GR21.05.11A Raadsvoorstel Optimaliseren proces grote burgerinitiatieven.docx

RAADSVOORSTEL BIJ ZAAKNUMMER: 2021017816 Onderwerp: Optimaliseren proces grote burgerinitiatieven

Bijlage(n): Vergadering van: -1-

18 mei 2021

Agendanummer: 21.05.11

p.h.: AvE

de raad van de gemeente Asten Samenvatting De in december 2018 vastgestelde spelregels voor burgerinitiatieven werken in de praktijk prima voor de categorie klein (< 5.000), maar onvoldoende voor de categorie groot (> 5.000). Dit komt omdat er veelal grote investeringen als co-financiering gevraagd worden waarvoor de gemeente Asten onvoldoende middelen heeft. In de praktijk worden enthousiaste initiatiefnemers daarmee teleurgesteld en ook voor de raad is het huidige proces niet goed werkbaar. Er is behoefte aan het beter normeren van de financiële ruimte en er is behoefte aan het toevoegen van een tussenstap in het proces, namelijk waarin het college, in het geval van grote burgerinitiatieven, deze eerst onderbouwd met een advies inclusief financieringsvoorstel en met een procesvoorstel. Vervolgens wordt dit dan aan de raad gepresenteerd door de initiatiefnemer. Omdat we in een rijdende trein zitten is er in het voorstel verschil gemaakt tussen de al lopende grote burgerinitiatieven en het nieuwe procesvoorstel voor nog nieuw in te dienen grote burgerinitiatieven. Beslispunten 1. De spelregels / procesaanpak en beschikbare budgetruimte voor de kleine burgerinitiatieven (< 5.000 euro) intact te laten omdat uit de praktijk blijkt dat de aanpak prima werkt. 2.

In te stemmen met de voorgestelde procesaanpassing voor de afhandeling van nieuwe grote burgerinitiatieven (> 5.000 euro), dit betekent: a. Procesaanpassing: een initiatief via het college aan de raad voorleggen i.p.v. rechtstreeks bij de raad. Dan tevens een advies vanuit het college toevoegen inclusief financieringsvoorstel en procesvoorstel. b. Normering: vanaf 2022 een vast bedrag per jaar te reserveren voor de grote burgerinitiatieven van 150.000 euro per jaar. Als maximale bijdrage voor cofinanciering een bedrag van 50.000 euro per initiatief hanteren. De financiële benodigde ruimte van deze structurele post van 150.000 euro per jaar integraal afwegen bij de voorjaarsnota 2021 t.o.v. andere gemeentelijke wensen en autonome ontwikkelingen. De definitieve keuze derhalve maken bij de vaststelling van de begroting 2022. 3. Voor de lopende burgerinitiatieven processiepark Ommel en Vorstermansplein Heusden per initiatief een eenmalig bedrag van 100.000 euro opnemen in de voorjaarsnota 2021 (verdeeld over 2022 en 2023). De financiële benodigde ruimte van deze incidentele post integraal afwegen bij de voorjaarsnota 2021 t.o.v. andere gemeentelijke wensen en autonome ontwikkelingen. De definitieve keuze derhalve maken bij de vaststelling van de begroting 2022.

2021018661*

Inleiding In december 2018 heeft de gemeenteraad spelregels vastgesteld voor de kleine- en grote burgerinitiatieven. Voor de spelregels en een totaal overzicht van de ingediende burgerinitiatieven tot nu toe verwijzen wij u graag naar de betreffende website van de Toekomstagenda Asten 2030: Gemeente Asten: Burgerinitiatieven. Aan u wordt voorgesteld om de spelregels tussentijds te evalueren, met name voor wat betreft de grote burgerinitiatieven. Er zijn de afgelopen jaren enkele grote burgerinitiatieven ingediend waarvoor forse bedragen nodig zijn en die door de bezuinigingen met een PM post in de begroting zijn opgenomen. Uw raad heeft aangegeven dat deze op de korte termijn niet kunnen worden gefaciliteerd, evenals andere gemeentelijke projecten op de korte termijn niet kunnen worden uitgevoerd (zie Financiële analyse & coronacrisis 2020 / Begroting 2021). Ondanks de beperkte financieringsmogelijkheden en het voorlopige uitstel van deze grote burgerinitiatieven roepen we inwoners nog steeds op om kleine- en grote burgerinitiatieven in te dienen. We moeten onszelf de vraag stellen of, en hoe we daarmee doorgaan voor de categorie grote burgerinitiatieven. De categorie kleine burgerinitiatieven loopt in de praktijk prima en kunnen we als gemeente goed faciliteren. Voor de grote burgerinitiatieven ligt dat anders vanwege de beperkte middelen in de praktijk.

Inwoners steken met veel enthousiasme energie in een burgerinitiatief. Hoewel de verwachtingen worden getemperd met betrekking tot de financiële haalbaarheid, wekt de oproep om burgerinitiatieven in te dienen, verwachtingen ten aanzien van financiële steun. Zeker indien de initiatieven eerder inhoudelijk positief worden ontvangen door uw raad en ambtelijk worden gefaciliteerd. Achteraf creëert het frustratie indien blijkt dat het financieren ervan op de korte termijn niet mogelijk is. En indien van uitstel, afstel zou komen zou dit funest zijn voor het programma Vitale Democratie in de Toekomstagenda Asten 2030. Het is daarom zaak om met name naar de spelregels voor de grote burgerinitiatieven te kijken. Wat willen we bereiken De basis van de toekomstagenda Asten 2030 is een andere manier van besturen en werken waarbij de gemeente steeds meer loslaat en initiatief vanuit de inwoners en ondernemers maximaal stimuleert. Het goed omgaan met de afhandeling van burgerinitiatieven is dan ook ontzettend belangrijk voor de realisatie van de maatschappelijke opgaven uit de Toekomstagenda Asten 2030 en het programma Vitale democratie. We willen een proces en spelregels hanteren die het mogelijk maken om burgerinitiatieven ook vlot af te kunnen handelen, zowel voor de kleineals voor de grote burgerinitiatieven.

Zodat enthousiaste initiatiefnemers niet vanwege beperkte financiële middelen in een late fase in het proces teleurgesteld worden. Wat gaan we daarvoor doen Kleine burgerinitiatieven Het merendeel van de burgerinitiatieven die zijn ingediend zijn kleine burgerinitiatieven. Dit houdt in dat een bedrag van minder dan € 5.000 aan co-financiering nodig is voor de bekostiging van het initiatief. Veelal gaat het om kleine bedragen. Uw raad heeft een structureel krediet beschikbaar gesteld voor de kleine burgerinitiatieven dat toereikend is om tot op heden alle burgerinitiatieven te faciliteren. Het faciliteren van deze initiatieven verloopt vlot en praktisch en is erop gericht dat de regie zoveel mogelijk bij de initiatiefnemer blijft en de eigen werkzaamheid door de initiatiefnemer wordt gestimuleerd. Het faciliteren door de gemeente bestaat naast financiële middelen ook uit andere zaken zoals het ondersteunen met communicatie, het beschikbaar stellen van materialen en het wegwijs maken met het aanschrijven van fondsen voor cofinanciering. Inwoners halen voldoening uit het verwezenlijken van hun initiatief dat weer bijdraagt aan een mooier Asten. De initiatieven dragen bij aan de maatschappelijke opgaven in de Toekomstagenda Asten 2030 en het programma Vitale Democratie Asten.

2/7

Grote burgerinitiatieven Zoals in de aanleiding reeds aangehaald loopt de facilitering van de grote burgerinitiatieven niet naar tevredenheid. De redenen zijn: 1. Er zijn tot nu toe 6 grote burgerinitiatieven ingediend en in de meeste gevallen kosten die heel veel geld, veelal variërend tussen de € 400.000 en € 800.000 per initiatief; 2. De initiatieven hebben niet per definitie prioriteit in het kader van de opgaven in de Toekomstagenda Asten 2030 en in relatie tot projecten die de gemeente zelf op stapel heeft staan en die zijn uitgesteld in de Meerjarenbegroting 2021-2024; 3. De initiatieven worden door de initiatiefnemers, conform de spelregels, rechtstreeks aan uw raad gepresenteerd met de verwachtingsvolle vraag wat uw raad hiervan vindt. Dit brengt uw raad in een onmogelijke positie omdat een gepaste afweging niet direct te maken is, althans niet zonder de initiatiefnemers voor het hoofd te stoten. Groot burgerinitiatief

Jaar

Status

1. Eén gemeenschapshuis in Asten (gestart vanuit een

< 2018

Gestart vanuit een burgerinitiatief, in 2018 via een bestuursopdracht regie bij

burgerinitiatief) 2. Herinrichting Vorstermansplein

gemeente, 16-4-2019 raadsbesluit. Project is reeds in uitvoering. 2019

Status: PM in begroting 2021-2024. Procesvoorstel voorleggen aan de gemeenteraad met betrekking tot het burgerinitiatief Vorstermansplein. Planning: 2025.

3. Processiepark Ommel

2019

Status: PM in begroting. Restauratie en herinrichting Mariaoord Ommel park van vrede (processiepark). Planning: 2020-2025.

4. Asten in Balans

2019

Beraden zich nog op rol en precieze doel.

5. Ommel 1000+ (reeds onderdeel van Toekomst-

2020

Presentatie in raad maart 2021.

2020

Presentatie in raad april 2021.

agenda Asten 2030) 6. Skatepark Asten

Hoe kan dit worden opgelost? De oplossing zit in twee aspecten. 1. Managen van verwachtingen (normering); 2. De raad pas ‘confronteren’ met burgerinitiatieven wanneer het college zich erover heeft gebogen en een onderbouwde reactie/advies inclusief procesvoorstel aan uw raad heeft gegeven, zoals gebruikelijk is in zaken die niet starten vanuit een burgerinitiatief. Het is niet zozeer nodig om de spelregels t.a.v. de grote burgerinitiatieven aan te passen, maar wel het normen toe te voegen en het proces aan te passen. Normering Normering is belangrijk voor de situaties waarin grote burgerinitiatieven niet gaan om zaken die al in de meerjarenbegroting zijn opgenomen. In dat geval is er immers geen geld gereserveerd maar, misschien nog belangrijker, ook geen afweging gemaakt t.o.v. andere zaken die al dan niet in de begroting zijn opgenomen (dus zijn geprioriteerd of juist niet zijn geprioriteerd). Er wordt dus voorgesteld om een onderscheid te maken tussen initiatieven over zaken die reeds in de begroting zijn opgenomen: budget is al gekaderd en volledig nieuwe burgerinitiatieven die de moeite waard zijn om te faciliteren. Voor deze volledig nieuwe burgerinitiatieven wordt een norm van maximaal € 50.000 co-financiering vanuit de gemeente per initiatief voorgesteld.

Hiermee wordt tevens voorkomen dat er volledig nieuwe burgerinitiatieven worden ingediend die tonnen kosten en waarvoor geen krediet is gereserveerd en die financieel niet haalbaar zijn in Asten. Zeker niet indien er meerdere van dit soort grote burgerinitiatieven gelijktijdig worden ingediend.

3/7

Bij de beoordeling van het burgerinitiatief zal het college met name letten op:  De elementen uit de spelregels bij grote burgerinitiatieven, namelijk: o Draagt het (burger)initiatief bij aan de realisatie van de maatschappelijke opgaven in de Toekomstagenda Asten2030.  Transformatie buitengebied;  Vitale kernen;  Centrumontwikkeling;  Klimaatbestendig en energieneutraal Asten (duurzaamheid). o Is voldoende duidelijk of er draagvlak voor het (burger)initiatief is in de omgeving? o Is de (burger)initiatiefnemer bereid om zelf substantieel tijd en moeite te besteden aan de voorbereiding, uitvoering en bekostiging (zoeken van cofinanciering) van het initiatief?  De aard van het (burger)initiatief: is het vooral een taak van de gemeente zelf (dan moet de gemeente dit ook zelf organiseren) of is het een prima voorbeeld van samenwerking inwoners/gemeente (en dus prima geschikt om te faciliteren als burgerinitiatief). Voorstel is om vanaf 2022 ruimte in de begroting te reserveren ter grootte van maximaal drie grote burgerinitiatieven per jaar (dus maximaal 150.000 euro per jaar). Dit kunnen dus 3 grote burgerinitiatieven zijn van de maximale variant van 50.000 euro per jaar, maar het kunnen er ook meer dan 3 zijn als er initiatieven bij zitten die tussen de 5.000 – 50.000 euro vragen.

Van belang hierbij is dat in het bedrag wat per burgerinitiatief wordt verstrekt ook is nagedacht over het onderhoud/vervanging van het initiatief op de langere termijn. Wie is de eigenaar? Wie zorgt voor het onderhoud? Etc. Dit om te voorkomen dat iets wel eenmalig wordt gerealiseerd, maar vervolgens niet kan worden onderhouden/vervangen vanwege onvoldoende middelen. Op deze manier ontstaat een vergelijkbare werkwijze zoals we die hanteren voor de kleine burgerinitiatieven < 5.000 euro. Proces Voor wat betreft het proces wordt voorgesteld om de grote burgerinitiatieven niet langer rechtstreeks, maar via het college aan de raad voor te leggen. Initiatiefnemers kunnen het burgerinitiatief aan de raad presenteren, vergezeld met een adviesvoorstel van het college waarin de spelregels inclusief de financiële uitvoerbaarheid en het procesvoorstel van het initiatief zijn beoordeeld. Voorstel hoe om te gaan met de lopende grote burgerinitiatieven?  De realisatie van het project gemeenschapshuis Asten is al in volle gang.  Ommel 1000+ is al een co-productie van de dorpsraad Ommel met de gemeente en van een andere aard dan de andere initiatieven.

Dit plan was al opgenomen in de Toekomstagenda Asten 2030 en woningbouw in Ommel zat al in de gemeentelijke voornemens en er kan worden onderzocht of financiering van de deelopgaven in de dorpsvisie Ommel 1000+ mogelijk is vanuit de deelopgave woningbouw. Dit wordt in de voorjaarsnota/begroting opgenomen onder de uitwerking van het ontwikkelingsplan Vitale kernen Ommel 1000+ / woningbouw Ommel.  De initiatiefnemers van het burgerinitiatief Asten in Balans is nog niet zover. Zij beraden zich nog op hun rol en precieze doel.  Dit is anders als het gaat om de burgerinitiatieven: Heusden Vorstermansplein en Ommel Processiepark. Beide initiatiefnemers hebben hun initiatief al geruime tijd geleden gepresenteerd aan de raad en zijn inhoudelijk goed ontvangen. Zij zijn als gevolg van de bezuinigingen als PM in de begroting opgenomen. Ommel Processiepark is zelf volop bezig om cofinanciering te zoeken. Voorstel is om voor beide burgerinitiatieven in de a.s. voorjaarsnota per initiatief een bedrag van € 100.000 incidentele bijdrage op te nemen (te verdelen over 2022-2023) en hierover in gesprek te gaan met de initiatiefnemers.  Het burgerinitiatief Asten Skatepark moet nog gepresenteerd worden aan de raad en lijkt zelf voor 75% financiering te hebben gevonden door enorme inspanningen van de initiatiefnemers.

Voorstel is om dit burgerinitiatief als initiatief vanuit de nieuwe spelregels voor grote burgerinitiatieven te behandelen. Er is echter één belangrijke randvoorwaarde en dat zijn de beschikbare financiële middelen van de gemeente Asten. De ruimte in de reserve eenmalige bestedingen is op dit moment nihil. Het

4/7

voorstel is dan ook om deze wens integraal af te wegen bij de voorjaarsnota 2021, samen met andere plannen/wensen en autonome ontwikkelingen van de gemeente Asten. Definitieve besluitvorming vindt dan plaats bij de begroting 2022. Mogelijke alternatieven Er zijn alternatieven denkbaar, waarbij het met name gaat over de hoogte van de bedragen die college/raad beschikbaar willen stellen als co-financiering voor de grote burgerinitiatieven. Er is ook een alternatief denkbaar waarbij geen grote burgerinitiatieven meer worden gefaciliteerd maar dat is zeer onwenselijk gezien de wens hiervoor vanuit de realisatie van de maatschappelijke opgaven uit de Toekomstagenda Asten 2030 en de andere manier van besturen en werken die daarbij hoort, vanuit het programma Vitale democratie. Toekomstagenda Asten 2030 / Vitale democratie De basis van de toekomstagenda Asten 2030 is een andere manier van besturen en werken waarbij de gemeente steeds meer loslaat en initiatief vanuit de inwoners en ondernemers maximaal stimuleert. Het goed omgaan met de afhandeling van burgerinitiatieven is dan ook ontzettend belangrijk voor de realisatie van de maatschappelijke opgaven uit de Toekomstagenda Asten 2030 en het programma Vitale democratie. Risico’s Mogelijke risico’s en gevolgen (bestuurlijk, maatschappelijk):  Verlies van draagvlak bij de initiatiefnemers van de lopende burgerinitiatieven.

 Verlies van enthousiasme bij de inwoners en ondernemers van Asten als het gaat om het indienen van nieuwe burgerinitiatieven. Communicatie Communicatie met de initiatiefnemers van de burgerinitiatieven is van groot belang. Zowel met degenen die hun burgerinitiatief al bij de gemeente hebben ingediend, als met de mogelijke nieuwe burgerinitiatieven. Wat mag het kosten Uitgangspunt bij het faciliteren van burgerinitiatieven door de gemeente Asten is een hoge mate van eigen inbreng door de initiatiefnemer(s). We vragen of de (burger)initiatiefnemer bereid is om zelf substantieel tijd en moeite te besteden aan de voorbereiding, uitvoering en bekostiging (zoeken van cofinanciering) van het initiatief. Daarna komt de vraag naar de inbreng vanuit de gemeente in ambtelijke capaciteit en financiële middelen. Kleine burgerinitiatieven (< 5.000 euro) Voor de financiering van de kleine burgerinitiatieven is een jaarlijks budget beschikbaar van 25.000 euro (20.000 euro algemeen BI, 5.000 euro via team UDAS). De besteding hiervan in de afgelopen jaren op deze budgetten is als volgt (is niet helemaal compleet omdat soms ook van andere reguliere budgetten of projecten is geboekt, voorbeeld: krediet project gemeenschapshuis is separaat): Jaar

Van budget UDAS (5.000 / jaar)

Van budget algemeen Asten (20.000 / jr. BI)

Totaal besteed

2019

1.696 euro

5.500 euro

7.196 euro

2020

1.606 euro

3.341 euro

4.947 euro

Voor deze categorie zijn voldoende middelen beschikbaar om de kleine burgerinitiatieven die binnen komen te faciliteren. Er is hierin nog volop ruimte voor groei naar meer initiatieven. De raad heeft bij de voorjaarsnota 2020 dit budget intact gelaten en onderstreept daarmee het belang hiervan, passend bij de ambities van de Toekomstagenda Asten 2030. Als er in een jaar geld overblijft zoals in 2019 en 2020 het geval is, valt het restant in dat jaar vrij ten gunste van het jaarrekeningresultaat.

5/7

Grote burgerinitiatieven (> 5.000 euro) Voor de financiering van de grote burgerinitiatieven is in december 2018 besloten om hiervoor steeds separaat krediet te vragen aan de raad. Er is tot nu toe nog geen separaat krediet voor een groot burgerinitiatief verstrekt. (Wel een bestuursopdracht verstrekt voor de realisatie van het gemeenschapshuis in Asten.) De burgerinitiatieven Vorstermansplein Heusden en Processiepark Ommel zijn PM opgenomen in de voorjaarsnota 2020. Met het voorliggende voorstel wordt gevraagd om de volgende middelen, op te nemen in de voorjaarsnota 2021: Grote burgerinitiatieven

2022

2023

2024

2025

Lopend (Incidenteel)

100.000

100.000

0

0

Nieuw (Structureel)

150.000

150.000

150.000

150.000

Niet alleen onderhoud is van belang maar ook eventuele vervanging, wanneer e.e.a. eenmalig wordt gedekt is er geen budget voor vervanging. Bijlage(n)/ter inzage (incl. Document-nr) 1. Raadsbesluit (2021018661)

m.feijen@asten.nl

6/7

RAADSBESLUIT Onderwerp:

Dagtekening:

Agendanummer:

Optimaliseren proces grote burgerinitiatieven

18 mei 2021

21.05.11

De raad van de gemeente Asten; gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 30 maart 2021 met zaaknummer 2021017816; gehoord het advies van de commissie Algemene zaken en Control van 29 april 2021; besluit: 1. de spelregels / procesaanpak en beschikbare budgetruimte voor de kleine burgerinitiatieven (< 5.000 euro) intact te laten omdat uit de praktijk blijkt dat de aanpak prima werkt. 2. in te stemmen met de voorgestelde procesaanpassing voor de afhandeling van de grote burgerinitiatieven (> 5.000 euro), dit betekent: a. Procesaanpassing: een initiatief via het college aan de raad voorleggen i.p.v. rechtstreeks bij de raad. Dan tevens een advies vanuit het college toevoegen inclusief financieringsvoorstel en procesvoorstel. b. Normering: vanaf 2022 een vast bedrag per jaar te reserveren voor de grote burgerinitiatieven van 150.000 euro per jaar. Als maximale bijdrage voor cofinanciering een bedrag van 50.000 euro per initiatief hanteren. De financiële benodigde ruimte daarvoor integraal afwegen bij de voorjaarsnota 2021 t.o.v. andere gemeentelijke plannen en autonome ontwikkelingen. De definitieve keuze derhalve maken bij de vaststelling van de begroting 2022. 3.

voor de lopende burgerinitiatieven processiepark Ommel en Vorstermansplein Heusden per initiatief een eenmalig bedrag van 100.000 euro opnemen in de voorjaarsnota 2021 (verdeeld over 2022 en 2023). De financiële benodigde ruimte van deze incidentele post integraal afwegen bij de voorjaarsnota 2021 t.o.v. andere gemeentelijke wensen en autonome ontwikkelingen. De definitieve keuze derhalve maken bij de vaststelling van de begroting 2022. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Asten van 18 mei 2021. De raad voornoemd, griffier, mr. M.B.W. van Erp-Sonnemans

voorzitter, A.A.H.C.M. van Extel-van Katwijk