AZC21.02.03A 8 Respons op consultatieronde RHCe.pdf

Aan: Gemeenteraden en Colleges van B&W van de in het RHCe participerende gemeenten

uw kenmerk

uw brief van

ons kenmerk 600397/HNO/LTE

datum 3 december 2020

onderwerp Respons-brief op de consultatieronde RHCe

Geachte gemeenteraden, geachte colleges van B&W, Onze Bestuurscommissie stelt het op prijs u op deze wijze hartelijk te danken voor uw bereidwilligheid deel te nemen aan de consultatieronde RHCe. Uw bijdragen bieden inzicht in de transparantie van de relatie tussen uw gemeenten en onze in uw opdracht werkzame organisatie. Het komt niet vaak voor dat zo’n organisatie zich blootstelt aan de gezamenlijke kritiek van zoveel gemeenteraden; daar zullen wij bestuurlijk lering uit trekken. Een terugblik Verandering, aanpassing, is een kenmerk van ‘ertoe blijven doen’. Het RHCe wil er toe doen voor uw gemeente, en voor onze cultuurhistorie- en erfgoedpartners (oudheidkunde-verenigingen, heemkundekringen, erfgoedstichtingen en vele anderen). Dat was tot 2018 bij het RHCe niet het geval, wat zonneklaar is gebleken uit de rapportage van Arena Consulting Group. Dat was aanleiding voor de Bestuurscommissie om maatregelen te nemen; daarover bent u door ons begin 2018 geïnformeerd. Vervolgens is nagenoeg continue gecommuniceerd; onder anderen met college- en raadsleden, en ook met onze erfgoedpartners (onder meer goedbezochte bijeenkomsten in Laarbeek, Cranendonck, Eindhoven, en dit najaar door middel van webinars -in verband met de covid pandemie-). Vanwege de maatregelen van onze Bestuurscommissie is er veel verbeterd.

Daarom hebben de Bestuurscommissie en het Dagelijks Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven in de eerste helft van 2020 besloten over de toekomst van het RHCe: we gaan door met het RHCe als kennisinstituut op het gebied van archivistiek en informatica, met de opdracht om de door o.m. de Archiefwet 1995 aan gemeenten opgedragen wettelijke taken uit te blijven voeren: advisering, toezicht, bewaring en raadpleegbaar stellen van gemeentelijk en particulier historisch erfgoed. Vanwege het belang daarvan is het Algemeen Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven verzocht om op 16 december 2020 de besluiten van de Bestuurscommissie en het Dagelijks Bestuur over te nemen. Ter voorbereiding daarop zijn de gemeenteraden geconsulteerd, aan de hand van de ontwerp-brief van de BC aan het AB inclusief de begeleidende onderbouwende documenten.

1

Naar aanleiding van de consultatieronde bij de gemeenten heeft elke van de 20 in het RHCe participerende gemeenten gereageerd. Dat zegt iets over de betrokkenheid en het aan het RHCe gehechte belang door die gemeenten! Het resultaat is positief; 17 van de 20 gemeenten stemmen in met de voorstellen. Met elk van deze drie -en nog enkele andere- gemeenten is, of wordt eerdaags, door onze voorzitter een gesprek aangegaan hoe het RHCe verdere verbeterslagen kan maken, in het licht van de gemaakte bemerkingen. Want de aangereikte kritiek trekken wij ons aan, we gaan die gebruiken om verdere verbeteringen in te zetten. Veel gemeenten hebben zonder meer ingestemd met de voorstellen van onze Bestuurscommissie, anderen hebben kritische bemerkingen gemaakt. Onze Bestuurscommissie zal deze kritiek aanvatten om te komen tot een nog professionelere organisatie, met adequate dienstverlening en juiste advisering. Het RHCe stagneerde en komt van ver. De organisatie zit nu in een ontwikkelfase, die de goede kant op gaat; wij willen van het RHCe weer een Instituut maken. Een organisatie die gemeenten ontzorgt wat betreft de aan het RHCe opgedragen gemeentelijke taken door goede dienstverlening te bieden. En die erfgoedpartners en burgers ter wille is: door raadpleegbaarstelling van archieven en beschikbaarstelling van faciliteiten.

De daarop gerichte aanpak zal in 2021 in nog versterkte mate van toepassing zijn, mede mogelijk gemaakt door uw en onze bestuurlijke inspanningen. Besluiten Dat alles betekent dat het Algemeen Bestuur wordt verzocht om op 16 december 2020, aan de hand van de stukken zoals die u bekend zijn, de besluiten van de Bestuurscommissie en het Dagelijks Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven over te nemen. Voor de volledigheid, die besluiten luiden: • De taken van het RHCe, zoals die uit wet- en regelgeving en uit de tekst van de gemeenschappelijke regeling voortvloeien, onverkort voort te zetten, • De huidige uitvoeringsactiviteiten, dienstverlening en werkwijzen van het RHCe te continueren, • De advisering aan gemeenten te intensiveren (met name informatica en archivistiek), • Met zusterinstelling(en) samen te werken ten voordele van dienstverlening aan gemeenten, instellingen en burgers (o.m. functionaliteit en toepassingsgebieden van het e-depot). Onnodig te vermelden dat indien van toepassing de door uw raden en colleges gemaakte opmerkingen uiteraard daarbij worden betrokken. Onze Bestuurscommissie vertrouwt u bereid ons te benaderen in geval van opmerkingen of vragen. Met vriendelijke groet, Bestuurscommissie Regionaal Historisch Centrum Eindhoven,

F.L.J. van der Meijden, Voorzitter

H.C. Noppen, Secretaris

2