GR21.07.13E Verantwoordingsrapportage BAG 2020.pdf

Verantwoordingsrapportage 2020 Stelsel van Basisregistraties - Kadaster

- Beheer LV

BBT

3 Kadaster

f

if^, [

1

BRO

BAG Gebouwen kadaster

4

Beheer en Bestuur Basisregistratie Adressen en Gebouwen

Bronhouder Asten

Datum dagelijks bestuur vaststelling:

23 maart 2021

A.A.H.C.M. van Extel-van Katwijk burgemeester

Rapportage BAG 2020 - Asten - Pagina 1 van 24

Inhoudsopgave 1 Inleiding 1.1 Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG)

1.2 Gemeente als verantwoordelijke bronhouder BAG 1.3 Het belang van BAG 1.4 Leeswijzer 2. Bestuurlijke verantwoording

2.1 Overzichtsdiagram 2.2 Verbetermaatregelen

3. Zelfevaluatie 3.1 Borging processen 3.2 Actualiteit 3.3 Volledigheid

3.4 Juistheid

Rapportage BAG 2020 - Asten - Pagina 2 van 24

1 Inleiding 1.1 Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) Vanaf 1 juli 2018 is de BAG basisregistratie, bestaande uit de adressenregistratie en de gebouwenregistratie. De BAG bevat gegevens van alle adressen en gebouwen in Nederland, zoals

bouwjaar, oppervlakte, gebruiksdoel en locatie op de kaart.

De BAG is onderdeel van het overheidsstelsel van basisregistraties. Gemeenten zijn bronhouders

van de BAG. Zij zijn verantwoordelijk voor het opnemen van de gegevens in de BAG en voor de kwaliteit ervan. Alle gemeenten stellen gegevens over adressen en gebouwen centraal beschikbaar

via de Landelijke Voorziening (BAGLV). Het Kadaster beheert de BAGLV en stelt de gegevens beschikbaar aan de diverse afnemers.

De BAG bevat informatie over: panden, verblijfsobjecten, standplaatsen, ligplaatsen,

nummeraanduidingen, openbare ruimtes en woonplaatsen. De attributen die hierbij horen zijn onder andere naam, huisnummer, status, oppervlakte, geometrie, bouwjaar en gebruiksdoel.

De BAG bevat deze gegevens van heel Nederland. Alle gemeenten stellen gegevens over adressen en gebouwen centraal beschikbaar via de Landelijke Voorziening BAG (LV BAG). Het Kadaster beheert de LV BAG en stelt de gegevens beschikbaar aan de diverse afnemers. Organisaties met een publieke taak, zoals ministeries,

waterschappen, politiekorpsen en veiligheidsregio's zijn verplicht de authentieke gegevens uit de registraties te gebruiken.

1.2 Gemeente als verantwoordelijk bronhouder BAG In de wet BAG zijn de taken en bevoegdheden van de betrokken partijen beschreven. Kwaliteitsborging is beschreven in de Regeling Zelfcontrole. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken op grond van de Wet BAG.

Deze rapportage is opgesteld op basis van de jaarlijkse zelfevaluatie zoals beschreven in de

Regeling Zelfcontrole BAG om horizontaal verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad over de uitvoering van de Wet BAG en om verticaal verantwoording af te leggen aan het Ministerie van

Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (DGBRW), als formeel toezichthouder. 1.3 Het belang van de BAG

De BAG is een belangrijk onderdeel van het stelsel van basisregistraties. In deze basisregistraties zijn de belangrijkste gegevens verzameld die de overheid nodig heeft om haar werk te doen. Denk

bijvoorbeeld aan persoonsgegevens, namen en adressen van bedrijven en eigenaren van percelen, WOZ waarden. In verschillende wetten is de kwaliteit van deze gegevens gewaarborgd. Deze

registraties zijn essentieel voor een goede dienstverlening van de overheid. Ze zijn van groot belang voor openbare orde en veiligheid, het toekennen van uitkeringen en vergunningen,

belastingheffing, afvalinzameling en bestrijding van fraude.

Rapportage BAG 2020 - Asten - Pagina 3 van 24

1.4 Leeswijzer Hoofdstuk 1 bevat algemene informatie over de BAG. Hoofdstuk 2 bevat belangrijke verantwoordingsinformatie van de bronhouder aan de toezichthouder. De bronhouder legt verantwoording af over beleid en bedrijfsvoering BAG. Tevens wordt een inzicht gegeven in de

voorgenomen verbetermaatregelen en de wijze waarop deze zullen worden gerealiseerd.

Hoofdstuk 3 bevat een uitdraai van de zelfevaluatie zoals deze voor 31 december 2020 is

ingeleverd. Hierin wordt rubrieksgewijs per vraag de gemeentelijke beantwoording weergegeven.

Rapportage BAG 2020 - Asten - Pagina 4 van 24

2. Bestuurlijke verantwoording Bestuurlijke verantwoordingsparagraaf

Algemeen De BAG is geen op zichzelf staande registratie, maar is onderdeel van een keten. Zowel binnenals buitengemeentelijk zijn er veel afhankelijkheden. De grootste leveranciers voor BAG-mutaties zijn de teams die zich bezig houden met vergunningverlening, het melden van start bouw en bouw

gereed van panden en het doen van sloopmeldingen. Daarnaast vindt gegevensuitwisseling plaats

met de WOZ-registratie bij de Belastingsamenwerking Oost-Brabant (BSOB) en de Basisregistratie

Grootschalige Topografie (BGT) bij een commerciële partij.

In het overzichtsdiagram (paragraaf 2.1.) is te zien dat gemeente Asten in de verantwoordingsperiode 1 juli 2019 tot en met 30 juni 2020 op de onderdelen Volledigheid en

Juistheid goed scoort, terwijl de onderdelen Borging en met name Actualiteit minder goed scoren.

Met een totaalscore van 78% zit gemeente Asten nog boven de door de toezichthouder en bronhouders afgesproken norm van 75%, maar ten aanzien van het voorgaande jaar is de score lager. Er moet voorkomen worden dat de score van gemeente Asten nog verder verslechterd en

liefst moet er een kentering komen, zodat de score de komende jaren weer omhoog gaat. In de volgende paragrafen lichten we de scores op de diverse onderdelen verder toe.

Borging en Actualiteit De volgende factoren hebben de afgelopen verantwoordingsperiode de Borging beïnvloed: Voor kortdurende uitval van een BAG-beheerder is de achtervang geregeld. Daarnaast

worden projecten en periodieke taken bij kortdurende uitval opgeschort. Afgelopen jaar

was er sprake van langdurige uitval van één van de BAG-beheerders. Hierdoor kregen soms periodieke taken en projecten voorrang en kwamen de dagelijkse werkzaamheden in

het gedrang. Voorheen werkten er binnen team I&A Asten-Someren drie BAG-beheerders. In april 2018 is hiervan één beheerder weggevallen, deze uren zijn de afgelopen jaren niet opnieuw

ingevuld.

Afgelopen verantwoordingsperiode hebben de volgende factoren vooral de Actualiteit beïnvloed: Bij team Vergunningen is geschoven met taken en is er sprake van personeelsverloop.

Overdracht van taken naar nieuwe medewerkers focust zicht vooral op de primaire

werkzaamheden van een vergunningverlener. Na overdracht is dat voor de BAG-beheerders zichtbaar in de kwaliteit en tijdigheid van het aanleveren van brondocumenten

(vergunningen).

Sinds 2018 zijn de gemeentelijke WOZ-taken uitbesteed aan de BSOB. Binnen gemeente Asten is daarom extra capaciteit beschikbaar gekomen voor het aanleveren van gegevens. BSOB is een organisatie die in beweging is, met als gevolg proceswijzigingen. Deze

Rapportage BAG 2020 - Asten - Pagina 5 van 24

proceswijzigingen vragen om afstemming met de aan de samenwerking deelnemende gemeenten wat extra inzet vraagt van de BAG-beheerders. Gemeente Asten laat een deel van de vergunningsaanvragen door de Omgevingsdienst

Zuidoost-Brabant (ODZOB) afhandelen. Ook de ODZOB is een organisatie die in beweging is,

met als gevolg proceswijzigingen. Dit resulteert in extra inzet van de BAG-beheerders. De ODZOB en de BSOB hebben vaste medewerkers die de Astense zaken afhandelen.

Wanneer de werkzaamheden worden overgedragen, resulteert dit vaak in een zelfde dip in kwaliteit en tijdigheid als bij een wisseling binnen de eigen organisatie. De BAG- beheerders

worden dan geconfronteerd met steeds dezelfde vragen en opmerkingen.

Door versnippering van gemeentelijke taken wordt het gegevensbeheer steeds complexer en arbeidsintensiever. Er zijn minder geautomatiseerde koppelingen, de fysieke afstand met de BSOB en de ODZOB maakt communiceren lastiger en invloed uitoefenen op externe

organisaties is niet altijd mogelijk. Ten aanzien van de actualiteit speelt ook het verwerken van definitieve geometrie een

belangrijke rol. Het Kadaster heeft een nieuwe rekensystematiek toegepast waardoor

overschreden termijnen extra zwaar tellen. Inmiddels is samen met de leverancier, die voor

ons de geometrie inwint, het aanleverproces verbeterd.

Volledigheid en Juistheid Volledigheid en Juistheid scoren beiden uitstekend in de zelfevaluatie. Maar op termijn zijn er

mogelijk wel factoren die invloed op de score gaan hebben:

Tijdens de opbouw van de BAG in de periode 2009/2010 zijn controlemechanismen ingebouwd die door BAG-beheerders worden uitgevoerd. Door versnippering van gemeentelijke taken is er extra tijd nodig voor het uitvoeren en verwerken van deze controles. Enerzijds omdat

technische koppelingen zijn vervallen, anderzijds omdat we weinig grip hebben op de soms veranderende bedrijfsvoering van derden. Insteek is om het huidige ambitieniveau te handhaven en de extra controles te blijven uitvoeren en, indien nodig, extra controlemomenten toe te voegen. Hierdoor komt het BAG-beheer mogelijk verder onder druk

te staan. De versnippering van gemeentelijke taken maakt ook het uitvoeren van controles moeilijker.

Brondocumenten staan opgeslagen in verschillende applicaties en hebben verschillende

nummeringen. Dit bemoeilijkt het zoeken en maakt het lastiger om de volledigheid en juistheid te bepalen.

Aanbevelingen

In de (nabije) toekomst krijgen we te maken met ingrijpende landelijke ontwikkelingen. De belangrijkste is wel de samenhangende objectenregistratie (SOR). Dit is een integrale

objectregistratie die tot stand zal komen door samenvoeging van de BAG, de BGT en de WOZ.

Daarnaast zijn er raakvlakken met de Basisregistratie Topografie (BRT) en het Nationaal

Rapportage BAG 2020 - Asten - Pagina 6 van 24

Wegenbestand. Nog onduidelijk is hoe de registratie plaats zal vinden. Doel is om administratieve lasten te verlichten (eenmalig inwinnen en muteren), inconsistenties tussen registraties

voorkomen en eenduidigheid over objectdefinities. De ontwikkeling van de SOR biedt ons de kans om de knelpunten, zoals in de paragraaf hierboven beschreven, op te lossen.

Daarnaast zijn er nog onbenutte kansen ten aanzien van ons GIS pakket en het gebruik van GEOinformatie. Door hier meer op in te zetten wordt het belang van de basisregistraties zichtbaarder. Daarnaast zal de komst van de SOR moeten bijdragen aan de toegankelijkheid van GEOinformatie. Een andere landelijke ontwikkeling is de Omgevingswet. Ook deze zal impact hebben op de processen rondom de BAG en het gebruik van het GIS en GEO-informatie. Ook hier is nog

onduidelijk wat deze impact zal zijn. Vanaf begin 2020 hebben we wereldwijd te maken met een pandemie. Het thuiswerken heeft

impact op het dagelijks werk en de geplande ontwikkelingen. In Asten zijn we voldoende

gefaciliteerd om ook vanaf de thuiswerkplek contact te houden met collega's. Maar informatie uit toevallige ontmoetingen en terloopse gesprekken wordt gemist. Dit heeft nadelige invloed op het

(creatieve) proces en werkt verkokering in de hand. Terwijl we juist steeds meer dwarsverbanden moeten leggen en we om dat te bereiken met creatieve oplossingen moeten komen.

Invulling van het BAG-beheer blijft een belangrijk aandachtspunt. Het is wenselijk om binnen gemeente Asten twee volwaardige (deeltijd) BAG-beheerders te hebben, die daarnaast ook andere

taken hebben. Op deze wijze zijn er, wat kennis betreft, twee beheerders in dienst die elkaar

kunnen vervangen. Er zijn ontwikkelingen in gang gezet die een oplossing moeten bieden voor dit aandachtspunt. Zo is ook bij langdurige uitval van een BAG-beheerder voldoende extra capaciteit

beschikbaar.

Aanbevolen wordt: De kansen die de komst van de SOR en de Omgevingswet met zich mee brengen én de

kansen op het gebied van het dóórontwikkeling en gebruik van ons GIS en het gebruik van GEO-informatie moeten we benutten. Organisatiebreed aandacht te hebben voor de consequenties die de fysieke afstand van het

thuiswerken met zich meebrengt. Daarnaast moeten de ontwikkelingen om de kwetsbaarheid van het BAG-beheer te verminderen verder door gaan.

Rapportage BAG 2020 - Asten - Pagina 7 van 24

2.1 Overzichtsdiagram

Onderdi

iximaie Sc

^rde^ten^

^^3

imiddelde score ii

Deelscore Borging Proces

70

80

88 %

Deelscore Actualiteit

10

45

22 %

Deelscore Volledigheid

40

40

100 %

Deelscore Juistheid

40

40

100 %

Puntentotaal BAG lijst

160

205

78 “/o

BAG 2.1 Overzichtsdiagram 200 -1

150 -

c « c

100 -

3 O.

50 -

0

Waarde Asten Deelscore

Puntentotaal • Deelscore Volledigheid • Deelscore Actualiteit

Rapportage BAG 2020 - Asten - Pagina 8 van 24

• Deelscore Borging proces # Deelscore Juistheid

Overzichtsdiagram 100 -I

75 -

78%

75%

« Oi

re c « u u

50 -

«

O.

25 -

0

Asten Overzichtsdiagram

2.1 Berekening totaal percentage: voor hoeveel procent Is de totale uitvoering van de Wet BAG structureel geborgd in de organisatie? Norm Totaalscore BAG

Bovenstaande diagrammen dienen de deelscore en de totaalscore van de bronhouder te

reflecteren. 2.2 Verbetermaatregelen

Op basis van de uitgevoerde evaluatie van de BAG heeft ons college besloten de volgende

verbetermaatregelen door te voeren:

I I

Welke maatregelen moeten er komend

Verbetermaatregelen

jaar worden uitgevoerd om de kwaliteit van rie RAG te vprhptpren?

Verbetermaatregelen ten aanzien van Borging proces

Met de komst van de integrale objectregistratie in het vooruitzicht is het een optie om de BGT weer zelf uit te voeren. Er wordt een analyse

gemaakt om te bekijken wat daarvoor nodig is

en, indien haalbaar, een stappenplan om dat uit te voeren. Het is ook een optie om de WOZ objectregistratie weer zelf uit te voeren. Dit traject is complexer, maar (on)mogelijkheden

worden in kaart gebracht. Als registratieoverstijgend controlemiddel wordt gekeken naar

een kwaliteitsmodule waar alle drie registraties samenkomen. N.a.v. de constateringen worden i processen bijgestuurd. Het MT en college worden

Rapportage BAG 2020 - Asten - Pagina 9 van 24

[geïnformeerd over (het belang van)

[basisregistraties, ontwikkelingen rondom common ground en de SOR. Reden hiervoor is

om als gegevensbeheer aan de voorkant van het

[besluitvormingsproces betrokken te zijn.______

Verbetermaatregelen ten aanzien van

Vanwege organisatorische ontwikkelingen gaat

Actualiteit

doorvoeren van verbeteringen niet altijd zo snel

als gepland. Daarom is de maatregel inhoudelijk identiek aan vorig jaar. Gezien de score in deze

categorie en de oorzaken daarvan moet er

aandacht zijn voor voldoende capaciteit en achtervang.

Verbetermaatregelen ten aan zien van

Gezien de score in deze categorie zijn op dit

Volledigheid

moment geen verbeterpunten nodig.

Verbetermaatregelen ten aanzien van Juistheid

Gezien de score in deze categorie zijn op dit

moment geen verbeterpunten nodig.

Rapportage BAG 2020 - Asten - Pagina 10 van 24

3. Zelfevaluatie 3.1 Borging processen BAG 3.1 Borging processen 100 -1

75 -

« o» n c o

50 -

«

O.

25 -

"•

”'*"*^58

'-ra

0

Status Processen • Percentage niet geborgd

• Percentage geborgd

Deelscore Borging proces

100 -I

88% 75 9 Ol m c o

7B%

50 -

at

o.

25 -

0

Asten Deelnatne Borging proces 3.1 Berekening percentage: voor hoeveel procent Is de uttvoerir>g van de Wet BAG structureel geborgd in de organisatie? • Norm borging proces

Bovenstaande diagrammen tonen hoe de BAG is geborgd in de organisatie.

Rapportage BAG 2020 - Asten - Pagina 11 van 24

Met onderstaande vragen wordt getoetst of de uitvoering van de Wet BAG structureel geborgd is

in de organisatie. Dit moet blijken uit de beschikbare formatiecapaciteit, uit een adequate beschrijving van de administratie organisatie, uit bekendheid bij medewerkers met BAG-

gerelateerde activiteiten en de bevoegdheid om deze activiteiten uit te voeren, uit het volgens wettelijke regels inmeten van definitieve geometrie en uit het kunnen overleggen van voor de BAG

gebruikte brondocumenten.

Is de uitvoering van de Wet BAG

Antwoord

structureel geborgd in de organisatie?

L

1. Is de voor het beheer van de BAG

Nee: De formatiecapaciteit is onvoldoende voor het

toegewezen formatiecapaciteit voldoende

waarborgen van de kwaliteit van de BAG.

voor het waarborgen van de kwaliteit?

Toelichting op gegeven antwoord:

Ook afgelopen periode is gebleken dat er problemen zijn met de tijdigheid. Voor een groot deel zijn deze

veroorzaakt door slechte aanlevering van andere organisatieonderdelen en de omgevingsdienst. Bij voldoende achtervang was de score op tijdigheid beter geweest.

2. Is de vervanging voor het beheer van de

Ja: Bij afwezigheid van een functionaris worden BAG-j

BAG zodanig geregeld dat de kwaliteit van

gerelateerde activiteiten tijdig overgenomen.

I

de registratie (inclusief de tijdige verwerking

van brondocumenten) is gewaarborgd? Toelichting op gegeven antwoord:

Er zijn 2 BAG beheerders voor Asten en Someren

die elkaar kunnen vervangen. De benodigde mandaten zijn verleend en de onbezoldigde

aanstelling in de andere gemeente is aanwezig. Voor een korte periode van vervanging geeft dit voldoende waarborg. In 2e helft 2019 / Ie helft

2020 (verantwoordingsperiode) is er een langere periode van onvoorziene vervanging geweest. Hierin

is gebleken dat de capaciteit te kort schiet. Enerzijds omdat werkzaamheden op een gegeven moment niet meer kunnen blijven liggen. Anderzijds omdat door het onvoorziene karakter

werkzaamheden niet afgerond zijn achtergelaten.

Capaciteit en met name achtervang blijft een aandachtspunt. 3. Zijn de processen die invloed hebben op

Ja: De processen zijn op schrift gesteld

de kwaliteit van de BAG beschreven?

Rapportage BAG 2020 - Asten - Pagina 12 van 24

Toelichting op gegeven antwoord:

Deze zijn alleen voor de BAG beschreven. De beschrijving is voor iedereen, die een account op

het gemeentelijk netwerk heeft, te vinden en te raadplegen via de Kennisbank op het intranet. Vanuit daar doorklikken naar "Procesbeschrijving".

4. Worden de beschreven processen die

Ja: De processen die invloed hebben op de kwaliteit

invloed hebben op de kwaliteit van de BAG

van de BAG worden nageleefd

nageleefd?

Toelichting op gegeven antwoord:

Alle betrokkenen nemen, waar nodig, deel aan cursussen en (ad-hoc) overleggen. Nieuwe medewerkers worden geïnstrueerd en/of geleid

middels vaste stappen in een applicatie. Er is een locatie op het netwerk waar actuele documentatie staat. Deze wordt ook door vergunningverleners geraadpleegd. Waar het "reguliere" proces, als

gevolg van menselijke fouten, niet werkt zoals het

moet, is er een vangnet. Dit zijn echter incidentele fouten en geen tekortkoming in het proces. Er moet

immers op een gegeven moment ook een afweging worden gemaakt tussen "nog verder dichttimmeren" enerzijds en op de professionaliteit en zelfstandigheid van collega's vertrouwen anderzijds.

Aandachtspunt waren vergunningen die (deels) door de omgevingsdienst worden afgehandeld. Er wordt

niet of niet tijdig geïnformeerd over verleende vergunningen. Het aantal vergunningen dat de omgevingsdienst behandeld is nu afgeschaald. Een mailservice (Over uw buurt) wordt gebruikt als

vangnet. Hierin zijn alle verleende vergunningen te vinden. Daarmee is de registratie volledig, maar

niet tijdig. Aandachtspunt voor komend jaar is de

nieuwe VTH-applicatie. De inrichting hiervan moet wel voldoende bepaalde (BAG) controlemomenten

afdwingen. 5. Worden de processen die invloed hebben

Ja

op de kwaliteit van de BAG minimaal één keer per jaar geëvalueerd en waar nodig

geactualiseerd?

Toelichting op gegeven antwoord;

De gemeentelijke organisatie is continu in

beweging, dit vraagt om periodieke evaluatie en actualisatie. Denk daarbij aan: uitbesteden

werkzaamheden naar samenwerkingsverbanden. Rapportage BAG 2020 - Asten - Pagina 13 van 24

dóórontwikkeling afstemming met de BSOB, BAG

2.0, nieuwe vergunningsverleningapplicatie, waarderen op m2, voorbereidingen op de SOR.__

6. Vindt het inmeten van definitieve

Ja: Alle definitieve geometrie voor panden is

geometrie plaats met de geometrische

ingewonnen met de geometrische kwaliteitseisen

kwaliteitseisen die hiervoor zijn

die hiervoor zijn geformuleerd.

geformuleerd? Toelichting op gegeven antwoord:

Het primaire gebied wordt landmeetkundig ingemeten, secundair wordt fotogrammetrisch

ingewonnen via stereokartering. Indien mogelijk

wordt secundair gebied ook landmeetkundig ingemeten.

7. Beschikt de gemeente over een actueel

Ja

mandaatbesluit waarin alle relevante taken en bevoegdheden uit de Wet BAG zijn

belegd? Toelichting op gegeven antwoord:

Taakverantwoordelijke is gemandateerd. Dat is

tegen het licht gehouden tijdens de invoering van BAG 2.0 en de periodieke actualisatie.

8. Is het proces zo ingericht dat elke

Ja: Er worden voldoende beheersmaatregelen

wijziging van de levenscyclus van een pand

getroffen om ervoor te zorgen dat een wijziging van

of verblijfsobject in het terrein tijdig wordt

een levenscyclus in het terrein wordt gevolgd door

opgevolgd door een bijbehorende mutatie in een bijbehorende mutatie in de BAG.

de BAG? I

Toelichting op gegeven antwoord:

Alle voorkomende levenscycli worden geregistreerd in de BAG. Dat de gemeentelijke organisatie continu in beweging is, heeft voordelen. Dit zorgt dat ervoor dat processen continu tegen het licht worden gehouden. Maar er schuilt ook een gevaar in dat we

achter de feiten aan lopen en gaten niet tijdig

worden gedicht. Dit maakt het moeilijk om grip te

houden op processen waardoor vaker gebruik moet worden gemaakt van de ingerichte vangnetten. Dit komt de tijdigheid niet ten goede, maar zorgt wel voor volledigheid.

Rapportage BAG 2020 - Asten - Pagina 14 van 24

3.2 Actualiteit BAG 3.2 Actualiteit 100 -I

80 -

«

ot ra c u

60 -

«

40 -

Q.

20 -

0

Status

Processen * Percentage actueel

• Percentage niet actueel

Deelscore Actualiteit 100 -I

75 -

75%

«

O)

ra c « u

50 -

«

O.

25 -

0 Asten Deelname ActuaStert

• 3J Berekening percentage; voor hoeveel procent Is de actualiteit van de Wet BAG structureel geborgd in de organisatie? # Norm actualiteit

Bovenstaande diagrammen tonen hoe de bronhouder met het toetselement actualiteit in de

organisatie is omgegaan.

Rapportage BAG 2020 - Asten - Pagina 15 van 24

In de kwaliteitsmonitor is een trendanalyse opgesteld over de periode van 1 juli 2019 tot en met 30 juni 2020 voorafgaande aan het invullen van de evaluatie voor de verwerking van de

brondocumenten in de registratie waarbij de brondocumenten en de bijbehorende mutatiedatum.

Worden mutaties in de BAG binnen de

Antwoord

daartQe^yerpHcjTt^er^ijn dopj^^oer^ 1. Neem de actualiteitspercentages voor het

'Het actualiteitspercentage ligt in meer dan 2

tijdvak 1 juli 2019 t/m 30 juni 2020 (N.B. dat is

maanden van de ENSIA-periode onder de 95%

de peildatumperiode in het KDB BAG: 1

augustus 2019 tot 1 juli 2020) zoals deze in het

BAG Kwaliteitsdashboard zijn opgenomen bij het

thema Actualiteit. De toetsing heeft betrekking op de tijdige verwerking van brondocumenten in ' de registratie waarbij de brondocumentdatum en de bijbehorende mutatiedatum worden

vergeleken.

Toelichting op gegeven antwoord:

Zoals al aangegeven zijn er factoren die het,

voorheen stabiele, proces verstoren.

Belangrijkste belemmeringen zijn: inzet van de I

omgevingsdienst en gewijzigde werkwijze. De betreffende twee maanden met een slechte score zijn intern besproken. Het betreft een

menselijke fout die helaas betrekking had op een groot aantal mutaties. De betrokkenen zijn

zich daarvan bewust. Zoals eerder aangegeven is er een vangnet zodat dit alleen nadelige gevolgen heeft gehad voor de tijdigheid en niet voor de volledigheid.

2. Neem de Verwerkingstermijn definitieve

Het VPE-percentage ligt in meer dan 2 maanden

Pandgeometrie ENSIA (VPE) voor het tijdvak 1

van de ENSIA-periode onder de 95%

juli 2019 t/m 30 juni 2020 (N.B. dat is de peildatumperiode in het KDB BAG: 1 augustus

2019 tot 1 juli 2020) zoals deze in het BAG

Kwaliteitsdashboard zijn opgenomen bij dit thema. Is de status van panden zes maanden na

het verkrijgen van de status 'pand gereed (niet ingemeten)' veranderd in 'pand gereed' door

opname van de definitieve pandgeometrie?

Gebruik hiervoor het BAG Kwaliteitsdashboard en gebruik de Historiegrafiek, thema

Verwerkingstermijn Pandgeometrie ENSIA (VPE). Kies vervolgens 'Alle rapportages'.

Rapportage BAG 2020 - Asten - Pagina 16 van 24

Toelichting op gegeven antwoord:

Het Kadaster heeft een nieuwe rekensystematiek toegepast die tot enige discussie heeft geleid. Een pand dat méér dan één maand te laat is, telt in alle maanden mee,

terwijl het slechts één keer te laat is. Daarnaast

wordt er onterecht een vertekend beeld gegeven bij panden die van definitieve

geometrie worden voorzien voordat de bouw gereed is. Het Kadaster bevestigt dat het een

situatie is die om een complexe query vraagt. Vanaf het moment dat het Kadaster de query

op BAG 2.0 toepast moet deze onzuiverheid tot

het verleden behoren. Er is dan de status "Verbouwing pand" toegevoegd. Daarnaast is

de gemeente Asten overgestapt op een nieuw

meldingensysteem om een verzoek om ■ definitieve geometrie te doen bij het •landmeetkundig bureau. Dit heeft tot

vertragingen in het proces geleidt. Dit, in combinatie met eerder genoemde factoren,

heeft tot deze score geleid. 3. Neem de Verwerkingstermijn in onderzoek

Het VOE-percentage ligt in alle maanden van de

ENSIA (VOE) voor het tijdvak 1 juli 2019 t/m 30 ENSIA-periode op of boven 95%

juni 2020 (N.B. dat is de peildatumperiode in het

KDB BAG: 1 augustus 2019 tot 1 juli 2020). Heeft de gemeente in het geval van het doen

van onderzoek binnen een halfjaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen

van de opgenomen gegevens in de registratie? Gebruik hiervoor het BAG Kwaliteitsdashboard en gebruik de Historiegrafiek, thema

Verwerkingstermijn in Onderzoek ENSIA (VOE).

Kies 'Alle rapportages'.

Toelichting op gegeven antwoord;

Alle terugmeldingen worden ontvangen de centrale mailbox. Alle BAG-beheerders hebben I

toegang tot deze mailbox. De status wordt bijgehouden via MijnKadaster en het

zaaksysteem. Indien een terugmelding niet

direct kan worden opgelost, dan wordt het object binnen 2 dagen in onderzoek gezet. Het

kan voorkomen dat door een menselijke fout, mede als gevolg van onvoldoende achtervang i bij langdurige onvoorziene omstandigheden een

Rapportage BAG 2020 - Asten - Pagina 17 van 24

i

termijn wordt overschreden. Maar vooralsnog wijten wij de oorzaak, van de dip in het kwaliteitsdashboard, er aan dat een terugmelding wel tijdig via het zaaksysteem is

afgehandeld. En dat de afhandeling in de terugmeldmodule van het Kadaster is

I achtergebleven.

3.3 Volledigheid BAG 3.3 Volledigheid 125 -I

100 -

ra ot ra C « ra

75 -

50-

25 -

0 Status Processen

• Percentage volledig

Rapportage BAG 2020 - Asten - Pagina 18 van 24

• Percentage niet volledig

i

Deelscore Volledigheid 100 -|

75 -

7S%

O)

n c « S o o.

50 -

25 -

0 Asten Deelname Volledigheid

• 3.3 Berekening percentage: voor hoeveel procent is de volledigheid van de Wet BAG structureel geborgd In de organisatie? • Norm volledigheid

Worden alle objecten, die voldoen aan de

Antwoord

objectdefinities en waarvan het bestaan bekend is, in de registratie opgenomen?

as£

1. Worden alle BAG-relevante objecten waarvoor

Ja: Alle BAG-relevante objecten waarvoor

vergunningen zijn verleend in de registratie

(verbouw)vergunningen zijn verleend, worden

opgenomen?

(verwerkt in de BAG-registratie

Alle relevante vergunningen worden volgens

Toelichting op gegeven antwoord: i

het vastgestelde proces verwerkt in de BAG registratie. Er zijn controlemiddelen, er wordt

wekelijks een lijst van alle vergunningen

gegenereerd vanuit het vergunningsverleningspakket en is er een

.abonnement genomen op overheid.nl, waardoor er bijna dagelijks een mailtje in de

gedeelde mailbox komt. Deze vangnetten zijn het sluitstuk om menselijke fouten op te vangen. Zie ook 11398.101223. 2. Worden alle terugmeldingen/correctieverzoeken Ja behandeld conform de voorschriften? (afhandeling

binnen twee werkdagen óf binnen twee werkdagen het attribuut waarover gerede twijfel

bestaat in onderzoek zetten)

Rapportage BAG 2020 - Asten - Pagina 19 van 24

Toelichting op gegeven antwoord:

i Alle terugmeldingen worden ontvangen in een aparte mailbox. Alle BAG-beheerders hebben

toegang tot deze mailbox. De status wordt

bijgehouden via MijnKadaster en het

zaaksysteem. Indien een terugmelding niet

direct kan worden opgelost, dan wordt het object binnen 2 dagen in onderzoek gezet.

Het kan voorkomen dat door een menselijke fout, mede als gevolg van onvoldoende

achtervang bij langdurige onvoorziene

omstandigheden een termijn wordt overschreden. Maar vooralsnog wijten wij de oorzaak, van de dip in het

kwaliteitsdashboard, er aan dat een terugmelding wel tijdig via het zaaksysteem is

afgehandeld en dat de afhandeling in de terugmeldmodule van het Kadaster is

achtergebleven. 3. Wordt het resultaat van het onderzoek dat

Ja

volgt op de terugmelding gemeld aan degene die

de terugmelding heeft gedaan/correctieverzoek ingediend?

Per terugmelding BAG wordt er in het

Toelichting op gegeven antwoord:

zaaksysteem een zaak aangemaakt. De melding én de reactie aan de melder worden bij elkaar opgeslagen. Als een zaak door de BAG-beheerder wordt gearchiveerd, is er

vanuit DIV steekproefsgewijs een check op

volledigheid van alle benodigde stukken.

Zaken van het zaaktype terugmelding BAG worden permanent bewaard.

Ja

4. Wordt regelmatig gecontroleerd of de

registratie volledig is?

I

Toelichting op gegeven antwoord:

(Jaarlijks vindt er fotokartering plaats. Daarmee wordt volledigheid en de juistheid

van de BAG-panden getoetst en bijgewerkt. Daar waar dat niet het geval is, wordt ook gekeken of er is afgeweken van de j vergunning en of er een terugmelding moet

.worden gedaan naar Toezicht, de WOZ en de !bGT. Andersom is er ook een controle. Vanuit het proces van waarderen-heffen-innen, BGT-

Rapportage BAG 2020 - Asten - Pagina 20 van 24

i

beheer en toezicht/handhaving vinden er ook

terugmeldingen naar de BAG plaats. Vanaf eind 2019 is er gestart met het beoordelen, en indien van toepassing opnieuw bepalen,

van alle oppervlakten van VBO's met gebruiksdoel woonfunctie en alle bouwjaren

van bijbehorende panden. Hierbij is i

nauwkeurig, ook vanuit dossiers, beoordeeld of onze BAG volledig en juist is. Voor volledigheid van verblijfsobjecten is er vanuit

het reguliere proces continu afstemming met de WOZ en de BRP.

3.4 Juistheid BAG 3.4 Juistheid 125 -|

100 -

« cn ra •w c

75 -

V

0)

o.

50 -

25 -

0

Status

Processen • Percentage Juist

Rapportage BAG 2020 - Asten - Pagina 21 van 24

• Percentage niet Juist

Deelscore Juistheid IOC -I

100%

75 -

75%

V

oi re c o

50 -

u

Q.

25 -

0

Asten Deelname Juistheid

• 3.4 Berekening percentage: voor hoeveel procent Is de Juistheid van de Wet BAG structureel getmrgd in de organisatie? • Norm Juistheid

Met onderstaande vragen is getoetst of op reguliere basis kwaliteitsbeheer wordt uitgevoerd over de juistheid van de gegevens. Dit moet blijken uit een periodieke controle naar de juistheid van de

objectkenmerken, uit het doornemen en zo nodig corrigeren van uitval in het kwaliteitsdashboard,

uit controle en afstemming met andere (basis)registraties, uit een eenduidige relatie tussen register en registratie en uit het opnemen van een wijziging in de levenscyclus van pand of verblijfsobject in de registratie. '-7.

Wordt op reguliere basis kwaliteitsbeheer Antwoord

uitgevoerd naar de juistheid van de gegevens? 1. Wordt de juistheid van de

Ja

objectkenmerken regelmatig gecontroleerd? iToelichting op gegeven antwoord:

Na het doen van een mutatie wordt het opgevoerde nog eens gecheckt met het

brondocument. Daarnaast wordt bij het beantwoorden van vragen, van andere afdelingen

of externe vragen, een check gedaan of het

brondocument en de levenscyclus in de BAG

overeenkomstig zijn. Dit alvorens een antwoord 2. Wordt de uitval die in het

Rapportage BAG 2020 - Asten - Pagina 22 van 24

wordt gegeven op de gestelde vraag. Ja: Maandelijks worden signaleren doorgenomen

kwaliteitsdashboard wordt gesignaleerd maandelijks doorgenomen en indien nodig

gecorrigeerd?

en waar nodig gecorrigeerd.

______

Toelichting op gegeven antwoord:

Periodiek worden signalen doorgenomen en waar

nodig gecorrigeerd. Als we zien dat er in een

bepaald onderdeel binnen een thema uitval is,

dan wordt er pro-actief in ons bestand gekeken en wordt de procesgang tegen het licht

gehouden, dit om te bekijken of we nieuwe uitval

kunnen voorkomen. Daardoor liggen de

uitvalpercentages naar ons idee relatief laag. 3. Is er ten minste eenmaal per jaar controle

Ja: Minimaal eens per jaar wordt een controle

en afstemming met andere (basis)registraties? uitgevoerd tussen de BAG en de gemeentelijke

basisregistraties op fouten en inconsistenties.

Toelichting op gegeven antwoord:

Dit is geborgd in de processen waardoor er

voortdurende controle is op de consistentie. Bij het koppelen van de BAG op de

gegevensmakelaar is er een eenmalige afstemming geweest. Vanaf dat moment is er

(geautomatiseerd) berichtenverkeer naar de BRP en de WOZ. Uitval, in beide richtingen, wordt beoordeeld en weggewerkt. Ook tussen de BAG

en BGT is er continu afstemming. Dagelijks op

basis van BAG-mutaties, maandelijks middels het BAG-extract en jaarlijks mede middels

fotokartering die verwerkt wordt in de BAG én de BGT zodat de panden weer in beide registraties op hetzelfde niveau komen.

Daarnaast zijn er, zoals eerder gezegd, steeds

projecten die lopen waarbij ook consistentiecontroles worden gedaan en kwaliteitsslagen plaatsvinden.

4. Zijn de in de BAG gebruikte

Ja: Alle in de registratie vermelde

brondocumenten terug te vinden in het fysieke brondocumenten zijn vindbaar in het fysieke en/of digitale archief?

en/of digitale archief van de bronhouder.

Toelichting op gegeven antwoord:

Alle brondocumenten zijn fysiek, dan wel digitaal

aanwezig., Een extra check daarop vindt plaats

door DIV, die nagaat of documenten aanwezig zijn voordat een zaak digitaal wordt gearchiveerd

in het zaaksysteem. En daarnaast krijgt het belastingssamenwerkingsverband automatisch

Rapportage BAG 2020 - Asten - Pagina 23 van 24

alle BAG-mutaties binnen. Zij willen elke BAG-

mutatie kunnen herleiden naar een brondocument BAG. Omdat het verstrekken van deze brondocumenten aan het

belastingsamenwerkingsverband niet bij de BAGbeheerder is belegd, is er nóg een extra check op

het aanwezig zijn van een brondocument.

Rapportage BAG 2020 - Asten - Pagina 24 van 24

j