GR23.09.07A Raadsvoorstel Reglement van orde

RAADSVOORSTEL ZAAKNUMMER: 2021019810 Onderwerp: Reglement van orde

Bijlage(n) : -7-

Vergadering van: 26 september 2023

Agendanummer:

p.h.:

23.09.07

AvE

de raad van de gemeente Asten Samenvatting Het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en van de commissies wordt geactualiseerd. De wijziging betreft een samenvoeging van 3 reglementen, noodzakelijke aanpassingen o.a. vanwege wetswijzigingen en aanpassingen op basis van de werkwijze in de praktijk. Beslispunten De raad besluit 1. vast te stellen het reglement van orde voor de vergaderingen van de raad en de commissies 2023; 2. in te trekken het reglement van orde 2002 laatstelijk gewijzigd 11 maart 2014, de verordening op de commissies 2006 laatstelijk gewijzigd 5 maart 2013 en de verordening raadsconferenties 2006. Inleiding In dit voorstel worden drie reglementen voor de orde van raadsvergaderingen, commissievergaderingen en themabijeenkomsten (raadsconferenties) samengevoegd en geactualiseerd. Daarbij worden wijzigingen voorgesteld die noodzakelijk zijn en/of in de praktijk al gebruikelijk. Tevens zijn enkele wenselijke wijzigingen ingebracht en in het voorstel opgenomen. Wat willen we bereiken Een actueel reglement dat aansluit bij de actuele vergaderwijze van de raad en commissies geeft duidelijkheid over taken, rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende betrokkenen.

Wat gaan we daarvoor doen In dit voorstel zijn drie bestaande verordeningen -gebaseerd op de modelverordeningen van de VNG- samengebracht tot een actuele verordening, eveneens zoveel mogelijk gebaseerd op het meest recente VNG-model (maart 2022). De indeling en hoofdstukopbouw is nagenoeg ongewijzigd gebleven. De wijzigingen worden hieronder toegelicht. Deze tekst wordt herhaald in de toelichting van het reglement, daarnaast wordt verwezen naar de toelichting in de ledenbrieven bij de modelverordeningen van de VNG. In de verordening zijn de volgende noodzakelijke en wenselijke wijzigingen opgenomen:

Noodzakelijk danwel in de praktijk al van toepassing a. regelen spreekrecht in de raad: artikel 24. De regeling van het spreekrecht in de raad wordt al jaren toegepast, maar was nog niet opgenomen in het reglement van de raad. De tekst is nu -met kleine aanpassingen- overgenomen uit de verordening op de commissies. b. gewijzigde verslaglegging: artikel 26. Sinds een aantal jaren wordt volstaan met een korte besluitenlijst en geluidsopnamen als verslag. Dit is aangepast. c. schrappen verbod gebruik mobiele telefoons: is niet meer actueel d. Beschrijving hamer- en bespreekstukken (A/B): artikel 34. Het gebruik van A- en B-stukken is nu toegelicht. e. wijzigingen ivm digitale werkwijze, o.a. publicatie agenda’s, raadsinformatiesysteem: de actuele werkwijze van het publiceren van alle vergaderdocumenten is opgenomen in artikelen 1 (begrippen), 19 (ter inzage) 20 (kennisgeving), 26 (besluitenlijst), 27 (ingekomen stukken). f. wijziging procedure initiatiefvoorstellen: artikel 44. Aangepast aan wijziging van artikel 147a Gemeentewet. Het college wordt vooraf in de gelegenheid gesteld wensen en bedenkingen ter kennis van de raad te brengen. g. Benoeming wethouders: artikel 11. VOG is nu bij wet geregeld. Burgemeester wordt aangewezen als opdrachtgever risicoanalyse, als portefeuillehouder op grond van artikel 170 lid 2 van de Gemeentewet. h.

Geheimhoudingsbepalingen: artikel 19, 54, 55 verwijzing naar het nieuwe hoofdstuk Va van de Gemeentewet, o.a. mbt geheime stukken ter inzage, verslagen besloten vergaderingen, opheffing geheimhouding. Wenselijk a. Eén reglement voor raad, commissies en themabijeenkomsten: alle artikelen en o.a. nieuw artikel 9 (afbakening). Basisdocument is het reglement van orde van de raad. Eén reglement met de juiste grondslagen voor alle vergaderingen is overzichtelijk. Veel bepalingen inzake vergaderorde, voorzitters, publicatie, besluitenlijsten, geheimhouding zijn overeenkomstig van toepassing. Waar nodig zijn tekstuele aanpassingen gedaan. b. Actuele regeling themabijeenkomsten: artikel 1 (begrippen), 9 (afbakening), 16 (themabijeenkomst). Sinds eind 2018 zijn 25 themabijeenkomsten gehouden met toepassing van het Reglement van orde voor raadsconferenties. Het uitgangspunt van een themabijeenkomst als “informatieve vergadering van de raad” is in de begripsbepalingen opgenomen. Specifieke bepalingen uit het aparte reglement zijn hier ingevoegd, onder wijziging van de naam “raadsconferentie” in “themabijeenkomst”. Informatieve bijeenkomsten van het college vallen hier niet onder. c. Invulling 2 raadscommissies ipv 3: artikel 7. Naamgeving en onderwerpen zijn gewijzigd d. Handhaving van huidig aantal burgercommissieleden (max 6 per fractie) bij 2 commissies: artikel 13.

Uitgangspunt is dat de raad vaste leden voor de raadscommissies aanwijst waarvan maximaal 6 niet-raadsleden per fractie. Volgens lid 2 kan de raad alle raads- en commissieleden als plaatsvervangende leden aanwijzen, overeenkomstig het besluit van de raad van 6 juli 2021. e. Mogelijkheid om andere raadsleden als commissievoorzitter te benoemen, met aparte bepalingen voor presidium en agendacommissie: artikel 1 (begrippen), 6 (agendacommissie), 8 (voorzitter raadscommissie). Dit maakt een andere verdeling van én betrokkenheid bij het raadswerk mogelijk. Als de raad uitsluitend fractievoorzitters aanwijst blijft de huidige werkwijze ongewijzigd omdat presidium en agendacommissie dan dezelfde samenstelling hebben.

f.

Beëdiging commissieleden: artikel 10 lid 6 en 13 lid 3. Bestaande praktijk is dat de raad de commissieleden die geen raadslid zijn (burgercommissieleden) toelaat na onderzoek van de geloofsbrieven, waaronder een verklaring over de gedragscode integriteit. Het afleggen van de eed of belofte in een openbare vergadering bekrachtigt dat commissieleden de keuze maken om onderdeel te zijn van het lokale openbaar bestuur. g. Ontheffing verboden handelingen commissieleden: artikel 13. Voor raadsleden is in artikel 15 Gemeentewet opgenomen dat gedeputeerde staten een ontheffing kunnen verlenen voor verboden handelingen, dit kan niet zonder meer van toepassing zijn voor niet-raadsleden. Uitgangspunt is een verbod en bij voorkeur wordt geen gebruik gemaakt van een ontheffing. De raad wordt aangewezen om hierover in voorkomende gevallen een besluit te nemen. Beleidsregels van gedeputeerde staten kunnen hierbij richting geven. h. Duidelijkheid over deelname aan beraadslagingen door anderen: artikel 33. Dit is een noodzakelijk artikel in verband met de in artikel 22 van de Gemeentewet geregelde immuniteit. i. Wijze van besluitvorming door commissie: artikel 7 (instelling), 8 (taken), 13 (samenstelling), 17 (agenda), hst 3 par. 2 (orde van de vergadering), 34 (advies). Raadscommissies besluiten o.a. over agenda, ordevoorstellen, geheimhouding, en inhoud van adviezen aan de raad.

Er vinden geen stemmingen plaats, de voorzitter ziet er op toe dat besluiten op basis van unanimiteit of op basis van een meerderheidsstandpunt tot stand komen. j. Mogelijkheid om commissieleden toe te laten die niet op kandidatenlijst hebben gestaan artikel 13. Deze wens is tussentijds geuit. Op dit moment is dit mogelijk vanaf een jaar voor de verkiezingen, voorgesteld wordt om deze bepaling in artikel 13 te schrappen. Het is belangrijk om meer mensen bij de politiek en het lokaal bestuur te betrekken en de gelegenheid te bieden om bij te dragen als commissielid, en daarvoor ruimte te maken. Mogelijke alternatieven De raad stelt zijn eigen werkwijze vast met de Gemeentewet als basis. Naar aanleiding van het Astens Manifest doet de werkgroep Vitale raad de komende periode aanbevelingen over de gewenste invulling van vergaderingen en werkwijzen en eventuele wijzigingen. Risico’s Het reglement legt procedures vast om op basis van zorgvuldige en waardevolle stappen tot goede democratische besluitvorming te komen. Het risico is altijd aanwezig dat procedures niet precies passen of als knellend worden ervaren; de raad kan dit reglement zo nodig aanpassen. Wat mag het kosten -Wensen en bedenkingen college van B&W Conform artikel 147a Gemeentewet is het college in de gelegenheid gesteld om zijn wensen en bedenkingen ter kennis van de raad te brengen.

Het college geeft aan een voorkeur te hebben voor een andere naamgeving van de commissies: raadscommissie “Samenleving en Bestuur” in plaats van “Burger en Bestuur”. Deze wens is in het voorstel overgenomen door aanpassing van artikel 7.

3/4

Bijlage(n)/ter inzage 1. Verordening Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad en de commissies 2023 (2022005014) 2. Versie met zichtbare wijzigingen (20232376) 3. Reglement van orde 2006, laatstelijk gewijzigd 11 maart 2014 (2023071601) Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad 2006 | Lokale wet- en regelgeving (overheid.nl) 4. Verordening op de commissies 2006, laatstelijk gewijzigd 5 maart 2013 ( 2023071596) Verordening op de raadscommissies 2006, eerste wijziging | Lokale wet- en regelgeving (overheid.nl) 5. Reglement van orde voor raadsconferenties 2006 d.d. 19 september 2006 ( 2023071597) Reglement van orde voor Raadsconferenties 2006 | Lokale wet- en regelgeving (overheid.nl) 6. VNG-Ledenbrief 22/017 24 maart 2022: wijzigingen VNG-model Reglement van orde gemeenteraad en VNG-model Verordening op de raadscommissies 7. Commissie advies Burgers & AZC d.d. 14-09-2023 Reglement van orde griffier@asten.nl