AI 07-02-2023 cie BU AZ&C 16-02-2023 pt 9D3 (toezegging) Capstone.pdf

AI 07-02-2023 cie BU AZ&C 16-02-2023 pt 9 (toezegging) Capstone Aanvullende informatie (AI) n.a.v. toezegging d.d. van betr.

24-11-‘22 commissie BU AZ&C pt. 8a Memo Capstone-methodiek

Antwoord d.d. Info: Ph:

07-02-‘23 s.leppink@asten.nl burgemeester

vragen In de commissie Burgers/AZ&C van donderdag 24 november 2022 zijn bij agendapunt 8, Stukken ter kennisneming aan de commissie, aanvullende vragen gesteld over de memo capstone-methodiek. De gestelde vragen zijn: 1. Wanneer gaat de gemeente Asten wel gebruik maken van de capstonemethodiek? 2. Welk advies weegt zwaarder, het advies van het bhic en het RHCe enerzijds? Of het advies van de VNG anderzijds? 3. Er lijkt een tegenstrijdigheid te zitten in het 15 jaar integraal bewaren van mailboxen van personen op sleutelposities. En de uitspraak dat er geen juridische grondslag is om mailboxen integraal te bewaren. Hoe kan dat? antwoorden Gemeenten verwerken en beheren enorme hoeveelheden verschillende soorten informatie en documenten. Het kan in eerste instantie lijken alsof documenten dezelfde status hebben of op dezelfde manier behandeld moeten worden. Maar dat is niet het geval. Gemeenten hebben een plicht om op een goede manier met al deze verschillende soorten documenten om te gaan. Dat houdt in, vellig en vertrouwelijk behandelen waar nodig. Veilig en langdurig opslaan. En zelfs vernietigen als de bewaartermijn verlopen is. Dit vernietigen is verplicht. En daar zit voor de gemeente Asten het belangrijkste bezwaar van de capstonemethodiek. Om een voorbeeld te noemen. Een offerte heeft een andere bewaartermijn dan een CV. Sterker nog.

Bij een aanbesteding heeft een offerte van de partij die het werk gegund heeft gekregen een andere bewaartermijn dan een partij die het niet gegund heeft gekregen. En zo zijn er tal van verschillende bewaartermijnen van toepassing. En moet de gemeente na een bepaalde periode documenten verplicht vernietigen. Als een mailbox integraal wordt bewaard, dan is het niet mogelijk om die verplichting na te komen. Daarnaast is het zo dat zelfs de capstone-methodiek werk met zich meebrengt. Een persoon in een sleutelpositie moet namelijk de mailbox wel opgeschoond houden. Er is een periode in te stellen dat bestanden overgaan naar het capstone-archief. Je zou daar een periode van bijvoorbeeld 10 weken voor kunnen instellen. Dat betekent dat zaken die helemaal niet bewaard hoeven worden binnen deze periode uit de mailbox verwijderd moeten worden. In het kader van dossiervorming en vindbaarheid is de capstone-methodiek niet handig. Bij het zoeken in dossiers moet op verschillende plaatsen worden gezocht. Namelijk in het zaaksysteem en in het capstone-archief. Er vindt versnippering van informatie plaats. Daarnaast is de kans groot dat bestanden opgeslagen zijn in een mailbox én in ons zaaksysteem. Wat weer tot dubbele opslag leidt. Binnen een mailbox of dossier kan zowel versnippering als dubbele opslag plaatsvinden.

Beide effecten zijn niet wenselijk bij een langdurige goede en duurzame opslag.

De capstone-methodiek kent dus een aantal nadelen. Waarom gebruiken andere gemeenten dan wel de capstone-methode? De VNG lijkt min of meer over voorgenoemde verplichting en nadelen heen te stappen. Terwijl het bhic en het RHCe hier wel strak op zitten. Gemeenten waar de pilot met de capstonemethodiek zijn uitgevoerd, gemeenten als Den Haag en Rotterdam, zijn van een andere omvang dan Asten. En kampen mogelijk met andere problemen, die wij in Asten niet kennen, waardoor zij de afweging maken om wél voor de capstonemethodiek te kiezen. In Asten houden wij er aan vast dat we aan de voorkant de gegevensstromen goed regelen. En zolang wij dat voldoende onder controle hebben en daarmee voldoen aan wet- en regelgeving en aan andere eisen die wij aan ons archief stellen, is er geen reden om alsnog over te stappen op de capstone-methodiek. Er is aan de VNG gevraagd om informatie te ontvangen over het later aan te sluiten aan de selectielijst e-mailbewaring, waardoor gebruik kan worden gemaakt van de capstone-methodiek. We hebben op dit moment nog geen reactie van de VNG ontvangen. Om de aanvullende vragen concreet te beantwoorden: 1. Er is geen reden om over te stappen op de capstone-methodiek. 2. Het advies van het bhic en het RHCe weegt voor ons zwaarder dan het advies van de VNG. 3.

Die tegenstrijdigheid zit hem er in dat verschillende soorten documenten verschillende bewaartermijnen, en daarmee vernietigingstermijnen, hebben. Met de capstone-methodiek wordt er geen onderscheid gemaakt tussen de verschillende documentsoorten.