Bijlage 4 - Verslag follow-up gesprek met RHCe (geanonimiseerd)

rheregionaal historisch

centrum

eindhoven

SAMENVATTING FOLLOW-UP

GESPREK

GEMEENTE

Vastgesteld

ASTEN

(geanonimiseerd)

Op 17-12-2025 RHCe

Gemeente

(geanonimiseerd)

(geanonimiseerd)

Manager communicatie, erfgoed

en

(geanonimiseerd)

toezicht

Asten

Gemeentesecretaris/

algemeen

directeur

(geanonimiseerd)

rhc reglonaal historisch centrum eindhoven

Namens

gemeente Asten

(geanonimiseerd) Gemeentesecretaris ‚

(geanonimiseerd) Teamleider I&A ‚

(geanonimiseerd) Medewerker informatiebeheer (geanonimiseerd) Manager communicatie, erfgoed ‚

‘Namens

nn. toezicht

RHCe:

en

(geanonimiseerd) Toezichthouder B. (geanonimiseerd) Toezichthouder V. INLEIDING In het

kader

Centrum Asten

van

het toezicht op het informatiebeheer van gemeenten door het Regionaal Historisch (RHCe) heeft op 1-12-2025 een follow-up overleg plaatsgevonden tussen gemeente

Eindhoven

RHCe. Volgens de tweejarige inspectiecyclus van RHCe vindt het follow-upoverleg één jaar na de inspectie plaats. Onderwerp van gesprek betrof de hoogst geprioriteerde aanbevelingen uit het inspectierapport 2024 in combinatie met de voortgangsrapportage voor informatiebeheer van de gemeente en

Asten. INHOUD

BESPROKEN 1.

HOOFDPUNTEN

Aanbevelingen

RHCe uit inspectierapport 2024: Informatie binnen wettelijke termijnen vernietigen (KP 6.3 & 6.4) 1.2. Vaststellen en toepassen van een kwaliteitssysteem voor informatiebeheer (KP] 4.1) 1.3. Gemeentelijk metadataschema toepassen op alle blijvend te bewaren informatie (KPI 5.2) 1.4. De archiefruimte laten voldoen aan wettelijke eisen (KPI 3.1 en 5.6) 1.1.

1.5.

Vaststellen

van

een

integraal

beleid

voor (digitaal) informatiebeheer (KPI 5.7)

(geanonimiseerd)

rhc. reglonaal hßtorlsch cenüum elndhoven

1. AANBEVELINGEN RHCE UIT INSPECTIERAPPORT 2024 '11, TNFORMATIE BINNEN WETTELIJKE TERMIJNEN VERNIETIGEN

(KPl ó3, & 6. 4)

Tijdens de inspectie in 2024 is geconstateerd dat de gemeente Asten vernietigingstermijnen overschrijdt

informatie d¡e in 2022 voor vernietiging in aanmerking komt. Ook gaf de gemeente aan dat er nog geen volledig overzicht was van welke Taak Specifieke Applicaties (TSA's) afdoende functionaliteiten voor a rch iefu ernieti gi n g hebben. van

ln februari 2025 heeft Asten de vernietigingslijsten voor 2022 ter controle aan RHCe voorgelegd. Deze lijsten zijn vervolgens door RHCe goedgekeurd. De gemeente geeft aan dat desbetreffende informatie inmiddels is vernietigd. ln novembe r 2025 zijn ook de vernietigingslijsten voor 2023 ter controle voorgelegd aan RHCe. Wat betreft vernietiging binnen TSA's , geeft Asten aan dat deze verbeteractie is meegenomen bij het volledig in kaart brengen van informatiesystemen en functionaliteiten. Asten geeft aan dat het overzicht van systemen inmiddels compleet is. Momenteel verzamelt de gemeente informatie over de functionaliteiten voor informatiebeheer binnen de systemen , waaronder voor vernietiging. Het plan van de gemeente is om hierna afspraken te maken met applicatiebeheerders over tijdige vernietiging van informatie in de systemen.

1. 2 VASTSTELLEN EN TOEPASSEN VAN EEN KWALITEITSSYSTEEM VOOR INFORMATIEBEHEER (KPr 4. 1) Tijdens de inspectie in 2024 is geconstateerd dat de gemeente Asten niet beschikt over een vastgesteld kwaliteitssysteem voor informatiebeheer met toetsbare eisen. De gemeente beschikte destijds wel over een aantal instructies op grond waarvan controles op informatiebeheer werden uitgevoerd' ln februari 2025 heeft de gemeente beleid voor een kwaliteitssysteem (kwaliteitshandboek) ter advies aan RHCe voorgelegd. RHCe adviseerde om het handboek vast te stellen , maar ook om het handboek op termijn verder uit te breiden , omdat de kwaliteitscontroles nog niet de volledige informatiehuishouding van de gemeente dekten.

Gemeente Asten geeft aan dat het kwaliteitshandboek inmiddels is vastgesteld en dat de bijbehorende procedures worden toegepast. De gemeente is nog niet begonnen met het uitbreiden van het kwaliteitssysteem. De gemeente laat weten hiermee te starten zodra de inventarisatie van informatiesystemen (zie ook 1 1) is afgerond en de systemen en hun functionaliteiten volledig in beeld zijn' .

1. 3 GEMEENTELIJK METADATASCHEMA TNFORMATIE (KPl 5. 2)

TOEPASSEN

OP ALLE BLIJVEND TE BEWAREN

Tijdens de inspectie in 2024 is geconstateerd dat het gemeentelijke metadataschema nog niet op alle blijvend te bewaren digitale informatie wordt toegepast. De gemeente geeft aan momenteel te werken aan een mapping (vergelijking tussen metadata in het DMS en gemeentelijke metadataschema ). Op basis van een afgeronde mapping wordt inzichtelijk of het metadataschema binnen het DMS wordt toegepast. RHCe en

gemeente Asten staan reeds in contact over de voortgang van de mapping'

De gemeente informeert ook voornemens te zijn om in de toekomst de MDTO-standaard vast te stellen als gemeentelijk metadataschema. Het RHCe geeft aan dat het e-Depot zowel compatibel is met metadata op basis van TMLO als met metadata op basis van MDTO.

3

rhc rcgÍonool hlstorlsch centtum elndhoven

1. 4 DE ARCHIEFRUIMTE LATEN VOLDOEN AAN WETTELTJKE ETSEN (Kpt 3. 1 EN 5. ó) Tijdens de inspectie in 2024 is geconstateerd dat de temperatuur en luchtvochtigheid in de gemeentelijke archiefruimte hoger waren dan de Archiefregeling toestaat. De gemeente Asten meldt dat er ventilatieroosters zijn geplaatst en dat een protocol wordt toegepast om de deur van de archiefruimte zoveel mogelijk gesloten te houden. Volgens recente metingen bevindt het klimaat zich nu binnen de marges van het voorstel voor een nieuwe Archiefregeling dat ter internetconsultatie beschikbaar is gesteld. De gemeente wacht nog op metingen over een langere periode om de stabiliteit van het klimaat definitief te kunnen beoordelen.

1. s VASTSTELLEN

VAN EEN INTEGRAAL BELETD VOOR

(DtctrAAL)

TNFORMATTEBEHEER (5. 7)

Tijdens de inspectie in 2024 is vastgesteld dat de gemeente wel afzonderlijke beleidsdocumenten

voor

digitaal informatiebeheer heeft , maar dat deze nog geen integraal geheel vormen. De gemeente geeft aan dat bestaande beleidsdocumenten inmiddels zijn gebundeld als onderdeel binnen het kwaliteitssysteem. Voor de verdere doorontwikkeling van dit beleid , informeert Asten dat in de loop van 2026 overleg plaatsvindt met de CIO (Chief lnformation Officer) om te bepalen hoe/waar het beleid het besr kan worden uitgebreid. WV.V.T.K. ,

1. Archieven gemeente Asten 2O1O -2019 Gemeente Asten heeft het RHCe op 23-10-2025 geinformeerd over het voornemen om de archieven van de gemeente Asten uit de jaren 2010-2019 te laten bewerken (duurzaam opschonen en inventariseren). RHCe ging er aanvankelijk vanuit dat de gemeente de archieven na bewerking vervroegd wil overbrengen. Gemeente Asten verduidelijkt dat dit niet het geval is: de gemeente wil de archieven slechts lateñ bewerken zodat deze werkzaamheden in de toekomst niet meer hoeven plaats te vinden. Gemeente Asten vraagt of het juist is om een cesuur (begin- en eindpunt van archiefblok) te plaatsen op het moment dat de gemeente digitaal is gaan werken. Door zo'n cesuur zouden de archieven in kwestie worden opgedeeld in 2 archiefblokken. RHCe bevestigt dat dit gangbaar is , wel dient de cesuur te worden onderbouwd in een archiefbewerkingsplan. RHCe wijst erop dat , volgens de voorschriften voor analoge overbrengingen (link) van RHCe , vóór de start van de bewerking een bewerkingsplan moet worden opgesteld en ter advisering aan het RHCe moet worden voorgelegd. RHCe en de gemeente Asten spreken af dat het bewerkingsplan , zodra beschikbaar , aan RHCe wordt voorgelegd AFSPRAKEN -

De volgende archiefinspectie van de gemeente Asten staat gepland voor december 202ó. Gemeente Asten legt , zodra deze beschikbaar is , het bewerkingsplan voor de archieven van gemeente Asten 201 0-2019 ter advies voor aan RHCe.

4