Raadsvoorstel "Wijziging Reglement van Orde en Protocol Geheimhouding"

Aan de gemeenteraad Zaaknummer

Onderwerp:

227231

Wijziging Reglement van Orde en Protocol Geheimhouding

Kernboodschap Met het voorliggende voorstel worden de bepalingen over geheimhouding in het Protocol Geheimhouding gemeente Arnhem 2019 en het Reglement van Orde voor de Politieke Avond van de gemeente Arnhem 2018 aangepast op vijf onderwerpen: 1. Verduidelijking dat er geen sprake kan zijn van 'vertrouwelijkheid' in de communicatie tussen college en gemeenteraad. Documenten zijn of openbaar of geheim. 2. Verduidelijking of en wanneer 'persoonlijke beleidsopvatting' een weigeringsgrond is voor het verstrekken van informatie door het college aan de raad. 3. Verduidelijking in de verhouding tussen de Gemeentewet, de Wet Open Overheid en artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht. 4. Technische wijzigingen na invoering van een wetswijziging per 1 april 2023 ten aanzien van de bepalingen over geheimhouding. 5. In het Reglement van Orde wordt een paragraaf opgenomen over de informatievoorziening aan de raad. Voorstel 1. Vast te stellen de Verordening tot wijziging van het Reglement van Orde voor de Politieke Avond van de gemeente Arnhem 2018; 2. Vast te stellen het ‘Protocol Geheimhouding gemeente Arnhem 2023’ Inleiding

Eind 2022 is in de raad en in de raadskamer gesproken over het onderwerp geheimhouding en de mogelijke onduidelijkheid die volgt uit het huidige Protocol Geheimhouding gemeente Arnhem. Daarnaast is per 1 april 2023 een wijziging van de Gemeentewet in werking getreden waarin de bepalingen over de geheimhouding zijn aangepast. Dit samen is de aanleiding om het Protocol Geheimhouding te herijken en de betreffende artikelen uit het RvO conform aan te passen. Beoogd effect De bepalingen omtrent geheimhouding bij de tijd te brengen en te verduidelijken. Argumenten 1.1

Door een wetswijziging is het huidige Protocol Geheimhouding niet meer actueel Per 1 april 2023 is een wetswijziging in kracht gegaan waardoor zaken omtrent de geheimhouding zijn gewijzigd. Het Protocol Geheimhouding en het RvO dienen als gevolg van deze wet aangepast te worden. Die wijzigingen zijn dwingend en deels technisch van aard. Zo gaat het bijvoorbeeld om verwijzingen naar andere wetsartikelen, maar het gaat ook om inhoudelijke wijzigingen in de rol van de raad. Zo hoeft de raad niet meer een besluit van het college tot geheimhouding te bekrachtigen.

1.2

Met de voorgestelde wijzigingen worden de regels omtrent geheimhouding duidelijker Met het voorstel wordt duidelijker hoe binnen de gemeenten omgegaan wordt met geheimhouding en de openbaarmaking van stukken. Dit geeft meer duidelijkheid voor raadsleden, inwoners en ambtenaren en draagt bij aan betere onderlinge relaties en vertrouwen tussen deze groepen. De verduidelijking wordt geboden op drie onderwerpen: 1. Een herbevestiging dat er geen sprake kan zijn van een vertrouwelijke status van documenten; 2. Persoonlijke beleidsopvattingen als grondslag om documenten wel of niet te openbaren of aan de raad te sturen' 3. De verhouding tussen de Gemeentewet, de Wet Open Overheid en art. 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht.

1.3

Paragraaf over informatievoorziening in RvO schept duidelijkheid Door in het Reglement van Orde de eerder gemaakte afspraken over de informatievoorziening ten aanzien van de raad vast te leggen zijn deze afspraken herkenbaarder voor iedereen die hier mee moet werken. Het gaat om de manier hoe het college de raad kan informeren, maar bijvoorbeeld ook over de manier waarop moties en toezeggingen kunnen worden afgedaan.

Kanttekeningen en risico's 1.1

In de praktijk kunnen onduidelijke situaties blijven bestaan Met het voorstel wordt geprobeerd zo duidelijk en zo eenvoudig mogelijk de bepalingen omtrent de geheimhouding te regelen. Echter, dit blijven algemene bepalingen die niet toegeschreven zijn naar alle mogelijke informatievragen en situaties zoals die in de praktijk voor kunnen komen. Dat is niet mogelijk. Daarom kan het in de praktijk voorkomen dat er situaties ontstaan die niet passen binnen het voorgestelde kader. Dan blijft een afweging van het college en van de raad noodzakelijk.

Participatie De aanpassing van de bepalingen omtrent geheimhouding betreft een interne aangelegenheid van de raad. Daarom is participatie niet van toepassing. Bij de start van de behandeling van het raadsvoorstel is inspraak bij de raad mogelijk voor inwoners of organisaties uit de stad. Financiën Het voorstel kent geen financiële gevolgen. Uitvoering

Na instemming door de raad wordt door de griffie een Q&A omtrent de belangrijkste bepalingen opgesteld en gedeeld met de raad en binnen de ambtelijke organisatie. Communicatie Na instemming door de raad worden de wijzigingsvoorstel zo snel mogelijk verwerkt en gepubliceerd in het Gemeenteblad. Bijlagen Stukken voor gemeenteraad  Bijlage 1: Overzicht met de voorgestelde wijzigingen en toelichting  Bijlage 2 :Tekst protocol geheimhouding gemeente Arnhem 2023  Bijlage 3: was-wordt tabel ‘Protocol geheimhouding gemeente Arnhem’

Besluit van

14 juni 2023

Zaaknummer

227231

DE RAAD VAN DE GEMEENTE ARNHEM; gelezen het voorstel van het Presidium van

2023, Cluster Griffie nummer: xxxxx;

gelet op de artikelen 16, 23, 24, 25, 86 en 147 van de Gemeentewet; besluit:

1.

Vast te stellen de Verordening tot wijziging van het Reglement van Orde voor de Politieke Avond van de gemeente Arnhem 2018;

A. Aan artikel 1, begripsomschrijvingen, wordt toegevoegd: -

B.

Persoonlijke beleidsopvattingen: ambtelijke adviezen, visies, standpunten en overwegingen ten behoeve van intern beraad, niet zijnde feiten, prognoses, beleidsalternatieven, de gevolgen van een bepaald beleidsalternatief of andere onderdelen met een overwegend objectief karakter.

Artikel 5, zesde lid komt te luiden: 6. Indien voor informatie van de raad of aan de raad verstrekte informatie op grond van hoofdstuk Va van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, wordt deze informatie in het besloten deel van het raadsinformatiesysteem geplaatst.

C.

Artikel 44a wordt ingevoegd, luidende: Artikel 44a

Informatievoorziening

1. De gemeenteraad wordt door het college schriftelijk per raadsbrief geïnformeerd. 2. Moties kunnen door het college worden afgedaan door middel van een raadsbrief of een raadsvoorstel. 3. Toezeggingen kunnen door het college worden afgedaan door middel van een raadsbrief, een raadsvoorstel, via een mondelinge mededeling (in kader van de ‘Rondvraag & Mededelingen’ op de Politieke Avond) of door een raadsmemo. Een raadsmemo wordt door of namens de wethouder per e-mail verzonden aan de raad. 4. Een raadsmemo kan naast een toezegging ook (en alleen dan) gebruikt worden om de raad te informeren over een onderwerp dat op dat moment in behandeling is door de raad.

5. Antwoorden op technische vragen worden door de betrokken ambtenaar alleen naar het raadslid of fractievolger gestuurd die de vragen heeft gesteld, tenzij het een onderwerp betreft dat op dat moment in behandeling is bij de raad of is aangeboden aan de raad. D. Artikel 44b wordt ingevoegd, luidende:

Artikel 44b Informatierecht / persoonlijke beleidsopvattingen Indien in een inlichtingenverzoek, zoals bedoeld in artikel 169 lid 3 Gemeentewet, om persoonlijke beleidsopvattingen wordt gevraagd, worden die persoonlijke beleidsopvattingen altijd gedeeld, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang. 2. Omwille van de privacy en de onmogelijkheid voor ambtenaren om zich in het openbaar te verdedigen worden persoonlijke beleidsopvattingen verstrekt op een wijze die niet herleidbaar is tot personen. 1.

E.

Artikel 51, tweede lid, komt te luiden 2.Deze besluitenlijst en/of het verslag worden in een volgende vergadering vastgesteld. Tijdens deze vergadering neemt de raad of de raadskamer een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding van deze stukken. Indien de besluitenlijst en/of het verslag aanleiding geven tot bespreking, vindt deze bespreking plaats in beslotenheid.

F.

Artikel 52, eerste lid vervalt:

G. Artikel 52, tweede lid komt te luiden: In geval er sprake is van geheimhouding wordt de procedure gevolgd die hieromtrent is vastgelegd in het 'Protocol geheimhouding gemeente Arnhem'. H. Artikel 53 komt te luiden: Indien de raad op grond van gestelde hoofdstuk Va, van de Gemeentewet, voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt, indien daarom wordt verzocht door het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met het betreffende orgaan overleg gevoerd. 2.

Vast te stellen het ‘Protocol Geheimhouding gemeente Arnhem 2023’

3.

Inwerkingtreding Deze besluiten treden direct na besluitvorming in werking

De griffier,

De voorzitter,