D-01 Bijlage 2 - Bestuursovereenkomst Bibliotheek Helmond-Peel 2026 tm 2029
Tekst van het document
Bestuursovereenkomst gemeenten
Asten, Deurne, Helmond
subsidiëring
de
van
stichting
en
Someren
Bibliotheek
met
betrekking
Helmond-Peel
2026
tot
tot de en
met 2029
De gemeenten Asten, Deurne, Helmond en Someren ten deze krachtens artikel 171 van de Gemeentewet vertegenwoordigd door hun wethouders, handelend ter uitvoering van een besluit van de respectievelijke colleges van burgemeester en wethouders, hierna
genoemd
Overwegende _de
"de
gemeenten”,
dat
enige tijd samenwerken om een kwalitatief hoogwaardige bibliotheek in stand te en toegankelijk is voor hun inwoners, aangeboden door stichting Bibliotheek Helmond-Peel (hierna: de Bibliotheek); die samenwerking gebeurt vanuit de filosofie dat elke gemeente financieel verantwoordelijk is voor de gevolgen van de subsidiëring van de activiteiten van de Bibliotheek in de eigen gemeente zonder dat de financiële gevolgen hiervan afgewenteld mogen worden op de andere gemeenten; de gemeenten de samenwerking aansluitend op de vorige periode voor 2026 tot en met 2029
*
gemeenten
al
houden, die laagdrempelig *
*
-
-
te continueren; *_elk van de gemeenten voornemens is om gedurende de looptijd van deze bestuursovereenkomst aan de Bibliotheek een subsidie te verstrekken voor de uitvoering van activiteiten in elk van de middelen gemeenten onder voorwaarde dat de gemeenteraad van die gemeente beschikbaar stelt; het Convenant Bibliotheekwerk Helmond-Peel 2026 tot en met 2029 voor de uitvoering van het bibliotheekwerk het richtinggevend kader is; wensen
hiervoor jaarlijks
*
spreken onderling
Artikel 1 1.
2 3
Subsidieverlening
Voor de
bekostiging van de in de besluiten tot subsidieverlening opgenomen diensten en producten (basisdiensten en plusdiensten) wordt door het bevoegde orgaan van de betreffende gemeente jaarlijks een subsidie aan de Bibliotheek verleend. Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van de per gemeente vastgestelde indexeringscijfers. De wijze van uitbetaling van de subsidiebedragen gebeurt op basis van bevoorschotting zulks ter bepaling van elke gemeente.
Artikel 2 1.
het navolgende af:
Basisbijdrage, aansluitbijdrage,
basisdiensten
en
plusdiensten
De
basisbijdrage wordt naar rato van het aantal inwoners conform opgave door het CBS, uitgaande van peildatum 1 januari 2025 (T-1), per gemeente bepaald bij de start van deze bestuursovereenkomst.
2.
Dit
inclusief de aansluitbijdrage per inwoner betreft de subsidie voor de basisdiensten van € 7,99 benodigd voor een robuuste Bibliotheek (bedragen prijspeil 2026). De aansluitbijdrage betreft de kosten voor deelname aan de Bibliotheek Helmond-Peel als
3.
bedrag
organisatie 1
Denk
-
en
de
landelijke Vereniging
van
Openbare Bibliotheken!*.
hierbij aan kosten voor landelijke (online) diensten, personeelszaken, bestuur & organisatie (management, financiën etc.), ICT & automatisering, administratie & verzekeringen, logistiek & facilitair en
Ean
Gemeenten
5.
Daarnaast kunnen voor
streven
naar
een
basisbijdrage van
€ 22,= per inwoner
per jaar?
per inwoner beschikbaar stellen gemeenten de zogenaamde Plusdiensten welke de Bibliotheek kan aanbieden in de betreffende aanvullend
een
subsidiebedrag
gemeente. 6.
Te
bepalen voor de looptijd van de Bestuursovereenkomst afzonderlijk of, en welke diensten/producten zij afnemen als aanvulling op de basisdiensten, de zogenaamde plusdiensten. De afspraken hierover worden jaarlijks in de subsidiebeschikking vastgelegd. Op deze wijze kan de Bibliotheek op lokaal niveau maatwerk leveren. De plusdiensten zijn aanvullend op de basisdiensten. Wanneer een gemeente minder betaalt dan de basisbijdrage van € 22,- per inwoner per jaar kan in overleg tussen de Bibliotheek en de betreffende gemeente bekeken worden of de plusdienst met een kostendekkende extra bijdrage van de gemeente, partners en/of gebruikers toch kan worden gerealiseerd. Dergelijke afspraken ten koste gaan van het aanbod of de dienstverlening in de andere gemeenten. mogen niet Gemeenten
Artikel 3 1. 2: 3. 4.
huisvesting van de Bibliotheek is de verantwoordelijkheid van de afzonderlijke gemeenten. Voor de bekostiging van de huisvestingslasten is in de onder artikel 1 lid 1 bedoelde subsidieverlening een component opgenomen ter dekking van de huisvestingslasten. De kosten voor de huisvesting maken geen onderdeel uit van het bedrag per inwoner voor de basisvoorziening en plusdiensten. De werkelijke kosten van huisvesting worden vooraf door de Bibliotheek per afzonderlijke gemeente inzichtelijk gemaakt en meegenomen in de jaarlijks door de gemeente te verlenen subsidie. Huisvestingskosten van de ene gemeente kunnen nooit ten laste worden gebracht bij één van de andere gemeenten. De lokale
Artikel 4 1.
à
Reserves
en
voorzieningen
exploitatie zijn voor rekening van de Bibliotheek en komen ten laste of ten gunste van de algemene reserve van de Bibliotheek geoormerkt per gemeente om de risico’s in de bedrijfsvoering af te dekken. De omvang van deze reserve bedraagt ten hoogste 10% van het jaarlijks per gemeente beschikbaar gestelde subsidiebudget. Een positief saldo dat is ontstaan als gevolg van het niet uitgevoerd hebben van afgesproken activiteiten en/of programma's dan wel niet geleverde afgesproken diensten en/of producten mag niet worden toegevoegd aan de algemene reserve. Het gevolg van het positieve saldo is een lagere vaststelling van de subsidie door de subsidiërende gemeente en dient om die reden te worden teruggestort aan de subsidiërende gemeente, tenzij dit in de subsidiebeschikking van de betreffende gemeente anders is opgenomen.
Tekorten of overschotten
Artikel 5 de
Huisvestingskosten
De
in de
Subsidieverantwoording bevoegde
de Bibliotheek
organen
van
verplicht
is:
marketing & communicatie. dienstverlening op locatie.
Deze
de
en
subsidieaanvraag
gemeenten
nemen
in hun
besluiten tot
bijdrage is uitgezonderd huisvesting, collectie, bemensing
Indien deze basisbijdrage niet in de reguliere subsidie kan worden verwerkt, subsidieverstrekking ook mogelijk om te voldoen aan de basisbijdrage. 2
subsidieverlening
is incidentele
van
op dat
locaties en
a.
jaarlijks vóór alsmede
b.
een
inhoudelijk verslag over het voorafgaande boekjaar aan te bieden jaarrekening die is voorzien van een goedkeurende controleverklaring van de
accountant en; in de jaarrekening
gemeente c.
1 mei
in het
een
inzicht te geven
e.
van
de
exploitatierekening
per
inhoudelijk jaarverslag
in elk
geval de benodigde informatie op te nemen om te beschikking tot subsidieverlening opgenomen verplichtingen
zijn nagekomen en jaarlijks vóór het door de betreffende gemeente nader te bepalen tijdstip de subsidieaanvraag voor het daaropvolgend jaar aan de gemeente aan te bieden (bij jaarlijkse subsidie) of; éénmaal per drie of vier jaar vóór het door de betreffende gemeente nader te bepalen tijdstip de subsidieaanvraag voor de daaropvolgende drie of vier jaar aan de gemeente te bieden (bij meerjarige subsidie).
Artikel 6 1.
samenstelling
en;
kunnen beoordelen of de in de d.
in de
Wijziging
aan
subsidie
In het geval dat de
gemeenteraad
subsidiebedragen
niet of substantieel
van
een
van
de deelnemende
gemeenten de voorgenomen
lager beschikbaar stelt, dan worden de gevolgen hiervan volgens onderstaande regeling opgevangen. Een gemeente neemt bij substantiële vermindering van de hoogte van het subsidiebedrag een aanzeggingstermijn jegens de Bibliotheek in acht van ten minste zes maanden. Vermindering van het subsidiebedrag kan slechts per 1 januari worden toegepast. Zodra bij het opstellen van de gemeentelijke begroting duidelijk wordt dat substantieel minder subsidie toegekend zal worden, zal de betreffende gemeente dit melden bij de Bibliotheek en bij de andere gemeenten. De Bibliotheek zal alsdan in kaart brengen wat de gevolgen voor haar organisatie zijn en haar eigen begroting hierop aanpassen. Bij substantiële vermindering van de hoogte van de subsidie, beneden de ondergrens van € 20,- per inwoner per jaar, treedt de gemeente in overleg met de Bibliotheek over de gevolgen hiervan voor de exploitatie van de Bibliotheek. De Bibliotheek en gemeente spannen zich gezamenlijk in om te voorkomen dat de samenwerking tussen de Bibliotheek en de andere gemeenten schade ondervindt. In overleg nemen zij maatregelen om eventuele frictiekosten te voorkomen, althans zo veel mogelijk te minimaliseren. Frictiekosten worden opgevangen in het deel van de exploitatiebegroting van de Bibliotheek wat betrekking heeft op de gemeente die subsidievermindering toepast.
Wanneer dit niet mogelijk blijkt dan komen de frictiekosten ten laste van de gemeente die de hoogte van het subsidiebedrag aanpast. voor
de Bibliotheek
Artikel 7 di 2.
Beëindigen
subsidierelatie
en
beëindigen
bestuursovereenkomst
Voor het beëindigen van een subsidierelatie geldt een aanzeggingstermijn van minimaal maanden en kan slechts per 1 januari worden beëindigd®. De gemeente stelt zowel de Bibliotheek als de overige gemeenten schriftelijk en met
12
inachtneming van deze termijn op de hoogte van het besluit. Een gemeente betaalt bij beëindiging van de subsidierelatie in het eerste jaar na de beëindiging van de subsidie 50% van haar bijdrage aan de kosten van de aansluitbijdrage zoals bedoeld in artikel 2 lid 1 in het voorafgaande jaar. In het daarop volgende kalenderjaar betaalt zij nog 25% van haar bijdrage aan de kosten van de aansluitbijdrage. In het jaar van de aanzeggingstermijn (voorafgaand aan de beëindiging) betaalt de gemeente 100% van haar
3
Bijvoorbeeld Aanzeggen op
aanzeggen 1 februari
op 31 december 2026, is beëindiging van de subsidierelatie per 1 januari 2028. 2027, is beëindiging van de subsidierelatie per 1 januari 2029.
bijdrage jaar.
aan
de kosten
van
de
aansluitbijdrage gebaseerd
Frictiekosten die geen onderdeel uitmaken gemeente die de subsidierelatie beëindigt.
4.
Artikel 8
de
van
op het
bedrag
aansluitbijdrage,
van
het voorgaande
komen ten laste
van
de
Overige afspraken
gemeenten zijn gehouden elkaar actief te informeren over relevante ontwikkelingen die betrekking hebben op hetgeen in deze bestuursovereenkomst is afgesproken. De gemeenten zullen eventuele geschillen die ter zake van deze overeenkomst of van nadere daarmee in verband staande overeenkomsten mochten opkomen, in onderling overleg trachten
15
De
2.
op te lossen. In gevallen waarin deze overeenkomst niet voorziet treden de
3.
Artikel 9
Duur
en
wijziging
gemeenten
met elkaar in
overleg.
overeenkomst
Deze overeenkomst wordt aangegaan voor de periode 1 januari 2026 tot en met 31 december 2029. De gemeenten verplichten zich om vóór 1 maart 2029 in overleg te treden, over het al dan niet voortzetten van deze samenwerkingsovereenkomst teneinde een eventuele nieuwe
1
overeenkomst
voor
te bereiden.
Tussentijdse wijziging van deze overeenkomst gemeenten daarmee instemmen. Aldus
overeengekomen, opgemaakt
en
getekend
is uitsluitend
te Helmond
Wettelijk vertegenwoordigd door:
Gemeente
Asten
Wethouder J.P.
Spoo
Gemeente
Deurne
Wethouder R. van R
Gemeente
Helmond
Wethouder M.
Gemeente
Someren
Wethouder W.M.
van
mogelijk
indien alle betrokken
d.d. 12 mei 2026
Handtekening:
(geanonimiseerd)
(geanonimise rd)