AZC21.10.09A Memo aan raad m.b.t. spelregels burgerinitiatieven.docx

MEMO AAN DE RAAD ZAAKNUMMER: 2021017812 AAN

: de raad via de commissie AZC

VAN : College van B&W NAMENS DEZE : burgemeester A. van Extel – van Katwijk DATUM

: 25 augustus 2021

ONDERWERP

: Spelregels burgerinitiatieven gemeente Asten

Aanleiding Gemeenteraad 18 mei 2021: besluit over optimaliseren proces grote burgerinitiatieven. Toezegging: het college legt de kaders voor burgerinitiatieven vóór beoordeling voor aan de raad. Gemeenteraad 20 juli 2021 (bij behandeling VJN): betrek de notitie vanuit de VNG m.b.t. de participatieverordening hierbij. Burgerinitiatieven, stukje historie m.b.t. besluiten raad ✓ Raad 13-12-2016: notitie vastgesteld ‘Stimuleren burgerparticipatie en burgerinitiatieven in de gemeente Asten’; ✓ Raad 2-12-2018: evaluatie vastgesteld ‘Burgerparticipatie en burgerinitiatieven in de gemeente Asten’; ✓ Raad 2-12-2018: programmaopdracht ‘Vitale democratie in Asten’ vastgesteld; ✓ Raad 18-5-2021: voorstel ‘Optimalisatie proces grote burgerinitiatieven’ vastgesteld. Doel en spelregels burgerinitiatieven Het doel van de raad is dat burgerinitiatieven, evenals bij burgerparticipatie tot een vanzelfsprekende manier van werken in Asten wordt gemaakt. De raad concludeerde in december 2016 al dat het werken met burgerinitiatieven om een open cultuur, een faciliterende houding en een gedragsverandering/rolverandering binnen de gehele organisatie/gemeente vraagt, waarbij de nadruk ligt op ‘loslaten’ en ‘vertrouwen hebben in de burgers’. In de Toekomstagenda Asten 2030 heeft de raad deze gewenste cultuuromslag en veranderende rol nadrukkelijk bevestigd.

Ook in het nieuwe Coalitieakkoord 2018-2022 is de rol voor de burger en de daarbij behorende cultuuromslag vastgelegd. De spelregels, zoals deze op onze website zichtbaar zijn, zijn in de basis vastgesteld in de raad van 2 december 2018. Met het besluit van 18 mei j.l. over de procesoptimalisatie voor grote burgerinitiatieven volgt hier een aanvulling op die gaat over: 1) Procesaanpassing: een groot initiatief via het college voorleggen aan de raad met een advies wat zowel een procesvoorstel als een financieringsvoorstel bevat. 2) Normering: vanaf 2022 een vast bedrag per jaar reserveren voor de grote burgerinitiatieven van 150.000 euro per jaar. Als maximale bijdrage voor cofinanciering een bedrag van 50.000 euro per groot initiatief hanteren. De definitieve besluitvorming over dit structurele budget vindt plaats bij de vaststelling van de begroting 2022, in de raadsvergadering van 9 november 2021. De reden voor deze procesoptimalisatie is beschreven in het betreffende raadsvoorstel van 18 mei j.l. De afhandeling van kleine initiatieven werkt in de praktijk prima. De afhandeling van grote initiatieven werkt in de praktijk niet goed omdat deze initiatieven

letterlijk té groot zijn waarbij om financiële middelen wordt gevraagd die de gemeente Asten niet beschikbaar heeft. Hierdoor ontstaat frustratie bij inwoners die vol enthousiasme energie in een burgerinitiatief steken, ook al wordt vanaf het begin vanuit de gemeente aangegeven dat de financiële middelen beperkt zijn. We bereiken dan eerder een averechts effect, terwijl het doel juist is om met open armen initiatieven te ontvangen om de maatschappelijke opgaven in Asten samen te kunnen realiseren. Voetnoten bij de spelregels Op de laatste pagina van deze memo zijn de spelregels voor burgerinitiatieven opgenomen. De spelregels willen we zo laagdrempelig en toegankelijk mogelijk maken om vooral te stimuleren dat onze inwoners met initiatieven naar de gemeente komen. Tegelijk zijn aan de spelregels een aantal voetnoten toegevoegd om e.e.a. in de praktijk in goede banen te kunnen leiden. 1) Flexibiliteit Voetnoot: De raad heeft altijd de keuze om maatwerk toe te passen: in bijzondere omstandigheden kan flexibiliteit wenselijk zijn (bijv. indien na co-financiering net iets meer dan € 50.000,00 van de gemeente gevraagd wordt). De mogelijkheid daartoe hangt mede af van het aantal grote burgerinitiatieven dat in een jaar ontvangen wordt t.o.v. het beschikbare totaalbudget hiervoor bij de gemeente Asten. ➢

Toelichting: in de begroting is een structureel budget voor burgerinitiatieven voorgesteld van 150.000 euro per jaar. Indien bijvoorbeeld in een jaar 3 initiatieven ingediend zouden worden voor de maximale bijdrage dan is daarmee het budget gebruikt. Het zou echter ook kunnen dat er 4 initiatieven komen die voldoen aan de spelregels met bijdragen vanuit co-financiering / financieringsvoorstellen van 2x 25.000 euro, 40.000 euro en 55.000 euro. In een dergelijk voorbeeld willen we als gemeente hier graag aan mee kunnen werken omdat het doel voorop staat om burgerinitiatieven te stimuleren om daarmee samen Asten steeds mooier te maken en maatschappelijke opgaven samen te kunnen realiseren.

2) Integrale beoordeling Voetnoot: Een burgerinitiatief zal altijd in zijn totaliteit en in samenhang integraal beoordeeld worden. Er kan bijv. geen sprake zijn van het in ‘stukken hakken’ van een initiatief of het in delen indienen van een initiatief door meerdere initiatiefnemers. Tevens zijn de basisbeginselen van behoorlijk bestuur (Algemene wet bestuursrecht, Gemeentewet etc.) algemene uitgangspunten in de beoordeling van een burgerinitiatief. Dus los van de Toekomstagenda Asten2030 kan het zijn dat een initiatief wordt afgewezen om redenen van basisbeginselen. ➢ ➢

Toelichting: hiermee willen we voorkomen dat een burgerinitiatief wat als 1 plan is bedoeld, via deelverzoeken wordt ingediend. Toelichting: de gemeente kan altijd los van de Toekomstagenda een verzoek om bij te dragen in een burgerinitiatief afwijzen om redenen van algemene aard (basisbeginselen behoorlijk bestuur, AWB, Gemeentewet etc.).

Participatieverordening VNG De participatieverordening van de VNG is de opvolger van de inspraakverordening. Het doel ervan is het vormgeven van participatie. Binnen de gemeente Asten doen we dat al op de wijze zoals beoogd in onze Toekomstagenda Asten 2030 en o.a. via het proces en de spelregels voor burgerinitiatieven. Het gaat er daarbij vooral om dat we het gewoon ‘doen’ in de praktijk. Het idee achter de participatieverordening is derhalve al meegenomen in de wijze waarop we dit in Asten in de praktijk toepassen. Natuurlijk blijven we de ontwikkelingen op dit gebied volgen en daar waar het van toegevoegde

waarde is aanvullen op onze huidige werkwijze in de verdere ontwikkeling vanuit de Toekomstagenda Asten 2030 en de beoogde cultuurverandering. Dit sluit volledig aan op de wijze van communicatie zoals we dat met de realisatie van de Toekomstagenda Asten 2030 voor ogen hebben, hetgeen bevestigd dat we het vooral gewoon willen ‘doen’ in de praktijk. COMMUNICATIE REALISATIE TOEKOMSTAGENDA 2030 (Bron: programma-opdracht raad 11-12-2018) ✓ ✓ ✓ ✓

Vertellen: uitdragen wat samenleving en gemeente voor ogen hebben met andere manier van besturen en werken (cultuuromslag conform Asten 2030). Betrekken: creatieve werksessies/proeftuinen waarin gemeente en inwoners samen invulling geven aan andere manier van besturen en werken. Doen: gewenste cultuur laten zien en inhoudelijke initiatieven realiseren. Laten zien: communiceren over realisatie Toekomstagenda Asten 2030.

Kaders voor burgerinitiatieven na procesoptimalisatie (besluit raad 18 mei 2021): Zie de spelregels op de volgende pagina. Deze zullen op deze manier ook zo opgenomen worden op onze website.

3/4

Spelregels burgerinitiatieven Zie: https://www.asten.nl/bestuur-organisatie/meedoen/burgerinitiatieven Criteria kleine initiatieven Kleine initiatieven worden zelfstandig door de organisatie afgewikkeld. Benodigd budget is beschikbaar uit bestaand budget van de budgethouder en/of er is een bedrag benodigd tot € 5.000,00 uit het budget Burgerinitiatieven. Daarnaast wordt er voldaan aan de vier onderstaande criteria: 1. Draagt het (burger)initiatief bij aan de realisatie van de maatschappelijke opgaven in de Toekomstagenda Asten2030: - Transformatie buitengebied; - Vitale kernen; - Centrumontwikkeling; - Klimaatbestendig en energieneutraal Asten (duurzaamheid). 2. Is voldoende duidelijk of er draagvlak voor het (burger)initiatief is in de omgeving? 3. Is de (burger)initiatiefnemer bereid om zelf substantieel tijd en moeite te besteden aan de voorbereiding, uitvoering en bekostiging (zoeken van cofinanciering) van het initiatief? 4. Het initiatief kan bekostigd worden uit bestaand budget van de budgethouder en/of uit het budget burgerinitiatieven. Criteria grote initiatieven Grote initiatieven worden eerst aan de raad voorgelegd. Er zijn geen financiële middelen beschikbaar binnen bestaand budget van de budgethouder en/of er wordt een hogere bijdrage dan € 5.000,00 uit het budget Burgerinitiatieven gevraagd (tot een maximum van € 50.000,001 per initiatief2).

Daarnaast wordt er voldaan aan de drie onderstaande criteria: 1. Draagt het (burger)initiatief bij aan de realisatie van de maatschappelijke opgaven in de Toekomstagenda Asten2030: - Transformatie buitengebied; - Vitale kernen; - Centrumontwikkeling; - Klimaatbestendig en energieneutraal Asten (duurzaamheid). 2. Is voldoende duidelijk of er draagvlak voor het (burger)initiatief is in de omgeving? 3. Is de (burger)initiatiefnemer bereid om zelf substantieel tijd en moeite te besteden aan de voorbereiding, uitvoering en bekostiging (zoeken van cofinanciering) van het initiatief? Wanneer aan deze criteria voldaan is, wordt het initiatief intern verder opgepakt. In de vorm van een procesvoorstel inclusief financieringsvoorstel worden de onderstaande punten via het college aan de raad voorgelegd: - Is er politiek draagvlak voor het initiatief? Is er de bereidheid om het initiatief te faciliteren (met middelen en ambtelijke capaciteit) en onder welke voorwaarden? - Hoe wil het college en/of raad zelf betrokken worden bij het initiatief? - Na akkoord van de raad wordt het burgerinitiatief als een project opgestart. De raad heeft altijd de keuze om maatwerk toe te passen: in bijzondere omstandigheden kan flexibiliteit wenselijk zijn (bijv. indien na co-financiering net iets meer dan € 50.000,00 van de gemeente gevraagd wordt).

De mogelijkheid daartoe hangt mede af van het aantal grote burgerinitiatieven dat in een jaar ontvangen wordt t.o.v. het beschikbare totaalbudget hiervoor bij de gemeente Asten. 2 Een burgerinitiatief zal altijd in zijn totaliteit en in samenhang integraal beoordeeld worden. Er kan bijv. geen sprake zijn van het in ‘stukken hakken’ van een initiatief of het in delen indienen van een initiatief door meerdere initiatiefnemers. Tevens zijn de basisbeginselen van behoorlijk bestuur (Algemene wet bestuursrecht, Gemeentewet etc.) algemene uitgangspunten in de beoordeling van een burgerinitiatief. Dus los van de Toekomstagenda Asten2030 kan het zijn dat een initiatief wordt afgewezen om redenen van basisbeginselen. 1