AZC21.02.03A 28 Reactie bestuurscommissie RHCe op ingediende zienswijze van gemeente mbt toekomst RHCe.pdf

Aan: Gemeenteraad van de gemeente Asten I.a.a.: College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Asten Postbus 290 5720 AG ASTEN

uw kenmerk 2020038784

uw brief van 28 oktober 2020

ons kenmerk 600419/LTE/AZA

datum 12 januari 2021

onderwerp Toekomst RHCe Geachte gemeenteraad, Op 16 december 2020 heeft het Algemeen Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven besluiten genomen over de toekomst en koers van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven. Van de twintig gemeenten hebben er negentien ingestemd met de voorstellen van de Bestuurscommissie RHCe en het Dagelijks Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven. Tijdens de beraadslagingen in het Algemeen Bestuur is door de voorzitter van de Bestuurscommissie RHCe aangekondigd dat elke gemeenteraad een inhoudelijke reactie ontvangt op de ingezonden zienswijze en de gemaakte opmerkingen en openstaande vragen. Naar aanleiding daarvan ontvangt u deze brief; daarmee is deze een vervolg op onze brief van 3 december 2020. Naar aanleiding van de beraadslagingen in het Algemeen Bestuur (AB) ontvangt u deze brief; daarmee is de brief een vervolg op onze brief van 3 december 2020. I

Strekking brief

Met de brief van 25 juni 2020, kenmerk 600397, verzocht onze Bestuurscommissie uw Raad om een zienswijze op de toekomstvisie van het RHCe. Die toekomstvisie is opgenomen in de als bijlagen met genoemde brief meegezonden ontwerpbrief 'Toekomst RHCe' aan het AB. Kortheidshalve verwijzen wij naar de desbetreffende documenten. Bij brief van 28 oktober 2020 met kenmerk 2020038784 ontvingen wij de zienswijze van uw gemeente. De Bestuurscommissie stelt het op prijs de zienswijze van uw Raad te kunnen betrekken bij de verdere ontwikkeling van het RHCe. Wij willen u danken dat u instemde met de inhoud van de ontwerpbrief aan het AB. Ondervermeld treft u in cursivering onze inhoudelijke reactie aan op wat uw raad aan ons berichtte. Daarbij houden wij de volgorde van uw brief aan, en betreffen onze opmerkingen louter de feiten. II

Duidelijkheid over te leveren diensten

U stelt dat er geen dienstverleningsovereenkomst is tussen het RHCe en de MRE en dat concrete meetbare uitvoeringsafspraken ontbreken. U meent dat hierdoor beide partijen onvoldoende weten wat er geleverd door, dan wel verwacht mag worden van het RHCe. U stelt dat door goede uitvoeringafspraken te maken in de vorm van bijvoorbeeld een jaarplan, getoetst kan worden of de dienstverlening van het RHCe voldoet aan de gemaakte afspraken.

Onze Bestuurscommissie is het met u eens dat altijd verbeteringen mogelijk zijn; dat is ook zo ten aanzien van het RHCe. Daaraan zullen wij ook de komende jaren blijven werken. Daarbij wijzen wij er op dat koers, verwachtingen en criteria zijn vastgelegd in de stukken die aan het AB zijn gezonden, tevens onderdeel van de documenten ten behoeve van de consultatieronde bij de gemeenten. Daarin is sprake van concrete plannen en maatregelen. Omdat de gemeente Asten de uitvoering van aan de gemeente krachtens de wet opgedragen taken door het RHCe laat uitvoeren, is sprake van taakvervulling die voornamelijk uit de wet voortvloeit. Daarnaast is uw gemeente ‘mede-eigenaar’ van het RHCe, en dient het RHCe binnen de door de twintig gemeenten beschikbaar gestelde middelen, de taken te verrichten die uw gemeente van het RHCe verlangt. Daarbij is een dienstverleningsovereenkomst onnodig, daar het RHCe bewaakt dat er geen begrotingsoverschrijdingen plaats vinden, en dat in de situatie dat de vraag groter is dan de capaciteit aan elk der gemeenten gelijk / evenredig diensten worden verleend. De mogelijkheden voor een gemeente om de werkzaamheden van het RHCe te toetsen zijn velerlei.

In de eerste plaats zijn er de jaarrekening, de begroting, en de bestuursrapportages van het dienstjaar, alle onderdeel van de gelijknamige documenten van het openbaar lichaam Metropoolregio Eindhoven die uitvoerig aan de orde komen in de Bestuurscommissie RHCe, het Dagelijks Bestuur MRE, de Financiële Commissie van het Algemeen Bestuur (AB) en vervolgens het AB zelf. Met dit alles is sprake van een organisatie met een transparante, gespecificeerde begroting en jaarrekening. In het Werkprogramma RHCe 2019/2020 zijn de diensten van de organisatie opgenomen, dit programma wordt begin 2021 opgevolgd door het RHCe-werkprogramma 2021/2022. Ook kan aan de hand van (BC-)rapportages, gespreksverslagen, etc. een gemeente nagaan welke diensten het RHCe verricht, teneinde daar conclusies uit te trekken. Onze Bestuurscommissie heeft als wettelijke taak: het dienen van het belang van het RHCe. Daarnaast fungeren de leden van de Bestuurscommissie, waaronder ook een collegelid van een der Peelgemeenten, als bestuurlijk contactpersoon tussen de subregio Peelgemeenten, en dus ook de gemeente Asten, en de Bestuurscommissie. Ook door middel van deze contacten kan inzicht worden verworven in de gang van zaken bij het RHCe. De dienstverlening van het RHCe omvat het volgende.

Zodra de gemeente (voldoend aan de bekende criteria): ▪ Analoge documenten wil overbrengen: RHCe brengt deze onder in de analoge depotruimte ▪ Digitale documenten wil overbrengen: RHCe brengt deze onder in het e-depot ▪ Vernietigingslijsten wil laten toetsen: RHCe verleent goedkeuring tot vernietiging ▪ Documenten wil lenen: dan leent RHCe deze uit aan de gemeente ▪ Scans van documenten wil ontvangen: dan verzendt RHCe deze per e-mailbericht, mits omvang en de staat van de documenten dit toelaten. ▪ Vragen stelt: dan beantwoordt RHCe deze ▪ Advies nodig heeft: dan verstrekt RHCe de gemeente het gevraagde advies ▪ ▪

Verzoek heeft voor een niet tot de taken van het RHCe behorende activiteit: dan voert RHCe overleg over inhoud en kosten. Alsmede de dienst: Inspectie uitvoeren naar het beheer en zorg van het informatie- en archiefbeheer van uw gemeente, dit als onderdeel van het horizontaal toezicht door de streekarchivaris RHCe op het archiefbeheer -wettelijke taak-.

De kwaliteit van het informatie- en archiefbeheer van de gemeente wordt tijdens de inspectie getoetst aan de hand van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s), opgesteld door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Elke twee jaar vindt deze uitgebreide inspectie plaats. In het daaropvolgende jaar vindt een z.g. Follow up plaats waarin nagegaan wordt in hoeverre de tijdens de inspectie geconstateerde verbeterpunten door de gemeente zijn opgepakt.

2/4

III

Digitaal informatiebeheer

In uw brief stelt u dat er bij het RHCe een gebrek aan praktische digitale ervaring is, en dat hiervoor regelmatig teruggevallen moet worden op het Regionaal Archief Tilburg en het Brabants Historisch Informatie Centrum in Den Bosch om daar info op te halen. U verzoekt dat het RHCe zich op dit vakgebied gaat ontwikkelen opdat het RHCe gemeenten meer proactief, concreter en eenduidiger kan adviseren. Er zijn vele archiefinstellingen in Nederland, waarvan het RHCe wat betreft aantal gemeenten een der grootste is. Van de grotere archiefinstellingen is het RHCe tevens een van de organisaties die over een volledig operationeel e-depot beschikt, zonder de afhankelijkheidspositie van het Nationaal Archief. Sinds oktober 2018 beschikt het RHCe over zo’n operationeel e-depot: de combinatie van personele capaciteit, organisatie, en technische voorziening (duurzame digitale opslagomgeving). Sindsdien kunnen gemeenten in Zuidoost-Brabant nagenoeg onbeperkte hoeveelheden digitale informatie door het RHCe in het e-depot laten onderbrengen. Het kan gaan om bouwvergunningsdossiers maar ook andere documenten zoals videotulen, etc. Gemeenten die digitale informatie in het e-depot hebben ondergebracht, kunnen via een inlog-portal 24/7 beschikken over die digitale informatie.

Indien gemeenten dat wensen kan de digitale informatie ook geraadpleegd worden door burgers en instellingen, eveneens 24/7, op welke plaats ook, mits de gemeente de informatie heeft ontdaan van persoonsgegevens. In 2020 verzocht het RHCe aan gemeenten om aan te geven wat de verwachte aanwas van digitale informatie zal zijn in de komende periode. Zo zijn gemeenten ook uitgenodigd zowel meer als ook andersoortige informatie in het e-depot op te nemen. Want de functionaliteiten van het edepot worden gaandeweg uitgebreid, al dan niet op verzoek van gemeenten; een voorbeeld is de z.g. ‘uitplaatsing’ van informatie. Informatie is gedigitaliseerd en in het e-depot van het RHCe ondergebracht als gemeenten (of particulieren) het in gedigitaliseerde staat aanbieden. Archiefmateriaal wordt in geval van een verzoek of noodzaak daartoe gedigitaliseerd, afhankelijk van omvang en aantallen. Bij het RHCe is de digitale raadpleegbaarheid maximaal: in de bezoekersruimte, tijdens openingsuren door inloop dan wel op afspraak, en via internet 24 uur/dag, 7 dagen/week waar ook ter wereld. Dit alles mits de desbetreffende gemeente daaraan instemming heeft gehecht vanwege de afwezigheid van bijv. persoonsgegevens. O.m. vanwege de AVG, Auteurswet en Archiefwet kan de gemeente gehouden zijn die instemming te onthouden in geval van aanwezigheid van persoonsgegevens in het archiefmateriaal.

Inmiddels beschikt het RHCe over zowel cognitieve en praktische vaardigheden op digitaal gebied, in een mate dat het RHCe gemeenten meer/vaker terwille kan zijn. Vaardigheden worden continu ontwikkeld opdat het RHCe gemeenten proactief, concreet en eenduidig kan blijven adviseren. Inmiddels adviseerde het RHCe een van zijn zusterinstellingen, het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC), over een door hen in te richten e-depot, daar het Nationaal Archief wordt ontkoppeld van de ‘rijks-RHC’s (RHC’s in de provinciehoofdsteden). Uw stelling als zou teruggevallen moeten worden op het Regionaal Archief Tilburg en het Brabants Historisch Informatie Centrum in Den Bosch om daar info op te halen achten wij uit de lucht gegrepen. U wilt duidelijkheid krijgen over de kostenverdeling van het e-depot. In het Werkprogramma RHCe 2019-2020, in te zien via de website van het RHCe, en tevens meegezonden met de hierboven bedoelde stukken, is uitvoerig informatie gegeven over kostendragers, kostensoorten en kostenplaatsen. Met andere woorden, op de euro nauwkeurig is daar vermeld welke kosten in welke omvang voor de rekening van de gemeente Asten komen, ook terzake van het e-depot. Vanaf de begroting van het komende jaar zal tevens worden vermeld wat de (variabele) kosten zijn van de deponering van digitale archieven van Asten in het e-depot van het RHCe. 3/4

IV

RHCe in leidende rol

U geeft aan van het RHCe een leidende en adviserende rol bij nieuwe (archief)ontwikkelingen te verwachten. De Bestuurscommissie wijst uw college en raad op de volgende aan de gemeente per brief gezonden verzoeken in de afgelopen periode. ▪ De inspecties worden in 2021 deels geautomatiseerd. ▪ Gemeente Asten is dit jaar verzocht aan te geven van welke RHCe-diensten men gebruik wenst te maken, en in welke mate, opdat de bedrijfsprocessen daarop nog nauwkeuriger kunnen worden ingericht. ▪ De gemeente Asten is in 2020 verzocht aan te geven van welke van de geboden faciliteiten van het e-depot men gebruik zou willen maken. ▪ De gemeente Asten is in 2019 verzocht aan te geven hoe het RHCe de gemeente behulpzaam kan zijn bij de digitale overbrenging en de harmonisatie van het digitaal informatiebeheer van de gemeente. X

Tot slot

Onze Bestuurscommissie wijst nog op de ten behoeve van leden van colleges en raden, ambtenaren, en erfgoedpartners georganiseerde bijeenkomsten (12 en 28 juni 2018 in Laarbeek; 20 september 2018 in Budel; op 1 oktober 2018 in Eindhoven, op 27 september 2019 en 28 november 2019 in Eindhoven (open dagen); en op 12 november en 3 december 2020 een webinar), waarin er mogelijkheden waren onderling informatie uit te wisselen en elkaar vragen te stellen. De Bestuurscommissie heeft als taak: het dienen van het belang van het RHCe, en het goed functioneren van de organisatie, zoals dit uit de Wet gemeenschappelijke regelingen voortvloeit voor het dagelijkse besturen van zo’n organisatie. Mede lid van de Bestuurscommissie is een van de leden van uw college van B&W; onze Bestuurscommissie is verheugd dat daarmee de Bestuurscommissie goed op de hoogte kan worden gesteld van wat er in de subregio Peelgemeenten leeft over het RHCe. Leden van de Bestuurscommissie hebben immers ook een rol bij de bestuurlijke communicatie over en weer. Uw gemeente, als gemeente in de subregio Peel, wordt tevens op ambtelijk niveau vertegenwoordigd in de Adviescommissie RHCe, een adviesorgaan ten behoeve van onze Bestuurscommissie. Dat de raad van de gemeente Asten opbouwend kritisch is biedt ons verbeterinzichten.

Onze Bestuurscommissie spant zich in, binnen wet- en regelgeving en beschikbare middelen, om de samenwerking met gemeenten verder te professionaliseren en de dienstverlening aan gemeenten en burgers verder te optimaliseren. Bestuur en medewerkers zijn graag bereid het gesprek voort te zetten / verder aan te gaan over dienstverlening en samenwerking. Graag willen wij het college en de raad van Asten danken voor het in het RHCe gestelde vertrouwen. Met vriendelijke groet, Bestuurscommissie Regionaal Historisch Centrum Eindhoven

F.L.J. van der Meijden, Voorzitter 4/4

H.C. Noppen, Secretaris