BUAZC23.02.06A Commissievoorstel Implementatiekrediet nieuw fincancieel systeem.docx

RAADSVOORSTEL (via commissie) BIJ ZAAKNUMMER: 2023002061 AGENDANUMMER: 06 Commissie Burgers & Algemene Zaken en Control op 16 februari 2023 Onderwerp: Nieuw financieel systeem

Bijlage(n): Vergadering van: -1-

7 maart 2023

Agendanummer:

p.h.:

23.03.xx

de raad van de gemeente Asten Samenvatting Sinds 2003 maakt de gemeente gebruik van het financiële systeem Civision Middelen. Dit systeem is de afgelopen 20 jaar diverse malen aangepast en geüpgrade. In het 4e kwartaal van 2022 heeft een marktoriëntatie plaatsgevonden, hieruit is gebleken dat er meerdere partijen mogelijk een nieuw financieel systeem voor de gemeente kunnen leveren. Na deze marktoriëntatie zal een aanbestedingsprocedure volgen in de eerste helft van 2023. En daarbij wordt er van uitgegaan dat het nieuwe financieel systeem start met boekjaar 2024. Voor de implementatie van het nieuwe financiële systeem in de tweede helft van 2023 is een implementatie budget benodigd. Op basis van de marktoriëntatie hebben we inzicht gekregen in de benodigde omvang van dit budget. Voor de implementatie zal een bedrag van ongeveer € 150.000,= benodigd zijn. Beslispunten 1. Een krediet van € 150.000,= beschikbaar te stellen voor implementatiekosten en deze te dekken uit de Reserve Eenmalige Bestedingen. 2. De begroting te wijzigingen conform advies. Inleiding Sinds 2003 maakt de gemeente gebruik van het financiële systeem Civision Middelen. Dit systeem is de afgelopen 20 jaar diverse malen aangepast en geüpgrade.

In het 4e kwartaal van 2022 heeft een marktoriëntatie plaatsgevonden, hieruit is gebleken dat er meerdere partijen mogelijk een nieuw financieel systeem voor de gemeente kunnen leveren. Wat willen we bereiken Na de marktoriëntatie zal een aanbestedingsprocedure volgen in de eerste helft van 2023. En daarbij wordt er van uitgegaan dat het nieuwe financieel systeem start met boekjaar 2024. Wat gaan we daarvoor doen Mocht uit de aanbesteding een contract gesloten worden met de leverancier van het nieuwe financiële pakket dan zullen bij de invoering van dit nieuwe pakket ook implementatiekosten gemaakt worden. Ter afdekking van deze implementatiekosten wordt een implementatiekrediet gevraagd.

LvdM

Onder implementatiekosten kan o.a. worden verstaan: trainingen, projectmanagementkosten, ondersteuning productiegang, ondersteuning van de eigen organisatie en het éénmalig realiseren van koppelingen met andere software. Na de aanbesteding zal bekend zijn wat de nieuwe structurele lasten voor het nieuwe financieel systeem zijn. Deze nieuwe structurele lasten zullen worden meegenomen bij de voorjaarsnota 2024. Mogelijke alternatieven Door gaan met het huidige systeem, maar deze is niet meer actueel en van deze tijd. Het huidige systeem zal daarnaast niet meer ondersteund worden na 2027. Toekomstagenda Asten 2030 / Vitale democratie N.v.t. Risico’s Indien er geen implementatiekrediet beschikbaar wordt gesteld, kan de aanbesteding niet plaatsvinden. Communicatie N.v.t. Wat mag het kosten N.v.t Bijlage(n)/ter inzage (incl. Document-nr) 1. Raadsbesluit

J.Peerlings-Jacobs@asten.nl

RAADSBESLUIT Onderwerp:

Dagtekening:

Agendanummer:

Nieuw financieel systeem

7 maart 2023

23.03.xx

De raad van de gemeente Asten; gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 24 januari 2023 met zaaknummer 2023002061; gehoord het advies van de commissie Algemene zaken en Control van 16 februari 2023; besluit: 1. een krediet van € 150.000,= beschikbaar te stellen voor implementatiekosten en deze te dekken uit de Reserve Eenmalige Bestedingen. 2. de begroting te wijzigingen conform advies. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Asten van 7 maart 2023. De raad voornoemd, griffier, mr. M.B.W. van Erp-Sonnemans

voorzitter, A.A.H.C.M. van Extel-van Katwijk

3/3