GR24.06.24B Aanpak burgerinitiatieven - spelregels (juni 2024)

AANPAK BURGERINITIATIEVEN: SPELREGELS (JUNI 2024)

De gemeente Asten verwelkomt initiatieven van haar inwoners. Graag denken wij mee om deze burgerinitiatieven mogelijk te maken. In dit document worden de spelregels zoals deze gelden per juni 2024 weergegeven. Deze spelregels bestaan uit de onderdelen houding, financiën en criteria. Deze spelregels zijn enerzijds leidraad voor de interne organisatie, bij de afwikkeling van burgerinitiatieven. Anderzijds bevatten de spelregels de criteria die naar buiten toe gecommuniceerd worden, zodat (potentiële) initiatiefnemers weten op welke wijze de gemeente Asten met aanvragen om een bijdrage aan burgerinitiatieven om gaat. Spelregels zijn een procesaanpak, een manier van werken. Ze zijn daarmee iets anders dan formeel beleid en hoeven daarmee ook niet officieel gepubliceerd te worden. Wel is het belangrijk om transparant te zijn over de aanpak. De spelregels worden dan ook bekendgemaakt via de website en door de interne organisatie meegenomen in de overleggen met (potentiële) initiatiefnemers. Bij besluitvorming over het toekennen van een bijdrage aan een burgerinitiatief wordt bovendien altijd teruggevallen op de spelregels. De spelregels zijn grotendeels een herhaling van wat eerder al is vastgesteld. Bij de onderdelen financiën en criteria is een aantal wijzigingen doorgevoerd. Deze zijn vastgelegd in het besluit van de raad van 18 juni 2024.

De spelregels zijn bij dit besluit opnieuw integraal vastgesteld, zodat ze in 1 document zijn vastgelegd in plaats van in besluiten die door de jaren heen zijn genomen.

HOUDING: De grondslag voor onze houding ten aanzien van burgerinitiatieven is vastgelegd in diverse besluiten en documenten: -

Stimuleren burgerparticipatie en burgerinitiatieven in de gemeente Asten (2016). Evaluatie burgerparticipatie en burgerinitiatieven in de gemeente Asten (2018). Programmaopdracht Vitale Democratie in Asten (2018). Optimalisatie proces burgerinitiatieven (2021).

De houding zoals in deze besluiten is vastgelegd kan nog onverminderd worden voortgezet en kenmerkt zich door: -

Uitnodigende houding, open cultuur en faciliterende houding. Stimuleren en faciliteren van burgerinitiatieven die bijdragen aan de Toekomstagenda Asten 2030. Laagdrempelige en toegankelijke criteria voor toetsing van de burgerinitiatieven, om inwoners te stimuleren met initiatieven te komen. Waar nodig toepassen van een creatieve aanpak Rolverdeling op basis van onderstaand schema.

FINANCIËN: Vanaf 2024 is het volgende budget beschikbaar om burgerinitiatieven te ondersteunen: 1. Voor kleine burgerinitiatieven blijft er structureel budget beschikbaar in de vorm van: a. € 20.000,- voor kleine burgerinitiatieven (tot €5.000,- per initiatief). b. € 5.000,- voor praktische ondersteuning/facilitering door UDAS van kleine burgerinitiatieven. 2. De interne organisatie is bevoegd om over dit budget te beslissen, waarbij de aanvraag eerst getoetst wordt aan de criteria zoals benoemd in deze spelregels. Wordt een bedrag toegezegd dan wordt dit vastgelegd in een beschikking, waar ook een termijn van maximaal 3 jaar in wordt opgenomen waarbinnen het bedrag moet zijn besteed. Bij bijdragen > € 1.250,- wordt een financiële verantwoording gevraagd (conform de Algemene Subsidieverordening Asten 2017). Het structurele budget voor kleine burgerinitiatieven bestaat al enige jaren. De praktijk leert dat dit goed werkt om kleine initiatieven mogelijk te maken. 3. Voor grote burgerinitiatieven kan nog steeds een bijdrage gevraagd worden aan de gemeenteraad. Er is een bijdrage mogelijk tussen de € 5.000,- en “om en nabij € 50.000,-“ (conform amendement A3 d.d. 12 juli 2023). Bij een goede onderbouwing kan de raad maatwerk toepassen.

Besluitvorming verloopt via een raadsvoorstel, waarbij inzichtelijk wordt gemaakt dat de aanvraag voldoet aan de criteria zoals benoemd in deze spelregels. Met ingang van de begroting 2024 is er geen structureel budget meer voor grote burgerinitiatieven: er wordt een situationeel dekkingsvoorstel gedaan. Ter voorbereiding op de besluitvorming krijgt de raadscommissie een toelichting met presentatie van de initiatiefnemers, conform de werkwijze van de afgelopen jaren. Wordt een bedrag toegekend dan wordt dit vastgelegd in een beschikking, waar ook een termijn van maximaal 3 jaar wordt opgenomen waarbinnen het bedrag moet zijn aangesproken. Hierna komt het gereserveerde bedrag te vervallen of kan de raad om een nieuw besluit worden gevraagd (in geval van een goed lopend burgerinitiatief, waarbij het nog niet tot uitkering van het bedrag is gekomen). Bij grote burgerinitiatieven is altijd financiële verantwoording nodig door de initiatiefnemer. Hiermee houden wij grip op de juiste besteding van gemeenschapsgeld. Wordt niet al het geld besteed,

dan vindt terugvordering plaats of wordt het nog openstaande bedrag (dat nog niet is uitgekeerd door de gemeente) ingetrokken. De uitgangspunten uit 2021 bij het beoordelen van het financieringsvoorstel van de initiatiefnemers blijven bestaan: 1. Een burgerinitiatief zal altijd in zijn totaliteit en in samenhang beoordeeld worden. 2. Er kan geen sprake zijn van “het in stukken hakken” van een initiatief of het in delen indienen van een initiatief door meerdere initiatiefnemers. 3. De basisbeginselen van behoorlijk bestuur zijn van toepassing (Algemene wet bestuursrecht, Gemeentewet en dergelijke); dit kan er toe leiden dat een burgerinitiatief, zelfs als het bijdraagt aan de Toekomstagenda Asten 2030, wordt afgewezen.

CRITERIA: Aanvragen om burgerinitiatieven worden onverminderd getoetst aan een aantal criteria. Deze zijn iets uitgebreid ten opzichte van de criteria die in 2021 zijn vastgesteld. Het opnemen van criteria kan ten koste gaan van de laagdrempeligheid die we voor ogen hebben. De praktijkervaringen van de afgelopen jaren leren echter dat het goed is de criteria op enkele onderdelen aan te scherpen. Dit is toegelicht in het raadsbesluit van 18 juni 2024. Vanaf medio 2024 worden de volgende criteria toegepast en gecommuniceerd op onze website:

Criteria kleine burgerinitiatieven: Als u een klein burgerinitiatief heeft kunt u de gemeente vragen om een bijdrage. Wij kijken dan eerst of uw initiatief voldoet aan de volgende criteria: 1. Draagt uw initiatief bij aan de realisatie van de maatschappelijke opgaven van de gemeente? Deze zijn vastgelegd in onze Toekomstagenda Asten 2030. Het gaat om: a) Transformatie buitengebied; b) Vitale kernen; c) Centrumontwikkeling; d) Klimaatbestendig en energieneutraal Asten. 2. Is voldoende duidelijk of er draagvlak is voor uw initiatief in de omgeving? In welke mate heeft u de omgeving geïnformeerd en medestanders gekregen voor uw initiatief of getuigt uw initiatief van burgerkracht (zelfregie en onderlinge verbinding)? 3. Bent u bereid zelf substantieel tijd en moeite te besteden aan de voorbereiding, uitvoering en bekostiging (zoeken van cofinanciering) van uw initiatief? Aanvragen om een bijdrage aan een klein burgerinitiatief worden zelfstandig door de ambtelijke organisatie afgehandeld. Wij kunnen tot € 5.000,- bijdragen aan een klein burgerinitiatief, indien blijkt dat uw initiatief aan bovenstaande criteria voldoet.

Criteria grote burgerinitiatieven:

Als u een groot initiatief hebt, waar een gemeentelijke bijdrage van € 5.000,- niet toereikend voor is, is het mogelijk een hogere bijdrage te vragen. De gemeenteraad beslist hier over. Eerst wordt gekeken of uw initiatief voldoet aan de volgende criteria: 1. Draagt uw initiatief bij aan de realisatie van de maatschappelijke opgaven van de gemeente? Deze zijn vastgelegd in onze Toekomstagenda Asten 2030. Het gaat om: a) Transformatie buitengebied; b) Vitale kernen; c) Centrumontwikkeling; d) Klimaatbestendig en energieneutraal Asten. 2. Is voldoende duidelijk of er draagvlak is voor uw initiatief in de omgeving? In welke mate heeft u de omgeving geïnformeerd en medestanders gekregen voor uw initiatief of getuigt uw initiatief van burgerkracht (zelfregie en onderlinge verbinding)? 3. Bent u bereid zelf substantieel tijd en moeite te besteden aan de voorbereiding, uitvoering en bekostiging (zoeken van cofinanciering) van uw initiatief? Voldoet uw initiatief aan deze criteria dan maken wij een voorstel voor de gemeenteraad, waarin wij uw plan beschrijven en waarin u inzage geeft in de financiering (maak een begroting waarin staat wat het kost om uw initiatief te realiseren en welke eigen middelen u heeft, bijvoorbeeld uit cofinanciering, crowdfunding, sponsoring of subsidies) en in welke bijdrage u aan de gemeenteraad wilt vragen.

U komt zelf uw plan toelichten op het gemeentehuis, tijdens een vergadering van de raadscommissie, zodat de gemeenteraad vervolgens een goed besluit kan nemen. De gemeenteraad hanteert een maximum bijdrage van € 50.000,-. Een groot burgerinitiatief zal in zijn totaliteit beoordeeld worden. U kunt het initiatief niet “in stukken hakken” of in delen laten indienen door meerdere initiatiefnemers. De raad heeft wel de keuze om maatwerk toe te passen: in bijzondere omstandigheden kan van dit maximum bedrag worden afgeweken. Omdat het om een groot initiatief en een hogere bijdrage gaat zal bij de besluitvorming ook worden gekeken naar: -

-

Is er politiek draagvlak voor het initiatief en is er de bereidheid om het initiatief te faciliteren? Het gaat hierbij niet alleen om faciliteren met geld, maar ook is bij een groot burgerinitiatief vaak ambtelijke inzet nodig. De raad neemt dit ook mee in haar besluit. Hoe wil het college of de raad zelf worden betrokken bij het initiatief? Is het nodig om, bij een positief besluit van de raad, een gemeentelijk project op te starten ter ondersteuning van het initiatief? Op welke wijze kan de gevraagde gemeentelijke bijdrage gefinancieerd worden? De gemeente heeft geen structureel budget voor grote burgerinitiatieven. Per geval wordt gekeken op welke wijze de bijdrage gedekt kan worden.

Goed om te weten: Als een bijdrage wordt toegezegd (zowel bij grote als kleine burgerinitiatieven) ontvangt u een brief waarin de details staan (een beschikking). Als u nog niet meteen tot uitvoering kunt overgaan, kunnen wij nog even wachten met het uitbetalen van het bedrag. Let op, wij hanteren hierbij een termijn van maximaal 3 jaar. Als u na 3 jaar nog niet tot uitvoering gekomen bent, vervalt het bedrag of kan u de raad vragen om verlenging van de termijn. Ontvangt u meer dan € 1.250,- dan is het nodig dat u verantwoording aflegt over de besteding van het bedrag. Dit is nodig omdat het gaat om gemeenschapsgeld en wij hier zorgvuldig mee om gaan. Wordt niet al het geld besteed, dan gaat dit terug naar de gemeente.

Het is belangrijk dat u goed nadenkt over uw begroting, als u een aanvraag om een bijdrage indient. Let er op dat het plan uitvoerbaar is. De aard en de omvang van het plan moeten proportioneel zijn voor de mensen die het gaan uitvoeren. En let u bij het opstellen van de begroting ook op bijkomende kosten, bijvoorbeeld omdat er een vergunning nodig is om uw initiatief te realiseren of omdat u grond nodig heeft die niet van u is. Tot slot: de gemeente is altijd gehouden aan de basisbeginselen van behoorlijk bestuur. Deze staan in de Algemene wet bestuursrecht en de Gemeentewet. Het kan zijn dat wij een initiatief, ook als het aan de criteria voldoet, toch moeten afwijzen op grond van deze basisbeginselen. Natuurlijk lichten wij dat dan toe.