BUAZC23.01.07F Memo Informatie subsidie bibliotheek Helmond De Peel.pdf

MEMO AAN DE RAAD ZAAKNUMMER : 2022100896 AAN

: de commissie Burgers/AZ&C

VAN NAMENS DEZE

: College van B&W, wethouder J.P. Spoor : Sociaal Domein, S.J.G. (Sandy) Hendriks - Jansen

DATUM

: 13 december 2022

ONDERWERP

: Convenant en bestuursovereenkomst bibliotheek Helmond-Peel Verhogen subsidie bibliotheek Helmond-Peel

Samenvatting Inleiding Tussen de gemeenten Asten, Deurne, Helmond en Someren bestaat een samenwerking die betrekking heeft op de subsidiëring van de Bibliotheek Helmond–Peel. Voor deze samenwerking is er tussen de vier gemeenten in 2018 een bestuursovereenkomst gesloten die op 31 december 2020 afliep. Als gevolg van onduidelijkheden in de bedrijfsvoering van de bibliotheek en de scheefheid in subsidiëring tussen de vier gemeenten is de toen geldende bestuursovereenkomst verlengd. Nu er wel meer zicht is in de bedrijfsvoering en de scheefheid in subsidiëring vanaf 2023 wordt rechtgetrokken, kan er voor de periode 2023 t/m 2025 een nieuwe bestuursovereenkomst worden afgesloten. In de bestuursovereenkomst wordt verwezen naar het ‘Convenant Bibliotheekwerk Helmond-Peel 2023 tot en met 2025' waarbij de inhoud van het convenant het richtinggevend kader is geweest voor de inhoud van de bestuursovereenkomst. Ondertekenen ‘Bestuursovereenkomst gemeenten Asten, Deurne, Someren en Helmond m.b.t. subsidiëring van de Stichting Bibliotheek Helmond-Peel 2023 tot en met 2025’ De bestuursovereenkomst geeft de afspraken weer die de deelnemende gemeenten maken over de subsidiëring van de bibliotheek. In deze overeenkomst wordt tevens inzicht gegeven in de diensten die de bibliotheek levert inclusief de financiële bedragen die hiervoor aan subsidie nodig zijn.

Belangrijk aspect is dat de kosten van de huisvesting buiten dit subsidiebedrag worden gehouden omdat deze kosten niet toegerekend kunnen/mogen worden aan alle deelnemende gemeenten. In de overeenkomst wordt tevens aangegeven welke reserves gevormd mogen worden en tot welk bedrag. Andere belangrijke artikelen in de overeenkomst zijn de artikelen over wijziging of stopzetten van de subsidie door een van de deelnemende gemeenten. De financiële consequenties hiervan en de frictiekosten die hieruit voortvloeien komen voor rekening van de gemeente die dit besluit heeft genomen en niet voor alle deelnemende gemeenten. Dit was in het verleden niet goed geregeld waardoor financiële gevolgen van de ene gemeente afgewenteld werden op de andere gemeenten. Met het ondertekenen van de overeenkomst door alle vier de deelnemende gemeenten liggen bovengenoemde afspraken voor de komende drie jaren vast dat zowel houvast biedt voor de afzonderlijke gemeenten maar ook voor Stichting Bibliotheek HelmondPeel. De bibliotheek heeft hiermee de garantie dat voor deze periode de vier gemeenten

zich gezamenlijk blijven inzetten om een kwalitatief hoogwaardige bibliotheek in stand te houden die laagdrempelig en toegankelijk is voor hun inwoners. Ondertekenen ‘Convenant Bibliotheekwerk Helmond-Peel 2023 tot en met 2025’ Het convenant geeft een richtinggevend kader voor het bibliotheekwerk in de deelnemende gemeenten. De bibliotheek geeft hieraan uitvoering volgens het Strategisch Beleidsplan 2021-2025 ‘De motor van een vaardige samenleving’. Het convenant is in samenwerking met de bibliotheek opgesteld. In de bijlage van het convenant is een overzicht toegevoegd van de basis- en plusdiensten. De ondertekening van beide documenten met als titel ‘Bouwen aan de bibliotheek’ zal, als de planning het toelaat, plaatsvinden in het nieuwe gemeenschapshuis van Asten. De ondertekening is op 12 januari 2023. Bedrag per inwoner per jaar voor de basisvoorziening In zowel de bestuursovereenkomst als het convenant wordt melding gemaakt van een bedrag van € 15,= per inwoner per jaar dat nodig is voor de uitvoering van een robuuste bibliotheek (basisvoorziening). In deze bijdrage zit de aansluitbijdrage (brede overheadkosten) en de bijdrage voor de basisdienstverlening en is exclusief de huisvestingskosten. Tevens wordt melding gemaakt van een ondergrens van € 13,= per inwoner waarbij de bibliotheek in gesprek gaat met desbetreffende gemeente om de basisdiensten aan te passen.

Komt het bedrag onder de € 13,= dan kan de bibliotheek geen basisdiensten meer aanbieden. Als een gemeente voldoet aan de basisbijdrage van € 15,= per inwoner, kunnen er plusdiensten afgenomen worden, door zowel de gemeente als andere partners zoals kinderopvang en onderwijs. Mocht een gemeente het bedrag van € 15,= per inwoner niet halen, dan kan de gemeente en/of school nog wel altijd diensten afnemen (o.b.v. bijv. incidentele middelen) tegen een kostendekkend tarief en niet worden uitgesloten van bepaalde dienstverlening. De genoemde bedragen zijn tot stand gekomen na een periode van ruim twee jaar gesprekken met de bibliotheek en de vier gemeenten. Dit naar aanleiding van het veel te lage subsidiebedrag van de gemeente Deurne van € 7,50 per inwoner in de afgelopen jaren met wel bijna een volledige dienstverlening en naar aanleiding van de onduidelijkheid in de bedrijfsvoering van de bibliotheek. Voor de bibliotheek bleek het heel lastig te zijn om aan te geven waarvoor de subsidies van elke gemeente werden ingezet. Met name de gemeente Asten heeft er continu op aangedrongen om meer inzicht te krijgen in de bedrijfsvoering van de bibliotheek. Voor de gemeente Asten betekent bovenstaande in financieel opzicht het volgende: - Op basis van de subsidiebijdrage 2022 ligt het bedrag per inwoner per jaar voor onze gemeente onder de € 13,=.

Deze is € 12,84 (subsidiebedrag 2022 € 216.000,= excl. huisvesting : 16.817 inwoners CBS 2021). - Het bedrag ligt onder de grens van € 13,=. Wil de gemeente de basisdiensten blijven afnemen dan zal het subsidiebedrag voor 2023 moeten worden aangevuld naar in ieder geval € 13,= + indexering. - Dit betekent dat voor 2023 een subsidie beschikbaar gesteld moet worden van € 228.711,20 (€ 13,= (prijspeil 2021) x 2x indexering van 1,5% = € 13,40 x 17.068 inwoners CBS 2022). Het bedrag is excl. huisvesting. - De huisvestingslasten bedragen € 30.000,= in de huidige situatie. De huisvestingslasten voor het nieuwe gemeenschapshuis zijn hier nog niet meegenomen. De afgelopen maanden heeft de gemeente regelmatig gesproken met de bibliotheek over de dienstverlening in onze gemeente, in verhouding tot het beschikbare subsidiebedrag. De gemeente heeft richting de bibliotheek aangegeven dat het zeker de intentie is om de

bijdrage van € 15,= per inwoner per jaar beschikbaar te stellen maar dat er 2 redenen zijn waardoor dit nu lastig is. Het streven is om binnen 2 jaar toe te groeien naar € 15,=. - Taakstelling nieuw gemeenschapshuis. Levert de samenwerking in het nieuwe gemeenschapshuis nog efficiencyvoordelen op? - Afschrijving van de resterende boekwaarde zijnde € 74.838,= van het pand aan de Kerkstraat 12. Dit bedrag is ten laste gebracht van de algemene reserve van de gemeente asten. Daarmee komt de stand van de reserve op € 6.093,=. Er kan dus geen aanspraak gemaakt worden op de reserve om het gat van € 13,= naar € 15,= op te vullen. De gemeenten Helmond, Deurne en Someren voldoen wel aan de bijdrage van € 15,=. Voor Someren geldt dat zij voor 2023 waarschijnlijk aanspraak gaan maken op hun algemene reserve. Voor de jaren daarna is de reserve niet meer toereikend. Plusdiensten Met de doorontwikkeling in dienstverlening en de financiële doorrekening heeft de bibliotheek de dienstverlening opgebouwd in basisdiensten en plusdiensten. In bijgevoegd convenant is aangegeven wat onder de basisdiensten valt en wat onder de plusdiensten. Het uitgangspunt bij de plusdiensten is dat de gemeente een basisbijdrage van € 15,= per inwoner per jaar betaald. Is dit bedrag lager, dan kunnen de plusdiensten alleen afgenomen worden tegen een kostendekkend tarief.

Bibliotheek op school (BoS) Omdat de gemeente de basisbijdrage van € 15,= nog niet betaald, heeft dit consequenties voor de afname van plusdiensten. Met name voor de plusdiensten ‘Bibliotheek op school’ en de ‘Educatieve webshop’ die scholen en kinderopvangorganisaties afnemen. Vanaf 2023 voert de bibliotheek voor deze 2 plusdiensten ook nog een andere abonnementsstructuur in. Als de gemeente de bijdrage van € 15,= niet betaald dan kunnen zij deze plusdiensten vanaf 2023 alleen nog afnemen tegen een kostendekkend abonnementstarief van respectievelijk € 50,=, € 65,= of € 75,= per leerling. In het abonnementstarief zitten beide plusdiensten opgenomen. Voorheen kon de plusdienst ‘Educatieve webshop’ als losse dienstverlening worden afgenomen vanaf 2023 kan dat niet meer. Betaald de gemeente wel de bijdrage van € 15,= dan zijn de abonnementstarieven respectievelijk € 10,=, € 11,50 of € 12,50 per leerling. Of de scholen en de kinderopvang bereid zijn om een abonnement af te nemen, is op dit moment niet bekend. Prodas is heel sceptisch over de nieuwe opzet en vraagt zich af of de opzet wel voldoet aan de vraag/behoeften van de scholen. Brief Dorpsoverleg Heusden en Commissie Burgers/AZ&C Begin oktober heeft het Dorpsoverleg Heusden een brief gestuurd aan de gemeenteraad met het verzoek om extra subsidie te verstrekken zodat de BoS in Heusden kan blijven.

Voor de kinderen in Heusden is de BoS laagdrempelig. Als deze verdwijnt, zijn zij genoodzaakt om boeken te lenen in de bibliotheek in Asten. De afstand naar Asten zal voor veel kinderen een drempel zijn om boeken te gaan lenen in de bibliotheek in Asten. Op 24 november jl. is, n.a.v. brief van het Dorpsoverleg Heusden, in uw commissie aandacht gevraagd voor BoS in Heusden. Verschillende fracties hebben de wethouder gevraagd nogmaals nauwlettend te kijken naar mogelijkheden om de subsidiebijdrage te verhogen. Leesonderwijs is van wezenlijk belang en moet laagdrempelig worden aangeboden. Ook is het belangrijk dat scholen gebruik kunnen blijven maken van ondersteunende projecten.

3/4

Er zijn verschillende gesprekken gevoerd met de bibliotheek en het schoolbestuur Prodas. Het is aan de gemeente om een besluit te nemen over het verhogen van het subsidiebedrag van € 13,= naar € 15,=. Het college heeft op 13 december jl. besloten om het subsidiebedrag met ingang van 1 januari 2023 te verhogen naar € 15,45 per inwoner per jaar. De plusdienst BoS/educatieve webshop kan dan tegen een gesubsidieerd tarief worden aangeboden aan alle scholen. Zo kan de BoS Heusden worden behouden mits de school het abonnementstarief betaald. Hiermee komt het subsidiebudget 2023 uit op € 263.700,60 (€ 15,= (prijspeil 2021) x 2x indexering van 1,5% = € 15,45 x 17.068 inwoners CBS 2022). Het subsidiebedrag is excl. huisvesting. Financiering In de begroting 2023 is reeds een bedrag opgenomen van € 219.690,= (excl. huisvesting). Om te komen tot een bijdrage van € 13,= per inwoner moet daar nog een bedrag aan toegevoegd worden van € 9.021,20. Daarmee komt de subsidie voor 2023 op € 228.711,20. Vervolgens dient nog de stap gemaakt te worden naar € 15,= per inwoner per jaar. Het gaat om een subsidieverhoging van € 228.711,20 naar € 263.700,60. Dit komt neer op een bedrag van € 34.989,40. Vooralsnog wordt het bedrag van € 44.010,60 (€ 9.021,20 en € 34.989,40) in 2023 incidenteel betaald uit de specifieke uitkering gemeentelijk onderwijsachterstandenbeleid.

Er komen extra middelen vanuit het Rijk voor bibliotheken. Voor gemeenten komt dit neer op een bedrag van € 18,7 miljoen in 2023. Dit loopt op tot een structureel bedrag van circa € 54 miljoen vanaf 2025. Daarbij zit wel de verplichting dat elke gemeente een ‘toekomstgerichte bibliotheekvoorziening’ moet hebben. Hoe de verdeling van deze middelen eruit gaat zien is nog niet bekend. Eind 2022 zou er meer duidelijkheid moeten zijn over de besteding van de extra middelen. Als onze gemeente in 2023 ook al middelen ontvangt dan zal dit bedrag worden ingezet ter dekking van het bedrag van € 44.010,60. Voor 2024 wordt gekeken of dekking uit de Rijksbijdrage (deels) ingezet kan worden. Anders wordt het (aanvullend) benodigde budget meegenomen in de voorjaarsnota 2024. Bijlagen: - Bestuursovereenkomst, documentnr. 2022099321; - Convenant, documentnr. 2022099319.