AZC22.06.09E Verantwoordingsrapportage BAG, BGT en BRO 2021.pdf

Verantwoordingsrapportage 2021 Basisregistraties adressen en gebouwen (BAG), grootschalige topografie (BGT) en ondergrond (BRO) Datum vaststelling door College van B&W:

23 maart 2022

Verantwoordingsrapportage 2021 - Gemeente Asten - Pagina 1 van 12

Inhoudsopgave Inhoudsopgave .................................................................................................................................2 Managementsamenvatting ............................................................................................................3 1. Inleiding.....................................................................................................................................6 1.1 Wettelijke taak.....................................................................................................................6 1.2 Winstpakkers voor de organisatie .........................................................................................6 2. Resultaten..................................................................................................................................8 2.1 Resultaten in 2021................................................................................................................8 2.2 Trend over meerdere jaren...................................................................................................9 3.

Verbeterplan............................................................................................................................10 3.1 Maatregelen vorige ENSIA-ronde........................................................................................10 3.2 Nieuwe verbetermaatregelen.............................................................................................10

Verantwoordingsrapportage 2021 - Gemeente Asten - Pagina 2 van 12

Managementsamenvatting In ons land worden geobasisgegevens jaarlijks meer dan 5 miljard keer gebruikt via de landelijke voorzieningen. Indirect gebruik, via bijvoorbeeld de doorlevering van geodata door fabrikanten van navigatiesoftware, komt daar nog bovenop. Het gebruik blijft jaarlijks stijgen en het maatschappelijk belang van deze gegevens, als onderdeel van de geo-informatie infrastructuur, is daarmee groot. Het is daarom cruciaal om de gegevenskwaliteit landelijk op peil te houden.

Afbeelding: nationale geo-informatie infrastructuur (NGII) als basis voor maatschappelijke vraagstukken (bron: BZK)

Wij leggen als bronhouderorganisatie verantwoording af over het beheer van de basisregistraties adressen en gebouwen (BAG), grootschalige topografie (BGT) en ondergrond (BRO). Dat doen we intern richting de gemeenteraad en aan het Rijk via het directoraat-generaal Bestuur, Ruimte en Wonen van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De scores, die op de volgende pagina te zien zijn, vormen het resultaat van door ons uitgevoerde zelfevaluaties. Deze evaluaties betreffen de gegevenskwaliteit en de borging van beheerprocessen. Informatiebeveiliging maakt hiervan vooralsnog geen onderdeel uit.

Verantwoordingsrapportage 2021 - Gemeente Asten - Pagina 3 van 12

Scores geobasisregistraties 2021 (tijdvak 1 januari 2021 tot en met 31 december 2021): Basisregistratie

BAG

< 75% onvoldoende

Basisregistratie

Score

78%

Basisregistratie BRO

Verbetermaatregelen

Door de ontvlechting van team I&A Asten en Someren zijn werkzaamheden herverdeeld. Gezien de score in het kwaliteitsdashboard lijkt de situatie nu onder controle. Belangrijkste aandachtspunt blijft de achtervang. Hiervoor is budget aanwezig. De invulling daarvan, met name kennisoverdracht, moet nog plaatsvinden.

vanaf 75% voldoende

Score

BGT < 75% Onvoldoende

Consequenties score Knelpunten Borging Proces: - Direct invloed op de gegevenskwaliteit. - Er gaat onnodige tijd verloren door extra afstemmingsmomenten. Met het gevaar dat dit gaat leiden tot frustratie bij betrokkenen. Knelpunten Gegevenskwaliteit: - De mindere kwaliteit heeft vooral betrekking op actualiteit, niet op volledigheid of juistheid. En wat de actualiteit betreft gaat het vaak slechts over dagen. De wettelijke termijn is namelijk vier dagen. Voor gegevensanalyses over meerdere maanden en soms zelfs over jaren, is de overschrijding van die termijn van enkele dagen niet van belang. - Onderdeel van de actualiteit is de pandgeometrie. Hier hebben we het over andere termijnen. Namelijk zes maanden voor het verwerken ervan. Bij het overschrijden van deze termijn is uitvoering van de nieuwe Omgevingswet in het geding. Het is namelijk van belang om besluiten te nemen op basis van correcte gegevens. - Een slechte score kan tot imagoschade leiden. Consequenties score

Verbetermaatregelen

Situatie op orde en onder controle

Geen

100% vanaf 75% voldoende

Score 100%

Consequenties score

Verbetermaatregelen

Situatie op orde en onder controle

Geen

Verantwoordingsrapportage 2021 - Gemeente Asten - Pagina 4 van 12

< 60% Onvoldoende

vanaf 60% voldoende

Trend score geobasisregistraties: Registratie Score 2018

Score 2019

Score 2020

Score 2021

BAG

95%

80%

78%

78%

BGT

93%

100%

100%

100%

BRO

N.v.t.

66,7%

N.v.t.

100%

Gemeente Asten erkent het belang van basisregistraties. Dit is al onderstreept door capaciteit beschikbaar te stellen voor extra achtervang van het (BAG) beheer. Dit moet bijdragen aan de borging van processen en heeft daarmee direct invloed op de actualiteit.

Verantwoordingsrapportage 2021 - Gemeente Asten - Pagina 5 van 12

1. Inleiding 1.1 Wettelijke taak De BAG, BGT en BRO maken onderdeel uit van het overheidsstelsel van basisregistraties. Het bijhouden van deze geobasisgegevens is verplicht voor gemeenten, met inachtneming van de bijbehorende kwaliteitseisen. De BAG bevat gegevens over adressen en gebouwen en deze worden centraal beschikbaar gesteld via de Landelijke Voorziening (BAGLV). Het Kadaster beheert de BAGLV en stelt de gegevens beschikbaar aan de diverse afnemers. Organisaties met een publieke taak, zoals ministeries, waterschappen, politiekorpsen en veiligheidsregio's, zijn verplicht de authentieke gegevens uit de registraties te gebruiken. Doordat de overheid op deze manier gegevens éénmalig inwint en meervoudig gebruikt, vraagt men burgers niet naar de bekende weg. De BGT is een gedetailleerde (in vaktaal: grootschalige) digitale kaart van heel Nederland. Daarin worden alle objecten als gebouwen, wegen, water, spoorlijnen en groen op een eenduidige manier vastgelegd. Het doel van de BGT is de hele overheid gebruik te laten maken van dezelfde basisgegevens over de grootschalige topografie van Nederland. De BRO bevat gegevens over geologische en bodemkundige opbouw van de Nederlandse ondergrond. Momenteel wordt de BRO stapsgewijs voltooid. Per stap bevat deze registratie steeds meer gegevens over de diepe en ondiepe ondergrond.

Deze worden geordend op basis van zogeheten ‘registratieobjecten’. In totaal gaat het om ca. 26 registratieobjecten. Voorbeelden van registratieobjecten zijn de grondwatermonitoringsput of het geotechnisch sondeeronderzoek. Sinds dit jaar verantwoordt de gemeente zich via ENSIA ook over informatiebeveiliging en informatie-architectuur van de WOZ-uitvoering aan de toezichthouder Waarderingskamer. Op deze terreinen worden aan systemen voor de WOZ-uitvoering steeds hogere eisen gesteld. Dit komt doordat de werkprocessen voor de bijhouding van informatie in grote mate worden geïntegreerd met geobasisregistraties en de geautomatiseerde systemen in toenemende mate werken met elders bijgehouden gegevens. Naar verwachting zullen de geobasisregistraties en de WOZ in de komende jaren binnen ENSIA verder samen gaan werken.

1.2 Winstpakkers voor de organisatie De basisregistraties zijn geen doel op zich, maar dienen een hoger doel. Ze moeten bijdragen aan een betere, betrouwbare en efficiënte bedrijfsvoering. Zowel binnen gemeente Asten, als bij afnemers van basisregistraties daarbuiten. De voordelen die we hebben van de basisregistraties zijn meestal moeilijk in tijd of geld uit te drukken. Hieronder volgt een beschrijving van aandachtsgebieden waarvoor de geo-basisgegevens winst opleveren. Energietransitie Woningcorporaties hebben vragen als: ‘Op welke panden in mijn portefeuille kan ik het beste zonnepanelen installeren?’. Een belangrijk deel van het antwoord schuilt in geodata: zuidelijke ligging daken (BAG, BGT), schaduw van andere gebouwen (nationaal hoogtebestand, BAG, BGT) en benutbare oppervlakte daken (collectief beeldmateriaal, gunstige locaties voor warmtepompen en warmte/koudeopslag (BAG, BGT, BRO).

Verantwoordingsrapportage 2021 - Gemeente Asten - Pagina 6 van 12

Maar ook uit de eigen organisatie komen vragen. Zoals: ‘In welke wijken staan overheersend gebouwen van een bepaald bouwjaar, wat is het gasverbruik per vierkante meter woonoppervlak en in welke gebieden komen in de toekomst nieuwe stroomaansluitingen het eerste in het gedrang?’. Omgevingswet Zonder geodata geen DSO en zonder DSO geen functionerende Omgevingswet. Immers, bij elke vergunningsaanvraag moeten de volgende vragen worden beantwoord: ‘Om welk object gaat het (wat is het), waar staat het precies (waar is het) en op welk perceel ligt het (van wie is het)?’. Deze data komt uit verschillende geobasisregistraties (WOZ, BAG, BGT, BRK). Burgerparticipatie Bijvoorbeeld het beheer en onderhoud van groen, speelweides, trapveldjes en speeltoestellen, wordt voor gemeente en bewoners veel makkelijker als duidelijk is over welke objecten afspraken worden gemaakt en waar die zich precies bevinden (op de kaart). Belasting heffen over onroerende zaken, waterschapsbelasting of andere heffingen is vrijwel onmogelijk zonder actuele informatie (bijvoorbeeld locatie, oppervlakte, bouwjaar) over gebouwen, terreinen, sloten, enzovoort. Wijkgericht werken Dit wordt moeilijk als er geen inzicht bestaat in de objecten (van huizen, winkels en kantoren tot straatmeubilair, parkeerplaatsen en groen) en de locatie van al die objecten.

Ondermijning Het opsporen van ondermijning gaat vrijwel altijd gepaard met het combineren van data. Deze data betreft niet alleen personen of bedrijven (subjecten), maar vaak ook objecten. Zowel subjecten als objecten beschikken over unieke identificatienummers. Door subjectgegevens via ID’s te verrijken met eigendoms- en locatiegegevens (BRK, BAG, WOZ) ontstaat nieuwe informatie die gebruikt kan worden in het kader van fraudebestrijding. Hulpverlening De Ambulancezorg Nederland navigeert bij een melding op basis van de adressen en coördinaten van woningen die allemaal in de BAG staan met een hoge actualiteitswaarde. Binnen 4 dagen na het ontstaan van een object, staat een locatie in de BAG terwijl de routeplanners vaak pas ieder kwartaal worden bijgewerkt. Dit kan in spoedgevallen mensenlevens schelen. Waterbeheer Het gebruik van de BGT om de kaarten van het oppervlaktewater te optimaliseren. Gebruik door en voor de hele samenleving Het gebruik van geobasisregistraties is enorm, indirect en divers. Vaak gebruiken mede-overheden, burgers en bedrijven geo-informatie zonder dit door te hebben. Denk aan het invoeren van een adres in de routeplanner, het opzoeken van een postcode, het bekijken van een kaart, opzoeken van de kwaliteit van het zwemwater in meertjes, vragen als: ‘Waar is hier de dichtstbijzijnde pizzeria’ (of museum, ziekenhuis, parkeergarage, enzovoort).

Allemaal vragen die beantwoord worden door bevraging van geobasisregistraties. Conclusie Uit bovenstaande blijkt dat waar iets is, wat iets is en welke kenmerken het heeft, relevant is voor enorm veel processen. Zonder actuele, juiste en volledige data zijn deze processen moeilijk uit te voeren. Daarom moeten de geobasisregistraties BAG, BGT en BRO van hoge kwaliteit zijn.

Verantwoordingsrapportage 2021 - Gemeente Asten - Pagina 7 van 12

2. Resultaten 2.1 Resultaten in 2021 De score per basisregistratie is opgebouwd uit drie onderdelen: gegevenskwaliteit, kwaliteitsverbeteringstrajecten c.q. transitie en borging proces. Hieronder is de score aangegeven per geobasisregistratie: Basisregistratie

Onderdeel

Score in %

BAG

Categorie 1: gegevenskwaliteit

77 %

Categorie 2: proces en organisatie

80 %

Totaalscore

78 %

Basisregistratie

Onderdeel

Score in %

BGT

Categorie 1: gegevenskwaliteit

100 %

Categorie 2: proces en organisatie

100 %

Totaalscore

100 %

Basisregistratie

Onderdeel

Score in %

BRO

Categorie 1: gegevenskwaliteit

100 %

Categorie 2: proces en organisatie

100 %

Totaalscore

100 %

Vanaf 75% voldoende

Vanaf 75% voldoende

Vanaf 60% voldoende

Verantwoordingsrapportage 2021 - Gemeente Asten - Pagina 8 van 12

2.2 Trend over meerdere jaren Trend score geobasisregistraties Registratie

Score 2018

Score 2019

Score 2020

Score 2021

BAG

95%

80%

78%

78%

BGT

93%

100%

100%

100%

BRO

N.v.t.

66,7%

N.v.t.

100%

Ten aanzien van de BAG wordt de score vooral beïnvloed door een lage actualiteit. Dit heeft zijn oorzaak in het onderdeel borging proces waar de personele bezetting onderdeel van is. De afgelopen jaren heeft gemeente Asten meerdere malen te maken gehad met langdurige personeelsuitval. Dit is ook zo beschreven in de rapportages van de betreffende jaren. Deze uitval is wel opgevangen, maar heeft sterk invloed gehad op de actualiteit. De volledigheid en juistheid van de gegevens is niet in het geding geweest. Dit is weergegeven in onderstaande tabel. Score in % Onderdeel 2018 2019 2020 2021* Deelscore Borging Proces 100% 87,5% 88% 80% Deelscore Actualiteit 77,8% 33,3% 22% Deelscore Volledigheid 100% 100% 100% Deelscore Juistheid 100% 100% 100% 77% Gemiddelde score 95% 80% 78% 78% * Vanwege een nieuwe opzet zijn de onderdelen Actualiteit, Volledigheid en Juistheid vanaf 2021 samengevoegd als Gegevenskwaliteit.

Nu de ontvlechting team I&A Asten en Someren een feit is en de personele bezetting weer op orde is, zien we dat ook terug in de score van het kwaliteitsdashboard BAG. We hebben er vertrouwen in dat de situatie stabiliseert en we de 100% score kunnen vast houden. Ondanks een aantal grote veranderingen die in 2022 gepland staan. Denk daarbij aan de overstap naar een nieuwe VTHapplicatie, de inwerkingtreding van de Omgevingswet en de invoering van de Wet Kwaliteitsborging. Als gegevensbeheer hebben wij geen direct invloed op deze processen. Wij kunnen slechts adviseren.

Verantwoordingsrapportage 2021 - Gemeente Asten - Pagina 9 van 12

3. Verbeterplan 3.1 Maatregelen vorige ENSIA-ronde Tijdens de vorige ENSIA-ronde is het volgende als verbetermaatregelen vastgesteld: Met de komst van de integrale objectregistratie in het vooruitzicht is het een optie om de BGT weer zelf uit te voeren. Er wordt een analyse gemaakt om te bekijken wat daarvoor nodig is en, indien haalbaar, een stappenplan om dat uit te voeren. Het is ook een optie om de WOZ objectregistratie weer zelf uit te voeren. Dit traject is complexer, maar (on)mogelijkheden worden in kaart gebracht. Als registratie-overstijgend controlemiddel wordt gekeken naar een kwaliteitsmodule waar alle drie registraties samenkomen. N.a.v. de constateringen worden processen bijgestuurd. Het MT en college worden geïnformeerd over (het belang van) basisregistraties, ontwikkelingen rondom common ground en de SOR. Reden hiervoor is om als gegevensbeheer aan de voorkant van het besluitvormingsproces betrokken te zijn. Een samenloop van omstandigheden heeft gemaakt dat er nog onvoldoende is gekeken naar de opties om de BGT en WOZ-objectregistratie weer zelf uit te voeren. Belangrijkste oorzaak is dat het traject ontvlechting Asten en Someren meer tijd heeft gevergd dan verwacht. Met name de langere doorlooptijd heeft parten gespeeld. Door de ontvlechting zijn werkzaamheden opnieuw verdeeld binnen de bestaande formatie.

Binnen gegevensbeheer willen we eerst een gevoel krijgen bij hoe dit gaat lopen voordat nieuwe taken worden opgepakt. Daarnaast heeft de migratie naar ICT NML met zich mee gebracht dat gekeken is naar de mogelijkheden om, voor gegevensbeheer, twee coreapplicaties naar de cloud te brengen. Wel is succesvol gestart met het informeren van de organisatie over de komst van de SOR en de gevolgen daarvan. Er zijn in verschillende overlegstructuren presentaties gegeven. Na de verkiezingen zal ook het nieuwe college worden bijgepraat.

3.2 Nieuwe verbetermaatregelen Gezien de scores zijn er alleen voor de BAG verbetermaatregelen. Deze zijn, zoals ook opgenomen in de vakinhoudelijke vragenlijsten, de volgende: Verbetermaatregelen ten aanzien van Kwaliteitsverbeteringstrajecten Zoals terecht aangegeven in de brief "Terugkoppeling ENSIA-zelfevaluatie 2020 BAG, BGT en BRO" d.d. 30 september 2021 is formatiecapaciteit een belangrijk punt. Ook omdat dit invloed heeft op de continuïteit van de gegevenskwaliteit. Ten aanzien van de formatiecapaciteit zijn de volgende acties uitgevoerd/gepland: -

September 2021 heidag voor het team om opnieuw de koers te bepalen. Kwartaal 4 2021, als vervolg op de heidag, onder begeleiding van een externe partij bepalen wat onze persoonlijke sterktes en zwaktes zijn. Begin 2022 werkzaamheden binnen het team op basis van sterktes opnieuw verdelen. Aansluitend extra formatiecapaciteit inhuren op de openliggende punten. Doel is om bij de selectie van die capaciteit specifiek te kijken waar het team nu aan kennis/kunde een extra

Verantwoordingsrapportage 2021 - Gemeente Asten - Pagina 10 van 12

zetje kan gebruiken. Daarnaast verminderd hiermee de kwetsbaarheid, doordat er dan drie in plaats van twee beheerders zijn. Wanneer we beter weten waar ieders kwaliteiten liggen en werkzaamheden beter zijn verdeeld, dan kunnen medewerkers ook verantwoordelijk worden gemaakt voor bepaalde aandachtspunten. Bijvoorbeeld wegwerken punten uit het kwaliteitsdashboard BAG, of achterhalen van de oorzaak van te laat verwerken brondocumenten en hierop een verbeteractie starten. Verbetermaatregelen ten aanzien van Borging proces De komende jaren zal worden ingezet op het informeren en meenemen van de ambtelijke en bestuurlijke organisatie richting de SOR. In alle lagen van de organisatie zal besef en acceptatie moeten worden gecreëerd dat met de komst van de SOR werkzaamheden gaan veranderen en verantwoordelijkheden op een andere plek komen te liggen. Hiermee wordt hopelijk ook op korte termijn het algehele besef van het belang van basisregistraties vergroot. Waardoor het vanzelfsprekender is om bij het opstellen van (beleids)stukken of het aanpassen van processen/werkafspraken ook aan de BAG te denken. Concreet voorbeeld hiervan is dat in het gemeentelijk informatiebeleid is opgenomen dat "Gebruik van basis- en kerngegevens: De kwaliteit van de basisregistraties is van het grootste belang om efficiënt en effectief te kunnen werken.

Gegevens moeten betrouwbaar, relevant en up-to-date zijn.". Op de langere termijn moet dit ertoe leiden dat ingrijpende wijzigingen in het proces tot minder weerstand leiden dan bij invoering van de BAG. Belangrijk leerpunt van de invoering van de BAG is namelijk dat zulke ingrijpende wijzingen niet alleen technische impact hebben, maar ook procesmatige en personele. En dat er daarom in het voortraject van de wijziging al veel werk te doen is. Concrete uitgevoerde/geplande acties: Aan de hand van een presentatie informatie verstrekken over de SOR aan verschillende (bestuurs)organen binnen de organisatie. De presentatie beperkt zich niet alleen tot de SOR. Er wordt ook teruggeblikt en gekeken waar gegevensbeheer nu staat. Herhaling is hierbij van belang, dus over een jaar nogmaals informatie verstrekken aan deze organen. Samen met betrokken teams (vergunningverlening, toezicht en handhaving, burgerzaken, welzijn en juristen) het proces van tijdelijke huisvesting beschrijven en nieuwe procesafspraken maken om het proces te vereenvoudigen (nog meer kans op acceptatie en naleving) en aanscherping (betere handhavingsmogelijkheden). Tijdelijke huisvesting heeft vooral betrekking op mantelzorgsituaties, huisvesting arbeidsmigranten en units bij het oprichten van een woning.

Nadat het proces rondom tijdelijke huisvesting is geïmplementeerd zal een volgend proces op dezelfde wijze tegen het licht worden gehouden. Selectie van dat proces zal plaatsvinden op basis van vraag en behoefte uit de organisatie. Dit kan zijn omdat een onderwerp actueel is of omdat er relatief veel mutaties in het vangnet terecht komen.

Verantwoordingsrapportage 2021 - Gemeente Asten - Pagina 11 van 12

Goede achtervang is van essentieel belang. We hebben in het verleden gezien dat wisselingen in bezetting enorme impact hebben op de actualiteit van (BAG) gegevens. Voor wat betreft achtervang is het van belang dat: - De procesbeschrijving wordt geactualiseerd. De velden met toelichtingen zullen uitgebreider gevuld moeten worden zodat werkzaamheden eenvoudiger kunnen worden overgenomen. - De procesbeschrijvingen ook de interne achtervang eigen laten maken. Zodat deze interne achtervang de in te huren BAG-specialist op weg kan helpen. - Via P&O en het inkoopbureau een (raam)overeenkomst afsluiten met een bureau die een BAG-specialist kan leveren. Dat er sinds de ontvlechting meer continuïteit is in het BAG-beheer, is te zien in de grafiek uit het kwaliteitsdashboard BAG, zoals opgenomen in paragraaf “2.2 Trend over meerdere jaren”. Vanaf 1 november 2021 is de stijgende lijn weer ingezet. En met een na-ijleffect van een maand, is er dus in feite sinds oktober 2021 verbetering zichtbaar. Het belangrijk aandachtspunt is en blijft informatieverstrekking en voorlichting over geobasisgegevens. Als geobasisgegevens (meer) leven in de organisatie, heeft dat als voordeel dat er makkelijker, beter en meer gebruik kan worden gemaakt van de winstpakkers. En gemeente Asten wordt minder afhankelijk van de gegevensbeheerders.

Er zal dan namelijk vanuit de aanleverende keten meer kennis zijn waardoor achteraf minder bijsturing nodig is. In verschillende overlegstructuren is al een start gemaakt met presentaties over dit onderwerp. Daarnaast is er een procesverbetertraject opgestart ten aanzien van tijdelijke huisvesting. Hierbij zijn alle betrokken partijen integraal het proces gaan stroomlijnen. Door gezamenlijk op te pakken wordt de kennis over elkaars werk vergroot, is er meer onderling begrip en worden samen slimmere oplossingen gevonden.

Verantwoordingsrapportage 2021 - Gemeente Asten - Pagina 12 van 12