BUAZC23.09.03A CV Aanbesteding accountant voor de boekjaren 2024 e.v.

RAADSVOORSTEL BIJ ZAAKNUMMER: 2023057069 AGENDANUMMER: 03 Commissie Burgers en Algemene Zaken en Control op 14 september 2023 Onderwerp: Aanbesteding accountant voor de boekjaren 2024 e.v.

Bijlage(n): Vergadering van: -3-

26 september 2023

Agendanummer:

p.h.:

23.09.xx

de raad van de gemeente Asten Samenvatting De gemeenteraad is bevoegd tot het aanwijzen van de accountant ten behoeve van de uitvoering van de controle van de jaarstukken. Het contract met de huidige accountant van de gemeente Asten loopt af met de controle van de jaarrekening (boekjaar) 2023, verdere verlenging van het contract is van rechtswege niet meer mogelijk. De eerste stap die genomen moet worden, is het vaststellen van de Inkoopstrategie en het Aanbestedingsdocument. Deze liggen overigens ook voor in de 5 Peelgemeenten en de GR Peelgemeente (GR). Hiermee wordt beoogd dat de controle op de jaarstukken voor de 5 Peelgemeenten en de GR ook weer vanaf het boekjaar 2024 door één accountant geschiedt. Beslispunten 1. De Inkoopstrategie en het Aanbestedingsdocument vast te stellen ten behoeve van de aanbesteding van de gemeentelijke accountant met ingang van het boekjaar 2024 e.v.; 2. [Raadslid 1] en [raadslid 2] te benoemen tot lid van het beoordelingsteam om te komen tot een nieuwe accountant met ingang van het boekjaar 2024 e.v.; 3. Op grond van artikel 87 Gemeentewet in samenhang met artikel 5.1, tweede lid onder b en f van de Woo geheimhouding op te leggen ten aanzien van de inkoopstrategie accountancy Peelgemeenten 2024 en het Aanbestedingsdocument. De geheimhouding van het Aanbestedingsdocument eindigt op het moment dat het op Negometrix wordt gepubliceerd.

Wat willen we bereiken Met het vaststellen van de Inkoopstrategie en het Aanbestedingsdocument en het benoemen van twee raadsleden per gemeente wordt een eerste stap gezet om te komen tot het gezamenlijk aanbesteden van de accountant voor de 5 Peelgemeenten en de GR. Dit ten behoeve van de controle op de jaarstukken vanaf boekjaar 2024 e.v.. Elke gemeente en de GR dient hiervoor een afzonderlijk besluit te nemen. Wat gaan we daarvoor doen Een belangrijk onderdeel van de samenwerking van de Peelgemeenten is het contracteren van de accountant die de controletaken voor zowel de GR als de deelnemende gemeenten uit gaat voeren. Hiervoor wordt een Europese aanbestedingsprocedure gestart om te komen tot één (1) accountant voor 5 jaar met de mogelijkheid tot 1 maal 2 jaar verlenging.

LM

Om te kunnen beginnen met de aanbesteding van de accountant dienen de Inkoopstrategie en het Aanbestedingsdocument te worden vastgesteld. Op grond van de Controleverordening gemeente Asten dient de raad dat te doen. Vervolgens zal het aanbestedingsproces worden opgestart wat ertoe zal leiden dat in de tweede helft van 2023 de accountant kan worden aangewezen. Met het benoemen van twee raadsleden per deelnemende gemeente wordt de mogelijkheid gecreëerd om de raden te betrekken in het proces dat moet leiden tot het aanwijzen van één accountant. De raadsleden hebben zitting in het team dat de presentaties van de accountants mede beoordeelt. Concreet betekent dit dat zij twee dagen beschikbaar moeten zijn voor het bijwonen/beoordelen van de presentaties (planning: december 2023 – ’s avonds). Het voordeel van het gezamenlijk aanbesteden is dat de afstemming bij de controles tussen organisaties onderling, waaronder de GR, efficiënter kunnen worden uitgevoerd. Voor onze gemeente betreft dit deelsamenwerkingen met de gemeente Someren en de GR Peelgemeenten. Na besluit tot aanbesteding zal een inkoopteam worden samengesteld. Hierin zijn namens Gemert-Bakel een raadslid en een ambtenaar vertegenwoordigd. De verwachte gunning is gepland in december 2023. Mogelijke alternatieven Gestreefd wordt om te komen tot het contracteren van één accountant voor de 5 Peelgemeenten en de GR.

Dit betekent dat alle gemeenten en de GR apart hiermee moeten instemmen. Indien één gemeente om welke reden dan ook afhaakt, zal het proces worden doorgezet met die gemeenten en GR die wel instemmen. De voordelen van gezamenlijk aanbesteden kunnen daardoor deels teniet worden gedaan. De gemeente Asten gaat alleen een aanbesteding doen voor een accountant. Een nadeel hiervan is dat de voordelen van gezamenlijk aanbesteden daardoor deels teniet worden gedaan. Toekomstagenda Asten 2030 / Vitale democratie N.v.t. Risico’s De zes aanbestedende diensten zijnde de gemeenten Gemert-Bakel, Laarbeek, Deurne, Asten, Someren en de GR Peelgemeenten hebben de opdracht bewust samengevoegd. De opdracht wordt niet verdeeld in percelen. De deelnemende organisaties zijn zich ervan bewust dat de samenvoeging de markt beperkt. Deze beperking is met name toe te schrijven aan de beschikbare capaciteit die accountantskantoren kunnen leveren en is niet gerelateerd aan de grootte van deze kantoren. Verdeling in percelen zou betekenen dat je als gemeente mogelijk niet dezelfde accountant hebt als de GR Peelgemeenten. Het belangrijkste argument voor de gezamenlijke aanbesteding is juist het delen van dezelfde accountant met de GR Peelgemeenten. Communicatie N.v.t.

Wat mag het kosten De nieuwe overeenkomst kan naar verwachting niet binnen de huidige begroting worden uitgevoerd. De nieuwe opdracht voor accountantsdiensten wordt geraamd op € 55.000 tot € 60.000 per gemeente per jaar. Dit is veel hoger dan de begrote accountantskosten voor 2023 van € 39.500. Dit komt voornamelijk door de doorberekening van de hogere personeelskosten bij accountantskantoren vanwege inflatie en krapte op de arbeidsmarkt. Daarnaast zijn de controlewerkzaamheden van de accountant bij gemeenten toegenomen door de uitbreiding van het aantal SiSa-regelingen. De benodigde verhoging voor de accountantskosten wordt meegenomen in de op te stellen begroting 2024. Bijlage(n)/ter inzage (incl. Document-nr) • 2023057081 Raadsbesluit • 2023057075 Inkoopstrategie accountancy Peelgemeenten 2024 e.v. • 2023057076 Aanbestedingsdocument accountancy Peelgemeenten 2024 e.v. ▪ Bijlagen bij aanbestedingsdocument (2023057355, 2023057356, 2023057357, 2023057358, 2023057361, 2023057363)

J.Peerlings-Jacobs@asten.nl

3/4

RAADSBESLUIT Onderwerp: Aanbesteding accountant voor de boekjaren 2024 e.v.

Dagtekening:

Agendanummer:

26 september 2023

23.09.xx

De raad van de gemeente Asten; gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 13 juli 2023 met zaaknummer 2023057069; gehoord het advies van de commissie Burgers van 14 september 2023; besluit: 1. de Inkoopstrategie en het Aanbestedingsdocument vast te stellen ten behoeve van de aanbesteding van de gemeentelijke accountant met ingang van het boekjaar 2024 e.v.; 2. [Raadslid 1] en [raadslid 2] te benoemen tot lid van het beoordelingsteam om te komen tot een nieuwe accountant met ingang van het boekjaar 2024 e.v.; 3. op grond van artikel 87 Gemeentewet in samenhang met artikel 5.1, tweede lid onder b en f van de Woo geheimhouding op te leggen ten aanzien van de inkoopstrategie accountancy Peelgemeenten 2024 en het Aanbestedingsdocument. De geheimhouding van het Aanbestedingsdocument eindigt op het moment dat het op Negometrix wordt gepubliceerd. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Asten van 26 september 2023. De raad voornoemd, griffier, mr. M.B.W. van Erp-Sonnemans

voorzitter, A.A.H.C.M. van Extel-van Katwijk