Bijlage 2 - Jaarverslag archief- en informatiebeheer 2025

Jaarverslag archief- en informatiebeheer VAN

: Team Dienstverleniging

DATUM

: 12 januari 2026

Zaaknummer

: 07432024228916

1. Inleiding 1.1 Verantwoording College aan de Raad Ons college kan zich met dit verslag verantwoorden aan de Raad over de wijze waarop aan de zorg voor de archieven is voldaan. Behalve voor horizontale verantwoording tussen College en Raad dient het verslag in het kader van het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) ook te worden toegezonden aan de provincie Noord-Brabant. Naar aanleiding van voorgaande verslagen heeft de gemeente verbeteringen op archiefgebied in gang gezet. De indeling van het verslag is gebaseerd op een door de VNG ontwikkeld raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). Het onderzoek en de samenstelling van dit verslag heeft vanaf de audit door het RHCe in 2022 plaatsgevonden. Deze audit vindt 1x per 2 jaar plaats. Aangezien de audit in 2024 heeft plaatsgevonden is het jaarverslag 2025 gebaseerd op de update van deze audit. In 2026 zal er een nieuwe audit plaats vinden. 1.2 Informatiehuishouding op orde De Archiefwet stelt eisen aan overheden die hun informatiehuishouding op orde moeten hebben. Dit is nodig voor het kunnen uitvoeren en verantwoorden van gemeentelijke taken. Als informatie niet op het juiste moment voorhanden is, wordt de bedrijfsvoering belemmerd, hapert de dienstverlening aan de inwoners, lopen werkprocessen niet optimaal en kan de gemeente zich onvoldoende verantwoorden.

Onvindbare of onbetrouwbare informatie zorgt voor schade bij inwoners, ondernemers en de gemeente zelf. Onze organisatie dient de wet- en regelgeving op het gebied van openbaarheid, privacy en informatieveiligheid in acht te nemen. De gemeente werkt steeds digitaler hetgeen met zich meebrengt, dat iedere medewerker naast vakinhoudelijke kennis ook steeds meer een informatieprofessional wordt. In dit kader zie je ook dat functies op het gebied van gegevensbescherming, informatiebeheer, privacy, informatieveiligheid een steeds belangrijkere rol spelen.

1/2

2. Uitkomst audit 2024 Het inspectierapport van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) gaf als eindoordeel: voldoet gedeeltelijk. Dit heeft te maken met de constatering van o.a. de volgende onvolkomenheden: 1. Achterstand op de vernietiging van informatie; 2. Nog geen vastgesteld beleid voor een kwaliteitssysteem voor informatiebeheer; 3. Het niet volledig toepassen van het vastgestelde metadataschema; 4. Het niet volledig voldoen van de archiefruimte aan de wettelijke eisen. In december 2025 heeft een follow up gesprek plaatsgevonden om te bespreken wat er het afgelopen jaar is opgepakt en mogelijk afgerond. Zie bijlage voor de verslaglegging hiervan waarin tevens een update van bovenstaande punten verwoord is. Daarnaast is er ook een beoordeling van de provinciale archiefinspectie ontvangen. Ook deze is als bijlage aan het jaarverslag toegevoegd. 3. Overige informatie 3.1 Zaaksysteem Nadat in 2024 over is gegaan van het DMS Verseon naar Djuma, heeft 2025 in het teken gestaan van het doorontwikkelen van het systeem en zijn er enkele wijzigingen doorgevoerd. Daarnaast is begonnen met het ontwikkelen van e-formulieren via Djuma waardoor aanvragen die via e-formulieren worden ingediend automatisch in het DMS worden opgenomen. Dit is tevens één van de ondernomen acties om te kunnen voldoen aan de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv).

3.2 Digitalisering van bouwvergunningen In 2025 is de digitalisering van de bouwvergunningen uit de periode 1970-1999 afgerond. Deze bouwvergunningen zijn nu opgenomen in het e-depot van het RHCe (onze archiefbewaarplaats) en dus via de website te raadplegen c.q. op te vragen. In verband met de AVG heeft de gemeente Asten ervoor gekozen een Besluit Beperking Openbaarheid op deze stukken te leggen. Dit houdt in dat er toestemming nodig is voor inzage als er bijzondere persoonsgegevens op de stukken staan.