Bijlage 3a - Brief aan gemeenteraad m.b.t. 2e financiele rapportage 2024

Datum:

28 november 2024

Betreft:

Brief aan gemeenten overschrijding programma Informatisering (ECGeo)

Voorgesteld besluit Het college heeft besloten de raad middels bijgevoegde brief te informeren over de te verwachten overschrijding van het programma Informatisering (ECGeo) binnen ICT NML over begrotingsjaar 2024. (Asten is verder geen onderdeel van ECGeo). Raadsinformatiebrief: Geachte leden van de gemeenteraad, Graag informeren wij u over de 2e financiële rapportage 2024 van ICT NML en specifiek over de te verwachten overschrijding van de lasten bij het programma Informatisering (ECGeo). Inleiding ICT NML rapporteert twee maal per jaar over de realisatie van haar begroting. In oktober 2024 heeft ICT NML haar 2e financiële rapportage 2024 opgesteld. Deze rapportage gaat over de realisatie van de eerste 8 maanden en de prognose voor het gehele begrotingsjaar 2024, waarbij de afwijkingen ten opzichte van de begroting worden gerapporteerd. ICT NML stelt vast dat het reeds in de 1e rapportage verantwoorde tekort bij het programma Informatisering (ECGeo) blijft bestaan. Ontwikkelingen Vanaf het begrotingsjaar 2024 zijn de activiteiten van ECGeo op basis van de business case overgenomen door ICT NML. De begroting ECGeo is middels de 1e begrotingswijziging 2024 toegevoegd aan de begroting 2024 van ICT NML. In de 1e financiële rapportage 2024 heeft ICT NML al aangegeven dat op het ECGeo centrale deel een fors nadelige prognose van € 290k werd verwacht.

Aangezien dit programma destijds voor ICT NML nog was omgeven met veel onzekerheden is in het bestuurlijk overleg van 11 april 2024 de opdracht gegeven om te komen tot een financiële doorkijk van de effecten van de overgang van ECGeo en van hieruit een vertaling te maken naar een aangepaste begroting 2024 en 2025 inclusief het verklaren van eventuele knelpunten uit de ECGeo begroting van 2023. Een omvangrijke en complexe opgave waar de afgelopen maanden door ICT NML veel energie in is gestoken. Bij het opstellen van de 2e financiële rapportage 2024 heeft ICT NML vastgesteld dat het eerder gerapporteerde tekort reëel was geprognosticeerd. Over 2024 wordt door ICT NML voor het programma Informatisering (ECGeo) op dit moment een totaal tekort van € 297k verwacht, bestaande uit een tekort van € 362k op het centrale deel en een overschot op het gemeente specifieke deel van € 65k. Ook geeft ICT NML in deze rapportage aan dat het tekort met name wordt veroorzaakt door een overschrijding ter hoogte van € 394k op het budget mutatiedetectie. Hier liggen volgens de rapportage de volgende oorzaken aan ten grondslag: •

Ontbreken van ervaringscijfers. Sinds 2019 jaarlijkse mutatiedetectie voor het optimaliseren van de kwaliteit van de BAG, BGT en aanleveren data WOZ. Het traject afgelopen jaren was niet optimaal door gebrek levering leverancier, waardoor ervaringscijfers niet voorhanden waren en dus begroot is op basis van een inschatting. • Door nieuwe technologie (AI) afgelopen jaar, worden nu veel meer objecten gesignaleerd. Dit brengt extra werk en controles met zich mee. Dit was niet voorzien in de begroting. Het bestek BsGW is in 2023 veranderd (meer data aanlevering), ook na gunning leverancier in 2023 met als gevolg extra werk. • Bewerkelijk proces, waardoor partijen lang op elkaar moeten wachten alvorens door te kunnen. • Minimale inzet ECGeo capaciteit op verwerken van mutatiedetectie BGT vanwege andere taken (zie nadere toelichting onder paragraaf 2.4). Het bestuur van ICT NML heeft op 28 november 2024 de 2e financiële rapportage 2024 vastgesteld. Volgens artikel 20 ‘Verdeling kosten’ van de Gemeenschappelijke regeling ICT NML dragen de gemeenten de kosten. Dit betekent dat het tekort binnen het programma Informatisering (ECGeo) voor de deelnemende gemeenten uiteindelijk zal leiden tot een verhoging van de bijdragen over 2024.

Verantwoording en rechtmatigheid Op basis van de financiële verordening van ICT NML artikel 5 lid 2 dient bij een dreigende overschrijding van het budget dit bij de eerstvolgende vergadering te worden vermeld. Ook dient een voorstel voor wijziging van de begroting bijgevoegd te worden, waarbij artikel 35 lid 6 van de Wet gemeenschappelijke regelingen in achtgenomen wordt. Hierbij wordt onder andere verwezen lid 1 van artikel 35 waarin staat opgenomen dat de voorgenomen begrotingswijziging 12 weken voordat deze wordt vastgesteld dient te worden verzonden aan de raden van de deelnemende gemeenten voor het verkrijgen van de zienswijzen. Deze termijn sluit aan op de Gemeenschappelijke Regeling ICT NML artikel 12 lid 1. Gezien het tijdspad vanaf heden kan de termijn van 12 weken niet meer worden gehaald voor het einde van boekjaar 2024. Voor de verantwoording van de dreigende overschrijding van de lasten binnen het programma Informatisering (ECGeo) heeft ICT NML twee mogelijkheden, te weten: 1. Het tekort op het programma Informatisering (ECGeo) tot uiting laten komen in de jaarrekening 2024 als een overschrijding van de lasten: De Kadernota rechtmatigheid van de Commissie BBV schrijft voor dat een overschrijding van lasten per definitie altijd onrechtmatig is (is gewijzigd ten opzichte van voorgaande jaren).

Ook indien kan worden verrekend met baten (bijdragen gemeenten) is dit per definitie onrechtmatig. In de jaarrekening kan binnen de rechtsmatigheidsverantwoording worden onderbouwd dat dit feitelijk onrechtmatig is, waarbij in de paragraaf bedrijfsvoering kan worden beschreven hoe dit tekort wordt opgevangen en op basis van welke gronden het bestuur van ICT NML van mening is dat dit acceptabel is. 2. Formeel een besluit nemen voor een begrotingswijziging door het bestuur van Gemeenschappelijke Regeling ICT NML en dit toelichten: Het bestuur van ICT NML besluit tot een begrotingswijziging om het te verwachten tekort te dekken, waarbij zij bekrachtigt dat de termijn van 12 weken, voor het geven van een zienswijze door de raden, niet wordt opgevolgd gezien het tijdspad tot einde begrotingsjaar 2024. Belangrijk is dat een duidelijke onderbouwing wordt gegeven over het genomen besluit en dat de raden toereikend worden geïnformeerd. Het formeel voorgeschreven pad wordt dan niet bewandeld. In dit kader is dan ook sprake van een onrechtmatigheid. In de jaarrekening kan binnen de rechtmatigheidsverantwoording duidelijk worden toegelicht, waarom het bestuur hiervoor heeft gekozen en de formele regelgeving niet is gevolgd. Risico is dat een deelnemende gemeente terugkomt op het besluit aangezien dit niet via de te volgende formele procedures is gelopen.

Zoals uit bovenstaande blijkt, leiden beide opties voor ICT NML tot een onrechtmatigheid. De accountant heeft ICT NML laten weten dat zolang bij beide opties een toereikende uiteenzetting en onderbouwing in de rechtmatigheidsverantwoording en toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering wordt gegeven, dit geen directe gevolgen hoeft te hebben voor de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording en dus voor de controleverklaring bij de jaarrekening 2024. Het bestuur van ICT NML heeft tijdens haar vergadering van 28 november 2024 besloten om geen begrotingswijziging vast te stellen om het tekort van € 297k te dekken. Zij heeft besloten om de overschrijding van de lasten tot uiting te laten komen in de jaarrekening 2024 en de overschrijding toereikend toe te lichten. Gevolgen Het besluit van het bestuur van ICT NML om de overschrijding in de jaarrekening te verwerken, heeft tot gevolg dat de deelnemende gemeenten van ECGEO (niet Asten) na het vaststellen van de jaarrekening 2024 een afrekening voor het daadwerkelijk gerealiseerde tekort zullen ontvangen. Afhankelijk van de resultaten 2024 van de programma’s Automatisering (ICT) en Bedrijfsvoering zal dit tekort voor een aantal gemeenten mogelijk gedempt kunnen worden.

De dreigende overschrijding van de lasten binnen het programma Informatisering (ECGeo), die in de jaarrekening 2024 zal leiden tot een afrekening van de gemeentelijke bijdragen, komt ook te laat om nog in onze eigen begroting 2024 mee te nemen. Dit heeft voor onze gemeente verder geen gevolgen omdat Asten niet deelneemt in het ECGEO deel. Wij vertrouwen er op u hiermede voldoende geïnformeerd te hebben, Met vriendelijke groet, Het college van burgemeester en wethouders