AZC22.11.08A Memo Capstone-methodiek.pdf
Tekst van het document
MEMO AAN DE COMMISSIE BU & AZ/C ZAAKNUMMER: 2022090354 AAN
: de commissie burgers en algemene zaken & control
VAN NAMENS DEZE
: Burgemeester A.A.H.C.M. van Extel-van Katwijk : A.A.H.C.M. van Extel-van Katwijk
DATUM
: 25 oktober 2022
ONDERWERP
: Capstone- methodiek
Samenvatting De gemeente Asten sluit niet aan bij de selectielijst e-mailbewaring ten behoeve van gebruik van de Capstone-methodiek. Motivering
1
2
Zowel het bhic en het RHCe adviseren om niet deel te nemen aan de pilot. Redenen die beiden aandragen zijn: 1. Het integraal bewaren van info in mailboxen gaat in tegen de uitgangspunten: archiefbeheer aan de voorkant inrichten; zaakgericht werken en het beheren van informatie in zaaksystemen. 2. Het hanteren van een aanvullende selectielijst leidt niet per definitie tot een betere informatiehuishouding op het onderdeel e-mail. Goed archiveren valt of staat bij de bewustwording door de eindgebruiker. 3. De archiefwet en onderliggende wetgeving heeft geen wettelijke grondslag om info in mailboxen (tijdelijk) integraal te bewaren. 4. De pilots in Den Haag en Rotterdam zijn nog niet geheel afgerond. Waardoor nog niet helemaal duidelijk is wat de (beheer)kosten zullen zijn. 1 2
Brabants Historisch Informatie Centrum Regionaal Historisch Centrum Eindhoven
Daarnaast blijkt ook dat een aanvullende selectielijst, zoals in de pilot wordt gebruikt, risico’ s met zich meebrengt. Dit ten aanzien van dubbele opslag en onbedoeld langer opslaan van documenten dan toegestaan. Ook zal invoering van de Capstone-methodiek verplichtingen met zich meebrengen ten aanzien van opschonen van e-mailboxen. We moeten er niet van uit gaan dat e-mails één-op-één overgezet kunnen worden naar een bewaarplaats waar mails meerdere jaren blijven staan. Ook de Capstone-methodiek vergt structureel een tijdsinvestering. Daarnaast is het archiveringsvraagstuk bij de pilotgemeenten anders van aard en op andere schaal dan in Asten. Omdat onduidelijk is of en hoe, na deze oproep van de VNG, alsnog de selectielijst emailbewaring kan worden aangepast. De VNG is daarom om een toelichting gevraagd.