Bijlage 1 Organisatiestructuur Regionaal Bedrijventerrein Brainport-Oost versie 11 november 2024

Organisatiestructuur Versie 11 november 2024 Opsteller: Bart van Dijk

Inleiding

Gepresenteerde organisatiestructuur wordt gehanteerd tot aan de oprichting van een nieuwe (samenwerking) entiteit voor het Regionaal Bedrijventerrein Brainport-oost. Bij het ingaan van de formele samenwerkingsvorm zal deze organisatiestructuur overgaan in de nieuwe vorm waar dan door de deelnemers toe besloten wordt.

Organogram Regionaal bedrijventerrein Brainport Oost Stuurgroep

Secretariaat/ notulist

Bestuurlijke trekkersgroep

Secretariaat/ notulist

Opdrachtgeversoverleg

Ambtelijke trekkersgroep

Secretariaat/ notulist

Ambtelijke begeleidings-groep

Projectoverleg grondgebonden gemeenten

Bestuurlijk opdrachtgever en 1e bestuurlijke kartrekker: Tom Oomen (wethouder Deurne) Stuurgroep lid en 2e bestuurlijke kartrekker: John Bankers (wethouder Asten) Ambtelijk opdrachtgever: Robbert Halffman (gemeentesecretaris Deurne) 2e Ambtelijk opdrachtgever namens SGE: Nick Scheltens (gemeentesecretaris Geldrop-Mierlo) Ambtelijk opdrachtnemer, kwartiermaker/ procesmanager: Bart van Dijk Ambtelijk trekkers: Marten Krikken (Helmond) en Eric Sprangers (Someren)

Organisatiestructuur Regionaal bedrijventerrein Brainport Oost Stuurgroep Leden

Voorzitter: Tom Oomen Bestuurlijk vertegenwoordigers van: - Convenantpartners (in eerste instantie deelnemende Peelgemeenten) - Stedelijk Gebied Eindhoven (SGE) en namens SGE gemeenten Helmond, Eindhoven en Geldrop-Mierlo - Provincie Noord-Brabant - Waterschap Aa en Maas

Overige leden:

Secretaris/ kwartiermaker/ procesmanager: Bart van Dijk Ambtelijke opdrachtgevers: Robbert Halffman en Nick Scheltens Leden ambtelijke trekkersgroep: Eric Sprangers, Jan Doorakkers Notulist: Nadia Agarroum De samenwerking wordt bestuurd door een stuurgroep bestaande uit de bestuurlijke vertegenwoordigers van de deelnemende gemeenten alsmede van de SGE, Waterschap Aa en Maas en de Provincie. Het voorzitterschap van de stuurgroep wordt vervuld door een bestuurlijke vertegenwoordiger van een van de deelnemende gemeenten.

Stemverhouding en stemming stuurgroep

Er wordt een enkelvoudige stemverhouding voorgestaan. Elk lid (bestuurlijke vertegenwoordiger) heeft één stem. Stemming vindt plaats bij gewone meerderheid. De stuurgroep streeft naar unanimiteit in haar besluitvorming. Hieraan ligt de gedachte ten grondslag dat alle partijen zich vertegenwoordigd voelen en zich committeren aan de ambitie tot het realiseren van het regionale bedrijventerrein Brainpoort Oost. Vergaderingen van de stuurgroep zijn niet openbaar. De stuurgroep komt bijeen met een frequentie van maximaal eens per 6 weken en minimaal eens per kwartaal.

Taken en bevoegdheden stuurgroep

De stuurgroep draagt zorg voor het vormen en vaststellen, besturen en autoriseren van (aanpassingen) in de ontwikkeling van het realiseren van het regionale bedrijventerrein Brainpoort Oost. Alle wettelijke bevoegdheden blijven berusten bij de grondgebonden gemeenten alsmede de eindverantwoordelijkheid voor het realiseren van de ontwikkeling en de daarmee gepaard gaande risico's. De stuurgroep: - Stelt financiële kaders vast; - Bewaakt de voortgang van de ontwikkeling van het Regionale Bedrijventerrein Brainport-Oost - Bewaakt de (onderlinge en integrale) afstemming in de ontwikkeling - Neemt besluiten en maakt keuzes op voorstellen als voorbereid door de bestuurlijke en ambtelijke trekkersgroep. - Neemt besluiten over onder andere een doelmatige inzet en verdeling van beschikbare middelen/ capaciteit, over de samenwerkingsvorm en over het afdekken van (financiële risico’s; - Stelt (tussen)producten vast; - Is intern aanjager en zorgt voor intern bestuurlijk en ambtelijk draagvlak; - Is betrokken en heeft op hoofdlijnen kennis van de ontwikkeling en neemt zorgvuldige en integrale besluiten die leiden tot de geambieerde ontwikkeling; - Investeert in het imago en bredere draagvlak (onder andere bij bestuur en bedrijven) voor de geambieerde ontwikkeling.

Bestuurlijke trekkersgroep Leden

Voorzitter stuurgroep en 1e bestuurlijk kartrekker 2e bestuurlijk kartrekker Ambtelijk opdrachtnemer, kwartiermaker/ procesmanager: Bart van Dijk Ambtelijke trekkersgroep Notulist: Nadia Agarroum Agendaleden: 1e ambtelijk opdrachtgever Bestuurlijk vertegenwoordigers grondgebonden gemeenten De vergaderingen van de bestuurlijke trekkersgroep zijn besloten en de groep vergadert zo dikwijls als de voorzitter dit nodig acht of wanneer een lid hem dit verzoekt onder opgave van de te behandelen onderwerpen. Indien een vergadering is gevraagd, wordt zij binnen twee weken gehouden.

Taken bestuurlijke trekkersgroep: -

Voorbereiding en uitvoering van besluiten van de stuurgroep Opstellen agenda stuurgroep; Vaststellen ambtelijke trekkersgroep; Informatievoorziening aan de stuurgroep; Voeren strategisch overleggen convenantpartners en stakeholders.

Opdrachtgeversoverleg

Dit overleg vindt regulier (minimaal 1x per kwartaal) plaats tussen: • Bestuurlijk opdrachtgever en 1e bestuurlijke kartrekker: Tom Oomen • 1e Ambtelijk opdrachtgever: Robbert Halffman • Ambtelijk opdrachtnemer, kwartiermaker/ procesmanager: Bart van Dijk Het overleg is bedoeld om blijvend capaciteit te borgen en (inhoudelijk) werk uit handen te nemen van bestuurders en beleidsambtenaren waar het gaat om de rol opdrachtgever – opdrachtnemer, alsmede het bewaken van rollen tussen grondgebied- en andere gemeenten.

Ambtelijke trekkersgroep Leden

Ambtelijk opdrachtnemer, kwartiermaker/ procesmanager: Bart van Dijk Senioradviseurs grondgebied gemeenten: Marten Krikken en Eric Sprangers Notulist: Caroline Hoebens De vergaderingen van de ambtelijke trekkersgroep zijn besloten en de groep vergadert wekelijks.

Ondersteund door

Interne en externe adviseurs. In volgende fase aandacht voor: - Communicatie/ participatie/ omgevingsmanagement - Uitwerking VO en DO - Aanscherpen planeconomie/ businesscase - Samenwerkingsvorm en overeenkomst - Ruimtelijk programma van eisen, profilering en programmering, omgevingsplan en onderzoeken - Etc.

Taken

De ambtelijke trekkersgroep: - Is uitvoeringsorganisatie voor (de planontwikkeling en exploitatie van) het Regionale Bedrijventerrein Brainport-Oost. Regisseert en leidt de ontwikkeling, is opdrachtgever naar externe adviseurs en stuurt grondgebonden projectteams vakdisciplines aan; - Ondersteunt en voert taken uit in overleg met de bestuurlijke trekkersgroep; - Bereid (stuurgroep en bestuurlijke trekkersgroep) gevraagde producten voor en toetst externe producten, die in het kader van de plan – en besluitvorming worden opgesteld, voorafgaand aan de besluitvorming door de Stuurgroep. Ondersteunt indien gewenst ook de interne besluitvorming van de afzonderlijke deelnemers; - Geeft de gewenste richting, inhoud en kaders aan de ontwikkeling van het Regionale Bedrijventerrein Brainport-Oost en bewaakt de voortgang en zorgt voor benodigde terugkoppeling en verantwoording van deelproducten en planning; - Maakt kwartier en organiseert de processen die nodig zijn om tot benodigde producten en ontwikkeling te komen. - Leidt het overleg ambtelijke begeleidingsgroep en het projectoverleg grondgebonden gemeenten; - Neemt deel aan overige ambtelijke overleggen zoals EZ-overleg en overleg sub regio De Peel.

Ambtelijke begeleidingsgroep

De ambtelijke begeleidingsgroep bestaat uit ambtelijke vertegenwoordigers van de leden (met stemrecht) van de stuurgroep. De ambtelijke begeleidingsgroep adviseert de ambtelijke trekkersgroep en geeft elk vanuit hun eigen organisatie richting aan producten en besluiten voor de stuurgroep. De leden van de ambtelijke begeleidingsgroep adviseren hun eigen stuurgroep lid en zijn (mede) verantwoordelijk voor de interne besluitvorming en draagvlak binnen hun organisatie (ambtelijk, bestuurlijk, stakeholders, bedrijven, etc.). De ambtelijke begeleidingsgroep komt bijeen telkens minimaal twee tot vier weken voorafgaand aan de stuurgroep of vaker indien daar door de ambtelijke trekkersgroep toe besloten of indien daar door de leden (onder opgave van de te behandelen onderwerpen) toe verzocht wordt

Projectoverleg grondgebonden gemeentes

In dit overleg onder leiding van de ambtelijke trekkersgroep nemen relevante vakdisciplines en deskundigen deel die samenwerken aan – in eerste instantie – de planontwikkeling en exploitatie van het Regionale Bedrijventerrein Brainport-Oost. Vanzelfsprekend wordt van de grondgebonden gemeentes altijd capaciteit gevraagd bijvoorbeeld voor communicatie, voor inbreng en toetsing vanuit vak- en beleidsdisciplines en voor het doorlopen van planologische- en vergunningsprocedures. Echter is het streven om, met het oog op de op te richten entiteit, zoveel mogelijk te werken met een projectteam van extern specialisten. Dat geeft meer grip op de planning en ontlast de ambtelijke organisaties waar dat kan.