AZC21.04.06F Adviesnota BSOB.pdf

ADVIESNOTA

Auteur: Grard van der Zanden

☐

Dagelijks Bestuur

Team: Staf

☒

Algemeen Bestuur

Volgnr.: 

openbaar



openbaar na informeren betrokkenen



niet openbaar



vertrouwelijk

Effect op de begroting:

☐ ja ☐ nee

☐

verordening

☐

beleidsregels

☐

besluit van algemene strekking

☐

Overige

Onderwerp Voorstel tot het beschikbaar stellen van middelen voor het opstellen van een uitgebreide businesscase gegeven alle huidige kansen, bedreigingen en risico’s om te komen tot een meerjarige koers en meerjarenbeleid Te besluiten om 1. Een bedrag van € 25.000 beschikbaar te stellen om een externe partij te vragen de directie te ondersteunen bij het opstellen van een businesscase. 2. Vanuit het regievoerdersoverleg (ter ondersteuning van dit proces) een klankbordgroep in te stellen. Inleiding en bestuurlijke aanleiding De afgelopen periode is erg hectisch geweest voor BSOB. Op belastinggebied is er sprake van een grote toename van bezwaren, ingediend door NoCureNoPay-bureaus, en daarnaast moet waarderen op oppervlakte in een korte periode adequaat worden opgepakt. Op organisatorisch gebied zijn onverhoopt achterstanden naar voren gekomen, ICT-knelpunten ontstaan door GouwIt, het vertrek van een MT-lid en onrust als gevolg van verdergaande automatisering/robotisering in relatie tot een reorganisatie. Dit maakt dat sommige processen nu op onderdelen door elkaar lopen en gekozen is door het MT in samenspraak met het DB voor opschorten van de reorganisatie en terugbrengen van de rust in de organisatie. BSOB is absoluut voornemens de ingezette koers, maximale efficiency met behoud van kwaliteit, te blijven volgen.

Echter voor de toekomst van BSOB is het belangrijk om alle ontwikkelingen (op belastinggebied en organisatorisch) samen te brengen tot één heldere koers voor de toekomst. Het regievoerdersoverleg, waarin alle deelnemende gemeenten van BSOB en het waterschap vertegenwoordigd zijn, adviseert om met externe deskundigheid een uitgebreide business case op te stellen voor BSOB, gegeven alle kansen, bedreigingen en risico’s vanuit verschillende aspecten bezien (belastinggebied, organisatie, personeel, kosten etc.). Een aantal regievoerders zal dit proces ondersteunen als klankbordgroep. In de te bepalen koers is het belangrijk om de organisatorische ontwikkelingen en belastingontwikkelingen op een goede manier samen te brengen, maar in de uitvoering te splitsen in deelstappen voor besluitvorming in verschillende gremia als DB, AB en ook richting 1

ondernemingsraad of vakbond. Dit zorgt voor helderheid naar alle betrokkenen, wat nodig is om samen alle uitdagingen de komende jaren het hoofd te kunnen bieden. In het navolgende zal kort een inzicht gegeven worden in een aantal ontwikkelingen, die nader uitgewerkt worden in de business case Probleemstelling, inhoudelijk vanuit perspectief BSOB (te vertalen naar business case) Uit de analyse van het MT (managementteam) van BSOB zijn de volgende zaken naar voren gekomen: 1. Werkachterstanden (inzet 2 fte 2 jaar noodzakelijk) 2. Waarderen op oppervlakte (doorlooptijd 2 jaar benodigde inzet ) 3. Kwaliteit en efficiëntie van de processen (continue verbetering) 4. Inzet huidige robots efficiënt (besparing o.a. op extra inhuur) 5. Noodzakelijke ontwikkeling personeel in relatie tot ontwikkeling BSOB (Strategisch HRM beleid) 6. Werking van de GOUW applicatie voor belastingen 7. Benodigde inzet van personeel (taxateurs) door groei NCNP bureaus grote impact op uitvoering BSOB Een aantal van deze problemen zijn beïnvloedbaar door en oplosbaar binnen BSOB Incidenteel: 1. Werkachterstanden. Borging met betrekking tot voorkomen ervan doorgevoerd ook in personele zin (aanspreekpunten, frequent overleg met MT en medewerkers). 2. Waarderen op oppervlakte. Met de waarderingskamer is afgesproken dat we gefaseerd mogen doorvoeren.

De looptijd van 2 jaar is reëel en kan met behoud van kwaliteit en inzet van externe medewerkers worden gerealiseerd. Elke 2 maanden voortgangsanalyse naar AB Structureel: 3. Kwaliteitswaarborging door continue verbetering processen. Aanpassen aan landelijke weten regelgeving 4. Mate van automatisering van de processen 5. Ontwikkeling van personeel Structureel: 6. De problemen met GOUW worden samen met andere belastingkantoren en GOUW zelf opgepakt Welke keuzes dienen te worden gemaakt?: A. Welk scenario verdergaande automatisering (ondersteuning verwerking achterstanden, bezwaarafhandeling of geheel nieuwe processen) wordt als meest wenselijk geacht voor de periode 2021-2025. Dit in relatie tot kosten, uitvoering, personeelsbeleid en kwaliteit)? B. Het opstellen van het strategisch HRM beleid 2021-2025, welke afhankelijk is van de gemaakte keuze bij A (o.a. het tempo van de ingezette automatisering). C. Welke impact heeft dit op de kadernota’s, begrotingen en de meerjarenbegrotingen van BSOB? Beoogd effect Met behulp van externe ondersteuning wil BSOB de probleemstellingen vertalen in een Businesscase. Een SWOT-analyse wordt opgesteld door BSOB als startpunt, welke de externe partij toetst en vaststelt, zodat deze als onafhankelijk startpunt kan dienen voor de business case. Dit is van belang om het spoorboekje van BSOB voor de komende 5 jaar helder neer te zetten.

De uitkomsten van de Businesscase met uitwerking in een plan van aanpak met deelstappen zal besproken en ter besluitvorming worden voorgelegd aan het AB. Argumenten Door alle hectiek van de afgelopen periode (zie inleiding) lopen op onderdelen sommige processen door elkaar heen. Gekozen is voor opschorten van de reorganisatie en terugbrengen van de rust in de organisatie. Verdergaande robotisering zou naar de toekomst toe veel voordelen kunnen opleveren, maar past mogelijk niet bij de keuze om de reorganisatie op te schorten. Voor de

2

toekomst van BSOB is het belangrijk om alle ontwikkelingen (op belastinggebied en organisatie) samen te brengen tot één heldere koers naar de toekomst. BSOB heeft momenteel niet voldoende capaciteit om zelf een businesscase op te stellen waardoor het noodzakelijk is om externe ondersteuning in te schakelen. Kanttekeningen De kanttekeningen komen uitgebreid aan bod in de op te stellen business case en raken aspecten als aansturing, automatisering, HRM-beleid en personeel inclusief de bijbehorende financiële impact. Financiën De kosten betreffen voor de korte termijn de inhuur van de externe partij. Deze schatten wij vooralsnog in op een bedrag van € 25.000,-. Uiteindelijk zullen de uitkomsten van de business case vertaald worden in een meerjarige koers. Na vaststelling daarvan zal dit financieel vertaald worden in de begrotingsstukken etc. Vooralsnog betekent dit dat alleen de jaarschijf met de huidige ontwikkelingen anno 2021 wordt opgenomen in de 1e begrotingswijziging 2021, kadernota 2022 en begroting 2022. Dit houdt in dat de taakstellende inverdieneffecten meerjarig in de begroting blijven staan totdat nadere besluitvorming heeft plaatsgevonden over de business case Risico’s, inhoudelijk vanuit perspectief BSOB (te vertalen in business case) Gevolgen groei NCNP bureaus voor BSOB en Nederland Dit zijn externe factoren die niet of nauwelijks beïnvloedbaar zijn door BSOB.

Wel is hier de noodzaak om dit te volgen en op de politieke, bestuurlijke en uitvoeringsagenda te houden. Als de uitbreiding van de bezwaren van deze bureaus doorgaat in het tempo zoals we dat de laatste 2 jaar ook landelijk hebben ondervonden, gaat dit ten koste van de kwaliteit van de uitvoerbaarheid van de WOZ waardering. We kunnen de toch al zeer beperkte hoeveelheid taxateurs maar 1 keer inzetten (of voor het afhandelen van de bezwaren of voor het waarderen van de objecten). Communicatie Op dit moment spelen diverse ontwikkelingen binnen het belastinggebied, zowel lokaal als landelijk. De BSOB wil te allen tijde transparant en proactief zijn in de communicatie en hecht er grote waarde aan om de ontwikkelingen (qua proces en qua inhoud) die vertaald worden in de businesscase, uit te leggen aan haar deelnemers. De BSOB voelt zich daar niet alleen verantwoordelijk voor maar wil juist hiermee de betrokkenheid, draagvlak en vertrouwen in de samenwerking uitdragen. BSOB vindt het vanzelfsprekend dat zij, indien gewenst, de raden hierover nader actief informeert. Daarnaast zal BSOB de OR ook tijdig onderdeel laten uitmaken van dit traject.

Vervolg Samen met de klankbordgroep van de regievoerders zal na vaststelling van dit voorstel door het AB met spoed gezocht worden naar een externe partij, samen met de klankbordgroep, om genoemde Businesscase in meerjarig perspectief op te stellen. We willen hier tempo in maken, zodat hopelijk voor de zomer een eerste richting helder kan zijn. Bijlagen n.v.t.

3

BESLUIT DAGELIJKS BESTUUR VOORSTEL Het Dagelijks Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking Oost-Brabant; gelet op, de Wet Gemeenschappelijke Regelingen; de bepalingen in de Gemeenschappelijke Regeling BSOB;

BESLUIT: De adviesnota Businesscase BSOB aan het Algemeen Bestuur aan te bieden; Aldus vastgesteld in de vergadering van het Dagelijks Bestuur van BSOB van 15 maart 2021

De voorzitter Dagelijks Bestuur

De secretaris

H.A.M. van Moorsel

G.J.M. van der Zanden

4

BESLUIT ALGEMEEN BESTUUR Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking Oost-Brabant; gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur d.d. 15 maart 2021 gelet op, de Wet Gemeenschappelijke Regelingen; de bepalingen in de Gemeenschappelijke Regeling BSOB;

BESLUIT: 1. 2.

Een bedrag van € 25.000 beschikbaar te stellen om een externe partij te vragen de directie te ondersteunen bij het opstellen van een businesscase. Vanuit het regievoerdersoverleg (ter ondersteuning van dit proces) een klankbordgroep in te stellen.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van BSOB van 29 maart 2021.

De voorzitter Algemeen Bestuur

De secretaris

H.A.M. van Moorsel

G.J.M. van der Zanden

5