GR24.01.07C Informatiebeleid 2019-2022

De informatie hoeft niet actief beschikbaar gesteld te worden. De herbruikbare informatie die gemeenten beschikbaar stellen dient digitaal in een open en machinaal leesbaar formaat te worden aangeleverd, samen met metagegevens. Waarbij formaat en metagegevens voldoen aan formele open standaarden.



Het hebben van een metadataschema (Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden) is een voorwaarde voor het overdragen van digitale gegevens.

Wijziging Archiefwet De wijziging betreft het wijzigen van de overbrengingstermijn van 20 jaar naar 10 jaar. Met deze maatregel wordt beoogd dat belangrijke - digitale - overheidsinformatie beter bewaard en vindbaar blijft en daarmee bruikbaar voor huidige en toekomstige generaties. Digitalisering leidt ook bij de overheid tot een explosieve groei van informatie, van documenten en databestanden tot email en websites. Bovendien raakt informatie verspreid over allerlei verschillende systemen die draaien op software die snel veroudert. Overheden moeten daarom zo snel mogelijk de blijvend te bewaren informatie selecteren en overbrengen naar archiefdiensten; daar zorgen experts dat de digitale bestanden leesbaar blijven. Het wetsvoorstel moet in de eerste helft van 2019 gereed zijn voor raadpleging.

25

Gevolg: Gevolg is dat zowel analoog als digitaal archief versneld moet worden overgedragen. Dit is meteen van toepassing voor het analoge archief. Voor het archief in Verseon wordt dit actueel vanaf 2024. Algemene Verordening Gegevensbescherming Bij de omgang met persoonsgegevens hebben gemeenten een grote verantwoordelijkheid. De gemeente beheert vanuit wettelijke taken veel persoonlijke gegevens van inwoners, waaronder informatie over werk, inkomen en zorg. Daarom moet iedereen erop kunnen vertrouwen dat gemeenten zorgvuldig met deze gegevens omgaan. Wanneer persoonsgegevens verwerkt worden, geldt sinds 25 mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Gevolgen: 

Bij het ontwikkelen van informatiesystemen en diensten moet de bescherming van persoonsgegevens al vanaf het begin worden omarmd (privacy by design).



Bij onze informatiesystemen en diensten moet maximale privacy worden betracht (privacy by default).

Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten / Baseline Informatiebeveiliging Overheid Toepassing van de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten leidt tot het vereiste basisbeveiligingsniveau. Dit niveau is toereikend voor het gemeentebreed omgaan met vertrouwelijke informatie, bijvoorbeeld persoonsvertrouwelijke informatie of gevoelige informatie in het kader van beleidsvorming. Per 1 januari 2020 wordt de BIG vervangen door de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Gevolg: Gemeente Asten past het BIG normenkader en haar opvolger de BIO toe. Aan de hand van risicoanalyses moet onderzocht worden voor welke informatie en informatiesystemen een hoger beveiligingsniveau moet worden gehanteerd en welke aanvullende maatregelen hiervoor moeten worden getroffen. Het implementeren van de BIG/BIO is géén eenmalige actie, maar een continu proces. Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer wijzigt het onderdeel van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) dat betrekking heeft op het elektronisch bestuurlijk verkeer. Gevolgen van de modernisering zijn dat digitale kanalen verplicht opengesteld moeten worden voor ieder elektronisch formeel bericht gericht aan het bestuursorgaan. Daarnaast moeten de digitale kanalen aangepast worden zodat aan wettelijke eisen kan worden voldaan.

Gevolg: Aanpassen en/of uitbreiden van kanalen, zodat formele berichten – conform wettelijke eisen elektronisch kunnen worden ontvangen.

26

Technologische ontwikkelingen Software-as-a-Service De tijd dat gemeenten op de eigen locatie of eventueel in een samenwerkingsverband een serverpark in gebruik hebben met daarop allerlei programma’s, lijkt zijn langste tijd gehad te hebben. Steeds meer leveranciers ontwikkelen nieuwe software alleen nog maar voor de ‘cloud’. De programma’s worden dan als een dienst aangeboden: Software-as-a-Service (SaaS). Deze ontwikkeling heeft gevolgen voor de problemen en uitdagingen bij de gemeente. Door het kiezen voor een SaaS-oplossing wordt de gemeente ontzorgd als het gaat om het technisch beheer van de applicatie. Dit wordt door de SaaS-leverancier ingevuld, buiten de (directe) verantwoordelijkheid van de gemeente. Omdat gegevens bij een SaaS-oplossing buitenshuis verwerkt worden moeten extra eisen aan de beveiliging van de gegevens worden gesteld. Een ander aandachtspunt is hoe gegevens vanuit een SaaS-oplossing beschikbaar zijn voor andere applicaties. Voorbeeld: Binnen de gemeente Asten worden al een aantal SaaS-toepassingen gebruikt, namelijk iBurgerzaken en Profit (eHRM). De Gemeenschappelijke Gemeentelijke Infrastructuur De Gemeenschappelijke Gemeentelijke Infrastructuur (GGI) creëert een samenhangende, digitale infrastructuur die samenwerken tussen gemeenten, gemeentelijke samenwerkingsverbanden en andere overheden eenvoudiger, beter en veiliger maakt.

De voorzieningen van de Generieke Digitale Infrastructuur (GDI) en Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur (GGI) spelen een steeds belangrijkere rol bij landelijke ontwikkelingen en implementaties. De GGI onderdelen staan geheel onder zeggenschap van gemeenten. Zij bepalen zelf welke digitale diensten op deze landelijke ICT-infrastructuur ontsloten worden en aan welke kwaliteitsnormen deze moeten voldoen. De GGI bestaat uit verschillende onderdelen die elkaar versterken. Een gemeente kan elk onderdeel echter ook apart gebruiken. Door alle onderdelen te gebruiken versterkt de gemeente haar positie voor wat betreft de ICT-infrastructuur maximaal. Gemeenten houden flexibiliteit en bepalen voor elk GGI onderdeel of ze er gebruik van maken en wanneer ze de voordelen willen benutten. Voorbeeld: Vanwege de omvang van gemeente Asten en de toenemende technische complexiteit kiest gemeente Asten er voor om deel te nemen aan GGI: 

In september 2018 is ingetekend op het onderdeel GGI-Veilig. GGI-Veilig biedt gemeenten een reeks van maatregelen en technische voorzieningen voor het verhogen van de digitale weerbaarheid en het veiliger maken van de eigen bedrijfsinfrastructuur.



Gemeente Asten gaat ook aansluiten op GGI-Netwerk. GGI-netwerk is een netwerk dat is aangesloten op de Diginetwerk-infrastructuur11. Hiermee heeft de gemeente veilige dataverbindingen met andere overheden. Wanneer op het Diginetwerk een nieuwe

11

Diginetwerk is een afsprakenstelsel voor het koppelen van besloten netwerken van de overheid. Overheidsorganisaties kunnen zo veilig onderling gegevens uitwisselen.

27

landelijke voorziening (bijvoorbeeld Digitaal Stelsel Omgevingswet) wordt aangesloten, biedt GGI-netwerk direct veilige toegang tot die nieuwe voorziening. Internet of Things (IoT) Het zijn al lang niet meer alleen mensen en organisaties die digitaal met elkaar verbonden zijn. Steeds meer objecten veranderen in een computer, van auto’s tot lantaarnpalen en camera’s. Al deze objecten communiceren met elkaar en met hun gebruikers. Voorbeelden: Gemeenten verzamelen data uit de openbare ruimte met sensoren en sturen op basis van die data ‘dingen’ aan zoals lichtintensiteit van lantaarnpalen. Ook kunnen verkeerslichten bijvoorbeeld bij slecht weer fietsers vaker groen licht geven ofwel fietsers groen licht geven als er geen ander verkeer aankomt. Robotisering en kunstmatige intelligentie Robotisering is een ontwikkeling die ervoor zorgt dat beroepen die nu nog als vanzelfsprekend worden uitgevoerd door mensen, op termijn vervangen worden door technologische processen. Door de robotisering van banen zullen in de nabije toekomst veel beroepen ingrijpend wijzigen of zelfs verdwijnen. Kunstmatige intelligentie (KI) is niets meer dan een verzamelnaam voor machines en systemen die menselijk denkvermogen nabootsen. Het legt verbanden en voert taken uit op basis van complexe algoritmes en wiskundige formules. Zo kan KI handelingen vereenvoudigen of ze zelfs helemaal overnemen van de mens.

Voorbeelden: 

Robotics en KI kunnen bijvoorbeeld worden ingezet bij het opschonen van dubbele gegevensinvoer, het verplaatsen van gegevens tussen computersystemen, het maken van ‘als/dan’ beslissingen en regels, het verzamelen van data uit verschillende systemen en het web, het openen en verwerken van e-mails en bijlagen en het lezen en schrijven in databases. Dit kan helpen bij het verbeteren van de efficiency en kwaliteit van processen.



De gemeente Leidschendam-Voorburg gaat bij de publieksdienstverlening gebruik maken van een Pepper-robot. Het doel is dat de robot bezoekers van het gemeentehuis verwelkomt en helpt met de eerste vragen, bijvoorbeeld bij welke afdeling of loket ze moeten zijn.

Big Data en algoritmes De data-gedreven samenleving is volop in ontwikkeling. Data is het nieuwe goud. Een grote hoeveelheid data is een belangrijke grondstof voor innovatie, en daarmee voor nieuwe economische en maatschappelijke kansen. Iedereen wil er dus zoveel mogelijk van hebben. De algoritmes zijn de ‘mijnwerkers’; zij halen het goud uit die berg data door de juiste analyses en selectie. Voorbeeld: Gebaseerd op een geografisch informatiesysteem, verzamelt de Straatkubus van de gemeente Almere data over bevolkingssamenstelling, inkomen, huurachterstanden, zorgconsumptie en 28

schooluitval. Door de combinatie van statistieken met waarnemingen van gemeenteambtenaren ontstaat er zo een completer beeld van het dagelijks leven in stadswijken. Waar voorheen dit soort specifieke data slechts als jaarlijkse of tweejaarlijkse momentopname beschikbaar was, biedt de Straatkubus een actueel inzicht in levensbehoeftes van bewoners en de effectiviteit van gemeentelijk beleid. Platformen Een steeds groter deel van het maatschappelijk en economisch verkeer loopt over online platformen zoals Facebook, Instagram, Peerby, Airbnb en Uber. Ze vormen een digitale (platform) samenleving die impact heeft op verschillende aspecten van het publieke domein. De ontwikkelingen van online platformen hebben economische, sociaal-maatschappelijke, technologische en/of wettelijke impact die de overheid niet wil negeren. De platform samenleving richt zich op het delen van informatie. Ze ontwikkelt zich vaak buiten de directe invloed van de overheid, maar kent wel consequenties in het publiek domein. Zo is Peerby, een platform om spullen van je buren te lenen, ontstaan vanuit een duurzaamheidsgedachte. Een neveneffect van Peerby is een toename van de sociale cohesie in een buurt of wijk. Platformen (denk aan Uber, Pokemon Go, Whatsapp en Airbnb) kunnen ook het sociaal maatschappelijk verkeer en soms de openbare orde beïnvloeden.

Voorbeeld: In het nieuwe sociaal beleid staat centraal wat de burger wel kan. De gemeente Woerden ondersteunt de inwoners hierbij met de Inwonercloud: iedere burger een eigen digitale omgeving voor informatie, organisatie en ondersteuning bij de dienstverlening in het sociaal domein. In de basis bestaat de Inwonercloud uit negen ‘zelfredzaamheid-apps’. Augmented reality, virtual reality Bij augmented reality (AR) kunnen gebruikers de echte wereld nog steeds zien. Maar de echte omgeving wordt vermengd met hologrammen. Bij virtual reality (VR) kom je als gebruiker in een virtuele wereld. Je ziet niets meer van de echte wereld om je heen. Voorbeeld: Met name bij gesprekken over vergunningen liggen kansen. Zo kan vóór de bouw al worden bekeken hoe het ontwerp past in zijn omgeving. Dit kan in een vroeg stadium nieuwe ideeën en inzichten opleveren. Complexe bouwtekeningen zijn door middel van AR beter te begrijpen voor betrokkenen zonder technische achtergrond. De beelden zijn erg realistisch en men kan het bouwproject op verschillende manieren bekijken. Persuasive technology Persuasive Technology (PT) is erop gericht om de houding, het gedrag of de opvattingen van de gebruiker te veranderen. Dit gebeurt door middel van feedback op wat de gebruiker doet (of niet doet) en door hem ‘advies’ te geven over het gewenste gedragspatroon.

Denk aan de slimme thermostaat die je verleidt om energie te besparen, het piepje in je auto als je je gordel nog niet hebt omgedaan of een knipperende smiley die in het verkeer direct feedback geeft.

29

Voorbeeld: In de gemeente Utrecht deden jaarlijks honderden straten mee aan een competitie waarin je klimaatpunten verdient door met zoveel mogelijk mensen energie te besparen tijdens het stookseizoen. Er werd live een ranking bijgehouden. De straat die aan het einde van de competitie de meeste punten had gescoord, won een geldbedrag. Zo werden mensen in een wedstrijdvorm geactiveerd om, samen met hun buren, klimaatbesparingen te realiseren. Deze competitie is gestopt, maar er komt een nieuw spel dat in het teken zal staan van leven zonder aardgas. Blockchain Zodra een transactie belangrijk is, zoals het doen van een aankoop of het indienen van een aanvraag, is een autorisatie noodzakelijk, door een gezaghebbende partij: is de betaling gegarandeerd, is de aanvrager de persoon die hij zegt te zijn? Registers, banken en overheden zijn voorbeelden van zulke autoriteiten die vaak met dit doel worden geraadpleegd en ingezet. Blockchain kan deze tussenpersonen in de toekomst overbodig maken, omdat de benodigde gegevens online kunnen worden opgeslagen; niet door één centrale organisatie, maar door de computers van alle deelnemers in de Blockchain-netwerken. Voorbeelden: 

De gemeente Zuidhorn gebruikt blockchain voor het aanvragen, toekennen en afhandelen van het Kindpakket. Door de inzet van blockchaintechnologie kan de ontvanger van het Kindpakket zelf aankopen op een eenvoudige wijze afhandelen zonder tussenkomst van de gemeente.



De gemeente Barneveld gebruikt blockchain voor het aanvraagproces van een duurzaamheidslening.

Sociale netwerkanalyse Sociale netwerkanalyse (SNA) is het onderzoeken van sociale structuren, dit kan met gebruik van speciale software. Een sociaal netwerk is een verzameling mensen met hun onderlinge relaties, het geeft binnen een groep aan wie met wie contact heeft. Dit betekent dat iedereen onderdeel is van een of meerdere sociale netwerken. De analyse karakteriseert structuren in termen van knooppunten (mensen) en de banden of koppelingen (relaties) die ze verbinden. Voorbeelden: 

Het wijkteam Jeugd van de gemeente Rotterdam zet in op eigen kracht en het inschakelen van het eigen netwerk. Het wijkteam gebruikt hiervoor de zelfredzaamheidsmatrix. Daarbij worden alle leefgebieden van het gezin uitgevraagd en wordt op al deze leefgebieden onderzocht wat de cliënt, het formele netwerk en het sociale netwerk kunnen bijdragen.



Om aansluiting te houden bij de veranderende wensen en verwachtingen moet gemeente Haarlem in staat zijn om snel en adequaat te kunnen inspelen op veranderingen in de omgeving. Beïnvloedingsnetwerken zijn beter geschikt om beweging op gang te krijgen, initiatieven te verspreiden en vernieuwingskracht aan te wakkeren. De verspreiding van nieuwe denkwijzen en gedrag in organisaties verloopt niet zozeer langs het organogram, maar vooral via het informele netwerk van medewerkers. De gemeente Haarlem heeft SNA gebruikt voor het integreren van 5 teams binnen het KCC en het samenvoegen van functies uit twee verschillende afdelingen.

30

Samen Organiseren en Common Ground Gemeenten gaan met Samen Organiseren vergaand samenwerken onder meer op het gebied van dienstverlening en bedrijfsvoering. Het belang om gezamenlijk te werken is groot, omdat de vraagstukken te divers en vaak ook te complex zijn om als gemeente zelfstandig op te pakken en ook omdat er winst te behalen is om dat samen te organiseren. Gemeenten kunnen veel doen om hun informatievoorziening en informatie-uitwisseling samen te organiseren. Dan houden ze er ook beter regie op en is ook de privacy van burgers beter gewaarborgd. De manier waarop gemeenten dit willen doen wordt ‘common ground’ genoemd. Op dit moment wordt er door de Taskforce Samen Organiseren gewerkt aan een Proof-of-Concept dat eind 2019 gereed moet zijn, deze ontwikkeling kent een lange doorlooptijd.

31

Bijlage principes informatievoorziening Basisprincipes Gegevens zijn een bedrijfsmiddel en hebben waarde Gegevens zijn de basis voor informatie en daarmee de basis van kennis waarop besluiten worden genomen. Gegevens zijn daarmee een belangrijk bedrijfsmiddel en dienen daarom ook zo behandeld te worden. Gevolgen: 

De kwaliteit van gegevens dient bewaakt te worden.



Gegevens dienen beveiligd te worden tegen oneigenlijk gebruik, ontvreemding en ongeautoriseerde mutatie.



Gegevens dienen vindbaar te zijn.



Maatregelen die getroffen dienen te worden voor beveiliging en borging van de kwaliteit zijn enerzijds technisch en anderzijds organisatorisch en procedureel.

Gegevens worden gedeeld De gemeente is eigenaar van de gegevens en niet een team. Gegevens dienen organisatiebreed gedeeld te worden. Het delen en gebruiken van gegevens wordt slechts beperkt door wetgeving en niet door ideeën over het gebruik van gegevens. Gevolgen: 

Informatiesystemen zijn in staat om de wettelijk maximaal toegestane set van gegevens te leveren.



Bij de verstrekking van gegevens is het vereist om de doelbinding van de afnemer te kennen om te kunnen bepalen welke gegevens conform wet- en regelgeving verstrekt mogen worden.



Verstrekking van gegevens aan afnemers enkel indien de afnemer doelbinding heeft en voldaan is aan de beginselen van subsidiariteit12 en proportionaliteit13.

Gegevens worden conform wet- en regelgeving verwerkt Het doel waarvoor gegevens gebruikt mogen worden is vastgelegd in wet- en regelgeving. We verwerken gegevens conform deze wet en regelgeving. Gevolgen: 

Verstrekking van gegevens aan afnemers enkel indien de afnemer doelbinding heeft en voldaan is aan de beginselen van subsidiariteit en proportionaliteit.

12 13



De verwerking van gegevens voldoet aan de eisen van informatiebeveiliging.



De bewaring van gegevens voldoet aan de eisen van de informatiehuishouding.

Gegevens moeten op de minst ingrijpende manier voor de klant worden verwerkt.

Er moet een balans zijn tussen het afgesproken doeleinde van de verwerking en het effect van de verwerking voor de klant.

32

Afgeleide principes Van deze basisprincipes is een aantal principes afgeleid. Deze afgeleide principes geven een nadere detaillering van de basisprincipes en leveren een bijdrage aan de implementatie van één of meer basisprincipes. De volgende afgeleide principes zijn benoemd. We winnen gegevens eenmalig in en gebruiken ze meervoudig Onze gemeente voert de processen zodanig uit dat burgers en ondernemingen niet naar (basis)gegevens worden gevraagd die al bekend zijn binnen de vastgestelde basisregistraties. Gevolgen: 

Verstrekking van gegevens aan afnemers enkel indien de afnemer doelbinding heeft en voldaan is aan de beginselen van subsidiariteit en proportionaliteit.



De verwerking van gegevens voldoet aan de eisen van informatiebeveiliging.



De bewaring van gegevens voldoet aan de eisen van de informatiehuishouding.

We beheren de kwaliteit van gegevens actief De kwaliteit van de gegevens die worden verwerkt binnen de gemeente wordt actief gemonitord en continu verbeterd en op een niveau gehouden wat in overeenstemming is met de eisen die daar vanuit de wetgeving en de afnemers aan gesteld worden. Gevolgen: 

Processen die het kwaliteitsbeheer borgen zijn ingericht.



De vastgelegde gegevens zijn een weergave van de werkelijkheid.



Buiten de syntactische correctheid van gegevens bewaakt men ook de integriteit over gegevensverzamelingen heen.



Afnemers dienen aan te geven wat hun eisen zijn ten aanzien van de kwaliteit en actualiteit van gegevens.

We borgen de beschikbaarheid, vertrouwelijkheid en integriteit van gegevens Gegevens die binnen de gemeentelijke organisatie verwerkt worden, worden conform de overeengekomen kaders beschikbaar gesteld en beveiligd tegen ongeautoriseerde toegang, frauduleus gebruik of mutatie en gegevensverlies. De gemeente zorgt ervoor dat afnemers van vertrouwelijke gegevens enkel de gegevens verstrekt krijgen waar ze conform hun doelbinding recht op hebben. Gevolgen: 

Verdere implementatie van de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) en de opvolger Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).



Toegang tot gegevens wordt alleen geboden aan afnemers met doelbinding.



Samenspel van organisatorische, procedurele en technische maatregelen.

We melden gerede twijfel aan de bronhouder terug De gemeente zorgt ervoor dat de vermeende onjuistheden in gegevens aan de bronhouder gemeld worden. De gemeente verplicht alle afnemers bij gerede twijfel aan de juistheid van gegevens dit terug te melden aan de bronhouder. 33

Gevolgen: 

Implementeren van een voorziening om terug te melden.



Treffen van procedurele en technische maatregelen.

We verantwoorden de verwerking van gegevens De gemeente is transparant ten aanzien van de verwerking (verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken en verspreiden) van gegevens teneinde met voldoende zekerheid vast te kunnen stellen of wordt voldaan aan de wettelijk gestelde eisen ten aanzien van beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid. Gevolgen: 

Registratie van verwerkingen van gegevens.



Gegevens worden beveiligd afhankelijk van hun gevoeligheid.



Vastleggen wie, wanneer en waarom welke gegevens heeft verwerkt.



Inrichting monitoring en controle op gebruik.



Auditing op het gebruik van gegevens conform vastgestelde protocollen.



Auditing op gegevensbeveiliging.

We hanteren uniforme definities voor gegevens Om het delen en hergebruiken van gegevens mogelijk te maken worden voor zowel gestructureerde- als ongestructureerde gegevens gedeelde definities gebruikt. Gevolgen: 

Informatiesystemen dienen gebruik te maken van landelijk vastgestelde informatiemodellen en standaarden.



Gemeenten gebruiken gegevens volgens een eenduidige gemeentelijke indeling.



Typering van gegevens.

We archiveren gegevens daar waar dat vereist is Gegevens worden conform de geldende bewaar- en vernietigingstermijnen uit de vigerende weten regelgeving behandeld. Zowel gestructureerde als ongestructureerde gegevens worden gearchiveerd. Gevolgen: 

Opslag van gegevens dient duurzaam te zijn.



We bewaren gegevens niet langer dan nodig is.



Maatregelen nemen voor tijdige en volledige archivering van gegevens.

34