Bijlage 3 - Bijlage bij jaarverslag - Update verbeterplan 2025

Update Jaarverslag 2024 / Acties verbeterplan 2025 mede naar aanleiding van audit 2024 nr.

KPI

Omschrijving probleem (knelpunt)

Risico Prior Omschrijving eindresultaat i(oplossing) teit Middel 3 Overzicht hebben van taken die GR'en voor gemeente uitvoeren.

In rood de toevoegingen na besluitvorming Raad in 2024

AW art. 40

Gepland Start activiteit einde activiteit Q1-2024 Q2-2024

Archiefregeling (AR)

Q2-2025

Wettelijk kader

1 1.5

Duidelijkheid verschaffen over de uitvoering van de wettelijke taken van de openbaar lichamen (welke taken, mandaat, delegatie).

2 3.1

Archiefruimte voldoet niet aan tweetal wettelijke eisen

Middel

3

Ruimte vrijwaren van risico voor vochtindringing Deur van archiefruimnte zelfsluitend maken

3 3.1.c Overzicht softwareapplicaties waarin archief gevormd wordt

Middel

5

Overzicht nader uitgewerkt voor meer inzicht in de applicaties op archiefgebied, ook die we gebruiken via externe partijen

4 4.1

Het vaststellen van interne Middel normen in het kwaliteitssysteem waaraan het informatiebeheer moet voldoen en structureel periodiek op kan worden getoetst.

3

Vastgestelde interne normen in het kwaliteitssysteem waaraan het informatiebeheer moet voldoen en waarop structureel periodiek kan worden getoetst en evaluatie mogelijk is.

AR art. 16

5 5.2

Vastgesteld metadataschema wordt niet volledig toegepast op blijvend te bewaren (digitale) informatie

Middel

2

Metadatschema toepassen op nieuwe DMS en VTH-systeem

AR art. 17 en 19

Q2-2025

6 5.6

Temperatuur en Middel luchtvochtigheid archiefruimte is meer dagen per jaar overschrden dan toegestaan

3

Ruimte vrijwaren van risico voor vochtindringing

Archiefbesluit (AB) art. 11

Q2-2025

Q4-2025

Aanpak op hoofdlijnen

Status voortgang / Meetmomenten

Einde activiteit

In beeld brengen van de Besloten in college van 24 Alle taken in vast te leggen juni 2024. mandaat en delegatie onderdelen. Contact Voor 15 juli 2024 naar zijn inzichtelijk opnemen met provincie gestuurd. gemaakt. verantwoordelijke ambtenaar. Lijst toesturen aan provincie Opmerking RHCe doorgeven Medewerkers zijn geïnstrueerd Als we binnen de aan gebouwenbeheer. norm blijven. om ervoor te zorgen dat de deur gesloten is. Daarnaast zijn er door gebouwenbeheer maatregelen genoment om de luchtvochtigheid te reguleren. In de nieuw vast te stellen archiefregeling worden de normen t.a.v de temperatuur gewijzigd. Wanneer we de gemeten temperaturen afzetten tegen de nieuwe normen voldoen we hier aan.

Eventueel toelichting

Actor

Gereed. Nu kwestie van bijhouden. Overzicht opgenomen in de Inavigator. Op 24-11-25 overzicht nog eens besproken met dossierhouders GR'en

Sr. DIV

Iedere 14 dagen vindt een meting plaats, ook om het effect van de maatregelen te monitoren.

TL Dienstverlening en gebouwenbeheer

Als alle applicaties Per applicatie opgenomen in inzichtelijk zijn de I-navigator. gemaakt en er afpraken zijn gemaakt omtrent vernietiging. Dit zal echter een bestaande activiteit blijven.

jan-24 Nieuwe planning: Q32025 Q3-2026

Aan de hand van contracten een lijst opstellen. In beeld brengen van de vast te leggen onderdelen. Contact opnemen met functioneel applicatiebeheerders.

jun-24 Nieuwe planning: Q12025

Opdracht verstrekken april Er is een handboek kwaliteit uit 2015. Om 2024.November 2024 oplevering laatste concept. deze te herzien en verder uit te breiden,is Aanvullen met specifieke kwaliteitscontroles door dit item uitbesteed. Asten. Januari 2025 voor advies naar het RHC.

Gereed: vastgesteld door B&W op 15-42025. Nu wordt uitvoering gegeven aan de vastgestelde controles.

In een volgende versie ingaan op andere informatiesystemen dan alleen het centrale DMS

Sr. DIV

Q3-2025 Nieuwe planning Q42026

Omzetten TMLO naar MDTO in afstemming met RHCe

Concept-MDTO vergelijken met andere gemeente en voor advies voorleggen aan RHCe MDTO laten vaststellen door college MDTO toepassen op Djuma en PowerBrowser Bevindingen vastleggen Indien nodig in overleg gaan met leverancier

MDTO toegepast op Djuma en PowerBrowser en bevindingen vastgelegd

MDTO evt. inzetten op Eigenschappen.

Sr. DIV en applicatiebeheerder(s)

Q4-2025

Zie 3.1

Zie 3.1

Er is een actueel overzicht gegenereerd met applicaties waarin zich archiefbescheiden bevinden. Overzicht met applicaties uitgezet bij functioneel beheerders om velden aan te vullen. Wanneer deze meer compleet is, zal iNavigator worden aangevuld. Terugkoppeling mbt ontvangen reacties en maken van afspraken.

Sr. DIV en applicatiebeheerders

TL Dienstverlening en gebouwenbeheer

7 5.7

8 5.10

Aparte beleidsstukken over Laag (digitaal) informatiebeheer zijn niet als geheel vastgesteld Het maken van een overzicht Middel van welke systemen/applicaties zich informatieobjecten bevinden waar gedrag een rol speelt bij het waarborgen van de authenticiteit ervan. Hoog

4

Aparte beleidsstukken over (digitaal) informatiebeheer als geheel vaststellen

4

Het hebben van een overzicht van welke systemen/applicaties zich informatieobjecten bevinden waar gedrag een rol speelt bij het waarborgen van de authenticiteit ervan.

2

dec-24 Q1-2025

Opnemen in het vast te stellen handboek kwaliteitssysteem

Opgenomen als bijlage 2 in het Handboek kwaliteit

Q1-2025

Nieuwe planning Q32025 Q3-2026

Opnemen als punt bij uitvraag informatiesystemen.

Zie 3.1.c

AW art. 5 en 9 Inzicht hebben of in taakapplicaties vernietiging volgens de archiefselectielijst kan worden toegepast

Q1-2025

Q3-2025 Q3-2026

Opnemen als punt bij uitvraag informatiesystemen.

Zie 3.1.c

4

Het systematisch meenemen van kopieën in de reguliere vernietiging.

AW art. 3 en AB art. 8

Q1-2024

Q1-2025 Q4-2027

Overgaan naar nieuw zaaksysteem; Beleid beheer mailboxen en lokale filesystemen opstellen en beheren; Vervolg plannen.

AR art. 17-21-22

9 6.3

Ontbreken overzicht of in taakapplicaties vernietiging volgens de archiefselectielijst kan worden toegepast.

10 6.4

Het systematisch meenemen Middel van kopieën in de reguliere vernietiging.

11 6.4

Het wegwerken van de archterstanden in de wettelijke verplichte werkzaamheden op het terrein van vernietiging.

Hoog

1

Geen achterstanden op het gebied van vernietiging en overdracht.

AW art. 3 en AB art. 8

Lijst 2023: 2022 Lijst 2024: Q32025

Lijst 2022: Q1- Verwerking in jaarplan opnemen. 2025 Lijst 2023: Q2- Vernietigingslijsten 2025 eerst zelf bewerken, Lijst 2024: Q4- vervolgens voorleggen bij medewerkers en 2026 daarna ter goedkeuring Voor naar RHC. Overbrenging vernietiging analoog uitbesteed. is dit niet Overbrenging SMART te maken bouwvergunningen digitaal, waarbij het zo is scannen wordt gebleken. uitbesteed, het schonen en scanklaar maken gebeurt intern.

12 7.

Overschrijding Hoog overbrengingstermijnen bouwvergunningen. (Hier is echter opschorting voor ontvangen van de provincie)

1

Tijdig (voor juni 2025) overbrengen AW art. 3 en AB art. van gedigitaliseerde 8 bouwvergunningen t/m 1999.

nov. 2021

jun-25 Per batch tot afronding komen.

Bij vaststelling van het handboek kwaliteit op 15-42025 Voor alle uitgevraagde applicaties is de vraag beantwoord. Per applicatie opnemen in de Inavigator.

Voor alle uitgevraagde applicaties is de vraag beantwoord. Per applicatie opnemen in de Inavigator. Als kopieën Op dit moment nog onduidelijk hoe dit te systematisch realiseren, vandaar ook nog meegenomen gaan geen duidelijk worden bij de reguliere planning/meetmomenten. vernietiging. Vernietiging: loopt achter, Als er geen zie toelichting. achterstanden meer Vernietigingslijsten zijn De verwerking van lijsten 2022 is gereed. De lijsten 2023: Op 18-112025 naar het RHCe gestuurd. Bezig met de lijsten 2024 Overbrenging Bouwvergunning 1970 t/m 1999 zijn digitaal overgebracht

Bouwvergunningen 1970-1989: Gereed Bouwvergunningen 1990-1999. Gereed

Vervolgens is het een kwestie van bijhouden

Gereed

Nagaan of gedrag verloren gaan bij het afsluiten van zaken. Bijv. Formules in excelsheets, kaarten met meerdere lagen.

Sr. DIV en applicatiebeheerders

Sr. DIV en applicatiebeheerders

Gemeente Asten is bezig om Informatisering en Sr. DIV te bekijken welk pakket hiervoor het beste aangeschaft kan worden. De voorkeur gaat op dit moment uit naar purview. Er moet nu een Sr. DIV vernietigingsgrondslag toegevoegd worden aan de vernietigingslijsten. Dit is zeker analoog nog een handmatige actie die extra tijd vraagt waardoor de verwerking langer duurt. Vanwege werkzaamheden voor de komst van Djuma is de verwerking van vernietigingslijsten op een lagere frequentie komen te staan. Vanuit de systemen komen onderwerpen niet altijd volledig mee, dus die moeten worden aangevuld. Ook dit kost extra tijd.

Als goedkeuring De papieren vergunningen verkregen is van het moeten nog vernietigd RHC over alle worden. aangeleverde batches

Sr. DIV.