Raadsvoorstel "Zienswijze Begroting 2023 van het Gelders Archief"

Aan de gemeenteraad Zaaknummer

657270

Onderwerp:

Zienswijze Begroting 2023 van het Gelders Archief

a Voorstel 1. Kennis te nemen van de Ontwerpbegroting 2023 van de Gemeenschappelijke Regeling Gelders Archief. 2. Een zienswijze in te dienen bij het bestuur van het Gelders Archief, conform bijgevoegde (concept) zienswijzebrief. Inleiding Het Gelders Archief heeft op 31 maart 2022 de ontwerpbegroting 2023 inclusief programmaplan naar de deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling gestuurd. Deze begroting is op 31 maart jl. in concept opgesteld door het dagelijks bestuur van het Gelders Archief, dat het college verzoekt de begroting voor te leggen aan de gemeenteraad voor het kenbaar maken van een eventuele zienswijze. Het formuleren en indienen van een zienswijze op de Ontwerpbegroting 2023 Gelders Archief vormt een wezenlijk onderdeel van de begrotingscyclus en geeft de deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling de mogelijkheid invloed uit te oefenen op het opstellen van de begroting. Het Gelders Archief heeft verzocht de zienswijze vóór 25 mei 2022 kenbaar te maken aan het dagelijks bestuur van het Gelders Archief. Door het besluit van de agendacommissie van de raad om de zienswijzen op de begrotingen van Gemeenschappelijke Regelingen in één keer te behandelen vanaf 25 mei 2022, kan aan dit verzoek van het Gelders Archief niet worden voldaan.

Navraag bij het Gelders Archief heeft geleerd dat op 8 juni 2022 het Algemeen Bestuur van het Gelders Archief bijeenkomt om de begroting 2023 vast te stellen. Mocht de zienswijze van de raad voor die datum kenbaar gemaakt zijn, en aanleiding geven tot wijzigingen, dan kan dit gebeuren via een begrotingswijziging. Mocht de raad de zienswijze vóór 8 juni niet kenbaar kunnen maken, dan kunnen de vertegenwoordigende bestuurders van de gemeente Arnhem een voorbehoud maken bij de vaststelling van de begroting tijdens de vergadering van het Algemeen Bestuur van het Gelders Archief. Beoogd effect Met bijgaande brief het bestuur van het Gelders Archief op de hoogte te brengen van de zienswijze van de raad op de Ontwerpbegroting 2023 van het Gelders Archief.

Argumenten 1.1 De ontwikkelingen rond het e-depot vragen om extra aandacht. Zoals wij de raad vorig jaar reeds informeerden heeft het Rijk aangekondigd op termijn (voorzien op 1 januari 2024) uit te willen treden uit de Gemeenschappelijke Regelingen ten behoeve van de Regionale Historische Centra (RHC's), waaronder het Gelders Archief. Het Rijk wil wel de financiering op niveau houden voor het behoud en beheer van de fysieke rijksarchieven binnen de RHC's. De digitale rijksarchieven gaan volledig naar het e-depot van het Nationaal Archief. Daarnaast heeft het Ministerie van OCW eind 2020 aangegeven niet te willen dat de RHC's gebruik blijven maken van het e-depot van het Nationaal Archief, maar dat zij hiervoor een eigen voorziening dienen op te richten. Ook hierover hebben wij de raad vorig jaar ingelicht. Over het inrichten van een dergelijke eigen voorziening per RHC en vooral over de hiermee gepaard gaande kosten en financiering hebben het Ministerie en de RHC's het afgelopen jaar onderhandeld. Zij zijn hierbij tot de volgende overeenstemming gekomen: Het Ministerie van OCW stelt beschikbaar: - € 100.000 als eenmalig geld voor een gezamenlijke ontwikkeling van e-producten en diensten door de RHC's; - € 100.000 eenmalig per RHC t.b.v. aanloopkosten voor een e-depot; - € 50.000 per jaar gedurende vijf jaar.

Naar verwachting kan het Gelders Archief van de middelen van het Rijk de komende vijf jaar de externe kosten (zoals bijvoorbeeld licenties) van een eigen e-depot bekostigen. Het Gelders Archief heeft echter aangegeven dat dit niet voldoende is voor de kosten van interne medewerkers, die de deelnemers gaan ondersteunen om hun digitale bestanden in het e-depot te plaatsen en gaan zorgen voor preservering en beschikbaarstelling van het materiaal. Het Gelders Archief heeft daarom extra middelen nodig (naast de door het Rijk beschikbaar gestelde middelen) zodat het voldoende basis heeft voor de aanschaf, implementatie en gebruik van een eigen e-depot voor de komende vijf jaren. Hiervoor heeft het Gelders Archief in 2021 een dotatie van € 400.000 gedaan aan de voorziening e-depot. Deze is gedekt uit het resultaat van 2021 en een bijdrage uit het Eigen Vermogen. Met de partners in de Gemeenschappelijke Regeling wordt de ingangsdatum van de lumpsum voor het e-depot individueel vastgesteld, afhankelijk van het moment waarop de partner hier daadwerkelijk gebruik van gaat maken. In 2023 zal hiervan voor de gemeente Arnhem nog geen sprake zijn. 2023 staat voor het Gelders Archief in het teken van de ontvlechting van de onderlinge relaties en aan het gestalte geven aan de nieuwe relatie met het Rijk én van de verdere ontwikkeling van de eigen voorziening voor een digitaal depot.

Kanttekeningen en risico's 1.1 De ontwikkelingen rond het e-depot vragen om extra aandacht. Op dit moment heeft het Gelders Archief één opdrachtgever voor het e-depot: de provincie Gelderland met een DVO tot 1 januari 2023 (de beslissing door de provincie Gelderland om toe te treden als partner in de Gemeenschappelijke Regeling is afhankelijk van de ontwikkelingen en totstandkoming van het e-depot van het Gelders Archief). Na de komende 5 jaren (waarvan de

kosten voor het e-depot gedekt zijn door de bijdragen van het Rijk en de voorziening e-depot) is het echter noodzakelijk dat er voldoende opdrachtgevers zijn om het e-depot te continueren. Het Gelders Archief zal zich naast het ontwikkelen en implementeren van een e-depot, de komende jaren ook moeten inzetten om nieuwe opdrachtgevers te werven, om de investeringen van de komende jaren nuttig en zinvol te laten zijn. 1.2 De ontwikkelingen rond het e-depot vragen om extra aandacht. De kosten voor een e-depot worden binnenkort verwerkt in een geactualiseerd, landelijk kostenmodel voor een e-depot. Dit kan gevolgen hebben voor de huidige kostenramingen voor een e-depot van het Gelders Archief. Participatie De conceptbegroting is opgesteld door het Dagelijks Bestuur van het Gelders Archief. Alle partners in de Gemeenschappelijke Regeling zijn hierbij betrokken. Financiën De voorgelegde conceptbegroting 2023 is sluitend en laat een consistent meerjarenbeeld zien. De coronacrisis heeft door de sterke afhankelijkheid van het Gelders Archief van de lumpsumbijdragen van de partners weinig tot geen invloed op de begroting. De lumpsumbijdrage van de gemeente Arnhem voor 2023 valt echter hoger uit dan waar rekening mee is gehouden in de begroting 2023 van de gemeente. Dit komt door het volgende.

De bijdrage van het Rijk aan het Gelders Archief wordt jaarlijks aangepast met de prijscompensatie. De gemeenten in de gemeenschappelijke regeling volgen in deze het Rijk. Deze prijscompensatie wordt over het algemeen in de loop van het begrotingsjaar vastgesteld. Het Gelders Archief neemt in zijn begroting al een voorlopige raming (1%) op. In 2021 bedroeg de door het Rijk vastgestelde prijscompensatie echter 2,18%. De doorwerking hiervan naar 2022 en 2023 zorgt voor een tekort op de begroting 2023 van Arnhem (ca. € 15.000). Dit tekort kan nog oplopen als de prijscompensatie 2022 van het Rijk hoger uitvalt dan de geraamde 1%. Een oplossing voor het ontstane tekort zal gezocht worden binnen de cultuurbegroting. Bij het effectief terugtreden van het Rijk uit de gemeenschappelijke regeling Gelders Archief (voorzien op 1 januari 2024) zal de afspraak van het volgen van de prijscompensatie van het Rijk herzien worden. Uitvoering De zienswijzebrief wordt naar het Dagelijks Bestuur van het Gelders Archief gestuurd. Communicatie Zie onder Uitvoering.

Bijlagen Stukken voor gemeenteraad − Aanbiedingsbrief Gelders Archief d.d. 31 maart 2022 − Ontwerpbegroting 2023 incl. programmaplan Gelders Archief − Concept Zienswijzebrief Begroting 2023 Gelders Archief

Besluit van Zaaknummer

657270

DE RAAD VAN DE GEMEENTE ARNHEM; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 10 mei 2022, nummer: 657270; gelet op artikel 35 van de Gemeentewet; besluit: 1. Kennis te nemen van de Ontwerpbegroting 2023 van de Gemeenschappelijke Regeling Gelders Archief. 2. Een zienswijze in te dienen bij het bestuur van het Gelders Archief, conform bijgevoegde (concept) zienswijzebrief.

De griffier,

De voorzitter,