AZC22.06.12A Commissievoorstel Begrotingswijziging 2022 etc..docx

RAADSVOORSTEL (via commissie) BIJ ZAAKNUMMER: 2022037918 AGENDANUMMER: 12 Commissie Algemene Zaken en Control op 2 juni 2022 Onderwerp: Begrotingswijziging 2022, ontwerpbegroting 2023 en jaarverslag 2021 GR ICT NML

Bijlage(n): Vergadering van: -5-

14 juni 2022

Agendanummer:

p.h.:

22.06.xx

de raad van de gemeente Asten Samenvatting Het Bestuur van de GR ICT NML legt ter kennisname de jaarrekening 2021 en ter instemming de 2e begrotingswijziging 2022 en de ontwerpbegroting 2023 aan de gemeenten voor met het verzoek deze documenten voor te leggen aan de gemeenteraad. De gemeenteraad krijgt hiermee de gelegenheid om haar standpunt over de 2e begrotingswijziging 2022 en de (ontwerp) Begroting 2023 kenbaar te maken aan het Bestuur van de GR ICT NML. Beslispunten 1. Kennis te nemen van het jaarverslag GR ICT NML 2021. 2. In te stemmen met de 2e begrotingswijziging van 2022, € 17.470,-- voor de projecten back-up MS Office 365 en het project "nieuwe werkplek". 3. In te stemmen met de ontwerpbegroting van 2023. 4. In te stemmen met de bijgevoegde zienswijze m.b.t. de 2e begrotingswijziging 2022 en de (ontwerp)begroting 2023 en deze kenbaar te maken aan het bestuur van de GR ICT NML. Inleiding De gemeenschappelijk regeling (GR) ICT NML is het samenwerkingsverband tussen Venlo, Roermond, Weert, Nederweert, Asten en Someren waar sinds 1 mei 2021 het beheer van onze ICT omgeving is belegd. ICT NML biedt naast de ontwerpbegroting 2023, het jaarverslag 2021 en de 2e begrotingswijziging van 2022 aan. De deelnemende gemeenten worden in de gelegenheid om hun zienswijze m.b.t. de 2e begrotingswijziging 2022 en de begroting 2023 kenbaar te maken.

Wat willen we bereiken Jaarverslag 2021 Het positieve resultaat over het boekjaar 2021 bedraagt €124.000. Een positief resultaat wat is ontstaan enerzijds doordat de leasekosten incidenteel meevallen, er tevens lagere datacommunicatiekosten zijn en verder door diverse kleinere meevallers. Aan de andere kant is er sprake van hogere incidentele personeelskosten. Voorgesteld wordt om het bedrag toe te voegen aan het weerstandsvermogen van de GR ICT NML. De reden hiervoor ligt in het fors toegenomen risicobeeld naar aanleiding van cyberaanvallen waardoor het benodigde weerstandsvermogen ook zeer fors is gestegen.

AvE

2e Begrotingswijziging 2022 en ontwerpbegroting 2023 Project back-up MS Office365 Medewerkers maken steeds meer gebruik van MS Teams en Office 365. De informatie binnen deze systemen is waardevol. Mochten er door welke reden dan ook bestanden verdwijnen dan is het door een back-up mogelijk om deze waardevolle informatie terug te halen. Dit is een vervanging voor de gedeelde back-up oplossing die als gevolg van de aansluiting bij ICT NML vervangen dient te worden. Het gebruik van MS Teams en Office 365 neemt toe. Asten werkt steeds meer samen met andere organisaties. Het onderliggende platform van MS Teams en Office 365 is SharePoint. Dit platform wordt het platform om bestanden tussen organisaties op een veilige en eenvoudige manier uit te wisselen. Het belang van een goede back-up procedure wordt nog belangrijker. Project “de nieuwe werkplek” Er is nu beperkte ondersteuning georganiseerd v.w.b. de digitale werkplek. Medewerkers gaan werken met beheerde apparatuur die ICT NML op afstand kan beheren waardoor de ondersteuning is gegarandeerd en de werkplek optimaal beheerd en beveiligd blijft. Dit zorgt voor een optimalere benutting van deze resources. (Betreft MDM: Mobile device management.) Ondersteuning op de externe werkplek is in toenemende mate nodig. Meer medewerkers werken sinds de COVID-19 pandemie thuis.

We blijven richting toekomst ‘hybride werken’, dus combineren werken op locatie met werken thuis of op een andere locatie. Het is daardoor belangrijker geworden dat de werkplek en applicaties op een stabiele en veilige manier bij deze collega’s worden aangeboden. Het “nieuwe werkplekconcept” gaat hier middels de op afstand beheersbare appratuur in voorzien (MDM). Deze beheerde werkplek is aanvullend op de keuze die eerder door Asten is gemaakt bij de aansluiting bij de GR ICT NML en past volledig binnen het werkplekconcept wat we als gemeente Asten voor ogen hebben bij de overstap die is gezet naar ICT NML. Ontwerpbegroting 2023 Extra budget is nodig om middels het nieuwe werkplekconcept ‘hybride werken’ een goede dienstverlening te garanderen. Ten opzichte van de begroting voorafgaand aan de 2e begrotingswijziging 2022 nemen de lasten toe met €82.000. ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢

➢

Loon en prijsindex: €13.000 Microsoftlicenties: €17.000 Glasvezelbeheer: €1.000 Back-up Office 365: €5.000 Nieuw Werkplekconcept: €21.000 Functioneel Beheer M365: €13.000 o Toelichting: er is meer behoefte aan functionele ondersteuning op het gebied van Office 365. Door dit bij NML te beleggen is er een aanspreekpunt voor eindgebruikersvragen en voor vragen met betrekking tot de doorontwikkeling en inzet van O365. Wendbaarheidsbudget: €12.000 o Toelichting: Het is noodzakelijk om wendbaar te zijn bij nieuwe ontwikkelingen. Zodra er gezamenlijke consensus is over de aanpak van deze nieuwe ontwikkelingen, kan er sneller dan voorheen tot implementatie worden overgegaan. De ontwikkelingen op ICT gebied gaan zo snel dat de tijdspanne tussen vaststellen begroting en implementeren van een ontwikkeling te groot is. Het wendbaarheidsbudget wordt alleen bij gemeenten opgevraagd na een apart bestuursbesluit.

Wat gaan we daarvoor doen Jaarrekening 2021 Voorgesteld wordt om het positieve resultaat toe te voegen aan het weerstandsvermogen zodat het weerstandsvermogen het benodigde niveau bereikt dat is ontstaan door het toegenomen risicobeeld als gevolg van cyberaanvallen. ICT NML heeft hierdoor 50% van het benodigde weerstandsvermogen voorzien. De andere 50% wordt door de deelnemende gemeenten voorzien in het weerstandsvermogen. 2e Begrotingswijziging 2022 De lasten nemen in de –ontwerp- eerste Begrotingswijziging 2022 toe. Ten opzichte van de vastgestelde Begroting 2022 stijgt hierdoor de deelnemersbijdrage voor de gemeente Asten met € 17.470. Ontwerpbegroting 2023 De geraamde deelnemersbijdrage voor 2023 voor de gemeente Asten is € 616.000, voor 2022 is deze op basis van de 2e begrotingswijziging 2022 € 552.816. Mogelijke alternatieven N.v.t. Toekomstagenda Asten 2030 / Vitale democratie N.v.t. Risico’s De risico’s zijn vermeld in de paragraaf weerstandsvermogen & risicobeheersing van de 2e begrotingswijziging 2022 en de (ontwerp) begroting 2023. Communicatie N.v.t. Wat mag het kosten De financiële consequenties zijn werkt in het kopje “Wat gaan we daarvoor doen”. Bijlage(n)/ter inzage (incl. Document-nr) 1. 2022038099 Raadsbesluit 2. 2022034095 2e begrotingswijziging 2022 3. 2022034105 Begroting 2023 4. 2022034114 Jaarverslag 2021 5. 2022039879 Concept uitgaande brief zienswijze

m.sanders@asten.nl

3/4

RAADSBESLUIT Onderwerp:

Dagtekening:

Agendanummer:

Begrotingswijziging 2022, ontwerpbegroting 2023 en jaarverslag 2021 GR ICT NML

14 juni 2022

22.06.xx

De raad van de gemeente Asten; gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 10 mei 2022 met zaaknummer 2022037918; gehoord het advies van de commissie Algemene zaken en Control van 2 juni 2022; besluit: 1. kennis te nemen van het jaarverslag ICTNML 2021; 2. in te stemmen met de 2e begrotingswijziging van 2022, € 17.470,-- voor de projecten back-up MS Office 365 en het project "nieuwe werkplek"; 3. in te stemmen met de ontwerpbegroting van 2023; 4. in te stemmen met de bijgevoegde zienswijze m.b.t. de 2e begrotingswijziging 2022 en de (ontwerp)begroting 2023 en deze kenbaar te maken aan het bestuur van de GR ICT NML. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Asten van 14 juni 2022. De raad voornoemd, griffier, mr. M.B.W. van Erp-Sonnemans

voorzitter, A.A.H.C.M. van Extel-van Katwijk