GR24.06.24A RV Wijzigen aanpak burgerinitiatieven

RAADSVOORSTEL ZAAKNUMMER: 07431005089 Onderwerp: Wijzigen aanpak burgerinitiatieven

Bijlage(n): -3-

Vergadering van: 18 juni 2024

Agendanummer:

p.h.:

24.06.24

AvE

de raad van de gemeente Asten Samenvatting Naar aanleiding van het besluit van de raad om de structurele reservering voor grote burgerinitiatieven te schrappen en een maximale termijn te verbinden aan toegezegde financiële bijdragen aan burgerinitiatieven dient de aanpak burgerinitiatieven op onderdelen te worden gewijzigd. Voorgesteld wordt de aanpak dan meteen ook op enkele andere onderdelen te wijzigen en de raad hier een integraal besluit over te laten nemen. Beslispunten De raad besluit: 1. in te stemmen met de voorgestelde wijzigingen in de aanpak van burgerinitiatieven, waaronder het vervangen van de structurele reservering voor grote burgerinitiatieven door situationele dekkingsvoorstellen en het opnemen van een maximale termijn van 3 jaar bij toezeggingen van een financiële bijdrage aan een burgerinitiatief; 2. de “Aanpak burgerinitiatieven: spelregels (juni 2024)” vast te stellen om de voorgestelde wijzigingen integraal vast te leggen; 3. het college opdracht te geven de hieruit voortvloeiende benodigde aanpassingen in de ambtelijke werkwijze en op de gemeentelijke website door te voeren. Inleiding Bij vaststelling van de begroting 2024 (7 november 2023) heeft de raad besloten de structurele reservering voor grote burgerinitiatieven (jaarlijks €150.000,-) te schrappen.

Tijdens de begrotingsbehandeling heeft de raad tevens gevraagd voortaan een termijn van maximaal 3 jaar aan door haar toegezegde bijdragen te verbinden. Hiermee wil de raad voorkomen dat structurele bijdragen voor en toegezegde bijdragen aan grote burgerinitiatieven nodeloos op de begroting drukken. Aangegeven is dat dit nadrukkelijk te maken heeft met de huidige financieel onzekere tijd en niet met onze aanpak of uitnodigende houding ten aanzien van burgerinitiatieven.

Onze aanpak en houding ten aanzien van burgerinitiatieven zijn vastgelegd in de volgende besluiten: - In 2016 heeft de raad een aanpak vastgesteld (notitie stimuleren burgerparticipatie en burgerinitiatieven).

-

-

In 2018 is de aanpak geëvalueerd. Op basis daarvan stelde de raad vervolgens spelregels vast, benoemde een andere manier van werken (waarbij de raad loslaat, het college initiatieven stimuleert en de samenleving initieert/doet en waarbij de interne organisatie waar nodig een creatieve aanpak toepast). Ook nam de raad een besluit over het oprichten van een structureel fonds voor kleine burgerinitiatieven. In 2021 heeft het college enkele procesmatige aanpassingen aan de speleregels doorgevoerd, met name om het proces voor grote burgerinitiatieven te optimaliseren. De raad werd hierover geïnformeerd via een raadsmemo. Ook is in 2021 door de raad besloten om jaarlijks structureel geld voor grote burgerinitiatieven te reserveren in de begroting (€ 150.000,-).

Het besluit van de raad van 7 november 2023 (schrappen van het structurele budget en het opnemen van een maximale termijn van 3 jaar) vraagt om het doorvoeren van enkele aanpassingen in onze aanpak van grote burgerinitiatieven. Wat willen we bereiken Doel van dit voorstel is de aanpak van grote burgerinitiatieven dusdanig te wijzigen dat uitvoering aan het besluit van de raad wordt gegeven. Hierbij willen we meteen voorstellen de aanpak ook op enkele andere onderdelen aan te passen, met als doel initiatiefnemers van grote en kleine burgerinitiatieven beter te geleiden naar een haalbaar en uitvoerbaar plan. Ook willen we bereiken dat de gewijzigde aanpak goed gecommuniceerd wordt naar buiten toe (potentiële initiatiefnemers) en helder is voor de interne organisatie. Wat gaan we daarvoor doen A. Wij vragen de raad in te stemmen met de volgende wijzigingen: 1. Situationeel dekkingsvoorstel bij grote burgerinitiatieven: Het schrappen van de structurele reservering voor grote burgerinitiatieven is reeds doorgevoerd in de begroting 2024. Dat er geen structureel budget meer aanwezig is betekent niet dat burgerinitiatieven niet meer gestimuleerd of gefaciliteerd kunnen worden.

Onze uitnodigende houding ten aanzien van burgerinitiatieven blijft onverminderd bestaan en de werkwijze bij een aanvraag voor een bijdrage aan een groot burgerinitiatief blijft grotendeels gelijk:  Het initiatief wordt getoetst aan de criteria (zie de spelregels in de bijlage).  Wanneer aan de criteria voldaan wordt, wordt een raadsvoorstel inclusief financieringsvoorstel opgesteld. Hierbij wordt voortaan een situationeel dekkingsvoorstel gedaan, in plaats van dat er beroep wordt gedaan op structureel budget. Uitgangspunt blijft, afgaand op uw amendement van 12 juli 2023 (amendementnummer A3), een bijdrage tot om en nabij €50.000,- (maatwerk is mogelijk).  U kunt per geval beslissen of u instemt met de aanvraag en het situationele dekkingsvoorstel. Bovenstaande heeft betrekking op grote burgerinitiatieven. De werkwijze zal worden doorgevoerd in de spelregels en voortaan worden toegepast door de interne organisatie. 2. Maximale termijn van 3 jaar doorvoeren in de spelregels en in de financiële besluiten: Om te voorkomen dat toegezegde bijdragen aan grote burgerinitiatieven nodeloos lang op de begroting drukken is voorgesteld voortaan een termijn van maximaal 3 jaar te verbinden aan toegezegde bijdragen. Hoewel deze termijn voortkomt uit de huidige financieel onzekere tijd, beschermt het opnemen van de termijn in zekere zin ook de initiatiefnemer zelf.

Hiermee wordt vooraf immers duidelijk

gemaakt dat een burgerinitiatief geen lang of slepend proces moet worden. Bij toezegging van een bijdrage aan grote burgerinitiatieven wordt de termijn voortaan verankerd in het raadsbesluit en in de beschikking die de initiatiefnemers ontvangen. Voorgesteld wordt de termijn ook door te voeren in de beschikkingen op kleine burgerinitiatieven. Indien de toegekende bijdrage niet binnen een termijn van 3 jaar wordt aangesproken, komt het gereserveerde bedrag te vervallen. In geval er sprake is van een goed lopend burgerinitiatief, waarbij het nog niet tot uitkering van de bijdrage is gekomen, kan de raad worden gevraagd de termijn te verlengen. Bovenstaande heeft betrekking op grote en kleine burgerinitiatieven. Deze werkwijze zal worden doorgevoerd in de spelregels en voortaan worden toegepast door de interne organisatie. 3. Meer sturen op een financieel gezonde aanvraag: Initiatiefnemers zijn zelf verantwoordelijk voor een financieel haalbaar en uitvoerbaar plan. Bij burgerinitiatieven is het niet de bedoeling dat de gemeente op hun stoel gaat zitten. Wel kunnen wij initiatiefnemers op weg helpen naar een financieel gezonde aanvraag. Enerzijds door aan te geven dat een burgerinitiatief uitvoerbaar moet zijn: de aard en omvang van het project en de begroting moeten proportioneel zijn voor de mensen die het gaan uitvoeren.

Anderzijds door mee te geven dat er bij de begroting aandacht moet zijn voor bijkomende kosten. Is er bijvoorbeeld een vergunning nodig waar leges voor verschuldigd zijn, is er sprake van onderhoudskosten of wordt er iets op het gebied van aanlegwerkzaamheden van de gemeente verwacht? Vindt het initiatief plaats op andermans grond, waardoor er een recht van opstal of ingebruikgeving nodig is? Dat zijn bijkomende kosten die van invloed zijn op de financiële haalbaarheid. Door dit aan de voorkant te verduidelijken worden teleurstellingen aan de achterkant voorkomen. Bovenstaande heeft betrekking op grote en kleine burgerinitiatieven. Deze werkwijze zal worden doorgevoerd in de spelregels en voortaan worden toegepast door de interne organisatie. 4. Toetsen op zowel draagvlak als burgerkracht: De huidige spelregels (2018) zijn gericht op maatschappelijke doelstellingen, draagvlak en middelen. Het onderdeel draagvlak willen we aanscherpen door hier ook burgerkracht aan toe te voegen. Het gaat immers niet alleen om het verkrijgen van draagvlak (in de vorm het informeren van betrokkenen of het verkrijgen van instemming), maar ook om de mate waarin het initiatief getuigt van burgerkracht (zelfregie, zelfredzaamheid, onderling verbinding). Burgerkracht kan een waardevol kenmerk van een burgerinitiatief zijn. Burgerkracht is deels objectief meetbaar.

Denk hierbij aan de mate van betrokkenheid van andere partijen of de mate waarin de initiatiefnemers gezamenlijk eigenaarschap tonen (door bijvoorbeeld ook met plannen te komen voor beheer, onderhoud en gebruik). Deels is het subjectief. Dit wordt bij de toetsing door de interne organisatie meegenomen en, in geval van een groot burgerinitiatief, beschreven in het raadsvoorstel. Bovenstaande heeft betrekking op grote en kleine burgerinitiatieven. Deze werkwijze zal worden doorgevoerd in de spelregels en voortaan worden toegepast door de interne organisatie. 5. Vragen om een financiële verantwoording bij gemeentelijke bijdragen >€1.250,-: Voor initiatiefnemers blijkt niet altijd duidelijk dat het nodig is financiële verantwoording af te leggen over de besteding van toegezegde bijdragen. Wij vragen dit (in lijn met onze subsidieverordening) bij alle bedragen boven de €1.250,-. Hiermee houden wij grip op de juiste besteding van gemeenschapsgeld. Wordt niet al het geld besteed, dan vindt terugvordering plaats of wordt het nog openstaande bedrag (dat nog niet door de gemeente is uitgekeerd) ingetrokken.

3/7

Bovenstaande heeft betrekking op grote en kleine burgerinitiatieven. De spelregels worden hierop aangepast, zodat het voortaan duidelijk is voor (potentiële) initiatiefnemers. 6. Toelichten van grote burgerinitiatieven aan de gemeenteraad: Voor initiatiefnemers blijkt niet altijd duidelijk dat een aanvraag voor een bijdrage aan een groot burgerinitiatief vergezeld moet gaan van een toelichting aan de voor het initiatief meest relevante raadscommissie. Deze toelichting wordt gegevens door de initiatiefnemers zelf. Om hier misverstanden over te voorkomen wordt hier duidelijker over gecommuniceerd. Bovenstaande heeft betrekking op grote burgerinitiatieven. De spelregels worden hierop aangepast, zodat het voortaan duidelijk is voor (potentiële) initiatiefnemers. B. We vragen de raad om bovenstaande wijzigingen te borgen door de “aanpak burgerinitiatieven: spelregels (juni 2024)” vast te stellen. Een deel van de onder A genoemde wijzigingen is procesmatig van aard (collegebevoegdheid), maar het is aan te bevelen de gewijzigde aanpak nu integraal door de raad te laten vaststellen. Dit is duidelijker dan wijzigingen in de vorm van losse raadsof collegebesluiten toe te voegen aan de besluiten van 2018 en 2021. Integraal vaststellen kan door vaststellen van de bijgevoegde “Aanpak burgerinitiatieven: spelregels (juni 2024)”.

Deze opnieuw vastgestelde aanpak dient vervolgens als leidraad voor de interne organisatie (werkwijze) en wordt naar buiten toe gecommuniceerd, zodat de aanpak duidelijk is voor (potentiële) initiatiefnemers. Mogelijke alternatieven Er is geen alternatief voor het doorvoeren van wijzigingen als gevolg van het schrappen van het structurele budget of het voortaan toepassen van een maximale termijn. Hier ligt immers al een raadsbesluit of toezegging onder. Voor de overige voorgestelde wijzigingen is het alternatief deze niet door te voeren. Wij beschouwen dit als niet wenselijk, omdat deze wijzigingen tot doel hebben de aanpak van burgerinitiatieven te verbeteren. Risico’s Onzekerheid voor initiatiefnemers: - Voor initiatiefnemers kan het als een belemmering voelen dat er geen structureel budget meer aanwezig is. Echter, aan onze uitnodigende houding ten aanzien van burgerinitiatieven verandert niets. Er kan nog steeds geld beschikbaar worden gesteld via een situationeel dekkingsvoorstel. Voldoet de aanvraag aan de spelregels dan spannen wij ons in om financiële mogelijkheden te zoeken. De huidige financieel onzekere tijd kan wel van invloed zijn op de besluiten. Dit is een algemeen, generiek geldend risico. - Ook de genoemde maximale termijn kan belemmerend werken.

Door goed te communiceren dat de termijn ook de aanvrager zelf beschermt tegen een slepend traject kan dit risico worden verkleind. Dreigt de termijn te verstrijken, maar is er wel sprake van een goed lopend burgerinitiatief, dan kan de raad worden voorgesteld de termijn te verlengen. Verwachte aanpassing Algemene Subsidieverordening Burgerinitiatieven maken onderdeel uit van de Algemene subsidieverordening Asten 2017. Hierin is vastgelegd dat burgerinitiatieven voor een incidentele subsidie in aanmerking kunnen komen. Deze subsidieverordening wordt op termijn (wanneer is nog onduidelijk) in zijn geheel onder de loep genomen. Dit kan consequenties hebben voor de wijze waarop wij juridisch vormgeven aan de financiering van burgerinitiatieven en

daarmee van invloed zijn op de nu voorgestelde “Aanpak burgerinitiatieven: spelregels (juni 2024)". Is hiervan sprake dan volgt een nieuw besluitvormingstraject. Het risico is niet dusdanig dat nu wordt voorgesteld hierop te wachten. Wat mag het kosten Dit voorstel heeft verder geen financiële gevolgen: het schrappen van de structurele bijdrage is reeds doorgevoerd in de begroting. Nieuwe aanvragen voor grote burgerinitiatieven gaan voortaan vergezeld van een situationeel dekkingsvoorstel. De reserveringen voor kleine burgerinitiatieven blijven ongewijzigd. Ter kennisname is een overzicht van de recente burgerinitiatieven bijgevoegd. Op de website worden na uw besluit de genoemde wijzigingen doorgevoerd en tevens de lijst van lopende en afgeronde burgerinitiatieven geactualiseerd. Bijlage(n)/ter inzage Document nummer

1.

Naam Raadsbesluit wijzigen aanpak burgerinitiatieven

2.

Aanpak burgerinitiatieven: spelregels (juni 2024)

1005874

3.

Overzicht burgerinitiatieven (mei 2024)

1005875

1005741

5/7

RAADSBESLUIT Onderwerp:

Dagtekening:

Agendanummer:

Wijzigen aanpak burgerinitiatieven

18 juni 2024

24.06.24

De raad van de gemeente Asten; gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 14 mei 2024, gehoord het advies van de commissie Samenleving en Bestuur van 5 juni 2024; besluit: 1. in te stemmen met de voorgestelde wijzigingen in de aanpak van burgerinitiatieven, waaronder het vervangen van de structurele reservering voor grote burgerinitiatieven door situationele dekkingsvoorstellen en het opnemen van een maximale termijn van 3 jaar bij toezeggingen van een financiële bijdrage aan een burgerinitiatief; 2. de “Aanpak burgerinitiatieven: spelregels (juni 2024)” vast te stellen om de voorgestelde wijzigingen integraal vast te leggen; 3. het college opdracht te geven de hieruit voortvloeiende benodigde aanpassingen in de ambtelijke werkwijze en op de gemeentelijke website door te voeren. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Asten van 18 juni 2024. De raad voornoemd, griffier, mr. M.B.W. van Erp-Sonnemans

voorzitter, A.A.H.C.M. van Extel-van Katwijk

7/7