Bijlage 3 - Verbeterplan 2025

Jaarverslag 2024 / Acties verbeterplan 2025 mede naar aanleiding van audit 2024 nr.

Risico Prior Omschrijving eindresultaat i(oplossing) teit Middel 3 Regelingen treffen van In iedere GR is een regel voorzieningen bij op genomen over te treffen maatregelen bij opheffing, opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van samenvoeging, splitsing of taken van een ander overdracht van taken. (tijdelijk) overheidsorgaan.

Wettelijk kader

Gepland Start activiteit einde activiteit 6-2-2023 31-12-2024

Aanpak op hoofdlijnen

2 1.5

Middel Duidelijkheid verschaffen over de uitvoering van de wettelijke taken van de openbaar lichamen (welke taken, mandaat, delegatie).

3

Overzicht hebben van taken die GR'en voor gemeente uitvoeren.

AW art. 40

Q1-2024

Q2-2024

Ruimte vrijwaren van risico Archiefregeling (AR) voor vochtindringing Deur van archiefruimnte zelfsluitend maken

Wanneer

Wanneer

In beeld brengen van de vast te leggen onderdelen. Contact opnemen met verantwoordelijke ambtenaar. Lijst toesturen aan provincie Opmerking RHC doorgeven aan gebouwenbeheer. College laten besluiten

3 3.1

Archiefruimte voldoet niet aan tweetal wettelijke eisen

Middel

3

4 3.1.c Overzicht softwareapplicaties waarin archief gevormd wordt

Middel

5

Overzicht nader uitgewerkt voor meer inzicht in de applicaties op archiefgebied, ook die we gebruiken via externe partijen

Q3-2023 januari 2024

Q4-2024 Nieuwe Aan de hand van planning: Q3- contracten een lijst 2025 opstellen. In beeld brengen van de vast te leggen onderdelen. Contact opnemen met functioneel applicatiebeheerders.

5 4.1

Het vaststellen van interne Middel normen in het kwaliteitssysteem waaraan het informatiebeheer moet voldoen en structureel periodiek op kan worden getoetst.

3

Vastgestelde interne normen AR art. 16 in het kwaliteitssysteem waaraan het informatiebeheer moet voldoen en waarop structureel periodiek kan worden getoetst en evaluatie mogelijk is.

6 5.1

Het opstellen van een Hoog actueel en compleet overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden waarin netwerkschijven, emailboxen van medewerkers, gemeentelijke databases, gemeentelijke websites, de sociale mediakanalen en archiefbescheiden in vakapplicaties zijn opgenomen.

1

AW art. 3 en 21.2 Een actueel en compleet overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden waarin netwerkschijven, emailboxen van medewerkers, gemeentelijke databases, gemeentelijke websites, de sociale mediakanalen en archiefbescheiden in vakapplicaties zijn opgenomen.

Q3-2023

Q4-2024

Uiterlijk 2 juli 2024 in college Lijst voor 15 juli 2024 naar provincie

7 5.2

Vastgesteld metadataschema wordt niet volledig toegepast op blijvend te bewaren (digitale) informatie

Middel

2

Metadatschema toepassen op nieuwe DMS en VTH-systeem

AR art. 17 en 19

Q2-2025

Q3-2025

TMLO toepassen op Djuma Bevindingen vastleggen Indien nodig in overleg en PowerBrowser gaan met leverancier

8 5.6

Middel Temperatuur en luchtvochtigheid archiefruimte is meer dagen per jaar overschrden dan toegestaan

3

Ruimte vrijwaren van risico Archiefbesluit (AB) voor vochtindringing art. 11

Wanneer

Wanneer

Zie 3.1

KPI

1 1.4

Omschrijving probleem (knelpunt)

Archiefwet 1995 (AW) art. 4

jun-24 Dec 2024 Nieuwe planning: Q12025

Status voortgang / Meetmomenten

Einde activiteit

Eventueel toelichting

Actor

Gereed Bij het wijzigen van In elke GR is een artikel alle gemeenschappelijke m.b.t. toetreding, regelingen het onderdeel uittreding en wijziging en archief nadrukkelijk aan opheffing opgenomen. de orde stellen. Bij KPI Wijzigingen GR'en zijn 1.5 hier ook nog eens op vastgesteld Raad 4-7-23. ingaan.

Besloten in college van 24 juni 2024. Voor 15 juli 2024 naar provincie gestuurd.

Alle taken in Gereed. Nu kwestie van mandaat en delegatie bijhouden. zijn inzichtelijk gemaakt.

Sr. DIV

Besluit College

Afhankelijk van besluit college

TL Dienstverlening en gebouwenbeheer

Er is een actueel overzicht Als alle applicaties Vervolgens is het een gegenereerd met applicaties inzichtelijk zijn kwestie van bijhouden waarin zich gemaakt. Dit zal archiefbescheiden bevinden. echter een bestaande Overzicht met applicaties activiteit blijven. uitgezet bij functioneel beheerders om velden aan te vullen. Wanneer deze meer compleet is, zal iNavigator worden aangevuld.

Opddracht verstrekken april Na vaststelling door Er is een handboek het MT en het kwaliteit uit 2015. Om 2024.November 2024 oplevering laatste concept. college. deze te herzien en verder uit te breiden,is Aanvullen met specifieke kwaliteitscontroles door dit item uitbesteed. Asten. Januari 2025 voor advies naar het RHC.

Zie 3.1

Na vaststelling uitvoering geven aan de kwaliteitscontroles zoals in het handboek is vastgelegd.

Gereed.

Gereed. Nu kwestie van bijhouden

TMLO toegepast op Djuma en PowerBrowser en bevindingen vastgelegd

TMLO evt. inzetten op Eigenschappen

Sr. DIV en applicatiebeheerders

Sr. DIV

Sr. DIV en applicatiebeheerder(s)

TL Dienstverlening en gebouwenbeheer

Aparte beleidsstukken over Laag (digitaal) informatiebeheer zijn niet als geheel vastgesteld Het maken van een overzicht Middel van welke systemen/applicaties zich informatieobjecten bevinden waar gedrag een rol speelt bij het waarborgen van de authenticiteit ervan.

4

Aparte beleidsstukken over (digitaal) informatiebeheer als geheel vaststellen

4

AR art. 17-21-22 Het hebben van een overzicht van welke systemen/applicaties zich informatieobjecten bevinden waar gedrag een rol speelt bij het waarborgen van de authenticiteit ervan.

Q3-2023 Nieuwe planning: Q1-2025

Q4-2024 Nieuwe Opnemen als punt bij planning Q3uitvraag 2025 informatiesystemen.

11 6.1

Handboek vervanging actualiseren

Hoog

2

Archiefwet

5-7-2023

Q4-2024

12 6.3

Het vaststellen van een hotspotmonitor

Middel

Geactualiseerd handboek vervanging en vervangingsbesluit Vastgestelde hotspotmonitor.

AW art. 5 enAB art. 8 1-2-2023

1-6-2023

13 6.3

Ontbreken overzicht of in taakapplicaties vernietiging volgens de archiefselectielijst kan worden toegepast.

Hoog

2

Inzicht hebben of in taakapplicaties vernietiging volgens de archiefselectielijst kan worden toegepast

AW art. 5 en 9

Q1-2025

Q3-2025

Opnemen als punt bij uitvraag informatiesystemen.

Zie 3.1.c

14 6.4

Middel Het systematisch meenemen van kopieën in de reguliere vernietiging.

4

AW art. 3 en AB art. Het systematisch meenemen van kopieën in de reguliere 8 vernietiging.

Q1-2024

Q1-2025

Overgaan naar nieuw zaaksysteem; Beleid beheer mailboxen en lokale filesystemen opstellen en beheren; Vervolg plannen.

Als kopieën Op dit moment nog onduidelijk hoe dit te systematisch realiseren, vandaar ook nog meegenomen gaan geen duidelijk worden bij de planning/meetmomenten. reguliere vernietiging.

15 6.4

Het wegwerken van de archterstanden in de wettelijke verplichte werkzaamheden op het terrein van vernietiging.

Hoog

1

Geen achterstanden op het gebied van vernietiging en overdracht.

AW art. 3 en AB art. 8

Lijst 2022: Q1- Verwerking in jaarplan 2025 opnemen. Lijst Lijst 2023: Q2- Vernietigingslijsten 2023: 2022 2025 eerst zelf bewerken, Lijst Lijst 2024: ?? vervolgens voorleggen 2024: Q3bij medewerkers en 2025 Voor daarna ter goedkeuring vernietiging naar RHC. Overbrenging is dit niet analoog uitbesteed. SMART te maken Overbrenging zo is bouwvergunningen gebleken. digitaal, waarbij het scannen wordt uitbesteed, het schonen en scanklaar maken gebeurt intern.

16 7.

Overschrijding Hoog overbrengingstermijnen bouwvergunningen. (Hier is echter opschorting voor ontvangen van de provincie)

1

Tijdig (voor juni 2025) overbrengen van gedigitaliseerde bouwvergunningen t/m 1999.

AW art. 3 en AB art. 8

nov. 2021

9 5.7

10 5.10

dec-24 Q1-2025

Opnemen in het vast te stellen handboek kwaliteitssysteem

Opgenomen als bijlage 2 in het Handboek kwaliteit

Als het handboek is vastgesteld

Vervolgens is het een kwestie van bijhouden

Sr. DIV

Zie 3.1.c

Voor alle uitgevraagde applicaties is de vraag beantwoord

Nagaan of gedrag verloren gaan bij het afsluiten van zaken. Bijv. Formules in excelsheets, kaarten met meerdere lagen.

Sr. DIV en applicatiebeheerders

Aan hand van format RHC Vastgesteld door College 20- Gereed 08-2024. Tevens aanpassen gepubliceerd. Vastgesteld door college op Gereed 03-05-2023.

Gereed Inmiddels standaard in jaarplan opgenomen. Sr. DIV en applicatiebeheerders

Voor alle uitgevraagde applicaties is de vraag beantwoord

Vernietiging: loopt achter, Als er geen achterstanden meer zie toelichting. zijn Vernietigingslijsten 2021 digitaal is goedgekeurd en vernietigd. 2021 analoog is voor 2e keer ter goedkeuring naar het RHC gestuurd december 2024.De verwerking van lijsten 2022 is bijna gereed en zal naar verwachting in februari 2025 naar het RHC gestuurd worden. SvZ verwerking van lijsten 2023: analoog gereed, digitaal halverwege. Vervolgens intern afstemmen.

jun-25 Per batch tot afronding Bouwvergunningen 1970-1989: Als goedkeuring komen. Gereed verkregen is van het Bouwvergunningen 1990-1999. RHC over alle De vergunningen 1990 - 1999 aangeleverde batches zijn gescand. . Batch 19901991 is goedgekeurd. Batch 1994-1995 is eind oktober 2024 ter controle aangeleverd. Overige batches zijn inmiddels gescand en behoeven nog controle en nabewerking.

Informatisering en Sr. DIV

Sr. DIV Er moet nu een vernietigingsgrondslag toegevoegd worden aan de vernietigingslijsten. Dit is (vooralsnog) een handmatige actie die extra tijd vraagt waardoor de verwerking langer duurt omdat het extra werk met zich meebrengt. Vanwege werkzaamheden voor de komst van Djuma is de verwerking van vernietigingslijsten op een lagere frequentie komen te staan.

Omdat de indexen niet goed zijn, is hierover gereclameerd bij het scanbedrijf. Een adequate reactie laat lang op zich wachten. Verwerking vraagt de nodige inspanning.

Sr. DIV