BUAZC23.09.08A 12 Afstemmingsproces tussen gemeenten en GR-en in Brabant-Noord

Bozoekadres Stadhuuspleun 1 5461 KN Veghel

F1Ïi

Postadres Postbus 10 001 5460 DA veghei T:= 140413 E:= unío@melen,stad nl W: www.meuerijstad.nl IBAN: NLO9 BNGH 0285 1701 04

ElERl STPD Gemeente Asten Aan de raad Postbus 290 5720 AG ASTEN

GEMEENTE ASTEN lngeorron

13 JUL2023 nr.:=

Uw brief van=

Uw kenmerk= Ons kenmerk=

2347392

Datum=

l2juli 2023=

Verzenddatum= l2juli 2023= Onderwerp=

12 juli 2023

Behandeld door Bijlage(n)

Afstemmingsproces tussen gemeenten en gemeenschappelijke regelingen (GR-en) in Brabant-Noord

De bijgevoegde documenten stuur ik u toe:

n=

volgens afspraak. ter kennisname.

cl=

graag ontvang ik hierover uw advies.

E=

met dank voor inzage.

Ll=

om te houden.

Li=

waarbij ik u vriendelijk verzoek de behandeling over te nemen.

E=

waarbij ik u vriendelijk verzoek deze met uw opmerkingen terug te sturen naar ondergetekende.

ü=

waarbij ik u vriendelijk verzoek hierover contact met ondergetekende op te nemen.

ü=

waarbij ik u vriendelijk verzoek de stukken, nadat u deze heeft gelezen, terug te sturen naar ondergetekende. ter goedkeuring.

Afd.:

Bezoekadres Stadhuspleir 5461 KN Veghel Postadres Postbus 10001 5460 DA Veghel T:= 140413 E:= nfo@meerijstad rl W: www meerjstad nl iBAN: NLO9 BNGH 0285 1701 04

E1ER1JSTD

Uw brief van

Uw kenmerk= Ons kenmerk=

2347392

Datum=

12 Juli 2023=

Verzenddatum= 12 juli 2023= Onderwerp=

Behandeld door= Marjan Vrijnsen Bijlage(n)=

2

Afstemmingsproces tussen gemeenten en gemeenschappelijke regelingen (GR-en) in Brabant-Noord

Geachte gemeenteraad/bestuur/college.

Jaarlijks krijgt u van Meierijstad. als coõrdinerende gemeente. een brief over het afstemmingsproces tussen gemeenten en GR-en in Brabant-Noord. Met deze procesafspraken stemmen we de planning & control cyclus van samenwerkingsverbanden in deze regio en hun deelnemers (hoofdzakelijk gemeenten) af Een uitgebreidere toelichting op dit proces en het belang daarvan leest u in bijlage 1 Hoe ziet de planning in 2024 eruit? Dat ziet u in bijlage 2 Het doel hiervan is dat gemeenteraden in staat zijn op tijd te reageren op de beleidsvoornemens van de GR-en Zoals gebruikelijk omvat deze cyclus twee onderdelen -= De kadernota -= De begroting eri de jaarstukken De afstemmingsbrief van 2022 met de procesplanning van 2023 is als basis genomen voor deze brief en de procesplanning van 2024 Waar van toepassing is in de planning rekening gehouden met de wijzigingen in de WGR. Deze brief/de planning heeft de instemming van het Coõrdinatieteam Adoptieproces GR-en. ln het Coördinatieteam participeren 5 gemeenschappelijke regelingen (Regiotaxi, GGD, ODBN, BSOB

en de Veiligheidsregio), de Provincie Noord-Brabant en enkele gemeenten (griffiers en ambtelijke contactpersonen). Wij vragen u deze planning als uitgangspunt te gebruiken bij het plannen van uw bestuursvergaderingen. Dat is nodig om (met name) de gemeenteraden de gelegenheid te kunnen bieden hun kaderstellende rol te kunnen waarmaken. Verder zorgt de planning ervoor dat de gemeenschappelijke regelingen voldoende tijd hebben om de zienswijzen op de kadernotas in de conceptbegrotingen te verwerken. Wij adviseren de AB-leden én betreffende contactambtenaar van de GR om de GR tijdig te informeren over de zienswijze die de raad heeft uitgebracht. Overige onderwerpen Kadernota ODBN ln hetjaar 2022 is op verzoek van de ODBN een pilot gehouden met betrekking tot de kadernota van de ODBN en deze pilot is na een positieve evaluatie verlengt in 2023. We gaan er vanuit dat voor de kadernota van de ODBN een vergeiijkbare planning wordt gevolgd als ditjaar, wat betekent dat de Kadernota ODBN 2025 door het AB wordt vastgesteld in december 2023. Bij het opstellen van de concept-begroting 2025 wordt gereageerd op reacties van de deelnemers op de kadernota.

Wiiziginci Wet gemeenschappelilke regelingen Onlangs zijn in een raadsinformatiebrief aan alle betrokken raden van de regio Noordoost Brabant, de te wijzigen elementen als gevolg van de nieuwe Wgr nader uitgelegd met daarbij een voorgenomen planning. Afstemmincisproces 2025 Ook komend jaar wil Meierijstad investeren in het afstemmingsproces. Meierijstad doet dat graag in afstemming met gemeenten, Provincie en gemeenschappelijke regelingen, en nodigt u uit om te participeren in de voorbereiding van het afstemmingsproces. U kunt uw belangstelling kenbaar maken bij mevr. M. Vrijnsen. Wilt u meedoen bij de voorbereiding van het afstemmingsproces of heeft u vragen over de brief, neem dan contact op met Marjan Vrijnsen ( :vrijnsenn= /teiefoonnummer +31 (413) 381124). Met vriendelijke groet,

lr. C.H.C. van Rooij, Coördinerend burgemeester Bijlagen: 1. Toelichting werkwijze 2. Planning voor Kadernota 2025 en begroting 2025 + jaarstukken 2023

Ons kenmer

2347392=

;=

2 van 5=

:=

12 Julï 2023

Bijlagel: Toelichting werkwijze De gemeenten en besturen van de gemeenschappelijke regelingen in Brabant-Noord hebben ingestemd met de procedure om te komen tot een betere afstemming in de beleidsprocessen met de deelnemende gemeenten. Dit noemen we het adoptieproces Waarover gaat het adoptieproces? Het adoptieproces gaat n ieder geval over de kadernotas. begrotingen en jaarstukken van gemeenschappelijke regelingen De Wet gemeenschappelijke regelingen schrijft voor dat gemeenschappelijke regelingen deze stukken jaarlijks maken en dat gemeenten de mogelijkheid hebben een zienswijze op de concept begroting in te dienen Het gaat om de volgende organisaties -= GGD Hart voor Brabant -= Veiligheidsregio Brabant-Noord -= Regionale Ambulancevoorziening Brabant-Midden-West-Noord (alleen begroting) -= Brabants Historisch lnformatiecentrum (BHIC) -= Werkvoorzieningschap Noordoost-Brabant (WSW) -= Kleinschalig Collectief Vervoer (KCV) -= Omgevingsdienst Brabant Noord (ODBN) -= Regionaal Bureau Leerplicht (RBL) -= Belastingsamenwerking Oost-Brabant (BSOB) Waarom het adoptieproces? Er zijn verschillende redenen waarom we met elkaar gekomen zijn tot een adoptieproces -= De gemeenteraden staan op afstand als gevolg van het werken met gemeenschappelijke regelingen Het adoptieproces is bedoeld om raden in positie te brengen op tijd een zienswijze op de stukken van de gemeenschappelijke

regelingen uit te brengen -= De gemeenschappelijke regelingen krijgen de zienswijzen van de gemeenten binnen een kort tijdsbestek. zodat zij weten wat er binnen de verschillende gemeenten leeft en in staat zijn de zienswijzen te verwerken. -= Met het adoptieproces worden de ambtelijke processen binnen gemeenten gestroomlijnd Per gemeenschappelijke regeling schijft een kleine adoptiegroep een concept advies voor alle gemeenten Dit zorgt voor een efficiênt proces en voor eenduidige adviezen richting gemeenteraden Elke gemeente heeft vervolgens wel de mogelijkheid het advies naar eigen inzicht aan te passen, zodat elke gemeenteraad de mogelijkheid heeft er een eigen kleur aan te geven Praktische uitwerking van het adoptieproces in een planning.

Om het adoptìeproces in de praktijk op een goede manier te kunnen organiseren maken we een planning voor de bespreking van de kadernota•s, begrotingen en jaarstukken in de gemeenteraden in deze regio De wettelijke deadlines waarop de gemeenschappelijke regelingen deze stukken bij Gedeputeerde Staten moeten inzenden zijn daarbij het vertrekpunt Vervolgens redeneren we terug op basis van bespreking van de stukken in besturen van gemeenschappelijke regelingen en gemeenteraden en de ambtelijke voorbereidingstijd die nodig is om dat op een goede manier te kunnen doen Dat is een behoorlijke uitdaging als we kijken naar de diversiteit aan gemeenschappelijke regelingen en gemeenteraden, met verschillende dynamieken en verschillende vergadercycli.

Onskenmerk 2347392=

3van5=

12Juii2023

Bijlage 2: Planning voor Kadernota 2025 en begroting 2025 + jaarstukken 2023 Actie=

Week

UiterJijke datum

27=

Dinsdag 4 juli 2023

Kadernota 2025 1.

Brief met procesplanning en aandachtspunten naar de= deelnemende gemeenten en gemeenschappelijke regelingen= sturen.

2.

Griffiers zorgen voor agendering ¡n commissies en/of= 44= gemeenteraden/provinciale staten en contactpersonen= stemmen proces (kadernota en begroting/jaarrekening) af met= behandelende ambtenaren in eigen organisatie.=

Uiterlijk Dinsdag 31 okt 2023

3.

Gemeenschappelijke regelingen verstrekken de concept= kadernota aan de adoptieambtenaren en geven er een= toelichting op.=

48=

Donderdag 30 november 2023

4.

Gemeenschappelijke regelingen sturen de concept kadernota= naar colleges en gemeenteraden/provinciale staten (t.a.v.= griffiers) met het verzoek een zienswijze te geven.=

50=

Vrijdag 15 december 2023

5.

Adoptieambtenaren zorgen voor ambtelijk advies aan collega= ambtenaren, die dit naar het eigen college doorgeleiden.=

2=

6.

________________________________________________________ Bespreking concept kadernotas in raadscommissies en/of= raden.=

Donderdag i i januari 2024 _______ 9= Vrijdag 1 maart 2024

7.

Uitbrengen reacties door deelnemers aan het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling.=

10=

8.

Bespreken en vaststellen van de kadernota in het algemeen= bestuur van de gemeenschappelijke regeling.=

13=

9.

________________________________________________________ Gemeenschappelijke regelingen versturen de vastgestelde= kadernota aan de deelnemers (officiële deadline is 30 april).=

Dinsdag 5 maart 2024

Vrijdag 29 maart 2024 _______ 14=

Woensdag 3 april 2024

Week

Uiterlijke datum

10. Gemeenschappelijke regelingen verstrekken de concept= begroting en conceptjaarstukken aan de adoptieambtenaren= en geven er een toelichting op.=

13=

Vrijdag 29 maart 2024

11. Gemeenschappelijke regelingen sturen de concept begroting= en concept jaarstukken naar colleges en= gemeenteraden/provinciale staten (t.a.v. griffiers) met het verzoek een zienswijze te geven over de concept begroting.

14=

Vrijdag 5 april 2024

Actie= Begroting 2025 en jaarstukken 2023

Ons kenmer

2347392=

4 van 5=

12 Juli 2023

12= Adoptieambtenaren zorgen voor ambtelijk advies aan collega= ambtenaren, die dit naar het eigen college doorgeleiden=

17=

Vrijdag 26 april 2024

13.= Bespreking concept begrotingen (en conceptjaarstukken) in= raadscommissies en/of raden=

27=

Vrijdag 28 juni 2024

14= Uitbrengen zienswijzen van deelnemers aan het algemeen= bestuur van de gemeenschappelijke regeling=

26=

Vrijdag 5 juli 2024

15.

Bespreken en vaststellen van de begroting en jaarstukken in=

rekening

het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling.=

houden met wettelijke termijn*

16.

Gemeenschappelijke regelingen versturen de vastgestelde= begroting en jaarstukken aan de deelnemers en Gedeputeerde= Staten

wettelijke termijn*

De wettelijke deadline voor het inzenden van de stukken aan Gedeputeerde Staten is binnen 2 weken na vaststelling met een uiterste datum van 15 juii voor de jaarstukken, 15 september voor de begroting

Ons kerimerk 2347392=

Pagina 5 van 5=

datum 12 Juii 2023