AI 02-02-2022 Memo Voortgang transitie ICT naar GR ICT NML toezegging 6-7-21.pdf
Tekst van het document
MEMO AAN DE RAAD ZAAKNUMMER : 2022009892 AAN
: de raad, via commissie Algemene Zaken en Control
VAN NAMENS DEZE
: College van B&W : A.A.H.C.M. van Extel-van Katwijk
DATUM
: 31 januari 2022
ONDERWERP
: Voortgang transitie ICT naar GR ICT NML
Samenvatting Via deze memo geven wij u inzicht in de voortgang van de transitie ICT naar de Gemeenschappelijke regeling ICT NML. In de raad van 6 juli 2021 is toegezegd om de raad op de hoogte te houden hiervan, uiterlijk in het eerste kwartaal van 2022. Een terugblik op hoofdlijnen De aanleiding voor de transitie van het automatiseringsonderdeel naar de gemeenschappelijke regeling ICT NML (hierna: GR ICT NML) is de keuze in 2019 om de samenwerking met de gemeente Someren op het I&A onderdeel te beëindigen. Door bestuurlijke keuzes over de toekomstvisie I&A, waarbij onder andere de bredere samenwerking binnen het Peelverband is komen te vervallen, was het fundament onder de I&A-samenwerking tussen Asten en Someren weggevallen. Om die reden besloten beide gemeenten in overleg de bestaande I&A samenwerking te beëindigen. Deze aankondiging is formeel bekrachtigd op 1 juli 2019. Vanwege de bestaande samenwerkingsafspraken in de raamovereenkomst samenwerking tussen Asten en Someren is vervolgens een periode van 2 jaar aangewezen als ontvlechtingstijd. De reden dus om op zoek te gaan naar een nieuwe samenwerking op I&A gebied was en is, dat uit de praktijk én uit extern onderzoek was gebleken dat we over te weinig massa beschikken om alle taken op het terrein van I&A voldoende én efficiënt te kunnen uitvoeren en te kunnen blijven uitvoeren.
Zelf doen of alleen met Someren bracht / brengt steeds grotere uitvoerings-, beveiligings- en financiële risico’s met zich mee. Jarenlang hebben we noodzakelijke investeringen getemporiseerd om kapitaalvernietiging te voorkomen in geval de door ons gewenste Peelsamenwerking gerealiseerd zou kunnen worden. Uiteraard veroorzaakte dit achterstand in onderhoud en vernieuwing en hebben we veel gewerkt met tijdelijk personeel om flexibel te blijven in de route naar een toekomstbestendige I&A samenwerking. De achterstand en vernieuwing halen we nu in één keer op efficiënte wijze in met de stap om aan te sluiten bij de GR ICT NML. In deze publiekrechtelijke samenwerking vinden we precies wat we sinds lange tijd al voor ogen hadden als het ging om bredere samenwerking op het gebied van I&A. Daadwerkelijk partnerschip en partners die tegen beperkte kosten het maximale eruit halen op de 4 k’s (kwaliteit, kostenefficiency, kwetsbaarheid verminderen
en kwaliteit dienstverlening). We geven in verhouding minder uit per inwoner dan wat we zouden moeten uitgeven als we waren doorgegaan met de bilaterale samenwerking. Daarnaast zijn we veel minder kwetsbaar én voldoen we beter aan de moderne eisen van informatiebeveiliging (in techniek en inzet van deskundigen). De in 2019 gemaakte keuze is gevolgd door een project om de omvangrijke en complexe ontvlechting te realiseren op technisch-, organisatorisch-, juridisch- en financieel niveau. Vanaf de aansluiting bij de GR ICT NML per 1 mei 2021 is analoog aan de ontvlechting met de gemeente Someren ook een start gemaakt met de planvorming voor de uitvoering van de transitie van de gemeente Asten naar de GR ICT NML. Deze voorbereidende werkzaamheden zijn in samenwerking met de GR ICT NML vorm gegeven. Vanaf september 2021 is een start gemaakt met het realiseren van verbindingen en is stapsgewijs aangevangen met het ontwerpen van het technisch plan om de transitie te kunnen realiseren, waarbij het waarborgen van dienstverlening een absolute vereiste is. Oftewel ‘de keuken blijft open tijdens de verbouwing’. In deze voortgangsrapportage wordt conform de gemaakte afspraak de status van het project teruggekoppeld.
Op 6 juli 2021 is de gemeenteraad geïnformeerd over het complete proces van de besluitvorming in relatie tot de keuze voor het beëindigen van de I&A samenwerking met Someren en daarmee samenhangend het project ontvlechting, de financiële consequenties en de keuze voor de aansluiting bij de GR ICT NML. De gemeenteraad heeft op dat moment ingestemd met de structurele I&A begroting en heeft een dekkingsreserve beschikbaar gesteld t.b.v. de transitie. Volledigheidshalve verwijzen we hieronder naar de belangrijke momenten in dit traject van transitie van de ICT naar de GR ICT NML: Aanleiding ontvlechting samenwerking I&A Asten – Someren: •
01-07-2019 Formele bekrachtiging ontvlechting I&A samenwerking Asten – Someren.
Aanpak project en projectkrediet: •
Eind 2019
Memo commissie AZ&C met aanpak en voortgang project, o.a.
geformuleerde projectopdracht (Verseon document nr. 2019068652). •
14-05-2020 Presentatie in commissie AZ&C met nadere toelichting projectaanpak en inzicht in incidentele projectkosten en structurele kosten.
•
26-05-2020 Beschikbaar stellen incidenteel projectkrediet door gemeenteraad van € 341.700,-- (Verseon document nr. 2020014679).
Keuze voor- en aansluiting bij de gemeenschappelijke regeling ICT NML: •
25-08-2020 Gemeenteraad geïnformeerd over keuze om te kiezen voor aansluiting bij GR ICT NML (Verseon document nr. 2020051985).
•
8-12-2020
Gemeenteraad verleent, op advies commissie AZ&C, het college
toestemming om aan te sluiten bij GR ICT-NML (Verseon document nr. 2020063994). •
6-07-2021
Gemeenteraad verleent dekkingsreserve om transitie naar ICT NML
te financieren. Toezegging: De gemeenteraad wordt op de hoogte gehouden van de ontwikkeling van de samenwerking met GR ICT-NML (Verseon document nr. 2021047052), uiterlijk in het eerste kwartaal van 2022. Voortgang transitie De transitie naar de GR ICT NML focust zich op een negental te behalen mijlpalen. Er is een prognose op basis van het plan en bijstelling op basis van de werkelijkheid. In onderstaande tabel worden de mijlpalen en de voortgang weergegeven in groen – oranje - rood. Als toelichting op de tabel wordt aangegeven per mijlpaal wat dit behelst en hoever gevorderd de realisatie van deze mijlpaal is / verwacht wordt. Toelichting
Weergave mijlpalen, planning en voortgang Kleur (G/O/R)
Planning Startdatum
Einddatum
Werkelijk Prognose
1. Servers
G
03-05-2021
31-12-2021
31-05-2022
2. Applicaties
O
05-07-2021
29-10-2021
31-02-2022
3. Werkplek
O
31-05-2021
31-01-2022
16-02-2022
4. Gebruikers
O
03-05-2021
28-01-2022
16-02-2022
5. Beveiliging
G
15-05-2021
28-02-2022
28-02-2022
6. Opslag
G
03-05-2021
12-07-2021
29-07-2021
7. Netwerk
G
03-05-2021
30-06-2022
30-06-2022
8. Diensten
O
01-06-2021
28-02-2022
30-06-2022
9. Programmasturing
O
01-06-2021
28-02-2022
30-06-2022
Mijlpalen
Einddatum
03-08-2021
1. Servers Op dit moment zijn vrijwel alle servers verplaatst naar de ICT Infrastructuur van GR ICT NML. In maart 2022 wordt de telefooncentrale naar de cloud verplaatst en daarna wordt de volledige ICT infrastructuur voor de servers in Asten ontmanteld. 2. Applicaties Vanwege de vele onderlinge relaties tussen diverse applicaties is het opnieuw installeren van servers met de applicatie behoorlijk complex en neemt het meer tijd in beslag dan vooraf gedacht. Dit vraagt enkele maanden extra tijd en werk om de transitie van de applicaties soepel te laten verlopen. 3. Werkplek De nieuwe werkplek is inmiddels beschikbaar en alle applicaties worden op dit moment getest op de juiste werking. Zodra alle applicaties zijn goedgekeurd, kan de nieuwe werkplek door alle medewerkers in gebruik worden genomen (gepland op 16-02-2022). Om de dienstverlening niet in het gedrang te laten komen, hebben we als eis dat die werkplek probleemloos dient te functioneren, voordat
3/5
we “live” gaan. Dat kan tot gevolg hebben dat de datum van 16-02-2022 nog wat gaat verschuiven. De verwachting is dat dat maximaal beperkt kan blijven tot enkele weken. 4. Gebruikers Zodra de werkplek live is, dienen ook de gebruikers te zijn gemigreerd. Inmiddels is dit voltooid en wacht dit op de ingebruikname van de werkplek zelf. 5. Beveiliging Zodra de werkplek is gemigreerd naar beheer en support vanuit de GR ICT NML, wordt ook de beveiliging volledig uitgevoerd door de GR ICT NML. Hetzelfde geldt voor de applicaties en de bijbehorende applicatieservers. Zolang deze nog fysiek deel uit maken van de GSAICT omgeving, ligt de verantwoordelijkheid nog bij Asten en Someren. 6. Opslag Inmiddels is onze serveromgeving verhuisd naar de hardware van de GR ICT NML. De hardware voor de telefonie is nog wel aanwezig in Asten en wordt gestopt nadat de telefooncentrale in de cloud in gebruik is genomen. 7. Netwerk Zodra de werkplek in gebruik is genomen, wordt het deelproject voor het vervangen van het netwerk gestart. De verwachting is dat dit conform planning eind juni 2022 gereed komt. Het uitgeven van nieuwe laptops en waar nodig vervangen van oude laptops wordt ook in de komende maanden uitgevoerd. 8. Diensten Eind februari 2022 zullen de diensten voor het beheer en de support op de werkplek volledig over zijn naar de GR ICT NML.
Eind mei 2022 verwachten we dat ook alle applicaties en applicatieservers zijn gemigreerd, waarmee ook de dienstverlening vanuit de GR ICT NML wordt geleverd. Eind juni 2022, zodra het netwerk ook is gemigreerd, heeft de GR ICT NML het volledige beheer van de automatisering overgenomen. 9. Programmasturing In de komende weken is de aandacht gericht op het migreren van de applicaties, de applicatieservers en het netwerk. De inspanningen hiervoor gaan in de komende tijd afnemen en zijn naar verwachting uiterlijk voltooid op 30-6-2022. Zoals bovenstaande weergeeft lopen we uit op het oorspronkelijk geplande schema. Redenen die hiervoor aan te wijzen zijn, zijn met name de zorgvuldigheid die we blijven betrachten om geen negatieve invloed te veroorzaken op de continuïteit van de dienstverlening aan onze inwoners en bedrijven. De bedrijfsvoering gaat namelijk ondertussen gewoon door. De transitie is een omvangrijk en technisch veelomvattend proces waarbij vooraf nooit precies te plannen is hoe vlot het zal verlopen in de praktijk. We testen uitgebreid voordat stappen gezet worden, en dat werpt zijn vruchten af. Gebruikers hebben tot nu toe in de praktijk nog niet of nauwelijks last gehad van de transitie. Dus kwaliteit boven snelheid is hier van groot belang. Daarnaast is beschikbaarheid van de juiste expertise in diverse situaties een issue.
Onder andere doordat het samenbrengen van verschillende noodzakelijke partijen simpelweg
om planning technische redenen soms langer duurt dan verwacht. De COVID-19 situatie heeft ook een minder gunstige invloed op de totstandkoming van afspraken en hindert de voortgang. Hierdoor hebben werkzaamheden ook een langere doorlooptijd dan in beginsel verwacht. Naast al het ‘technische’ wat een transitie van automatisering met zich meebrengt wordt veel tijd gestopt in communicatie en training om alle gebruikers in Asten mee te nemen in het proces. Tevens is er op veel niveaus verbinding / overleg tussen Asten, de GR ICT NML en de aangesloten gemeenten Venlo, Roermond, Weert, Nederweert en Someren waardoor we in de praktijk al goed merken dat kennisdeling vanuit een bredere basis veel toevoegt voor Asten. Daar kunnen we nu en in de toekomst ons voordeel mee blijven doen. Onze inwoners en ondernemers merken als alles goed functioneert verder niets van deze transitie van de automatisering. Het is puur de techniek achter de schermen. Financieel Conform de huidige inschattingen en prognoses i.s.m. de GR ICT NML lopen de transitiekosten in de pas met de oorspronkelijke opgave en liggen we op koers om binnen het door de gemeenteraad beschikbaar gestelde krediet (€ 487.000,--) de transitie te realiseren.
De kosten per inwoner verbonden aan de samenwerking in de GR ICT NML waren en zijn voor alle deelnemende gemeenten (beduidend) lager dan de bestaande kosten afgestemd op het voldoen / en kunnen blijven voldoen aan alle wettelijke- en kwaliteitseisen en ontwikkelingen. Dit geldt ook voor Asten. We zouden beduidend meer geld kwijt zijn om het wettelijke en kwaliteitsniveau zelf te halen, als dat al mogelijk zou zijn geweest in de praktijk.
5/5