WAS-WORDT tabel Auditcommissie (inclusief toelichting op de wijzigingen)

WAS-WORDT TABEL VERORDENING OP DE AUDITCOMMISSIE

WAS Artikel 1 De commissie

WORDT Artikel 1 De commissie

Ingesteld wordt een commissie van advies aan de raad genaamd de auditcommissie.

Er is een commissie van advies aan de raad, genaamd de auditcommissie.

Toelichting wijziging: •

Uitgegaan van het feit dat er al een auditcommissie is.

Artikel 2 Taken auditcommissie

Artikel 2 Taken auditcommissie

1. De auditcommissie is belast met de advisering aan en overleg namens de raad over: a. de aanwijzing, opdrachtverlening dan wel beëindiging van de aan een externe accountant opgedragen accountantscontrole; b. het vaststellen van het jaarlijkse controleprotocol zoals bedoeld in artikel 2 lid van de Controleverordening; c. het aandragen van onderzoeksonderwerpen ten behoeve van de interim controle door de externe accountant; d. de vaststelling van de jaarrekening en het jaarverslag; e. tussentijdse rapportages en andere verslagen van de onder a. bedoelde accountant, en over verslagen van periodieke onderzoeken van het college als bedoeld in de verordening periodiek onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid; f. het voorbereiden van een standpunt over en de agendering van onderzoeksrapportages van de rekenkamer; g. het voorbereiden van een standpunt over door het college toegezegde of door de raad vastgestelde verbeteracties en de voortgang ervan;

1. De auditcommissie is belast met advisering aan en overleg namens de raad over de activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid en het kunnen vervullen van zijn controlerende rol; 2. Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen: a. de aanwijzing, opdrachtverlening dan wel beëindiging van de aan een externe accountant opgedragen accountantscontrole; b. het vaststellen van het jaarlijkse controleprotocol zoals bedoeld in artikel 2 lid van de Controleverordening; c. het aandragen van onderzoeksonderwerpen ten behoeve van de controle door de externe accountant; d. tussentijdse rapportages en andere verslagen van de onder a. bedoelde accountant; e. de vaststelling van de jaarrekening en het jaarverslag; f. de opbouw en kwaliteit van de documenten behorend bij de planning en control cyclus (als financiële en controlerende sturingsinstrumenten voor de raad);

2.

3.

4.

5.

h. het benoemen of ontslaan van de leden van de rekenkamer als bedoeld in artikel 81a van de Gemeentewet. De auditcommissie bevordert dat onderzoeken van de accountant, de rekenkamer, de in het eerste lid onder e. bedoelde onderzoeken van het college en de interne audits op elkaar worden afgestemd. De auditcommissie draagt zorg voor kennisverzameling en kennisoverdracht aan de raad voor wat betreft relevante bedrijfsvoeringsthema’s. De auditcommissie voert overleg met de rekenkamer over een door de raad aan de rekenkamer gedaan verzoek een onderzoek in te stellen. De auditcommissie voert jaarlijks een voortgangsoverleg met de rekenkamer.

g. het bespreken van de door het college aangekondigde en uitgevoerde onderzoeken in het kader van artikel 213a Gemeentewet naar aanleiding van de jaarstukken, voor zo ver dit niet expliciet door de raad is geagendeerd; h. de uitwerking en naleving door het college van de Financiële Verordening (artikel 212 Gemeentewet); i. het benoemen of ontslaan van de leden van de rekenkamer als bedoeld in artikel 81c en 81d van de Gemeentewet; 3. De auditcommissie fungeert als klankbordgroep voor de rekenkamer. 4. Onder de taak in het derde lid wordt in ieder geval begrepen: a. het voeren van overleg met de rekenkamer over een door de raad aan de rekenkamer gedaan verzoek een onderzoek in te stellen; b. het voeren van een jaarlijks voortgangsgesprek met de rekenkamer; c. het bespreken van het jaarlijkse onderzoeksprogramma van de rekenkamer.

Toelichting wijziging: • •

• •

• •

lid 1 (nieuw): nieuw lid toegevoegd met een algehele beschrijving van de taken van de auditcommissie als ‘kapstok’ voor onderliggende taken; lid 1c: gewijzigd. Het woord ‘interim’ is weggehaald zodat duidelijk wordt dat de auditcommissie onderwerpen kan aandragen die in controles op diverse momenten in het jaar door de externe accountant kunnen worden uitgevoerd (dus niet alleen tijdens het moment van de interim controle, maar ook bijvoorbeeld bij de controle van de jaarrekening) lid 1e (oud): oude lid is ‘geknipt’ in twee nieuwe leden: - artikel 1d voor onderwerpen voor de controle door de accountant - artikel 1g voor het 213a onderzoeken college; lid1f: nieuw lid toegevoegd n.a.v. de Duisenbergonderzoeken die vanuit de auditcommissie jaarlijks worden uitgevoerd op de jaarstukken. Tevens krijgt de uit de auditcommissie opgerichte raadswerkgroep ‘doorontwikkeling begroten & verantwoorden’ (welke op verzoek van de auditcommissie zich buigt over de leesbaarheid van de P&C producten) een plek binnen de bevoegdheden van de auditcommissie; lid1g: nieuw lid toegevoegd.

Vanuit de auditcommissie is uitgesproken dat zij graag actief op de hoogte willen worden gehouden rondom de 213a GW onderzoeken die vanuit het college worden uitgevoerd, voor zover dit niet expliciet in de raad is geagendeerd; Lid1h: nieuw lid toegevoegd waarmee de auditcommissie een formele adviesrol krijgt richting de raad bij het vaststellen (en de uitwerking) van de Financiële Verordening;

• • •

Lid 2 (oud): vervallen omdat dit in de praktijk vrijwel nooit voorkomt en het voor de auditcommissie ook onmogelijk is om op al deze onderzoeken zicht te hebben; Lid 3 (oud): verwijderd in verband met de toevoeging van het nieuwe lid 1 waarbij de auditcommissie een vergelijkbare taak krijgt toebedeeld; Leden 4 en 5 (oud) en 3 en 4 (nieuw): nieuwe leden toegevoegd om alle taken vanuit de auditcommissie met betrekking tot de rekenkamer (anders dan adviestaken richting de raad m.b.t. de benoeming en het ontslag van de leden) te verzamelen onder de rol van de auditcommissie als ‘klankbordgroep’ van de rekenkamer. Dit in overeenstemming met de vernieuwde verordening op de rekenkamer, waarin de auditcommissie ook als ‘klankbordgroep’ wordt aangewezen.

Artikel 3 Samenstelling auditcommissie

Artikel 3 Samenstelling auditcommissie

1. De auditcommissie bestaat uit ten minste vijf en ten hoogste zeven raads- of commissieleden niet raadslid zijnde die door de raad aan het begin van de zittingsperiode worden benoemd. 2. De raad bevordert bij de samenstelling van de auditcommissie een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde groeperingen. 3. De benoeming geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen. 4. Het lidmaatschap van de auditcommissie vervalt door het verlies van hoedanigheid van raadslid of commissielid niet raadslid zijnde, door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad. 5. In tussentijds in de auditcommissie opengevallen plaatsen, wordt zo spoedig mogelijk voorzien. 6. Leden van de auditcommissie worden bij afwezigheid niet vervangen.

1. De auditcommissie bestaat uit ten minste vijf en ten hoogste zeven raadsleden of fractievolgers. 2. De raad bevordert bij de samenstelling van de auditcommissie een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde fracties. 3. De benoeming geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen. 4. Het lidmaatschap van de auditcommissie vervalt door het verlies van hoedanigheid van raadslid of fractievolger door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad. 5. In tussentijds in de auditcommissie opengevallen plaatsen, wordt zo spoedig mogelijk voorzien. 6. Leden van de auditcommissie worden bij afwezigheid niet vervangen.

Toelichting wijziging: •

Woord ‘commissielid’ vervangen door ‘fractievolgers’.

•

Woord ‘groeperingen’ vervangen door ‘fracties’.

Artikel 4 Voorzitter

Artikel 4 Voorzitter

De auditcommissie wijst uit haar midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter aan.

De auditcommissie wijst uit haar midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter aan.

Ongewijzigd Artikel 5 Secretariaat

Artikel 5 Secretariaat

Het secretariaat van de auditcommissie wordt verzorgd door de griffier of een door deze aangewezen medewerker van de raadsgriffie.

Het secretariaat van de auditcommissie wordt verzorgd door de griffier of een door deze aangewezen medewerker van de raadsgriffie.

Ongewijzigd Artikel 6 Bevoegdheden auditcommissie

Artikel 6 Bevoegdheden auditcommissie

1. De auditcommissie is bevoegd aan de raad over de in artikel 2 genoemde onderwerpen voorstellen uit te brengen voorzien van een advies over door de raad te nemen besluiten. 2. In het kader van de uitoefening van haar in artikel 2 bedoelde taken is de auditcommissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college, de rekenkamer en de accountant als bedoeld in artikel 2, eerste lid, onder a. 3. De auditcommissie kan advies inwinnen bij een extern deskundige. 4. De auditcommissie is bevoegd de handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van of het beëindigen van de relatie met dan wel het ontslag van de accountant als bedoeld in artikel 2 onder a en de leden van de rekenkamer als bedoeld in artikel 2, eerste lid onder h. 5. De auditcommissie is bevoegd om leden van het college, leden van de rekenkamer, de accountant als bedoeld in artikel 2, eerste lid onder a., ambtenaren, belanghebbende en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan beraadslagingen. 6. Indien de auditcommissie ambtenaren uitnodigt informeert zij het college hierover.

1. De auditcommissie is bevoegd aan de raad over de in artikel 2 genoemde onderwerpen voorstellen uit te brengen voorzien van een advies over door de raad te nemen besluiten. 2. In het kader van de uitoefening van haar in artikel 2 bedoelde taken is de auditcommissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college, de rekenkamer en de accountant als bedoeld in artikel 2, eerste lid, onder a. 3. De auditcommissie kan advies inwinnen bij een extern deskundige. 4. De auditcommissie is bevoegd de handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van of het beëindigen van de relatie met dan wel het ontslag van de accountant als bedoeld in artikel 2 onder a en de leden van de rekenkamer als bedoeld in artikel 2, eerste lid onder i. 5. De auditcommissie is bevoegd om leden van het college, leden van de rekenkamer, de accountant als bedoeld in artikel 2, eerste lid onder a., ambtenaren, belanghebbende en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan beraadslagingen. 6. Indien de auditcommissie ambtenaren uitnodigt informeert zij het college hierover.

Toelichting wijziging: •

Lid 4: wijziging in verwijziging naar eerder artikelnummer

Artikel 7 Vergaderingen

Artikel 7 Vergaderingen

1. De auditcommissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig acht of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen. 2. De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij draagt zorg voor het tijdig verzenden van oproepingen voor de vergaderingen. Hierbij

1. De auditcommissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig acht of als ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen. 2. De oproeping wordt – spoedeisende gevallen uitgezonderd – ten minste een week voor de aanvang van de

3.

4. 5.

6.

7.

wordt – spoedeisende gevallen uitgezonderd – uitgegaan van tenminste tien dagen voor de betreffende vergadering. De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd aan de leden toegezonden. De vergaderingen van de auditcommissie worden in het openbaar gehouden. De deuren worden gesloten als ten minste een vijfde deel van de aanwezige leden of de voorzitter dit nodig oordeelt. Vervolgens besluit de auditcommissie of met gesloten deuren vergaderd zal worden. Indien de deuren worden gesloten, verlaten alle aanwezigen behalve de voorzitter, de leden en de secretariële medewerkers de vergaderruimte. Als de auditcommissie besluit om achter gesloten deuren te vergaderen beslist zij tevens of en zo ja welke andere dan de in het zesde lid genoemde personen het besloten deel van de vergadering kunnen bijwonen.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

vergadering verstuurd. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd met de oproep aan de leden toegezonden. Een vergadering vindt alleen plaats als in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. De vergaderingen van de auditcommissie worden in het openbaar gehouden, tenzij een onderwerp beslotenheid vereist. De deuren worden gesloten als ten minste een vijfde deel van de aanwezige leden of de voorzitter dit nodig oordeelt. Vervolgens besluit de auditcommissie of met gesloten deuren vergaderd zal worden. In geval er sprake is van een besloten vergadering wordt de procedure gevolgd die hieromtrent is vastgelegd in het 'Protocol geheimhouding gemeente Arnhem 2023'; De secretaris maakt een beknopt verslag van het besprokene in de vergadering en draagt zorg voor agendering van dit verslag in de eerstvolgende vergadering van de auditcommissie; De verslagen van de auditcommissie zijn openbaar.

Toelichting wijzigingen: •

Lid 2 en 3 (oud): twee artikelen samengevoegd in het nieuwe lid 2, waarbij de deadline voor publicatie stukken van de stukken is gewijzigd van 10 dagen naar 1 week. Hiermee komt de deadline voor het publiceren van stukken voor de auditcomissie overeen met de deadlines die gelden voor de agendacommissie en het presidium;

•

Lid 3 (nieuw): nieuw toegevoegd waarin een vergaderquorum wordt ingesteld. Er was al een (vorm van een) vergaderquorum op genomen in het oude artikel 8 (‘besluitvorming)’. Deze was echter gekoppeld aan besluitvorming. Gezien het feit dat de auditcommissie een adviescommissie is van de raad en geen besluiten neemt, is het juister om het quorum te koppelen aan de aanwezigheid van de leden dan aan de taak van besluitvorming. Daarbij is de afweging dat - ongeacht de onderwerpen die op de agenda staan- voor een goede bespreking minimaal de helft van het aantal leden (=4) aanwezig dient te zijn;

•

Lid 5 (nieuw): nieuw toegevoegd met een verwijzing naar 'Protocol geheimhouding gemeente Arnhem 2023' bij besloten vergaderingen.

•

Leden 6 en 7 (oud): vervallen i.v.m. verwijziging naar protocol geheimhouding waarin deze procedure reeds is opgenomen.

Artikel 8 Besluitvorming

Artikel 8 Advisering raad

1. Besluiten van de auditcommissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen; alleen de leden van de auditcommissie hebben stemrecht. 2. De auditcommissie kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. 3. Indien over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen. 4. Bij het staken van de stemmen wordt de besluitvorming over het onderwerp uitgesteld tot aan de eerstvolgende vergadering, waarin meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Staken de stemmen ook in die vergadering dan beslist de stem van de voorzitter.

1. In haar adviezen en voorstellen aan de raad streeft de commissie naar consensus. Indien er een minderheidsstandpunt is, wordt daarvan (met redenen omkleed) melding gemaakt. 2. Op verzoek van de raad geeft de voorzitter of een lid van de auditcommissie een toelichting in een vergadering van een raadskamer

Toelichting wijziging: •

Lid 1 (nieuw): Toegevoegd. De auditcommissie is een adviescommissie van de gemeenteraad (conform art. 84 GW) en neemt daartoe geen formele besluiten. Een ‘besluit’ in de auditcommissie kan alleen een ‘besluit’ tot een advies behelsen. Daarom wordt voorgesteld om de term ‘besluitvorming’ te laten vervallen en te spreken over ‘advisering raad’. Waarbij het uitgangspunt van de auditcommissie is om in deze adviezen te streven naar consensus. Indien er een minderheidsstandpunt is, wordt daarvan (met redenen omkleed) melding gemaakt;

•

Lid 2 (oud) vervallen. Een bepaling over de minimale aanwezigheid van de leden (quorum) is toegevoegd in artikel 7 (vergaderingen);

•

Lid 2 (nieuw): nieuw lid toegevoegd waarmee een goede informatieoverdracht van de auditcommissie richting de gemeenteraad geregeld wordt. Met dit artikel wordt nadrukkelijk de mogelijkheid geboden om een toelichting te geven in de raad en de raad daartoe ook uit te nodigen.

Artikel 9 Inwerkingtreding 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na die van vaststelling. 2. Op de dag van inwerkingtreding vervalt de “Verordening op de Auditcommissie

Artikel 9 Inwerkingtreding 1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2025. 2. Op de dag van inwerkingtreding vervalt de “Verordening op de Auditcommissie

gemeente Arnhem” zoals deze werd vastgesteld op 19 april 2010.

2011” zoals deze werd vastgesteld op (nog in te vullen).

Toelichting wijziging: Gezien de samenhang is het streven erop gericht deze verordening en de verordening op de rekenkamer op hetzelfde moment in werking te laten treden. geen

Artikel 10 Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening op de Auditcommissie gemeente Arnhem 2025”.

Toelichting wijziging: Citeertitel is toegevoegd,