Bijlage 4 - Bijlage 1 Communicatienota gemeenteraad Asten 2024 -2026

Communicatienota gemeenteraad Asten 2024-2026

1. Inleiding Op 6 maart 2023 is in aanwezigheid van de Minister Hanke Bruins Slot het Astens Manifest: zo blijft onze democratie vitaal ondertekend. In dit manifest staan diverse intenties en afspraken die een nadere uitwerking behoeven. Een aantal heeft betrekking op zichtbaarheid van de raad en participatie. Concrete benoemde punten in het Astens Manifest zijn: • • •

• •

Als raad nemen we meer eigen initiatief en zijn we zichtbaar voor inwoners. De raad staat midden in de samenleving en haalt informatie op bij inwoners. “Wij besturen onze gemeente samen met onze inwoners. Zowel als politieke partijen of fracties én als gehele gemeenteraad. We willen naast groepen die zelf het gemeentehuis weten te vinden, ook andere groepen bereiken. In participatietrajecten is het belangrijk dat de raad vooraf kaders meegeeft. Hierdoor zijn de verwachtingen helder en wordt teleurstelling voorkomen. Dat vraagt scherpte bij raadsbesluiten en plannen. Onze inwoners willen op verschillende manieren betrokken worden bij het bestuur van de gemeente. We bieden ruimte voor eigen initiatief van inwoners en vragen hen actief mee te denken en te doen. We zijn als raad toegankelijk en zichtbaar voor inwoners. We betrekken inwoners en doelgroepen in een vroeg stadium en communiceren op verschillende, creatieve,\ manieren.

Zowel in de voorbereiding van dit manifest als in de uitwerking ervan is een werkgroep opgericht, bestaande uit raadsleden van alle fracties, griffier, burgemeester en secretaris en Team communicatie. Om tot uitvoering van bovenstaande punten uit het manifest te komen heeft de werkgroep dit plan ter verbetering van de raadscommunicatie opgesteld. 2. En wat wil de inwoner? In het najaar van 2022 heeft de gemeente een onderzoek laten uitvoeren door TIP Asten over: ”Meedoen bij de gemeente en de rol van de gemeenteraad.” Dit onderzoek vond plaats ter voorbereiding van het opstellen van het Astens Manifest. In totaal 413 inwoners hebben destijds deze enquête ingevuld, een mooi resultaat gezien het onderwerp en de onderzoeksresultaten zijn met dit aantal respondenten representatief. De belangrijkste resultaten staan hieronder weergegeven. U treft het gehele rapport aan in de bijlage. Betrokken zijn / worden

In hoeverre voelt u zich nu betrokken bij onderwerpen waar de gemeente Asten aan werkt?

Uitgesplitst naar woonplaats en leeftijd volgt het volgende beeld.

De wijze waarop inwoners betrokken willen worden door de gemeente bij onderwerpen waar zij aan werkt is als volgt:

Onderwerpen waar inwoners affiniteit mee hebben zijn: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Klimaat, energie en duurzaamheid (51%)*. Leefbaarheid (48%). Bouwen en wonen (46 %). Groen en natuur (40%). Veiligheid (34%). Toekomst buitengebied (33 %). Gezondheidszorg en welzijn (32%). *De torenhoge energieprijzen in het najaar van 2022 zijn waarschijnlijk van invloed geweest op deze hoge score.

Het beeld dat TIP leden hebben van de gemeenteraad :

3. Wat verstaan we onder raadscommunicatie? De definitie van het begrip raadscommunicatie verschilt per gemeente. Niet elke gemeente heeft immers dezelfde behoefte. Raadscommunicatie is ook altijd tweerichtingsverkeer: het gaat niet alleen om zenden vanuit de raad, maar evengoed om luisteren naar en ophalen bij de inwoners die door de raad worden vertegenwoordigd. Raadscommunicatie is nadrukkelijk NIET communicatie vanuit afzonderlijke politieke partijen, fracties of individuele raadsleden zelf. Die standpunten kunnen weliswaar (objectief) in de communicatie namens de gehele raad worden benoemd, maar raadscommunicatie is niet bedoeld voor profilering van personen of partijen. Met andere woorden: raadscommunicatie is altijd objectief en politiek neutraal. Met de ondertekening van het Astens Manifest geeft de Astense raad aan meer te willen communiceren dan alleen agenda’s en besluiten. In dit plan verstaan we onder raadscommunicatie: Raadscommunicatie is communicatie door de gemeenteraad als geheel, gericht op de volgende drie doelen: -

-

Informeren: verduidelijken van het werk van de raad (controlerend, kaderstellend en volksvertegenwoordigend). Voor inwoners is het toch vaak “de gemeente” zonder dat men precies weet wat het verschil tussen raad en college is. Profileren: zichtbaar zijn als raad. Participatie: betrekken van inwoners in een vroeg stadium bij besluitvormingsprocessen.

4. Doelgroepen Extern: -

Inwoners. Ondernemers. Belangenorganisaties zoals maatschappelijke organisatie, verenigingen en dorpsraad / overleg. Lokale media.

Intern -

Politieke achterban. Ambtelijk apparaat (MT en organisatie).

5. Communicatiekanalen De gemeente Asten maakt gebruik van de volgende communicatiekanalen: -

Gemeentepagina Peelbelang. Website www.Asten.nl. Social media (Facebook, Twitter, Instagram, Youtube). Persberichten. Intranet (Pipa). Digitale nieuwsbrief.

6. Actieplan en fasering Om de 3 doelen van raadscommunicatie te bereiken (informeren, profileren, participeren) worden de volgende acties voorgesteld: Informeren: Naast de gebruikelijke publicatie van de agenda’s via Peelbelang zijn er ook andere invullingen mogelijk. -

-

-

Voorstelrondje via gemeentepagina via rubriek: Wie is wie in politiek Asten” Iedere twee weken stelt een raads- of commissielid zich voor met een kort stukje uitleg over de raad. Politieke zeepkist in samenwerking met Peelbelang (maandelijkse rubriek na uitkomen commissievergaderingen). Eén of twee agendapunten worden nader belicht waarin fracties in een paar woorden hun standpunt kunnen weergeven. Politieke zendtijd voor politieke partijen via Siris uitzending Asten Nu. Partijen kunnen kort iets vertellen over hun visie op actuele thema’s. Bij voorjaarsnota en begroting een interview met de fractievoorzitters over de kernpunten van de beschouwingen. Politiek actief: raadsleden nauwer betrekken bij de cursus politiek actief. Media aandacht Astens Manifest genereren bij mijlpalen.

Profileren: -

-

Meer aandacht via media over themabijeenkomsten. Actiever geïnteresseerde en deskundige inwoners en organisaties uitnodigen en uitgebreider verslag doen via o.a. de gemeentepagina en via eigen gemaakte filmpjes voor de social media; Raadsbrede excursies gekoppeld aan een thema. Frequentie 2 maal per jaar voor een dagdeel. Hiervan ook weer verslag doen via eigen kanalen.

-

-

Gast van de raad: raadsleden nodigen zelf iemand uit hun netwerk uit of juist inwoners die verder van de gemeente af staan, zoals jongeren en minderheidsgroepen. Deze krijgen dan een VIP behandeling en korte uitleg (nog nader vorm te geven). Inzet social media: cursus over de rol en kansen van social media, speciaal voor raadsleden. Perstraining

Participatie: -

-

-

TIP enquêtes inzetten: TIP is een goed instrument (zie onderzoek en aantal mogelijke respondenten om betrouwbare uitspraken te doen) om veel informatie op te halen. Fracties kunnen onderwerpen aandragen voor zaken waarover zij graag een TIP enquête willen aanvragen. Gelet op de kosten is dit niet onbeperkt mogelijk (dit vraagt nog nadere uitwerking). Tweemaal per raadsperiode een raadsbezoek aan Heusden en Ommel in samenwerking met dorpsoverleg en dorpsraad, bijvoorbeeld bij hun algemene vergadering. Voor dorp Asten zal een andere formule plaatsvinden in de vorm van wijkbezoek (nog nader uit te werken). Explicieter benoemen van het spreekrecht bij agendapublicaties.

Veel zaken kunnen binnen relatief korte tijd worden opgezet. Een precieze fasering kunnen wij nog niet aangeven aangezien de griffie formatief nog niet op sterkte is. Verder uitwerking ligt in handen van de griffie en Team communicatie. 7. Evaluatie Dit communicatieplan wordt jaarlijks geëvalueerd met de werkgroep Astens Manifest. De raad ontvangt een afschrift van deze evaluatie. Bij de evaluatie staan de volgende vragen centraal: • • •

• • • •

Zijn de voorgenomen acties uitgevoerd? Wat ging goed? Hebben de acties geleid tot: o 1. Meer inzicht bij inwoners in de rol van de raad? o 2. Betere zichtbaarheid van de raad? o 3. Meer vroegtijdige betrokkenheid van inwoners bij besluitvormingsprocessen? Hoe kunnen we het bereik verbeteren? Hoe kunnen we de effectiviteit vergroten? Welke acties blijven we herhalen, welke nieuwe acties voorzien we, welke acties gaan van de lijst af? Jaarlijks evalueren actielijst

In 2022 hebben wij het eerder genoemde onderzoek: “Meedoen bij de gemeente Asten en de rol van de gemeenteraad laten uitvoeren (zie paragraaf 2 voor de belangrijkste resultaten en zie de bijlage voor het gehele onderzoek). Dit onderzoek kan dienen als 0meting en een vervolgonderzoek zou dan na twee jaar, net voor de gemeenteraadsverkiezingen 2026, plaats kunnen vinden. Zo kunnen we bepalen of de ingezette acties tot een verbetering van de resultaten hebben geleid door bijvoorbeeld te meten of meer inwoners politiek actief zijn geworden en of het beeld dat inwoners van de gemeenteraad hebben is verbeterd ten opzichte van de meting van 2022. Uitvoeringsplan Onderwerp

Categorie

doelgroep

Actie

Planning

Afgerond of opgepakt (V)

Media aandacht Astens Manifest genereren bij mijlpalen

Informeren

Meer aandacht spreekrecht

Participeren

Algemeen, specifiek vakbladen BB en VNG Magazine

Griffie/

Inwoners

Griffie

Q1 2024

V

Q3 2024

V

Q2 2024

V

communicatie

/communicati e Voorstelrondje via gemeentepagina via rubriek: Wie is wie in politiek Asten”

Informeren

Algemeen inwoners

Griffie/

Bij voorjaarsnota en begroting een interview met de fractievoorzitters over de kernpunten van de beschouwingen)

(Informeren/ profileren)

Algemeen inwoners

Communicatie

Q4 2024

v

Meer aandacht via media over themabijeenkomsten

Profileren en participeren

Algemeen inwoners

Communicatie /griffie

2024

v

communicatie

Onderwerp

Categorie

doelgroep

Actie

Planning

Afgerond of opgepakt (V)

Gast van de raad

Profileren

Algemeen Inwoners

Griffie

Q3 2024

TIP enquêtes inzetten op verzoek fracties

Participeren

Tipleden / inwoners

Communicatie

2024

Raadsbrede excursies gekoppeld aan een thema

Profileren

Algemeen Inwoners

Communicatie /griffie

2024

Evaluatie communicatieplan

Informeren

Raads- en commissielede n

Communicatie /griffie

Q4 2024

Herijking nulmeting TIP enquête: 2 jaar na de meting van 2022

Participeren

Raads en commissielede n / TIP leden/inwoner s

Communicatie /griffie

Q1 2025

Politiek actief: raden nauwer betrekken bij de cursus politiek actief

Informeren

Deelnemers Politiek Actief

Griffie/commu nicatie

Q1 2025

V

Social media en perstraining

Informeren

Raad

Communicatie

Q1 2025

v

Bezoek kernen Ommel en Heusden

Profileren

Inwoners

Griffie

Q 2/Q3 2025

Politieke zeepkist Zendtijd politieke partijen via Siris uitzending Asten Nu)

Informeren

Algemeen inwoners

Communicatie en griffie

Q/4 2025 Q1 2025

v

v

Onderwerp

Categorie

doelgroep

Actie

Planning

Afgerond of opgepakt (V)