AI 27-05-2026 raad 02-06-2026 ag.pt. 10 Jaarverslag Archief Toezegging

AI 27-05-2026 raad 02-06-2026 ag.pt. 10 Jaarverslag archiefen informatiebeheer

MEMO ZAAKNUMMER

: 07432024228916

AAN VAN

: Commissie Samenleving & Bestuur : Team Dienstverlening

DATUM

: 27 mei 2026

ONDERWERP

: Toezegging aan commissie over niet-tijdige vernietiging

Naar aanleiding van vragen tijdens de commissie Samenleving & Bestuur van 21 mei 2026 over de niet-tijdige vernietiging onderstaand de reden hiervan. Jaren geleden was er een grotere achterstand op het gebied van vernietiging. Tijdens het project richting digitaal werken zijn de reguliere werkzaamheden op een laag pitje komen te staan. Dit traject heeft ruim drie jaar geduurd. Daardoor liep de achterstand op. Het is een bewuste keuze geweest de medewerker belast met de vernietiging volop aan het project deel te laten nemen. De achterstand zijn we langzaam weer aan het inhalen. Met de migratie van Verseon naar Djuma en de afronding van het project digitalisering bouwvergunningen 1970 – 1999 zijn er wederom minder uren besteed aan het behandelen van de vernietigingslijsten. Op dit moment zijn we bezig met de lijst te vernietigen dossiers en zaken over 2024. Dat betekent dat er nog wel een achterstand is, maar niet meer zo groot als in het verleden. Het aantal analoge dossiers wordt minder en het aantal digitale zaken wordt meer. Sinds een paar jaar moet de vernietigingsgrondslag uit de selectielijst worden toegevoegd. Dat is de basis waarop vernietigd wordt. Dit moet handmatig worden toegevoegd, waarbij ook nog eens meerdere selectielijsten gelden. Dit is tijdrovend werk.

Met de komst van Djuma kan dit steeds meer geautomatiseerd worden toegevoegd, maar niet voor zaken van voor 2017. Er is nog veel handmatig werk en dus tijd nodig om tot een duidelijke vernietigingslijst te komen. Om nog een voorbeeld te noemen: De onderwerpsregel van Djuma kent minder tekens dan die van Verseon waardoor onderwerpen in Djuma niet volledig zijn. Dit moet op de vernietigingslijst dus aangevuld worden. Hoe deze achterstand voorkomen? Achterstand in de verwerking van vernietigingslijsten is bijna onmogelijk. Daarop is Asten zeker geen uitzondering. Je weet van tevoren niet wat je allemaal gaat tegenkomen. Daarbij willen we een zo goed mogelijke vernietigingslijst voorleggen aan zowel de medewerkers als aan het Streekarchief.

1/1