstverlening van de beide afzonderlijke gemeenten naar de toekomst gewaarborgd is. Hierbij wordt als nadrukkelijk uitgangspunt opgenomen dat gedurende de transitie de ICT-dienstverlening voor beide gemeenten gewaarborgd blijft. Beide gemeenten dienen de I&A-dienstverlening elk voor zich en onafhankelijk van elkaar in te richten op die wijze die past bij de doelstellingen van die gemeente. De ontvlechting van de I&A-dienstverlening zal zo snel als mogelijk gestart en afgerond worden, waarbij kwaliteit gewaarborgd moet blijven.

2. Aanpak project en projectkrediet Eind 2019 is een memo aan de commissie AZ&C gestuurd waarin wordt uiteengezet dat het besluit om de I&A-samenwerking te beëindigen een omvangrijke en complexe ontvlechting betekent. De ontvlechting wordt als een project uitgevoerd. Een stuurgroep met onder andere de beide gemeentesecretarissen heeft een projectopdracht geformuleerd die alle aandachtsgebieden raakt die bij de ontvlechting een rol spelen. Dit zijn niet alleen de technische aspecten, maar ook de organisatorische, juridische, personele en financiële uitdagingen. Op 14 mei 2020 is de commissie AZ&C middels een presentatie meegenomen in de opzet, fasering en inhoud van het project alsmede zijn de verwachte extra structurele kosten en benodigde incidentele middelen voor de projectkosten van de ontvlechting, de aanbesteding van de outsourcing, professionalisering van I&A en de inrichting van de governance. Op 26 mei 2020 heeft de gemeenteraad gelet op het advies van de commissie AZ&C besloten om een krediet van €341.700,-beschikbaar te stellen voor de beëindiging van de samenwerking op I&A gebied tussen de gemeenten Asten en Someren.

3. Keuze voor- en aansluiting bij GR ICT NML In augustus 2020 is de gemeenteraad geïnformeerd over de voortgang van het project en het collegebesluit om formeel aansluiting te gaan zoeken bij de gemeenschappelijke regeling ICT NML. Als onderdeel van het project van de ontvlechting van GSA I&A is een

3/6

marktverkenning uitgevoerd waarin zowel publiekrechtelijke samenwerkingen als marktpartijen zijn betrokken. Met de informatie uit de marktverkenning heeft het college besloten om te kiezen voor het onderbrengen van I&A in een publiekrechtelijke samenwerking. Het belangrijkste argument voor deze keuze is dat deze samenwerking precies dat is waar we sinds lange tijd al voor ogen hadden als het ging om bredere samenwerking op het gebied van I&A. Daadwerkelijk partnerschip en partners die tegen beperkte kosten het maximale eruit halen op de 4 k’s (kwaliteit, kostenefficiency, kwetsbaarheid verminderen en kwaliteit dienstverlening). De daadwerkelijke kosten zijn daarna verder uitgewerkt in samenspraak met ICT NML. Het streven is en blijft om de aansluiting zo kosten efficiënt mogelijk te laten zijn waarbij het eerder geschetste “worst case scenario” het uitgangspunt is. Op 8 december 2020 heeft de gemeenteraad gelet op het advies van de commissie AZ&C toestemming verleent aan het college om toe te treden tot de gemeenschappelijke regeling ICT NML. In de eerste maanden van 2021 is door het projectteam in samenspraak met ICT NML bezien welke werkzaamheden verricht moeten worden door ICT NML om eind 2021 de dienstverlening overgeheveld te hebben van Asten naar ICT NML. Deze transitiekosten zijn in april 2021 opgeleverd en op basis van worst-case scenario berekend.

Uiteraard wordt er vanuit het Astens projectteam geprobeerd daar waar kan de kosten te drukken. Om deze kosten eenmalig te financieren waren een tweetal opties aanwezig. ➢

Optie 1 was om de financiering van de kosten bij ICT NML te beleggen waarna we de kosten plus een financieringsopslag als onderdeel van de structurele lasten aan ICT NML aflossen in een periode van 5 jaar.

➢

Optie 2 was zelf financieren waardoor er geen financieringsopslag hoeft te worden betaald.

Hiervoor is een dekkingsreserve benodigd die voor het overgrote deel wordt gefinancierd uit bestaand budget. Deze reserve komt tot stand door naast het beschikbare krediet voor samenwerkingsmogelijkheden (€ 97.396), de I&A reserve (€105.305) en de winstbestemming I&A 2020 (€ 225.889) nog een aanvullend en verwacht bedrag benodigd ter hoogte van afgerond € 60.000. Deze kosten worden geactiveerd en afgeschreven over een periode van 5 jaar. Dit voorstel inclusief een doorkijk naar de structurele lasten voor I&A in de komende jaren ligt nu voor aan de gemeenteraad. De specificatie van de dekkingsreserve is als volgt:

Het totale bedrag van de (worst-case) transitiekosten van € 487.000,-- wordt in 5 jaar tijd afgeschreven (periode 2022-2026). Dit betekent in die jaren een kostenpost van ca. € 97.000,-- euro per jaar. Structureel gezien is er daarnaast een tekort van ongeveer € 60.000,--/ € 70.000,-- per jaar (zoals toegelicht in het raadsvoorstel). Dit betekent dat we in de eerste 5 jaar ongeveer € 170.000,-

5/6

- tekort hebben op het bestaande I&A budget. Na 5 jaar, zodra de transitiekosten zijn afgeschreven, is dit dus nog de € 60.000,-- / € 70.000,- zoals in de financiële bijlage bij het raadsvoorstel uitgelegd. De verwachte structurele budgettoename op het I&A budget blijft hiermee binnen de verwachte kostenstijging van maximaal € 200.000,-- per jaar zoals eerder worst-case werd voorzien. Er is daarmee dan tevens een flexibel werkplekconcept gerealiseerd passend bij de huidige tijd waarin deels thuis- en deels op kantoor werken de basis is. De kosten per inwoner verbonden aan de samenwerking in ICT NML waren en zijn voor alle deelnemende gemeenten (beduidend) lager dan de bestaande kosten afgestemd op het voldoen / en kunnen blijven voldoen aan alle wettelijke- en kwaliteitseisen en ontwikkelingen. Dit geldt ook voor Asten. We zouden beduidend meer geld kwijt zijn om het wettelijke en kwaliteitsniveau zelf te halen, als dat al mogelijk zou zijn geweest in de praktijk.