BUAZC23.01.07EE Samenwerkingsovereenkomst Stichting Innovatiehuis de Peel 2023-2027.pdf

Samenwerkingsovereenkomst Innovatiehuis De Peel 2023-2027

Versie: 7.0 definitief concept, ter vaststelling Helmond, 10 november 2022

Pagina 1 van 10

Partijen: 1. Gemeenten, hierna verder te noemen “de Gemeenten”

De gemeente Asten, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door ___________________, handelend ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders d.d…. De gemeente Deurne, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door ___________________, handelend ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders d.d…. De gemeente Gemert-Bakel, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door ___________________, handelend ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders d.d…. De gemeente Helmond, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door ___________________, handelend ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders d.d…. De gemeente Laarbeek, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door ___________________, handelend ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders d.d…. De gemeente Someren, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door ___________________, handelend ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders d.d….

2. Waterschap Aa en Maas, hierna verder te noemen “het Waterschap”

Waterschap Aa en Maas, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door ___________________, handelend ter uitvoering van het besluit van het dagelijks bestuur d.d….

3. Het georganiseerde bedrijfsleven, hierna verder te noemen “VNO-NCW”

De vereniging met volledige rechtsbevoegdheid, VNO NCW Brabant-Zeeland (voorheen: BZW), KvK nummer: 40413440, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door ___________________.

Alle bovenstaande entiteiten (1t/m3) hierna gezamenlijk te noemen: “Samenwerkingspartners”

4. Stichting Innovatiehuis De Peel, hierna verder te noemen “IDP”

Stichting Innovatiehuis De Peel, KvK nummer: 83960139, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar directeur- bestuurder, ___________________.

Alle hierboven genoemden hierna gezamenlijk te noemen “Partijen”

Pagina 2 van 10

In aanmerking nemende dat: a) de Gemeenten en het Waterschap Aa en Maas hebben vastgesteld dat economische en ruimtelijke vraagstukken, daaronder mede begrepen de waterhuishoudkundige belangen, zich niet laten beperken door gemeentegrenzen; b) om die reden door Partijen een bovenlokale en integrale aanpak wordt nagestreefd, waarbij sprake is van een multiplier effect op publieke en private investeringen; c) verder door de Gemeenten is vastgesteld dat een gezamenlijke aanpak in het initiëren, stimuleren en kanaliseren van innovatieve processen een katalyserend effect heeft op het creëren van (aanvullende) bedrijvigheid in het werkgebied van de Gemeenten; d) de Gemeenten, het Waterschap en VNO-NCW in de voorgaande jaren hebben samengewerkt bij het oppakken van de economische en ruimtelijke vraagstukken en dat deze partijen de duurzame samenwerking wensen voort te zetten; e) het Waterschap een functionele overheid is met een heel specifiek takenpakket, namelijk de zorg voor het watersysteem en het zuiveren van afvalwater.’ In het Waterbeheerplan (WBP) 2022-2027 zijn de doelen van het waterschap opgenomen, bij het bereiken waarvan het waterschap inzet op een gebiedsgerichte integrale en duurzame aanpak, waarbij het waterschap zich richt op de thema’s waterveiligheid, een klimaatbestendig en gezond watersysteem en schoon water; f) in 2017 door de Samenwerkingspartners besloten is

om voor deze publiek private samenwerking de netwerkorganisatie IDP in te richten, die op basis van ’een jaarplan uitvoering geeft aan strategische plannen en ideeën, zoals onder meer momenteel zijn beschreven in het Ambitie document De Peel focus op 2030, de Economische Agenda De Peel 2022-2027 “De Peel maakt het” en in de Ruimtelijke Agenda De Peel; g) de samenwerking in 2019 is geëvalueerd, leidende onder meer tot de conclusie dat IDP effectiever kan handelen door rechtstreeks aan het maatschappelijk verkeer deel te nemen als zelfstandige drager van rechten en plichten; h) gekozen is om vanaf 01-01-2023 de netwerkorganisatie te laten aansluiten bij een stichting met een zogeheten two-tier model, zonder dat afbreuk wordt gedaan aan de redenen die ten grondslag liggen aan de oprichting van de netwerkorganisatie; i) de stichting inmiddels volgens de daarvoor bestemde regels is opgericht; j) de stichting de publieke missie in haar statuten erkent en in artikel 3 dit als volgt heeft geformuleerd: “het leveren van een proactieve, herkenbare en onderscheidende bijdrage aan de “economische en ruimtelijke ontwikkeling van de Peelregio, zijnde onderdeel van Brainport /de Metropoolregio Eindhoven (MRE), alsmede het vormen van een werkplaats voor vernieuwing en voorts al hetgeen in de ruimste zin met een en ander verband houdt, daartoe behoort en/of daartoe bevorderlijk kan zijn.”; k)

Partijen de behoefte hebben de samenwerking met elkaar opnieuw vorm en gestalte te geven door het aangaan van een nieuwe samenwerkingsovereenkomst.

Komen als volgt overeen: Artikel 1 1.1

Doel en onderwerp van de samenwerking

Doel van deze samenwerkingsovereenkomst is het bevorderen van een structuurversterking van de Peelregio in zowel Economisch als Ruimtelijk opzicht door het gezamenlijk uitvoeren van de bestuurlijke agenda’s op deze beleidsvelden via IDP. Het belang van het Waterschap Pagina 3 van 10

1.2 1.3

1.4

1.5

bij deze agenda’s is gericht op een duurzame ontwikkeling van de fysieke leefomgeving, waaronder begrepen het bodem- en watersysteem, schoon water en klimaat. Het onderwerp van deze samenwerkingsovereenkomst zijn de afspraken die partijen maken over het inzetten van IDP als organisatie om operationele resultaten te behalen ter verwezenlijking van het doel van de samenwerking. De Gemeenten en het Waterschap laten zich in deze samenwerking leiden door maatschappelijke doelen en/of strategische overheidsdoelen. VNO-NCW speelt als behartiger van de belangen van het bedrijfsleven een rol als gesprekspartner van de overheden en als aanspreekpunt van het bedrijfsleven. De concrete samenwerkingsdoelen of -thema’s worden jaarlijks door de Samenwerkingspartners benoemd. De werkwijze is in artikel 3 beschreven. Partijen zijn het erover eens dat de benoemde samenwerkingsdoelen en -thema’s leidend zijn voor het jaarplan van IDP. Deze samenwerkingsovereenkomst gaat in op 1 januari 2023 en eindigt op 31 december 2027 van rechtswege.

Artikel 2 2.1

2.2

2.3

Samenwerkingsterreinen en thema’s

Met inachtneming van artikel 1.4 wordt door en tussen Partijen op projectniveau samengewerkt in ieder geval op het terrein van de in de Economische Agenda De Peel 20222027 opgenomen thema’s alsmede opgaven in het ruimtelijke (waaronder tevens begrepen het waterhuishoudkundige) domein voortvloeiende uit de Ruimtelijke Agenda en Ontwikkelstrategie De Peel. De hierna te benoemen kernopgaven die door de Samenwerkingspartners bij IDP worden neergelegd hebben een hoog innovatieprofiel. Toegevoegde waarde van IDP is het bij elkaar brengen van partijen en het faciliteren van initiatieven. Dergelijke initiatieven, die in de praktijk niet zonder meer van de grond komen, ontmoeten in de ogen van de samenwerkingspartners veel toegevoegde waarde van IDP. IDP zal zich richten op de volgende selectie van kernopgaven/thema’s uit de Economische Agenda De Peel 2022 – 2027 en relevante waterhuishoudkundige aspecten daarbinnen zoals opgenomen in het Waterbeheerplan 2022-2027: • Versterken economische structuur • Bevorderen totstandkoming duurzame, circulaire en innovatieve economie • Behouden vitaliteit en leefbaarheid landelijk gebied Deze kernopgaven worden door de Samenwerkingspartners vertaald naar een ‘Business- en innovatiestrategie’, ‘Duurzaamheidsstrategie’ en ‘Brandingstrategie’ voor De Peel.

IDP geeft deze strategieën verder inhoud en zoekt binnen de triple helix de juiste samenwerkingspartners (overheden, ondernemers, onderwijsinstellingen) om zo ook een multiplier te organiseren. Dat doet het IDP ten behoeve van het algemene belang en concreet voor de volgende (speerpunt)sectoren en domeinen: • Agro, nieuwe technieken en productieprocessen; • Slimme maakindustrie; • Food- en tech innovatie; • Vrijetijdseconomie; • Zorg technologie; • Data analyse en digitalisering van bedrijfshuishoudingen; • Zogeheten crossovers tussen deze sectoren en thema’s om (product)innovaties te stimuleren.

Pagina 4 van 10

Artikel 3 3.1

3.2

3.3. 3.4

3.5 3.6. 3.7.

De Samenwerkingspartners bepalen elk jaar in een bestuurlijke bijeenkomst welke thema’s en kernopgaven zij in het jaarplan van IDP wensen terug te zien (‘de opdracht’). Bij voorkeur worden daaraan concrete resultaten verbonden. Iedere Samenwerkingspartner vaardigt één vertegenwoordiger naar dit bestuurlijk overleg af. Dit dient bij voorkeur een lid van het dagelijks bestuur van de samenwerkingspartner te zijn. Iedere Samenwerkingspartner komt gelijke zeggenschap toe. Het jaarplan is leidend voor IDP bij het uitoefenen van haar activiteiten. Het jaarplan met smart geformuleerde doelen, verwachte resultaten en begroting dient tevens als aanvraag voor de jaarlijkse subsidie bij de Samenwerkingspartners voor de hierna te bespreken project- en exploitatiekosten. Er is een ambtelijke voorbereiding voor het bestuurlijk overleg zoals bedoeld in artikel 3.1. Zij stelt de agenda op en komt met besluitvormingsvoorstellen. De voorbereiding vindt zoveel mogelijk plaats in afstemming met IDP. De Partijen bespreken in een verder bestuurlijk overleg de meegegeven denkrichting van de Samenwerkingspartners aan de hand van het vastgestelde financiële en inhoudelijke jaarverslag van IDP. Op basis van deze bespreking wordt de subsidie als bedoeld in artikel 3.2. vastgesteld door het college van de gemeente Helmond.

IDP is vanzelfsprekend verantwoordelijk voor de eigen bedrijfsvoering en financiering met inachtneming van (structurele) subsidiebijdragen. Om praktische redenen treedt het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Helmond op als bevoegd bestuursorgaan t.a.v. subsidieverstrekking. IDP heeft in dit opzicht maar met één overheidsorgaan te maken. De beschreven werkwijze van samenwerking is schematisch weergegeven in een bijlage van deze samenwerkingsovereenkomst. Deelnemers van het bestuurlijk overleg als bedoeld in het eerste lid van dit artikel zijn door de organisatie die zij vertegenwoordigen, gemachtigd om een wijziging aan te brengen in de planning- en control cyclus, voor zover dat om praktische redenen geboden is.

Artikel 4 4.1

4.2

Wijze van samenwerking

Bijdrage van de samenwerkingspartners

De kosten van de samenwerking bestaan uit: a) exploitatiekosten (apparaatskosten) van IDP b) projectkosten (uitvoeringskosten) van IDP c) uitvoeringskosten van de samenwerkingspartners Ten aanzien van de jaarlijkse project- en exploitatiekosten worden de volgende afspraken gemaakt: a. de Gemeenten dragen ieder jaarlijks maximaal € 130.000,-- bij. Van dat bedrag is €30.000,vast en structureel geoormerkt als bijdrage in de exploitatiekosten en €100.000,- als variabele bijdrage in projectkosten. b. Het Waterschap draagt jaarlijks minimaal € 30.000,-- bij aan de exploitatiekosten. c. VNO-NCW zal geen financiële middelen ter beschikking stellen, maar draagt bij door middel van het beschikbaar stellen van minimaal 1,5 fte menskracht (op jaarbasis) ten behoeve van projectuitvoering op basis van het door IDP vastgestelde jaarplan. Pagina 5 van 10

4.3.

4.4.

4.5.

4.6. 4.7. 4.8.

4.9. 4.10.

4.11.

4.12.

De totale jaarlijkse bijdragen aan IDP worden als begrotingssubsidie overgemaakt door de gemeente Helmond. Daarbij houden de Samenwerkingspartners de mogelijkheid open om de bijdrage in de exploitatiekosten door middel van een meerjarige subsidie van de gemeente Helmond aan IDP ter beschikking te stellen. De bijdrage aan de projectkosten wordt altijd jaarlijks met een subsidiebeschikking van de gemeente Helmond beschikbaar gesteld op basis van het ingediende jaarplan van IDP. De Algemene subsidieverordening van de gemeente Helmond is onverkort van toepassing op het gehele subsidietraject. De andere gemeenten dan Helmond en het Waterschap verplichten zich om hun verschuldigde bijdrage over te maken naar de gemeente Helmond opdat die gemeente kan voldoen aan haar subsidieverplichtingen jegens IDP. Daarbij geldt als uitgangspunt dat de gemeente Helmond op geen enkele wijze financieel nadeel ten opzichte van de andere Samenwerkingspartners mag leiden als gevolg van haar rol als penvoerder voor de subsidie aan IDP. De gemeente Helmond behoudt zich het recht voor de subsidie aan IDP jaarlijks te indexeren volgens de door deze gemeente gehanteerde systematiek. De door de Samenwerkingspartners verschuldigde bijdrage als bedoeld in artikel 4.2, aanhef en onder a en b, wordt met die indexering verhoogd.

Het bestuurlijk overleg zoals beschreven in artikel 3 wordt schriftelijk over deze indexatie geïnformeerd. Artikel 4.4. is onverminderd van toepassing. De kosten als bedoeld in artikel 4.2, aanhef en onder c, blijven voor rekening van VNO-NCW en worden niet ten laste gebracht van dan wel in rekening gebracht bij IDP. De door de Samenwerkingspartners beschikbaar gestelde bedragen worden door IDP aan de hand van het jaarverslag naar kostensoort verantwoord met inachtneming van de in de subsidiebeschikking van de gemeente Helmond opgenomen verplichtingen. Naast de vaste financiële bijdrage ter delging van de project- en exploitatiekosten, komen Partijen met elkaar overeen dat zij ten behoeve van de samenwerking menskracht ter beschikking stellen als inhoudelijk klankbord fungeren en noodzakelijke informatie verstrekken, steeds voor zover dat redelijk en billijk is ten behoeve van de uitvoering en/of het opzetten van een project. Deze uitvoeringskosten van Partijen maken geen deel uit van de begroting van IDP. Partijen spreken uit dat deze kosten voor eigen rekening en risico blijven. Projectmanagement maakt nadrukkelijk geen deel uit van de afspraak over het ter beschikking stellen van menskracht.

IDP kan en mag – voor zover wet- en regelgeving dat toelaat - de door de gemeenten beschikbaar gestelde bijdragen in de projectkosten en menskracht inzetten als cofinanciering voor projecten waaraan ook derde partijen financieel bijdragen. Iedere Samenwerkingspartner komt het recht toe om met IDP aanvullende afspraken te maken voor projectinzet, meer specifiek voor het eigen werkgebied. Partijen komen daarbij nu voor alsdan overeen dat dergelijke afspraken niet ten koste mogen gaan van het vigerende jaarplan van IDP en dat de projectfinanciering los dient te staan van de vigerende begroting van IDP. Het betalingsritme van de subsidie is zodanig dat IDP in staat wordt gesteld betalingsverplichtingen te voldoen, althans voor zover die rechtmatig zijn aangegaan ingevolge de subsidiebeschikking van de gemeente Helmond. Voor betalingsverplichtingen die buiten het jaarplan en de subsidiebeschikking worden aangegaan dragen de samenwerkingspartners geen verantwoordelijkheid. Bij een onderbesteding van de beschikbaar gestelde projectbijdragen c.q een lagere vaststelling, bepalen de Samenwerkingspartners in het bestuurlijk overleg als bedoeld in artikel 3.4, of een terugvordering volgt dan wel dat de gelden worden opgenomen in de IDPbegroting van het daaropvolgende jaar.

De Samenwerkingspartners hebben daarbij de keuze om de niet bestede projectbijdragen in mindering te brengen op de verschuldigde projectbijdrage voor het daarop volgende jaar of IDP toe te staan een bestemmingsreserve of –voorziening te treffen. Besluitvorming vindt plaats op basis van unanimiteit. Pagina 6 van 10

Artikel 5 5.1.

5.2

5.3.

IDP stelt een bestedingsreglement op aan de hand waarvan financiële bijdragen aan projecten als bedoeld in artikel 4.1, aanhef en onder b, al dan niet toegekend worden. IDP maakt in het uiteindelijke besluit van het bestuur over toekenning van een bijdrage melding van het toepasselijke artikel uit de Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV), mocht het ondersteuning aan een economische activiteit betreffen. Bij twijfel of daar sprake van is, treedt IDP voorafgaande aan het nemen van een besluit in overleg met de Samenwerkingspartners. Het bestedingsreglement heeft in staatsteunrechtelijk opzicht in zoverre te gelden als koepelvrijstelling. De gemeente Helmond draagt zorg voor het voldoen aan de procedurele verplichtingen bij het verlenen van staatssteun, zoals kennisgeving aan de Europese Commissie van de steunmaatregel alsmede het openbaar bekendmaken daarvan op haar website of digitale publicatieblad. Over de exacte wijze van administratieve afwikkeling van individuele projecten maken Partijen onderling nog afspraken, waarbij de regels van het verlenen van geoorloofde verstrekken van staatssteun en het belastingrecht richtinggevend zijn om te komen tot praktische uitvoerbaarheid voor alle Partijen.

Artikel 6 6.1

6.2 6.3

7.2

Geschillenregeling

Een geschil bestaat, indien één van de Partijen dat schriftelijk aan de andere Partijen mededeelt. Partijen streven te allen tijde om een geschil onderling in der minne op te lossen. Mocht minnelijke schikking niet lukken, dan kunnen de Partijen geschillen aanhangig maken bij de bevoegde rechter in het arrondissement Oost-Brabant.

Artikel 8 8.1

Evaluatie en tussentijdse wijziging overeenkomst

Als uitvloeisel van het bepaalde in artikel 1.5, geheel los van het bepaalde in artikel 7, zullen Partijen en IDP de uitvoering van deze overeenkomst evalueren. De Samenwerkingspartners besluiten zelf hoe zij de evaluatie willen (doen) uitvoeren. In ieder geval wordt nu voor alsdan besloten om een evaluatieverslag uiterlijk 1 juli 2027 aan te bieden aan alle betrokken dagelijkse besturen van Samenwerkingspartners. Het evaluatieverslag wordt ten minste voorzien van een analyse waaruit blijkt in hoeverre en in welke mate IDP heeft voorzien in de beoogde beleidsdoelen van Samenwerkingspartners. Partijen kunnen te allen tijde in onderling overleg besluiten tussentijdse wijzigingen aan te brengen in deze overeenkomst of in de daarop gebaseerde samenwerkingsafspraken. Daartoe wordt door de initiërende Partij een schriftelijk verzoek gezonden aan de overige Partijen. Na het ingediende verzoek treden Partijen met elkaar in overleg en nemen zij ieder voor zich een beslissing over de wijziging(en). Hierbij geldt een meerderheid van stemmen.

Artikel 7 7.1

Besteding van projectbijdragen.

Tussentijdse heroverweging

Partijen komen overeen dat op ieder moment een extra evaluatie moment kan worden ingelast teneinde de voortzetting van IDP met elkaar te bespreken. Partijen beschouwen dit moment als een optionele heroverweging, aangezien de samenwerking reeds op 31 december 2027 van rechtswege eindigt.

Pagina 7 van 10

8.2.

8.3

8.4

De uitkomst van de optionele heroverweging kan een reden zijn voor een partij om de overeenkomst voortijdig op te zeggen. Partijen komen overeen dat een opzegging niet eerder kan plaatsvinden dan a. na het eerste kwartaal van 2025 en met inachtneming van een opzegtermijn van één jaar. De opzegging kan daarmee op zijn vroegst na het eerste kwartaal van 2026 worden geëffectueerd; b. het voornemen tot opzeggen is besproken in een bestuurlijk overleg als bedoeld in artikel 3 van deze overeenkomst Een eventuele tussentijdse opzegging leidt nimmer tot het terugvorderen door de opzeggende partij van toegezegde projectbijdragen waarvoor reeds verplichtingen zijn aangegaan door IDP dan wel in het geval dat de toezegging in menskracht aan een project heeft plaatsgevonden, tot het moment dat het project met inachtneming van de rol van die bijdrage is afgerond. Dit is alleen anders in de situatie dat IDP niet aan haar subsidieverplichtingen voldoet en hierop door de gemeente Helmond (al dan niet in overleg met de Samenwerkingspartners) als subsidie verlenende instantie is aangesproken of er anderszins sprake is van onrechtmatige inzet van middelen of in de situatie dat de stichting wordt ontbonden. In dit laatste geval bepaalt het liquidatieplan de financiële gevolgen.

Een tijdig gedane tussentijdse opzegging laat de verplichting voor een opzeggende partij tot het betalen van de bijdrage aan exploitatiekosten per 1 januari 2027 vervallen.

Artikel 9 9.1 9.2. 9.2

Slotartikel

Deze overeenkomst vervangt alle samenwerkingsafspraken, in welke vorm dan ook, tussen Partijen, waaronder in ieder geval de samenwerkingsovereenkomst Innovatiehuis 2017-2023 en het daarop geënte addendum van 2021. De gemeente Helmond draagt zorg voor het voldoen aan eventuele openbaarmakingsverplichtingen uit hoofde van de Wet open overheid, voor zover deze verplichting niet op alle Partijen rust. Deze overeenkomst kan worden aangehaald als “Samenwerkingsovereenkomst Innovatiehuis De Peel 2023-2027”.

ALDUS OVERENGEKOMEN EN ONDERTEKEND OP

……DECEMBER 2022

Gemeente Asten

Gemeente Deurne

--------------------(……….)

-----------------------(………)

Gemeente Gemert-Bakel

Gemeente Helmond

---------------------(…………)

-----------------------(………………)

Gemeente Laarbeek

Gemeente Someren

-------------------------(………….)

-------------------------(……………) Pagina 8 van 10

Waterschap Aa en Maas

VNO-NCW

-----------------------(…………..)

----------------------(………………)

Stichting Innovatiehuis De Peel ------------------------(directeur- bestuurder)

Optioneel / ter info -----------------------(Voorzitter Raad van Toezicht)

Pagina 9 van 10

Bijlage: planning- en control cyclus voor subsidieverhouding IDP en Samenwerkingspartners. JP Bestuurlijk Overleg Strategische sessie, benoemen kernopgaven Opstellen conceptjaarplan Goedkeuren concept-jaarplan Vaststellen jaarplan2 Indienen subsidieaanvraag Beslissing op subsidie volgend planjaar Opstellen conceptinhoudelijk en financieel jaarverslag Goedkeuring inhoudelijk en financieel jaarverslag (jaarrekening) Vaststellen financieel jaarverslag Bespreken beide jaarverslagen Beslissing op subsidievaststelling

Directie/bestuur IDP

RvT IDP

B&W Helmond

September/oktober1 JP

Oktober/november

Jp

november

Jp

november

Jp

december

Jp

december

Jv

maart

Jv

april

Jv

mei

Jv

Mei/juni

Jv

Juni/juli

1 Bij voorkeur na gemeentelijke begrotingsbehandeling. 2 Inclusief begroting

Pagina 10 van 10