GR24.06.09D Toezichtsoordeel informatie- en archiefbeheer in 2022 (anoniem)

Provincie Noord-Brabant

Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC 's-Hertogenbosch

Telefoon (073) 681 28 12

Gemeente Asten

Fax (073) 680 76 80

T.a.v. het college van burgemeester en wethouders

www.brabant.nl

Postbus 290

IBAN II

5720 AG ASTEN

Bereikbaarheid

openbaar vervoer en fiets: www

.brabant.nl/route

Onderwerp

Toezichtoordeel informatie- en archiefbeheer in 2022 Datum

19 september 2023 Ons kenmerk

Geacht college,

C2311908/5312262 Uw kenmerk

2023013983

Wij danken u voor het tijdig insturen van de informatie die wij nodig hebben om adequaat te kunnen toetsen of uw gemeente voldoet aan de criteria die wij hanteren bij het systematisch toezicht op het informatie- en archiefbeheer.

Wij hebben kunnen beoordelen dat u hieraan voldoet. Zowel het gevolgde proces van verslaglegging van uw college naar de raad, als het verbeterplan zijn als voldoende beoordeeld. De kwalitatieve staat van

informatiehuishouding beoordelen wij onder meer op basis van de verslaglegging van uw archivaris, eveneens als voldoende. Alle elementen die hieraan bijdragen, hebben uw aandacht en wij hebben het vertrouwen dat u blijft inzetten op die zaken, die nu nog niet helemaal zijn ontwikkeld dan wel geimplementeerd. De onderbouwing van ons oordeel en datgene wat wij volgend jaar van u vragen, vindt u verderop in deze brief. uw

Het belang van informatie- en archiefbeheer

Zoals bij u bekend, is het toezicht houden op de taakuitvoering door lokale

overheden naast een wettelijke taak ook één van de zes kerntaken van de

provincie Noord-Brabant. In dit kader beoordelen wij jaarlijks in meer of mindere mate of uw gemeente op het gebied van informatie- en archiefbeheer voldoet aan de Archiefwet 1995, en

daarmee op dat punt ook aan de Wet open overheid. Hierin nemen wij mee of u

voldoende en juiste maatregelen neemt om risicovolle gebeurtenissen te

voorkomen. Toegankelijke en betrouwbare overheidsarchieven zijn immers essentieel voor een goed bestuur, alsmede voor de democratische controle op het bestuur en de verantwoording naar de samenleving. Het op orde hebben

digitale en papieren informatiehuishouding is dan ook randvoorwaardelijk om uw overheidstaken goed uit te kunnen voeren.

van uw

Bijlage(n)

Provincie Noord-Brabant

Systematisch toezicht

Datum

Wij vragen u jaarlifks uviterlijk 15 juli zowel aan uw raad als aan Gedeputeerde Staten verslag te doen over de staat van uw informatiehuishouding van het voorgaande jaar’. Het verslag over 2022 met bijbehorende stukken ontvingen wij op 13 juli 2023.

19 september 2023 Ons kenmerk

€2311908/5312262

Beoordeling Uw verslag aan de raad hebben wij beoordeeld aan de hand van de criteria, zoals in onderstaande tabel is aangegeven. Met ingang van dit jaar hebben wij aan

de procescriteria en uw verbeterplan, een toets op de kwalitatieve staat van

informatiehuishouding toegevoegd. In onze beoordeling hebben wij ons hierbij laten leiden door de verslaglegging van uw archivaris. uw

Voldoet

=

Het college brengt véér 15 juli een jaarverslag of voortgangsrapportage uit aan

»

»

de raad.

Gedeputeerde Staten heeft deze stukken uiterlijk op 15 juli ontvangen. Het verslag gaat gepaard met een SMART uitgewerkt verbeterplan op basis van

de aanbevelingen van de archivaris en eventuele aanvullende

risicovolle knelpunten. *

De kwdlitatieve staat van de informatiehuishouding voldoet overwegend aan

de vitgangspunten van goede, geordende en toegankelijke staat. Voldoet

=

Het college heeft bijtijds voldaan aan de criteria van verslagbrenging aan

de raad. De uitwerking in het verbeterplan is echter niet zodanig SMART

gedeeltelijk

beschreven dat er het verirouwen is dat er op afzienbare termijn voldaan

wordt aan de bepalingen die de Archiefwet stelt aan een gemeentelijke

informatiehuishouding.

en/of *

De kwadlitatieve staat van de informatiehuishouding voldoet op onderdelen niet aan de uitgangspunten van goede,

Voldoet niet

geordende en toegankelijke staat.

Indien voor 15 juli: =

Geen verslag met verbeterplan is vitgebracht aan de raad.

en/of *

Gedeputeerde Staten de stukken, behorende bij het informatiearrangement niet heeft ontvangen.

en/of *

De kwalitatieve staat van de informatiehuishouding benadert niet de goede,

geordende en toegankelijke staat.

!

Zie: Uitvoeringsagenda inferbestuurlifk toezicht 2023 en Factsheet Informatie- en archiefbeheer

2/5

Provincie Noord-Brabant

Uw volledig verslag en bijbehorend verbeterplan beschrijft concreet de

knelpunten waarmee u risico loopt, inclusief de maatregelen die u gaat nemen om de risico’s zo spoedig mogelijk te beheersen. Wij beoordelen uw gemeente daarom als ‘voldoet'.

Datum

19 september 2023 Ons kenmerk

C2311908/5312262

Onze bevindingen

In algemene zin heeft u de informatiehuishouding goed op orde. Dat blijkt

ook uit het verslag van de streekarchivaris: “De zorg en het beheer van archiefbescheiden door de gemeente Asten voldoen aan de toepasselijke

regelgeving.” Wij spreken onze waardering uit over deze goede ontwikkeling. wet- en

Minder positief zijn wij over het overzicht archiefbescheiden. Op grond van

artikel 18 van de Archiefregeling dient u een dergelijk overzicht te hebben. Het overzicht maakt gedetailleerd inzichtelijk welke informatie beheerd moet

worden en hoe het beheer ervan moet plaatsvinden. In het toezichtoordeel over

2020 en 2021 en tijdens twee kennisbijeenkomsten in 2022 en 2023

hebben wij hier specifiek aandacht voor gevraagd. We gaven daarbij aan dat het maken en onderhouden van het overzicht de hoogste prioriteit moet

krijgen. Dat geldt in elk geval voor de eerste stap: het inventariseren welke informatie er is en beheerd moet worden. Die prioriteit heeft u er niet aan gegeven; wij concluderen dat u nog niet beschikt over een compleet

overzicht van archiefbescheiden. Volgens uw verbeterplan start u hiermee in Q3-2023 en wordt het resultaat bereikt in Q4-2024. Het lijkt erop dat het

gevoel van urgentie voor dit belangrijke onderwerp ontbreekt. Hieronder, onder het kopje ‘Inzicht in overzicht archiefbescheiden” gaan we in algemene zin nog verder in op dit onderwerp. Graag zien wij dat u extra aandacht geeft aan de volgende punten: Het verslag informatie- en archiefbeheer is opgenomen als bijlage bij de

jaarstukken gemeente Asten 2022. In het collegevoorstel waarin u de jaarstukken aanbiedt, geeft u niet aan dat ook het verslag informatie- en archiefbeheer in de jaarstukken is opgenomen. Wij vragen u een volgende keer dit wel te doen. In het verbeterplan zijn alleen de verbeteracties opgenomen die als

aanbeveling door de streekarchivaris in het inspectierapport van november 2022 zijn opgenomen. Afgeronde, lopende, of nog niet opgepakte verbeteracties uit het vorige verbeterplan zijn niet meer opgenomen. De continuiteit van het verbeterplan is hierdoor in het geding, het is nu niet mogelifk na te gaan welke acties in 2022 zijn opgepakt of afgerond. Bovenstaande bevindingen, aandachtspunten en de achterliggende details hebben we op 16 augustus jl. op ambtelijk niveau naar uw contactpersoon

teruggekoppeld.

3/5

Provincie Noord-Brabant

Uw gemeente krijgt de kleur ‘groen’ op de kaart van Noord-Brabant. Dit zal in

Datum

het laatste kwartaal van dit jaar zichtbaar zijn op het dashboard op onze

19 september 2023

website Brabant.nl/IBT In het kader van de Wet open overheid zal deze brief in

Ons kenmerk

december 2023 gekoppeld worden aan uw gemeente in het dashboard.

C2311908/5312262

Gevraagde acties van uw kant in 2024

Uiterlijk 15 juli 2024 ontvangen wij weer graag een voortgangsbericht over 2023 dat u fevens aan de raad heeft gestuurd. Het informatiearrangement bevat in elk geval: »

de begeleidende brief van uw college aan de gemeenteraad, inclusief een

beschrijving van nieuwe ontwikkelingen en een reactie op de gevraagde acties vit het laatste toezichtoordeel; *

*

geactualiseerd en SMART-opgesteld verbeterplan; de aanbiedingsbrief van uw college aan Gedeputeerde Staten. een

In het verbeterplan beschrijft u concreet (SMART) alle verbeteracties waarbij is aangegeven welke verbeteracties zijn afgerond, wat de stand van zaken is omtrent de ingezette verbeteracties en welke nieuwe verbeteracties in de

fijd

opgepakt gaan worden. Indien u belangstelling heeft voor het format dat IBT voor het verbeterplan heeft

ontwikkeld, kunt u deze bij uw toezichthouder opvragen. Inzicht in overzicht archiefbescheiden

In het toezichtoordeel van vorig jaar hebben wij u gevraagd ons viterlijk 15 juli 2023 inzicht te verschaffen in uw overzicht van archiefbescheiden, zoals

bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling. U was vrij te kiezen in de wijze waarop u ons dit inzicht geeft. Los van de beoordeling op uw verslaglegging toetsen wij uw overzicht op het feit dat u dit

bij ons heeft aangeleverd en of het voldoende gespecificeerd is naar de werkprocessen en de bronnen/dragers waarop de informatie is ontstaan of opgeslagen. Hierboven onder het kopje ‘Onze bevindingen’ constateerden we al dat u nog niet beschikt over een compleet overzicht van archiefbescheiden. Tijdens de terugkoppeling van onze bevindingen op 16 augustus gaf u aan wel al te beschikken over een overzicht van applicaties die bij de uvitvoering van uw taken worden ingezet. Aanvullend op het overzicht van applicaties hebben wij u een lijst toegestuurd van mogelijke bronnen van informatie die u bij het complete overzicht ook moet betrekken. Aan het einde van het jaar zullen wij u schriftelijk verslag doen van onze

algemene provinciebrede bevindingen over dit onderwerp. Indien hiertoe aanleiding is, zal uw toezichthouder hierover contact met u opnemen. Tot slot

In verband met de rol van de gemeenteraad in de horizontale verantwoording

verzoeken wij u uw raad over deze uitkomst te informeren.

4/5

Provincie Noord-Brabant

Bij het openbaar maken, ook bij plaatsing op de website van uw gemeente, verzoeken wij u in lijn met de AVG deze brief te anonimiseren door de persoonsgegevens

van

de foezichthouder onherkenbaar te maken. Concreet

betreft het hierbij de naam, het telefoonnummer en het e-mailadres van de

Datum

19 september 2023 Ons kenmerk

C2311908/5312262

toezichthouder.

Indien deze brief u aanleiding geeft tot vragen, kunt u telefonisch contact opnemen met uw toezichthouder Informatie- en archiefbeheer of een e-mail sturen

naar

INGE

Een afschrift van deze brief wordt naar uw archivaris gezonden.

Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant, namens

deze

programmamanager Kwaliteit Openbaar Bestuur

In verband met geautomatiseerd verwerken is dit document digitaal ondertekend.

5/5