Bijlage 16 - Voorstel OGO ICT NML – Opnemen LoginVSI in PDC

Voorstel OGO ICT NML Afzender Onderwerp: Datum OGO: Steller: Gremia geraadpleegd:

☒ Innovatie & Advies ☐Security / CISO ☐ Accountmanagement ☐ MT Opnemen LoginVSI in PDC 05-06-2025 Ruud Jacobs (Venlo) en Dennis Hinssen (ICT NML) ☒ Innovatie & Advies ☒ Security / CISO ☒ Accountmanagement ☒ Controller (Financiële impact) ☒ MT ICT NML

Gevraagd besluit 1. Het opdrachtgeversoverleg geeft opdracht tot het ondertekenen en onderbrengen van het contract met LoginVSI door en bij ICT NML, met de daarbij horende gemeente specifieke budgetverhoging. Hiermee stemt het opdrachtgeversoverleg ook in met het toevoegen van LoginVSI als product in de PDC. 2. Het opdrachtgeversoverleg geeft gemeenten Venlo en Roermond toestemming tot het pilotsgewijs opstarten van LoginVSI in eigen beheer. Projectleiding en capaciteit wordt vanuit de gemeenten beschikbaar gesteld. Indien de pilot succesvol is kan het product worden opgenomen in de PDC voor alle deelnemers, conform onderzoek van besluitpunt 3. 3. Het opdrachtgeversoverleg geeft het I&A overleg opdracht tot het uitvoeren van een onderzoek naar het centraal onderbrengen van het beheer van LoginVSI, de uitkomsten van dit onderzoek worden uiterlijk 1 juni 2026 verwacht in het OGO

Aanleiding In de afgelopen jaren heeft er onder de deelnemers aan ICT NML verkennend onderzoek plaatsgevonden naar een applicatie voor het geautomatiseerd testen van werkplekken, applicaties en andere zaken, als ook het meten van gebruikerservaring (UX). De werkgroep LoginVSI heeft positief gereageerd op de verkennende pilot die met het product LoginVSI is uitgevoerd, en zou het product graag in gebruik willen nemen. LoginVSI is een product waarmee enerzijds beheerders automatisch hun applicatie maar ook de werkplek kunnen testen, anderzijds stelt de applicatie ons in staat om gebruikerservaring te meten. Hiermee wordt het onder andere mogelijk om effectiever en laagdrempeliger updates door te voeren en performanceproblemen inzichtelijk te maken. Bijvoorbeeld: een aantal keren per dag kunnen veelvoorkomende gebruikershandelingen geautomatiseerd worden uitgevoerd waarbij de prestaties van de betreffende omgevingen en applicaties gemeten wordt. Aan de hand van trendanalyse en voor-na situaties kan vervolgens impact op gebruikers worden aangetoond en gericht worden geïntervenieerd. De voordelen van het product voor de bedrijfszekerheid van onze infrastructuur zijn duidelijk en tastbaar.

De business case die hiervoor gemaakt dient te worden, blijkt echter lastig “hard” te maken, omdat de voordelen zeer duidelijk, maar slecht uit te drukken zijn in uren of euro’s. Gemeenten Venlo en Roermond hebben het voortouw genomen om toch door te gaan met LoginVSI, waarbij er onderhandelingen hebben plaatsgevonden met de insteek om in de toekomst dit product voor alle deelnemers aan ICT NML beschikbaar te stellen.

Benodigdheden Voor de inrichting van het product LoginVSI, in deze fase gelijk aan de implementatie van iedere nieuwe gemeente specifieke applicatie, is technische ondersteuning van ICT NML nodig. Om de impact van het toevoegen van het product LoginVSI op de infrastructuur en organisatie van ICT NML te toetsen, zijn er een tweetal referentiegesprekken gevoerd. De door LoginVSI geleverde referentieklant was een ziekenhuis, Isala, met praktische ervaring omtrent het gebruik en de implementatie van LoginVSI. Daarnaast zijn gesprekken gevoerd met ITQ, de implementatiepartner van LoginVSI, die zelf ook het LoginVSI-beheer voor andere klanten uitvoert als managed service. Uit het gesprek met Isala kwam naar voren dat ze slechts een 10-tal applicaties live hebben en nog geen “grootgebruiker” van LoginVSI ziijn, maar wél ervaring hebben opgedaan met het succesvol organiseren van de implementatie. De organisatie heeft een eigen test- en release team, welke de scripting van de applicaties verzorgd, in samenwerking met beheerders of key-users (afhankelijk van de grootte van de applicatie). Het maken van de LoginVSI-scripts wordt bewust niet neergelegd bij beheer of key-users, vanwege het hoog specialistisch karakter van het werk. Het team is binnen de ITafdeling geplaatst, tegen het team aan dat de werkplek beheerd.

Scripting is infrastructuur gerelateerd werk, dat niet “erbij” gedaan kan worden door applicatiebeheerders. Het team van Isala beheert ook de infrastructuur en architectuur van LoginVSI, en bekijkt de resultaten die uit LoginVSI komen. Dit betreft niet alleen applicatiewerking, maar ook performancetests. Wanneer afwijkingen optreden, heeft het team korte lijnen nodig met het infrastructuur-team. Bij Isala wordt ITQ enkel ingezet voor de opstart van het POC, training-on-the-job, achtervang op gebied van kennis en extra capaciteit indien gewenst. Uit het gesprek met ITQ kwamen een aantal tips naar voren: -

-

Onderschat de politieke factor niet wanneer werk weggehaald wordt bij beheerders. Het menselijk aspect verdient aandacht Vanwege complexiteit van de werkplekomgeving is binnen ITQ het LoginVSI-beheer belegd bij het team dat ook de werkplek beheert en applicaties packaged, omdat ook kennis nodig is van die materie bij het maken van de scripts Start met applicaties en workflows vanuit het perspectief van business continuity; kritieke applicaties eerst. Scripten is een tijdrovende klus Naast VDI-werkplekken is het ook mogelijk managed laptops te testen, hier dient wel een set laptops voor aangeschaft te worden, die ook ergens geplaatst moet worden

Verder kwam naar voren dat de scope van de aangeboden on-boarding (11 dagen) nog ongedefinieerd is en we er goed aan doen hier voor aanvang goede afspraken over te maken.

Aanpak na besluitvorming Na besluitvorming zal ICT NML op 6 juni 2025 de offerte van LoginVSI, via de broker, ondertekenen. Het daadwerkelijk opnemen van LoginVSI als product in de PDC, waarbij alleen de contractafhandeling is georganiseerd. Voor de inrichting van het product LoginVSI, in deze fase gelijk aan de implementatie van iedere nieuwe gemeente specifieke applicatie, is technische ondersteuning van ICT NML nodig. Het product wordt gestandaardiseerd ingericht voor deelnemers Venlo en Roermond, waarbij deze gemeenten zelf verantwoordelijk zijn voor het beheer van de applicatie. Het contract met LoginVSI stelt ons als samenwerking in staat om – indien gewenst – alle deelnemers aan te laten sluiten, tegen vooraf bekende tarieven. Zie hiervoor de offerte in bijlage 1. Tot slot dient voor 1 juni 2026 een voorstel uitgewerkt te worden door het I&A overleg over hoe we dit product centraal in beheer kunnen nemen en de overige deelnemers kunnen instappen. Financiële impact en voorstel tot dekking Het voorstel van LoginVSI (zie bijlage 1) kent een gestaffelde kostenvoet, die is gebaseerd op een bepaalde bandbreedte aan concurrent users in VDI. Het voorstel kent twee kostencomponenten, structurele kosten en incidentele kosten. De incidentele kosten zijn implementatie gerelateerd, in de vorm van een onboarding service.

Structurele kosten De prijzen voor het product, op basis van een looptijd van 3 jaar, zijn als volgt: • • • •

600-1.000 concurrent users € 82.860 o Per jaar €27.620 1.001-1.500 concurrent users € 95.158 o Per jaar €31.719 1.501-2.000 concurrent users € 105.350 o Per jaar €35.117 2.001-2.500 concurrent users € 113.580 o Per jaar €37.860

Incidentele kosten Onboarding services worden verleend door de implementatiepartner van LoginVSI, ITQ genaamd. In de aanbieding zijn 11 dagen consultancy ten behoeve van de onboarding inbegrepen voor een bedrag van € 10.000. Deze eenmalige kosten dienen gemeente specifiek verrekend te worden. Om te borgen dat andere deelnemers, bij het eventueel later aansluiten op deze dienstverlening, niet tegen torenhoge kosten aanlopen, zijn er al prijsafspraken gemaakt over aanvullend af te nemen consultancydagen ten behoeve van onboarding. Deze kosten bedragen € 1.450 per dag. Deze prijzen zijn gedurende de initiële looptijd van 3 jaar geldig.

Gebruikersbasis en doorvertaling De huidige situatie, gerekend met concurrent users, per deelnemer aan ICT NML is als volgt: -

Asten: 120 concurrent users ICT NML: 10 concurrent users Nederweert: 130 concurrent users Roermond: 500 concurrent users Someren: 130 concurrent users Venlo: 600 concurrent users Weert: 420 concurrent users

Totaal: 1.910 concurrent users Wanneer het product in gebruik genomen wordt door gemeenten Venlo en Roermond, betekent dit dat we starten met 1.100 concurrent users. Dit is de tweede trede van de staffel (1001-1500), wat inhoudt dat de jaarlijkse structurele kosten € 31.719 bedragen. Verdeling van de kosten Als ICT NML in een later stadium (zie gevraagd besluit 2) contracthouder wordt dan dienen de gemeente specifieke budgetten opgehoogd te worden om dit te bekostigen. Wanneer alleen Roermond (aandeel 45,45%) en Venlo (aandeel 54,54%) afnemer worden betekent dat het volgende: • Gemeente Roermond hoogt het jaarlijkse gemeente specifieke budget rondom licenties/software vanaf 2025 op met structureel € 14.418 en het gemeente specifieke budget rondom regievoering (support en strippenkaarten) eenmalig in 2025 op met € 4.545. • Gemeente Venlo hoogt het jaarlijkse gemeente specifieke budget rondom licenties/software vanaf 2025 op met structureel € 17.301 en het gemeente specifieke budget rondom regievoering (support en strippenkaarten) eenmalig in 2025 op met € 5.455. Wanneer het product – in later stadium (zie gevraagd besluit 2) – in gebruik genomen wordt door alle deelnemers, betekent dit dat we starten met 1.910 concurrent users. Dit is de derde trede van de staffel (1.501-2.000), wat inhoudt dat de jaarlijkse structurele kosten € 35.117 bedragen.

In dit geval zal zeer waarschijnlijk een voordeel ontstaan op de benodigde dagen aan extra consultancy, vanwege het gelijktijdig inrichten van het product voor iedereen en later de mogelijkheid om inhoud met elkaar te delen. De kostenverdeling zal in dat geval op basis van de vaste verdeelsleutel centrale lasten ‘aantal gebruikers’ plaatsvinden.

Dit leidt tot de navolgende structurele verhoging van de bijdrage centrale lasten per jaar per gemeente: • • • • • •

Gemeente Asten 5,93%: € 2.082 Gemeente Nederweert 5,00%: € 1.756 Gemeente Roermond 23,82%: € 8.365 Gemeente Someren 6,71%: € 2.356 Gemeente Venlo 40,56%: € 14.243 Gemeente Weert 17,98% € 6.314

Daarnaast zullen de incidentele lasten voor de onboarding services, die door ITQ consultancy worden uitgevoerd onder de centrale lasten worden verantwoord en verdeeld worden over de gemeenten op basis van de vaste verdeelsleutel centrale lasten ‘aantal gebruikers’. Het verwachte voordeel in beperking van extra consultancyinzet door samen te vertrekken en daarmee in een keer voor alle deelnemers de omgeving goed neer te zetten, rechtvaardigt de geringe kosten om een jaar eerder (2025) al mee te lopen. Aangezien deze additionele lasten naar verwachting niet binnen de huidige begroting kunnen worden gedekt, dient daartoe een voorstel voor een begrotingswijziging opgesteld te worden. Het gevolg is een verhoging van de bijdragen gemeenten, waarvoor een zienswijze procedure met de gemeenteraden van tenminste 12 weken doorlopen dient te worden, alvorens definitieve besluitvorming kan plaatsvinden.

Bijlagen Bijlage 1 – Offerte LoginVSI

Adviezen Adviseur Advies

Innovatie & Advies ☒ Positief ☐ Negatief ☐ Niet van toepassing

Toelichting

Adviseur Advies

Toelichting

Adviseur Advies

CISO / Security ☐ Positief ☐ Negatief ☐ Niet van toepassing Venlo is akkoord. Roermond heeft aangegeven niet op tijd een mening te kunnen vormen voor het op route brengen van het stuk, van de overige gemeenten geen reactie ontvangen

Accountmanagement ☒ Positief ☐ Negatief ☐ Niet van toepassing

Toelichting Adviseur Advies

Toelichting

MT ☐ Positief ☒ Negatief ☐ Niet van toepassing Het MT van ICT NML erkent de meerwaarde van LoginVSI voor het verbeteren van de gezamenlijke IT-dienstverlening. Het product biedt duidelijke voordelen op het gebied van proactieve monitoring, het verminderen van verstoringen en het verhogen van de beveiliging, onder andere door de mogelijkheid om frequenter te patchen. Op basis van gesprekken met een referent en de beoogde implementatiepartner is echter gebleken dat zowel de implementatie van het platform als het opstellen van de benodigde scripts technisch complex is. Deze werkzaamheden vereisen nauwe samenwerking met applicatiepackagers en zijn in andere organisaties ondergebracht binnen het werkplekbeheerteam. Daarbij is het essentieel dat de zogeheten ‘scripters’ nauwe banden onderhouden met de gemeenten – zowel op afstand als fysiek – om effectief te kunnen samenwerken met functioneel beheerders en

applicatieverantwoordelijken. Tegelijkertijd biedt centralisatie van deze expertise binnen ICT NML duidelijke voordelen, gezien de grote overlap in applicaties tussen de deelnemende gemeenten. Het is dan ook de wens van ICT NML om het beheer van LoginVSI centraal te beleggen. Op dit moment is echter nog onvoldoende duidelijk welke rol ICT NML hierin krijgt, welke disciplines betrokken moeten worden, en hoeveel capaciteit nodig is om het product succesvol te implementeren en beheren. Dit betekent ook dat de financiële impact van de benodigde middelen (geld en capaciteit) nog niet volledig is uitgewerkt in het voorstel. Het voorstel vraagt om een besluit tot een gemeente specifieke budgetverhoging, daartoe dient de begroting van ICT NML structureel gewijzigd te worden, daarnaast is uit het voorstel nog niet duidelijk op te maken welke lasten in welk begrotingsjaar gemaakt zullen gaan worden. Zeker wanneer ook de andere deelnemers dit product gaan afnemen en het budget van de centrale lasten op dat moment verhoogd dient te gaan worden. Zonder deze duidelijkheid, en met de huidige veronderstelling dat gemeenten dit zelfstandig kunnen uitvoeren, kan het MT helaas geen positief advies geven.