AZC21.06.06A Commissievoorstel Financiële ontwikkelingen aansluiting ICT NML.docx

RAADSVOORSTEL (via commissie) BIJ ZAAKNUMMER: 2021032914 AGENDANUMMER: 06 Commissie AZ&C op 24 juni 2021 Onderwerp: Financiële ontwikkelingen aansluiting ICT NML en aanvraag dekkingsreserve ter financiering van de eenmalige transitiekosten

Bijlage(n): Vergadering van: -4-

6 juli 2021

Agendanummer:

p.h.:

21.07.xx

de raad van de gemeente Asten Samenvatting Op 8 december 2020 heeft de Gemeenteraad toestemming verleend aan het college van B&W om aan te sluiten bij de gemeenschappelijke regeling ICT NML. Dit proces kent een aanloop vanaf juli 2019 toen het besluit is genomen om de samenwerking op I&A gebied tussen Asten en Someren te beëindigen. De reden die hier aan ten grondslag lag was de bestuurlijke keuze over de toekomstvisie I&A, waarbij onder andere de bredere samenwerking binnen het Peelverband is komen te vervallen. Het fundament onder de I&A-samenwerking tussen Asten en Someren viel daarmee ook weg. Een onderzoek en benchmark door M&I en partners wees aan dat aansluiting zoeken bij een breder samenwerkingsverband sowieso nodig was om een toekomstbestendige en kosten efficiënte I&A organisatie neer te zetten. In een marktverkenning is vervolgens onderzocht welke vorm het beste past bij de wensen en ambities van Asten. De keuze is gemaakt om aansluiting te zoeken bij een publieke samenwerking. Met name omdat de dienstverlening van een publieke samenwerking dicht aansluit bij de behoefte van onze gemeente. Het ligt in de aard van deze vorm om samenwerking tussen deelnemers te stimuleren. Hierdoor kan Asten voordelen behalen die zonder deze samenwerking niet of moeilijk te realiseren zijn. Iets waar Asten altijd op aan heeft proberen te sturen in de Peelsamenwerking.

Dit heeft aldus geresulteerd in de aansluiting bij ICT NML per 1 mei 2021. In de loop van dit proces is op diverse momenten de Gemeenteraad meegenomen in de (financiële) ontwikkeling van dit proces. De toezegging is gedaan om de vorderingen en de financiële consequenties in beeld te brengen en aan de Gemeenteraad terug te koppelen. Inmiddels is duidelijk welke extra structurele kosten de aansluiting met zich meebrengt en waardoor deze worden veroorzaakt. De eerder aangegeven bandbreedte (op basis van benchmarkgegevens) van de te verwachten extra structurele lasten van €100.000,-- tot €200.000,-- is beperkt gebleven tot ca. €74.000,-- vanaf 2022. In de jaren daarna fluctueert dit bedrag tussen de ca. € 60K en 70K per jaar aan extra structureel benodigd I&A budget ten opzichte van wat beschikbaar is conform de begroting 2021. De meerkosten worden veroorzaakt door onder andere de keuze voor een flexibel werkplekconcept. Dit concept is ontstaan als gevolg van de coronacrisissituatie en het “nieuwe normaal” in relatie tot thuiswerken en is een wijziging op de bestaande situatie. Andere hard- en software benodigdheden stuwen daardoor het benodigde budget omhoog. De fluctuatie over de jaren 2022 t/m 2027 heeft te maken

AvE

met vervangingscycli van hardware. Daarnaast zorgt de aansluiting van Asten (en Someren) ervoor dat de organisatie ICT NML ook meer personeelsbehoefte krijgt (autonome ontwikkeling). In 2021 verwachten we een positief resultaat op het I&A budget. In een eerder stadium heeft de Gemeenteraad een krediet ter beschikking gesteld voor de ontvlechting met de gemeente Someren. In dit voorstel wordt een eenmalige dekkingsreserve gevraagd aan de Gemeenteraad ter hoogte van €487.000,--, bestaande uit middelen die grotendeels reeds beschikbaar zijn om de transitie naar ICT NML te bekostigen. Deze kosten bestaan voornamelijk uit werkzaamheden (manuren) die naar verwachting op basis van “worst case” uitgevoerd moeten worden om naar de omgeving van ICT NML te migreren. In tegenstelling tot de begroting 2022 van ICT NML hebben we ervoor gekozen om de transitie zelf te financieren. Hierdoor zijn deze kosten eenmalig af te dekken en zelf te financieren zonder opslag. Deze keuzes zijn later tot stand gekomen om mee te gaan in de begrotingscyclus van de GR ICT-NML (zie oplegmail GR ICT-NML). Beslispunten 1. Kennis te nemen van het structureel benodigde I&A budget vanaf 2022 en verder (zie financiële bijlage). 2. Kennis te nemen van de begroting ICT NML 2022 en de oplegmail vanuit de GR ICTNML. 3. Een dekkingsreserve beschikbaar te stellen ter hoogte van €487.000,-- eenmalig.

Deze reserve komt tot stand door naast het beschikbare krediet voor samenwerkingsmogelijkheden (€ 97.396), de I&A reserve (€105.305) en de winstbestemming I&A 2020 (€ 225.889) nog een aanvullend en verwacht bedrag benodigd ter hoogte van afgerond € 60.000. Deze kosten worden geactiveerd en afgeschreven over een periode van 5 jaar. Inleiding De aansluiting bij ICT NML vergt veel inspanning van ICT medewerkers aan de ontvangende zijde. Voor de bekostiging hiervan is financiering nodig. Deze zogenaamde transitiekosten proberen we zoveel mogelijk te drukken door voorbereidende werkzaamheden die door onszelf worden uitgevoerd. Deze kosten zijn een inschatting op basis van “worst case”. Wat willen we bereiken Een vlotte transitie van onze automatisering naar de GR ICT NML waarbij we alles in het werk stellen om de kosten zo laag mogelijk te houden. Wat gaan we daarvoor doen De vervolgstappen rondom de overgang naar de GR ICT-NML zien er als volgt uit:  Afronding ontvlechting met de gemeente Someren.  Transitie naar de omgeving van de GR ICT-NML.  Terugkoppeling van het resultaat van de transitie aan de Gemeenteraad. Mogelijke alternatieven Een alternatief was om de transitiekosten op soortgelijke wijze te financieren via de GR ICT NML.

Een nadeel daarbij is dat er een opslag wordt berekend op deze “voorfinanciering” die het duurder maakt dan wanneer we deze kosten zelf financieren. Een keuze om het zelf te financieren is daardoor snel gemaakt. Toekomstagenda Asten 2030 / Vitale democratie De stap die de gemeente Asten nu zet om voor de automatisering mee te gaan doen met de gemeenschappelijke regeling van ICT NML is een belangrijke mijlpaal om deze

2/4

dienstverlening toekomstbestendig en duurzaam te kunnen beleggen. En dat is erg belangrijk omdat ICT een belangrijk hulpmiddel is om onze eigen dienstverlening als gemeente Asten aan onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen goed te kunnen blijven borgen en faciliteren. Risico’s Omdat we al een hele tijd voorsorteren op het zoeken van de juiste strategische partner op het gebied van I&A hebben we de afgelopen jaren zoveel mogelijk gewacht met investeringen op het gebied van I&A. Onze A-kant is dan ook hard toe aan overgang naar een nieuw serverpark (bij ICT-NML), omdat deze geheel aan het einde van de technische levensduur is. Het is dus van belang om hierin nu stappen te zetten en over te kunnen naar ICT-NML omdat we anders een risico lopen dat de bedrijfsvoering in gevaar komt omdat systemen het niet meer aan kunnen. Winstbestemming jaarrekening 2020. Er is rekening gehouden om het restant budget van I&A over 2020 (mede als gevolg van uitstel van investeringen i.v.m. de overgang) via de winstbestemming mee te nemen naar 2021 t.b.v. de transitiekosten in 2021. Ondanks het negatieve rekeningresultaat in 2020 is het noodzakelijk de benodigde financiën ter beschikking te hebben t.b.v. de overgang.

Communicatie De Gemeenteraad wordt op de hoogte gehouden van de vorderingen van de transitie en zodra dit traject ten einde is (naar verwachting eind 2021 met een uitloop naar begin 2022). De ontwikkelingen in de GR ICT NML maken vanaf heden deel uit van de reguliere cyclus. Bijlage(n)/ter inzage (incl. Document-nr) 1. Raadsbesluit (2021032918) 2. Financieel perspectief (20121032979) 3. Begroting ICT-NML (2021023444) 4. Aanvulling op begroting ICT-NML (2021032997)

M.Sanders@asten.nl

3/4

RAADSBESLUIT Onderwerp:

Dagtekening:

Agendanummer:

Financiële ontwikkelingen aansluiting ICT NML en aanvraag dekkingsreserve ter financiering van de eenmalige transitiekosten

6 juli 2021

21.07.xx

De raad van de gemeente Asten; gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 20 mei 2021 met zaaknummer 2021032914; gehoord het advies van de commissie AZ&C van 24 juni 2021; besluit: 1. 2. 3.

kennis te nemen van het structureel benodigde I&A budget vanaf 2022 en verder (zie financiële bijlage). kennis te nemen van de begroting ICT NML 2022 en de oplegmail vanuit de GR ICTNML. een dekkingsreserve beschikbaar te stellen ter hoogte van €487.000,-- eenmalig. Deze reserve komt tot stand door naast het beschikbare krediet voor samenwerkingsmogelijkheden (€ 97.396), de I&A reserve (€105.305) en de winstbestemming I&A 2020 (€ 225.889) nog een aanvullend en verwacht bedrag benodigd ter hoogte van afgerond € 60.000. Deze kosten worden geactiveerd en afgeschreven over een periode van 5 jaar.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Asten van 6 juli 2021. De raad voornoemd, griffier, mr. M.B.W. van Erp-Sonnemans

voorzitter, A.A.H.C.M. van Extel-van Katwijk