BUAZC23.01.07FF Bestuurovereenkomst.pdf
Tekst van het document
Bestuursovereenkomst gemeenten Asten, Deurne, Helmond en Someren met betrekking tot de subsidiëring van de stichting Bibliotheek Helmond-Peel 2023 tot en met 2025 De gemeenten Asten, Deurne, Helmond en Someren ten deze krachtens artikel 171 van de Gemeentewet vertegenwoordigd door hun wethouders, handelend ter uitvoering van een besluit van de respectievelijke colleges van burgemeester en wethouders, hierna genoemd "de gemeenten", Overwegende dat • • • •
•
de gemeenten al enige tijd samenwerken om een kwalitatief hoogwaardige bibliotheek in stand te houden, die laagdrempelig en toegankelijk is voor hun inwoners, aangeboden door stichting Bibliotheek Helmond-Peel (hierna: de Bibliotheek); die samenwerking gebeurt vanuit de filosofie dat elke gemeente financieel verantwoordelijk is voor de gevolgen van de subsidiëring van de activiteiten van de Bibliotheek in de eigen gemeente zonder dat de financiële gevolgen hiervan afgewenteld mogen worden op de andere gemeenten; de gemeenten de samenwerking - aansluitend op de vorige periode - voor 2023 tot en met 2025 wensen te continueren; elk van de gemeenten voornemens is om gedurende de looptijd van deze bestuursovereenkomst aan de Bibliotheek een subsidie te verstrekken voor de uitvoering van activiteiten in elk van de gemeenten onder voorwaarde dat de gemeenteraad van die gemeente hiervoor jaarlijks middelen beschikbaar stelt; het Convenant Bibliotheekwerk Helmond-Peel 2023 tot en met 2025 voor de uitvoering van het bibliotheekwerk het richtinggevend kader is;
spreken onderling het navolgende af:
Artikel 1 1.
2.
Voor de bekostiging van de in de besluiten tot subsidieverlening opgenomen diensten en producten (basisdiensten en plusdiensten) wordt door het bevoegde orgaan van de betreffende gemeente jaarlijks een subsidie aan de Bibliotheek verleend. Dit bedrag wordt jaarlijks maximaal geïndexeerd op basis van de per gemeente vastgestelde indexeringscijfers.
Artikel 2 1.
2.
1
Subsidieverlening
Basisdiensten en plusdiensten
Gemeenten streven naar een basisbijdrage van € 15,= per inwoner per jaar met een ondergrens van € 13,- per inwoner per jaar. Dit bedrag per inwoner betreft de subsidie voor de basisdiensten - inclusief de aansluitbijdrage van € 4,71 benodigd voor een robuuste Bibliotheek (bedragen prijspeil 2021). De aansluitbijdrage betreft de kosten voor deelname aan de Bibliotheek Helmond-Peel als organisatie en de landelijke Vereniging van Openbare Bibliotheken1.
Denk hierbij aan kosten voor landelijke (online) diensten, personeelszaken, bestuur & organisatie (management, financiën etc.), ICT & automatisering, administratie & verzekeringen, logistiek & facilitair en marketing & communicatie. Deze bijdrage is uitgezonderd huisvesting, collectie, bemensing van locaties en dienstverlening op locatie.
3.
4. 5.
6.
Daarnaast kunnen gemeenten een aanvullend subsidiebedrag per inwoner beschikbaar stellen voor de zogenaamde Plusdiensten welke de Bibliotheek kan aanbieden in de betreffende gemeente. Is de basisbijdrage tussen de € 13,- en € 15,- per inwoner per jaar dan gaat de Bibliotheek in overleg met de betreffende gemeente om de basisdiensten aan te passen. Gemeenten bepalen voor de looptijd van de Bestuursovereenkomst afzonderlijk of, en welke diensten/producten zij afnemen als aanvulling op de basisdiensten, de zogenaamde plusdiensten. De afspraken hierover worden jaarlijks in de subsidiebeschikking vastgelegd. Op deze wijze kan de Bibliotheek op lokaal niveau maatwerk leveren. De plusdiensten zijn aanvullend op de basisdiensten. Wanneer een gemeente minder betaalt dan de basisbijdrage van € 15,- per inwoner per jaar kan in overleg tussen de Bibliotheek en de betreffende gemeente bekeken worden of de plusdienst met een kostendekkende extra bijdrage van de gemeente, partners en/of gebruikers toch kan worden gerealiseerd. Dergelijke afspraken mogen niet ten koste gaan van het aanbod of de dienstverlening in de andere gemeenten.
Artikel 3 1. 2. 3.
Voor de bekostiging van de huisvestingslasten is in de onder artikel 1 lid 1 bedoelde subsidieverlening een component opgenomen ter dekking van de huisvestingslasten. De bekostiging voor de huisvesting kan niet aangewend worden voor basisdiensten of voor plusdiensten. De werkelijke kosten van huisvesting worden vooraf door de Bibliotheek per afzonderlijke gemeente inzichtelijk gemaakt en meegenomen in de jaarlijks door de gemeente te verlenen subsidie. Huisvestingskosten van de ene gemeente kunnen nooit ten laste worden gebracht bij een van de andere gemeenten.
Artikel 4 1.
2. 3.
2.
3.
Subsidies en andere financiële middelen
De basisbijdrage wordt naar rato van het aantal inwoners conform opgave door het CBS, uitgaande van peildatum 1 januari 2022, per gemeente bepaald bij de start van deze bestuursovereenkomst. De wijze van uitbetaling van de subsidiebedragen gebeurt op basis van bevoorschotting zulks ter bepaling van elke gemeente. De Bibliotheek krijgt van de gemeenten de ruimte om binnen haar doelstellingen van het Strategisch beleidsplan 2022 – 2025 ‘De motor van een vaardige samenleving’- andere financiële middelen te verwerven dan de subsidies van de gemeenten.
Artikel 5 1.
Huisvestingskosten
Reserves en voorzieningen
De bevoegde organen van de gemeenten nemen in hun besluiten tot subsidieverlening op dat de Bibliotheek verplicht is voorzieningen te vormen voor uitgaven ter dekking van kosten/risico’s die op termijn onontkoombaar zijn en die vallen binnen de verantwoordelijkheid van de Bibliotheek (bestemmingsreserves). Tekorten of overschotten in de exploitatie zijn voor rekening van de Bibliotheek en komen ten laste of ten gunste van de algemene reserve van de Bibliotheek geoormerkt per gemeente om de risico’s in de bedrijfsvoering af te dekken. De omvang van deze reserve bedraagt ten hoogste 10% van het jaarlijks per gemeente beschikbaar gestelde subsidiebudget. Een positief saldo dat is ontstaan als gevolg van het niet uitgevoerd hebben van afgesproken activiteiten en/of programma’s dan wel niet geleverde afgesproken diensten en/of producten mag niet worden toegevoegd aan de algemene reserve. Het gevolg van het positieve saldo is een lagere vaststelling van de subsidie door de subsidiërende gemeente en dient om die reden te worden teruggestort aan de subsidiërende gemeente, tenzij dit in de subsidiebeschikking van de betreffende gemeente anders is opgenomen.
Artikel 6 1. 2.
Er vindt minimaal eenmaal per jaar (in het voorjaar) een bestuurlijk overleg plaats tussen de gemeenten en de Bibliotheek. Het overleg wordt voorbereid in een ambtelijk overleg. Tijdens het bestuurlijk overleg wordt het gezamenlijke toekomstige beleid afgestemd.
Artikel 7 1.
Bestuurlijk en ambtelijk overleg
Verantwoording
De bevoegde organen van de gemeenten nemen in hun besluiten tot subsidieverlening op dat
de Bibliotheek verplicht is: a. jaarlijks vóór 1 mei een inhoudelijk verslag over het voorafgaande boekjaar aan te bieden alsmede een jaarrekening die is voorzien van een goedkeurende controleverklaring van de accountant; b. in de jaarrekening inzicht te geven in de samenstelling van de exploitatierekening per gemeente; c. in het inhoudelijk jaarverslag in elk geval de benodigde informatie op te nemen om te kunnen beoordelen of de in de beschikking tot subsidieverlening opgenomen verplichtingen zijn nagekomen; d. jaarlijks vóór het door de betreffende gemeente nader te bepalen tijdstip de subsidieaanvraag voor het daaropvolgend jaar aan de gemeente aan te bieden. Artikel 8 1.
2.
3.
4.
5.
In het geval dat de gemeenteraad van een van de deelnemende gemeenten de voorgenomen subsidiebedragen niet of substantieel lager beschikbaar stelt, dan worden de gevolgen hiervan voor de Bibliotheek volgens onderstaande regeling opgevangen. Een gemeente neemt bij substantiële vermindering van de hoogte van het subsidiebedrag een aanzeggingstermijn jegens de Bibliotheek in acht van ten minste zes maanden. Vermindering van het subsidiebedrag kan slechts per 1 januari worden toegepast. Zodra bij het opstellen van de gemeentelijke begroting duidelijk wordt dat substantieel minder subsidie toegekend zal worden, zal de betreffende gemeente dit melden bij de Bibliotheek en bij de andere gemeenten. De Bibliotheek zal alsdan in kaart brengen wat de gevolgen voor haar organisatie zijn en haar eigen begroting hierop aanpassen. Bij substantiële vermindering van de hoogte van de subsidie, beneden de ondergrens van € 13,- per inwoner per jaar, treedt de gemeente in overleg met de Bibliotheek over de gevolgen hiervan voor de exploitatie van de Bibliotheek. De Bibliotheek en gemeente spannen zich gezamenlijk in om te voorkomen dat de samenwerking tussen de Bibliotheek en de andere gemeenten schade ondervindt. In overleg nemen zij maatregelen om eventuele frictiekosten te voorkomen, althans zo veel mogelijk te minimaliseren.
Frictiekosten worden opgevangen in het deel van de exploitatiebegroting van de Bibliotheek wat betrekking heeft op de gemeente die subsidievermindering toepast. Wanneer dit niet mogelijk blijkt dan komen de frictiekosten ten laste van de gemeente die de hoogte van het subsidiebedrag aanpast.
Artikel 9 1. 2. 3.
Wijziging subsidie
Beëindigen subsidierelatie en beëindigen bestuursovereenkomst
Voor het beëindigen van een subsidierelatie geldt een aanzeggingstermijn van 12 maanden. De subsidierelatie kan slechts per 1 januari worden beëindigd. De gemeente stelt zowel de Bibliotheek als de overige gemeenten schriftelijk en met inachtneming van deze termijn op de hoogte van het besluit. Een gemeente betaalt bij beëindiging van de subsidierelatie in het eerste jaar na de
4.
beëindiging van de subsidie 50% van haar bijdrage aan de kosten van de aansluitbijdrage zoals bedoeld in artikel 2 lid 1 in het voorafgaande jaar. In het daarop volgende kalenderjaar betaalt zij nog 25% van haar bijdrage aan de kosten van de aansluitbijdrage. In het jaar van de aanzeggingstermijn (voorafgaand aan de beëindiging) betaalt de gemeente 100% van haar bijdrage aan de kosten van de aansluitbijdrage gebaseerd op het bedrag van het voorgaande jaar. Frictiekosten die geen onderdeel uitmaken van de aansluitbijdrage, komen ten laste van de gemeente die de subsidierelatie beëindigt.
Artikel 10 1. 2.
3.
De gemeenten zijn gehouden elkaar actief te informeren over relevante ontwikkelingen die betrekking hebben op hetgeen in deze bestuursovereenkomst is afgesproken. De gemeenten zullen eventuele geschillen die ter zake van deze overeenkomst of van nadere daarmee in verband staande overeenkomsten mochten opkomen, in onderling overleg trachten op te lossen. In gevallen waarin deze overeenkomst niet voorziet treden de gemeenten met elkaar in overleg.
Artikel 11 1.
2.
Overige afspraken
Duur en wijziging overeenkomst
Deze overeenkomst wordt aangegaan voor de periode 1 januari 2023 tot en met 31 december 2025. De gemeenten verplichten zich om vóór 1 maart 2025 in overleg te treden, over het al dan niet voortzetten van deze samenwerkingsovereenkomst teneinde een eventuele nieuwe overeenkomst voor te bereiden. Tussentijdse wijziging van deze overeenkomst is uitsluitend mogelijk indien alle betrokken gemeenten daarmee instemmen.
Aldus overeengekomen, opgemaakt en getekend te…………..………….d.d……………2022
Wettelijk vertegenwoordigd door: Gemeente Asten
Wethouder J.P. Spoor
Gemeente Deurne
Wethouder W.T. van den Berg
Gemeente Helmond
Wethouder M. van Lierop
Gemeente Someren
Wethouder W.M. van Doorn
Handtekening: