Bijlage 2 - Jaarverslag archief- en informatiebeheer 2024

Jaarverslag archief- en informatiebeheer 2024 ZAAKNUMMER

: 07432024130268

______________________________________________________________________ 1. Inleiding 1.1 Verantwoording College aan de Raad Ons college kan zich met dit verslag verantwoorden aan de Raad over de wijze waarop aan de zorg voor de archieven is voldaan. Behalve voor horizontale verantwoording tussen College en Raad dient het verslag in het kader van het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) ook te worden toegezonden aan de provincie Noord-Brabant. Naar aanleiding van voorgaande verslagen heeft de gemeente verbeteringen op archiefgebied in gang gezet. De indeling van het verslag is gebaseerd op een door de VNG ontwikkeld raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). Het onderzoek en de samenstelling van dit verslag heeft vanaf de audit door het RHCe in 2022 plaatsgevonden. Deze audit vindt 1x per 2 jaar plaats. Aangezien de audit weer in 2024 heeft plaatsgevonden is het jaarverslag 2024 gebaseerd op de uitkomst van deze audit. 1.2 Informatiehuishouding op orde De term ‘informatiehuishouding’ klinkt abstract, maar is datgene waar medewerkers iedere dag mee werken. Elke dag ontvangt een gemeente documenten per post, mail, website en social media. Er wordt informatie verwerkt, er ontstaat nieuwe informatie en er wordt informatie gedeeld met anderen. De Archiefwet stelt eisen aan overheden die hun informatiehuishouding op orde moeten hebben.

Dit is nodig voor het kunnen uitvoeren en verantwoorden van gemeentelijke taken. Als informatie niet op het juiste moment voorhanden is, wordt de bedrijfsvoering belemmerd, hapert de dienstverlening aan de burgers, lopen werkprocessen niet optimaal en kan de gemeente zich onvoldoende verantwoorden. Onvindbare of onbetrouwbare informatie zorgt voor schade bij burgers, ondernemers en de gemeente zelf. Onze organisatie dient de wet- en regelgeving op het gebied van openbaarheid, privacy en informatieveiligheid in acht te nemen.

2. Uitkomst audit 2024 Het inspectierapport van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) geeft als eindoordeel: voldoet gedeeltelijk. Dit heeft te maken met de constatering van o.a. de volgende onvolkomenheden: 1. Achterstand op de vernietiging van informatie; 2. Nog geen vastgesteld beleid voor een kwaliteitssysteem voor informatiebeheer; 3. Het niet volledig toepassen van het vastgestelde metadataschema; 4. Het niet volledig voldoen van de archiefruimte aan de wettelijke eisen. 2.1 Achterstand op de vernietiging van informatie De achterstand is er al langer, ook bij de audit van 2022. De achterstand is wel ingelopen. 2.2 Nog geen vastgesteld beleid voor een kwaliteitssysteem voor informatiebeheer Dit was één van de items die ook in de audit 2022 naar voren kwam. Inmiddels is er een concept gereed dat in het 1e kwartaal van 2025 aan het college ter vaststelling zal worden aangeboden. 2.3 Het niet volledig toepassen van het vastgestelde metadataschema Het metadataschema op basis van de TMLO (Toegepaste Metadata Lagere Overheden) is voorheen toegepast op het DMS Verseon. In 2024 is de gemeente overgestapt op Djuma. De toepassing hierop moet nog plaatsvinden. Daarnaast is er reeds een opvolger, nl. het MDTO. Metadata geven de context die nodig is om data goed te kunnen registreren, beheren en interpreteren.

Een metadata is bijvoorbeeld een datum, een kenmerk, een omschrijving. 2.4 Het niet volledig voldoen van de archiefruimte aan de wettelijke eisen Dit item kwam naar voren omdat het te vaak is voorgekomen, dat de luchtvochtigheid en temperatuur niet aan de norm voldoet. In de bijlage bij dit jaarverslag is het volledige rapport opgenomen. Het RHCe heeft aanbevelingen gedaan die in het verbeterplan zijn opgenomen. Zie bijlage.

3. Overige informatie 3.1

Zaaksysteem

Ook het jaar 2024 heeft net als het jaar 2023 m.n. voor de applicatiebeheerder zaaksystemen en de sr. kwaliteitsmedewerker DIV in het teken gestaan van de overgang van het DMS Verseon naar het DMS Djuma. Het inrichten ervan heeft van hen de nodige uren gevergd waardoor andere werkzaamheden noodgedwongen op een lager pitje zijn komen te staan dan wel uitgesteld moesten worden. Per 1 februari 2024 is Djuma live gegaan. Op 24 juni 2024 heeft de migratie plaats gevonden van de zaken uit Verseon naar Djuma en zijn de koppelingen geactiveerd tussen Djuma en het VTH-systeem PowerBrowser en tussen Djuma en het systeem van Burgerzaken. 3.2 E-depot Het RHCe is druk doende met de inrichting van het nieuwe e-depot. Gedigitaliseerde bouwvergunningen van de gemeente Asten zijn hierin opgenomen. Door deze werkzaamheden is het voor het RHCe op dit moment niet mogelijk om controles uit te voeren op nieuwe aangeleverde gedigitaliseerde bestanden. 3.3 Overzichten archiefbescheiden en informatiesystemen Op verzoek van de provinciale archiefinspectie is voor 15 juli 2024 een overzicht aangereikt met archiefbescheiden en informatiesystemen waarin zich archiefbescheiden bevinden. Hierop heeft de gemeente een positief oordeel ontvangen.

Dit laatste overzicht wordt in 2025 nader uitgewerkt door de desbetreffende applicatiebeheerders te bevragen over archiefitems met betrekking tot hun applicatie, zoals of vernietiging mogelijk is, welke metadata er vastgelegd kunnen worden.

3/3