AZC22.09.03AA 02 Bijlage 2 Verslag proeftuin email Rotterdam Adviescommissie Archieven.pdf

Notitie

Aan:

Commissie Archieven VNG

Datum:

29 april 2022

Betreft:

tussenrapportage praktijkbeproeving emailarchivering Rotterdam

Bestuurs- en Concernondersteuning Expertisecentrum Informatiebeheer Bezoekadres: De Rotterdam Wilhelminakade 179, Rotterdam Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam Internet: www.rotterdam.nl Van: J.D.J. van Oss, D. Rijkes Telefoon: 14 010 E-mail: jdj.vanoss@rotterdam.nl

Inleiding De gemeente Rotterdam heeft de praktijkbeproeving van de VNG concept-selectielijst voor e-mails op twee onderdelen uitgevoerd: 1. Onderzoek naar en implementatie van een ICT oplossing 2. Onderzoek naar de gebruiksaspecten door middel van interviews met beoogde sleutelfiguren en hun ondersteuners. Beide sporen lopen nog. Deze notitie is een tussentijdse rapportage. ICT oplossing De structurele ICT oplossing voor lopende e-mailaccounts van sleutelfiguren en overige ambtenaren is nog in ontwikkeling. Een korte termijn oplossing voor e-mails van vertrokken en binnenkort vertrekkende sleutelfiguren, die zich zich nu op externe dragers of in MS Exchange On Premise bevinden, is gereed. Hiervoor wordt MS Exchange Online gebruikt. De e-mails blijven in de MS Exchange omgeving. Zij worden daar voorzien van een retention policy (bewaarregel), waardoor zij niet gewist kunnen worden door de gebruiker. Onderzoekers kunnen volgens een stricte procedure tijdelijk rechten krijgen om de e-mails te doorzoeken (e-discovery). Dit bijvoorbeeld naar aanleiding van een WOO-aanvraag of integriteitsonderzoek. Alle zoek- en raadpleegacties worden gelogd. De logbestanden worden bewaard. De volgende stappen zijn genomen: 1. Programma van eisen voor de structurele oplossing e-mailarchivering is gemaakt en vastgesteld. 2. Marktverkenning is uitgevoerd.

Hieruit is gebleken dat er minstens één marktpartij is die aan alle eisen kan voldoen. Ontbreekt nog in de korte termijnoplossing met Exchange Online: 1. De mogelijkheid om de gebruiker gedurende 10 weken de gelegenheid te geven om privé e-mails te verwijderen, vóórdat de retention policy ingaat. 2. Functionaliteit om e-mails naar het e-depot over te brengen. Vervolgstappen: 1. Onderzoeken in hoeverre de oplossing met Exchange Online geschikt te maken is voor de 10 weken termijn en overbrenging naar het e-depot. Er zijn al functionaliteiten door Microsoft aangekondigd die interessant kunnen zijn om de 10 wekentermijn mogelijk te maken. Ook is vastgesteld dat er voldoende

Blad: Datum:

2 29 april 2022

mogelijkheden zijn tot export van e-mails in bulk om overbrenging mogelijk te maken. 2. Afhankelijk hiervan een aanbesteding doen voor een (aanvullende) third party oplossing of doorgaan met uitsluitend Exchange Online. Gebruiksaspecten De directeuren van het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning en de toezichthouders nemen deel aan de praktijkbeproeving. Inmiddels zijn twee directeuren en twee toezichthouders geÏnterviewd. De eerste bevindingen zijn: 1. Veel sleutelfiguren maken gebruik van zowel individuele als gedeelde (functionele) e-mailboxen. Deze zullen beide bewaard moeten worden. Ondersteuners en stafmedewerkers verzenden ook e-mails vanuit deze emailaccounts. Ook deze mails vallen onder het bewaarregime. Aanbeveling: maak in de selectielijst bij het onderdeel ‘functionele e-mailboxen’ duidelijk dat de bewaartermijn van 1 jaar niet geldt voor e-mails van sleutelfiguren in functionele, gedeelde e-mailboxen. 2. De toezichthouders (FG, CISO) in Rotterdam zijn adviseurs en geen beslissers. De besluiten worden door het topmanagement genomen. De neerslag van die besluiten bevindt zich dus in de ontvangen/verzonden e-mail van de topmanagers. Aanbeveling: overweeg om de toezichthouders uit de lijst van sleutelfiguren te verwijderen. 3. Het draagvlak bij de beoogde sleutelfiguren is aanwezig. Men begrijpt de noodzaak en is bereid mee te werken. 4.

E-mails van sleutelfiguren worden nauwelijks in (zaak)dossiers opgeslagen. Zij bevinden zich daadwerkelijk nog in de e-mailboxen, als of niet in een mappenstructuur.