Raadsvoorstel 'Vaststellen van de Verordening op de Auditcommissie'

Aan de gemeenteraad Zaaknummer

Onderwerp:

4373162

Vaststellen van de Verordening op de Auditcommissie

Kernboodschap De verordening is herzien naar aanleiding van gewijzigde actuele opvattingen en de sinds 2011 opgedane ervaringen. Gezien de samenhang tussen gaat dit voorstel gelijk op met het voorstel om de Verordening op de Rekenkamer te wijzigen. Voorstel •

Vaststellen van de Verordening op de Auditcommissie.

Inleiding De huidige verordening op de Auditcommissie dateert van 2011. Sinds de vaststelling van deze verordening zijn er drie auditcommissies actief geweest. Ervaringen zijn sindsdien opgedaan en opvattingen zijn gewijzigd. Wij hebben dit aangegrepen als een geschikt moment om naar de verordening in zijn geheel te kijken. Zowel qua inhoud als wat betreft de techniek van de regelgeving in de verordening. Tegelijkertijd met het voorleggen van dit raadsvoorstel stellen wij aan uw raad voor ook de verordening op de Rekenkamer te wijzigen. Wij doen dit vanwege de samenhang tussen de beide verordeningen.

Beoogd effect Dat er een actuele verordening tot stand komt. Argumenten De voorgestelde wijzigingen worden inzichtelijk gemaakt in de bij dit voorstel behorende WASWORDT tabel. Daarin is telkens een korte toelichting opgenomen over de reden van wijziging. In algemene zin hebben wij ernaar gestreefd de regelgeving in de verordening slank te houden; dat wil zeggen dat er niet meer geregeld wordt dan noodzakelijk en nuttig. Zo houden we de verordening zo compact, eenvoudig en begrijpelijk als mogelijk. Met name op de volgende aspecten treft uw raad relevante wijzigingen van de verordening aan in ons voorstel voor een nieuwe verordening: • • •

Taken Auditcommissie Orde en werkwijze vergaderingen Advisering aan de raad

Participatie De wijziging van de verordening is voorbereid door onze leden Kumas en Brandts, daarin ondersteund door de raadsadviseur. In de voorbereiding is de afdeling financiën & control betrokken. In haar vergadering van 14 oktober 2024 heeft de Auditcommissie dit voorstel vastgesteld. Financiën

Dit voorstel heeft geen financiële consequenties. Uitvoering Beoogde ingangsdatum van de nieuwe verordening is 1 januari 2025. In de aanloop naar die datum zal de griffie daar waar nodig de wijzigingen introduceren en toelichten bij alle betrokkenen. Communicatie De griffie draagt zorg voor bekendmaking van de verordening. Bijlagen Stukken voor gemeenteraad  Raadsvoorstel  Ontwerpbesluit  Tekst Verordening op de Auditcommissie  WAS-WORDT tabel (inclusief toelichting op de wijzigingen)

Besluit van Zaaknummer

4373162

DE RAAD VAN DE GEMEENTE ARNHEM; gelezen het voorstel van Auditcommissie van 14 oktober 2024, nummer: 4373162; gelet op artikel 84 van de Gemeentewet;

B E S L U I T: Vast te stellen de VERORDENING OP DE AUDITCOMMISSIE 2025

Artikel 1 De commissie Er is een commissie van advies aan de raad, genaamd de auditcommissie. Artikel 2 Taken auditcommissie 1. De auditcommissie is belast met advisering aan en overleg namens de raad over de activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid en het kunnen vervullen van zijn controlerende rol; 2. Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

a. de aanwijzing, opdrachtverlening dan wel beëindiging van de aan een externe accountant opgedragen accountantscontrole; b. het vaststellen van het jaarlijkse controleprotocol zoals bedoeld in artikel 2 lid van de Controleverordening; c. het aandragen van onderzoeksonderwerpen ten behoeve van de controle door de externe accountant; d. tussentijdse rapportages en andere verslagen van de onder a. bedoelde accountant; e. de vaststelling van de jaarrekening en het jaarverslag; f. de opbouw en kwaliteit van de documenten behorend bij de planning en control cyclus (als financiële en controlerende sturingsinstrumenten voor de raad); g. het monitoren van de door het college aangekondigde en uitgevoerde onderzoeken in het kader van artikel 213a Gemeentewet; h. de uitwerking en naleving door het college van de Financiële Verordening (artikel 212 Gemeentewet); i. het benoemen of ontslaan van de leden van de rekenkamer als bedoeld in artikel 81c en 81d van de Gemeentewet; 3. De auditcommissie fungeert als klankbordgroep voor de rekenkamer. 4. Onder de taak in het derde lid wordt in ieder geval begrepen: a. het voeren van overleg met de rekenkamer over een door de raad aan de rekenkamer gedaan verzoek een onderzoek in te stellen; b. het voeren van een jaarlijks voortgangsgesprek met de rekenkamer; c. het bespreken van het jaarlijkse onderzoeksprogramma van de rekenkamer.

Artikel 3 Samenstelling auditcommissie 1. De auditcommissie bestaat uit ten minste vijf en ten hoogste zeven raadsleden of fractievolgers. 2. De raad bevordert bij de samenstelling van de auditcommissie een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde fracties. 3. De benoeming geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.

4. Het lidmaatschap van de auditcommissie vervalt door het verlies van hoedanigheid van raadslid of fractievolger door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad. 5. In tussentijds in de auditcommissie opengevallen plaatsen, wordt zo spoedig mogelijk voorzien. 6. Leden van de auditcommissie worden bij afwezigheid niet vervangen. Artikel 4 Voorzitter De auditcommissie wijst uit haar midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter aan. Artikel 5 Secretariaat Het secretariaat van de auditcommissie wordt verzorgd door de griffier of een door deze aangewezen medewerker van de raadsgriffie. Artikel 6 Bevoegdheden auditcommissie 1. De auditcommissie is bevoegd aan de raad over de in artikel 2 genoemde onderwerpen voorstellen uit te brengen voorzien van een advies over door de raad te nemen besluiten. 2. In het kader van de uitoefening van haar in artikel 2 bedoelde taken is de auditcommissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college, de rekenkamer en de accountant als bedoeld in artikel 2, eerste lid, onder a. 3. De auditcommissie kan advies inwinnen bij een extern deskundige. 4.

De auditcommissie is bevoegd de handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van of het beëindigen van de relatie met dan wel het ontslag van de accountant als bedoeld in artikel 2 onder a en de leden van de rekenkamer als bedoeld in artikel 2, eerste lid onder i. 5. De auditcommissie is bevoegd om leden van het college, leden van de rekenkamer, de accountant als bedoeld in artikel 2, eerste lid onder a., ambtenaren, belanghebbende en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan beraadslagingen. 6. Indien de auditcommissie ambtenaren uitnodigt informeert zij het college hierover. Artikel 7 Vergaderingen

1. De auditcommissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig acht of als ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen. 2. De oproeping wordt – spoedeisende gevallen uitgezonderd – ten minste een week voor de aanvang van de vergadering verstuurd. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd met de oproep aan de leden toegezonden. 3. Een vergadering vindt alleen plaats als in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. 4. De vergaderingen van de auditcommissie worden in het openbaar gehouden, tenzij een onderwerp beslotenheid vereist. 5. De deuren worden gesloten als ten minste een vijfde deel van de aanwezige leden of de voorzitter dit nodig oordeelt. Vervolgens besluit de auditcommissie of met gesloten deuren vergaderd zal worden. 6. In geval er sprake is van een besloten vergadering wordt de procedure gevolgd die hieromtrent is vastgelegd in het 'Protocol geheimhouding gemeente Arnhem 2023'; 7. De secretaris maakt een beknopt verslag van het besprokene in de vergadering en draagt zorg voor agendering van dit verslag in de eerstvolgende vergadering van de auditcommissie; 8. De verslagen van de auditcommissie zijn openbaar.

Artikel 8 Advisering raad 1. In haar adviezen en voorstellen aan de raad streeft de commissie naar consensus. Indien er een minderheidsstandpunt is, wordt daarvan (met redenen omkleed) melding gemaakt. 2. Op verzoek van de raad geeft de voorzitter of een lid van de auditcommissie een toelichting in een vergadering van een raadskamer.

Artikel 9 Intrekkingsbepaling 1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2025.

2. Op de dag van inwerkingtreding vervalt de “Verordening op de Auditcommissie 2011” zoals deze werd vastgesteld op (nog in te vullen). Artikel 10 Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening op de Auditcommissie gemeente Arnhem 2025”.

De griffier,

De voorzitter,