AZC22.09.03AA 02 Bijlage 1 Verslag real life demo e-mailarchivering Den Haag.pdf

Verslag real life demo e-mailarchivering Den Haag De gemeente Den Haag heeft deelgenomen aan de pilot in de vorm van een real life demo. Doel van de demo was te bewijzen dat de methodiek en de regels die zijn opgenomen in de conceptselectielijst e-mailbewaring, technisch en functioneel daadwerkelijk kunnen worden uitgevoerd met bestaande applicaties binnen onze gemeente. Er is een lijst met user stories opgesteld, aan de hand van regels die zijn opgenomen in de conceptselectielijst. Vervolgens hebben OpenText en One Fox samen een real life demo opgezet, waarbij is getoetst of de OpenText Email Management-oplossing op een praktische manier deze user stories kon uitvoeren. Tijdens deze real life demo is aangetoond, dat het technisch en functioneel mogelijk is met de bestaande applicaties binnen de gemeente Den Haag de eisen die de selectielijst e-mailbewaring stelt, uit te voeren. OpenText Email Management zet e-mails over van een Microsoft Exchange-omgeving (zowel on premise als online) naar een instantie van OpenText Content Server. Alle configuratiemogelijkheden zijn te gebruiken per AD-groep. Voor sleutelfunctionarissen kunnen andere instellingen gelden dan voor niet-sleutelfunctionarissen. Er kan een onbeperkt aantal configuratiesets worden gedefinieerd, waardoor ieder scenario met verschillende medewerkersgroepen in te regelen is.

Binnen OpenText Email Management kan worden ingesteld welke e-mails op welk moment worden veiliggesteld. In het meest eenvoudige scenario van de Capstone Methodiek zal het dan gaan om emails die ouder zijn dan 70 dagen (10 weken), maar dit aantal dagen kan dus per medewerkersgroep worden ingesteld. Er kan bijvoorbeeld ingesteld worden dat de archivering iedere zaterdagnacht draait, of vaker of juist minder vaak. Door de business kan een goed moment gekozen worden om andere (werk)processen niet in de weg te zitten. In beginsel worden e-mails (met uitzondering van de verwijderde items) vanuit Microsoft Exchange gekopieerd, waardoor de e-mails dus beschikbaar blijven in Microsoft Exchange. Een andere mogelijkheid is dat de e-mails naar het archief verplaatst worden en niet meer direct beschikbaar zijn in Microsoft Exchange. In het laatste geval zal een Outlook plugin geïnstalleerd moeten worden waarmee een link naar het archief kan worden gelegd en gebruikers de e-mail vanuit het archief kunnen halen. Deze mogelijkheden kunnen ook gecombineerd worden, waarbij bijvoorbeeld de e-mails in eerste instantie na 10 weken gekopieerd worden, maar vervolgens na een halfjaar verplaatst. Er kunnen ook regels geconfigureerd worden waardoor bijvoorbeeld naar iedere gebruiker (evt. afwijkend per medewerkersgroep) een folder “Privé” uitgerold kan worden.

Gebruikers kunnen daarin zelf e-mails plaatsen die uitgezonderd dienen te worden van archivering. In OpenText Content Server wordt het beheer uitgevoerd. Een beheerder kan verschillende bewaartermijnen per medewerkersgroep instellen. Na het verstrijken van de bewaartermijnen worden de e-mails automatisch vernietigd, of klaargezet voor een export naar het Gemeentearchief. Hiervoor wordt een vernietig- of exportbewijs geleverd worden, zodat aantoonbaar voldaan kan worden aan o.a. de Archiefwet.

Vertrouwelijkheid: Openbaar

Daarnaast kan op een flexibele manier op zowel de relevante metadata als de inhoud van gearchiveerde e-mails worden gezocht. Hierdoor kunnen Woo-verzoeken met betrekking tot e-mails eenvoudig en efficiënt afgehandeld worden. Indien bepaalde e-mails (tijdelijk) uitgezonderd moet worden van vernietiging of overplaatsing naar het gemeentearchief, bijvoorbeeld voor een lopend onderzoek, kan dit ook eenvoudig gedaan worden door de relevante e-mails toe te voegen aan een hold. Deze holds kunnen onbeperkt aangemaakt worden, waardoor verschillende onderzoeken tegelijkertijd kunnen lopen.

Vertrouwelijkheid: Openbaar