Bijlage 2 - Adviesnota Necker

Lunettenbaan 51-53 3524 GA Utrecht 030-2334131 www.necker.nl

Adviesnota inrichting rekenkamer Asten Aan: Van:

Gemeenteraad van Asten Manon Deterd Oude Weme en Nick Woudstra | Necker

datum: 29 maart 2024 betreft: Inrichting rekenkamer Asten

Aanleiding Op 27 september 2022 heeft de Eerste Kamer het wetsvoorstel Versterking decentrale rekenkamers aangenomen. Deze wet heeft impact op de wijze waarop de Rekenkamer in deze gemeente is ingericht. De nieuwe wet is ingegaan op 1 januari 2023, met een overgangstermijn die liep tot 1 januari 2024. Daarmee is de -slapende- rekenkamercommissie van Asten van rechtswege opgeheven. De wet kent twee duidelijke wijzigingslijnen; een inhoudelijke en een institutionele. Inhoudelijk is de onderzoeksbevoegdheid van de rekenkamer uitgebreid. De institutionele lijn is dat raadsleden niet langer lid kunnen zijn van de rekenkamer in hun eigen gemeente. Dat betekent dat er slechts een beperkt aantal rekenkamermodellen mogelijk is. Tot 1 januari 2024 had de gemeente Asten een niet-functionele rekenkamercommissie met interne leden. Deze is met ingang van 1 januari 2024 van rechtswege vervallen. Vanaf 2015 is het vaste budget voor de rekenkamercommissie van Asten vervallen en wordt incidenteel budget beschikbaar gesteld voor onderzoek. De rekenkamercommissie wordt ondersteund door de griffier. Het model waar gemeenteraadsleden onderdeel uitmaken van de rekenkamer(commissie) is niet meer toegestaan per 1 januari 2024. Deze adviesnota is bedoeld om de gemeenteraad te ondersteunen in een aantal keuzes die hij moet maken om tot een nieuwe rekenkamer te komen, conform de wet.

De adviesnota gaat in op de volgende onderdelen: 1. opgehaalde wensen en behoeften van de raad; 2. voorkeursmodel(len); 3. betrokkenheid van de gemeenteraad bij de rekenkamer; 4. profielen voor bemensing en mogelijkheden ondersteuning rekenkamer; 5. aandachtspunten voor de rekenkamer; 6. richting voor het budget.

Leeswijzer De bijgevoegde adviesnota is opgesteld op basis van een gesprek met de griffier en gemeentesecretaris, en op de raadssessie van 19 maart 2024. In deze raadssessie bleek dat er op meerdere onderdelen verschillende beelden en wensen zijn bij de gemeenteraad. In deze

adviesnota is daarom op enkele cruciale onderdelen een keuzemogelijkheid opgenomen. De adviezen bespreken wij tijdens een vergadering van het seniorenconvent met u.

Wensen en behoeften De gemeenteraad van Asten heeft behoefte aan relevant onderzoek dat aansluit bij de thematiek die besproken wordt in de gemeenteraad. De waarde van rekenkameronderzoek is het grootst, blijkt uit de gesprekken, als het onderzoek lokaalgericht is en de gemeenteraad input kan (blijven) leveren voor het onderzoeksprogramma. De raad wenst daarnaast dat de rekenkamer onderzoeken doet die de werkzaamheden van de gemeenteraad ondersteunen, aanvullend op (eventueel in de toekomst uitgevoerde) onderzoeken van het college en de accountant. Er moet ruimte zijn om in te spelen op actualiteiten die voor de raad belangrijk zijn om onderzocht te zien. Er is behoefte aan een mix tussen diepgaande onderzoeken en quickscans, afhankelijk van het onderwerp. De gemeenteraad hecht waarde aan rekenkamerleden met lokale binding. De rekenkamer moet vooral coachend optreden richting de raad, dat past bij de cultuur van Asten. Wel is ervaring met het doen van rekenkameronderzoek gewenst, gezien de zelfstandigheid van de nieuw in te richten rekenkamer.

Vorm van de rekenkamer Door de wetswijziging blijven er drie mogelijke modellen over. Binnen deze modellen zijn er verschillende keuzes te maken, bijvoorbeeld over het aantal leden of het wel/niet uitbesteden van de rekenkamer aan een extern bureau. Model

Voordelen

Meerhoofdige samenstelling (voorzittersmodel of collegemodel)

•

Relatieve kwetsbaarheid vanwege het kleine aantal betrokkenen (geldt niet bij uitbesteding aan bureau) Onderzoeksagenda wordt in grote mate door 1 persoon bepaald (afhankelijk van betrokkenheid van de raad) Meer overheadkosten (vergoedingen, vergaderingen) Er dienen bij een collegemodel ≥ drie personen met de juiste

•

Minder tijd en geld kwijt aan overhead, waardoor er meer budget overblijft voor onderzoek.

•

Eén gezicht voor de rekenkamer leidt tot meer herkenbaarheid, snel op te bouwen relatie.

•

•

Meer stabiliteit door meerdere leden van de commissie. Onderzoeksagenda wordt idealiter door meerdere personen met

•

Directeursmodel (Directeur besteedt onderzoek uit OF hele model wordt uitbesteed aan een onderzoeksbureau, bureau levert ook de directeur)

Nadelen

•

•

•

Regionale rekenkamer (een- of meerhoofdig)

verschillende invalshoeken bepaald. Spreiding van taken en kennis.

•

Regionale onderwerpen worden makkelijker onderzocht.

•

Overheadkosten worden over meer gemeenten verdeeld.

•

•

•

competenties en kennis geworven te worden. Bij een voorzittersmodel dient één voorzitter en minimaal één lid te worden geworven. Onderzoeken kunnen minder toegespitst zijn op de lokale context, gevoel van eigenheid is minder bij de raad. Minder flexibel.

Uit de regionale verkenning en gesprekken blijkt dat een regionale rekenkamer niet tot de mogelijkheden behoort. De gemeenteraad werd het tijdens de werksessie nog niet eens over de modelkeuze. Zowel een directeursmodel (vooral vanwege efficiëntie en kosten) en de meerhoofdige samenstelling van de rekenkamer (vooral vanwege de capaciteit en verschillende perspectieven binnen de rekenkamer) hadden brede steun. Een tussenweg is een voorzittersmodel met een voorzitter en één lid. Dit is relatief efficiënt, maar kent wel de voordelen van interne tegenspraak. Gezien het ambitieniveau, de grootte van de gemeente en het beschikbare budget adviseren wij om twee leden te benoemen indien u kiest voor een meervoudige samengestelde rekenkamer. Dit heeft echter gevolgen voor het budget dat u de rekenkamer meegeeft. Advies Kies voor een model waarin de gemeenteraad van Asten een eigen rekenkamer heeft. Ons advies is om een rekenkamer in te richten met twee leden; een voorzitter en een lid. Dit heet formeel een voorzittersmodel.

De onafhankelijke rekenkamer: de verbinding met de raad Dat de interne leden de rekenkamers moeten verlaten, betekent niet dat de rekenkamer volledig los komt te staan van de gemeenteraad. De rekenkamer is en blijft een onderzoeksinstrument van en voor de raad. Als gemeenteraad kunt u keuzes maken over de wijze waarop de betrokkenheid van raadsleden bij de rekenkamer wordt georganiseerd, bijvoorbeeld via een aparte commissie of klankbordgroep, of door raadsleden als adviseur te verbinden aan de rekenkamer. Landelijk zien we verschillende vormen: Klankbordgroep of begeleidingscommissie: er wordt een klankbordgroep opgericht waar de rekenkamer een aantal keer in het jaar mee spreekt. Bijvoorbeeld rondom het opstellen van

het onderzoeksprogramma, de verantwoording van een onderzoeksjaar en het bespreken van een onderzoeksopzet. Een klankbordgroep is gesprekspartner voor de rekenkamer als het gaat om het inhoudelijke rekenkamerwerk, als ook om de werkwijze, de relatie en de wederzijdse ervaringen en verwachtingen. Een klankbordgroep of begeleidingscommissie kan een bestaand gremium zijn, zoals de auditcommissie of het seniorenconvent. Er kan ook een nieuwe commissie worden opgericht. Adviseurs: wanneer er raadsleden als adviseur aan de rekenkamer worden verbonden, hebben zij vooral inbreng op de inrichting van het onderzoek. Zij zijn een belangrijke waarborg voor het raadsperspectief in de methodiek van een onderzoek. Het kunnen wisselende adviseurs zijn. Bijvoorbeeld de woordvoerders jeugd bij een onderzoek naar jeugdhulp. Het onderzoeksprogramma en de jaarlijkse verantwoording lopen dan via de gehele raad. Advies Richt een vaste klankbordgroep in waar de rekenkamer een aantal keer per jaar mee spreekt. Leg vast (in de verordening) op welke momenten de klankbordgroep in ieder geval wordt geraadpleegd. Logische momenten hiervoor zijn: het opstellen van het onderzoeksprogramma (onderwerpkeuze), de jaarlijkse verantwoording, het bespreken van de onderzoeksopzet.

Advies is om een aparte ‘commissie’ hiervoor op te richten die naast, optreedt als gesprekspartner voor de rekenkamer, ook zicht houdt op de opvolging van aanbevelingen. De raad vindt het belangrijk om een heldere, navolgbare systematiek voor de opvolging van aanbevelingen in te richten.

Budget Tijdens de behandeling van het wetsvoorstel in de Tweede en Eerste Kamer bleek dat veel rekenkamers niet voldoende budget hebben om hun taak goed uit te kunnen voeren. In de aanloop naar de wetswijziging is er daarom tussen het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en verschillende koepelorganisaties veel gesproken over het budget. Lange tijd is de stelregel ‘een euro per inwoner’ geweest, maar in de praktijk hanteren gemeenten veel verschillende formules. Om als rekenkamer onafhankelijk en kwalitatief goed onderzoek te kunnen doen, is er bij het opstellen van de nieuwe wet gesproken over € 1,30 als minimum per inwoner. Uiteindelijk is hier geen overeenstemming over gekomen en wordt hier verder onderzoek naar gedaan. De grootte van de gemeente Asten maakt dat € 1,30 per inwoner nog steeds een beperkt budget geeft. Voor een volwaardige rekenkamer, die minimaal één onderzoek per jaar kan doen, is minimaal 15.000 euro nodig (excl. de vergoedingen voor de leden van de rekenkamer). Elke euro die niet nuttig wordt uitgegeven is er één teveel. Daar zou ook een rekenkamer het mee eens zijn. Het is daarom zaak om het budget niet te bepalen aan de hand van normen die vanuit de landelijke context worden meegegeven maar op basis van modelkeuze, bemensing

en ambitieniveau een passend budget te kiezen voor het komende jaar. De keuzes die worden genomen hebben hier invloed op. Advies over budget De nieuwe wet schrijft niets voor ten aanzien van het rekenkamerbudget. Wel biedt het overschakelen naar een nieuw model en de uitbreiding van bevoegdheden een kans om het budget opnieuw te overwegen en onderbouwen. In ieder geval moet het budget aansluiten bij de keuzes die worden genomen betreffende model, bemensing en ambitieniveau. Het is ons advies om een onderzoeksbudget – exclusief overheadkosten om de rekenkamer in stand te houden – vast te stellen rond de 15 duizend euro. Het is dan mogelijk om 1 volwaardig onderzoek per jaar op te leveren. Er kan op een later moment altijd gekozen worden om dit budget te verhogen of te verlagen. Het valt te overwegen om dit budget jaarlijks met een vast percentage te indexeren, zo behoudt het budget zijn waarde. Daarnaast dient er een besluit genomen te worden over een vergoeding voor de leden van de rekenkamer. In veel gemeenten is de vergoeding voor de externe voorzitter en leden van de rekenkamer gekoppeld aan de vergoeding voor raadsleden. Dat levert een vaste vergoeding op per maand. Het is tevens mogelijk om de leden van de rekenkamer een zelfstandig vastgesteld bedrag per maand te geven of een presentievergoeding voor elke vergadering van de rekenkamer.

Een vaste vergoeding per maand is het meest efficiënt. Als gekozen wordt voor een vaste vergoeding per maand hoeft de afdeling financiën/griffier niet bij te houden hoe vaak is vergaderd. Bij een vergoeding op declaratiebasis moet dit wel worden bijgehouden. Het is gebruik om de voorzitter van een meervoudige rekenkamer een hogere vergoeding te geven, aangezien deze meer taken en verantwoordelijkheden heeft.

Advies over vergoeding Stel in de verordening een vergoeding vast die gekoppeld is aan de kale maandelijks vergoeding voor raadsleden. Op deze manier groeit de vergoeding automatisch mee met de grootte van de gemeente en hoeft er niet periodiek geïndexeerd te worden. Een reële vergoeding voor een lid van een rekenkamer zou 20% van de raadsvergoeding, en 25% van de raadsvergoeding voor de voorzitter kunnen zijn. Naast de systematiek achter het bepalen van de hoogte van de vergoeding, is het van belang om mee te wegen wat de hoogte van de vergoeding uitstraalt in een wervingstraject. Dit zou betekenen dat er jaarlijks 6.225 euro aan vergoedingen uitgekeerd wordt. De totale kosten voor de rekenkamer zouden dan ongeveer op 21.225 euro per jaar uitkomen.