Raadsvoorstel 'Vaststellen kader herinrichting Politieke Avond en werkprocessen gemeenteraad'

RAADSVOORSTEL RAADSVOOORSTEL

Aan de gemeenteraad Zaaknummer

Raadsvoorstel: Vaststellen kader herinrichting Politieke Avond en werkprocessen gemeenteraad Kernboodschap De raad wil de Politieke Avond voorspelbaarder, efficiënter en inhoudelijk sterker maken. Daarom wordt voor elk vergaderstuk een planningscyclus ingevoerd waarin vooraf wordt bepaald hoeveel tijd en welke route het stuk krijgt. Een heringerichte, smallere en rolvaste agendacommissie krijgt de centrale regierol bij planning, toelating en kwaliteitsbewaking. De besluitvormende vergadering wordt strakker georganiseerd door stemstukken als norm te hanteren en herhaling van debat te vermijden. Raadskamervoorzitters worden professioneler ingezet via opleiding, jaarlijkse intervisie en een nieuwe, door fracties gedragen indelingssystematiek. Agenderingsverzoeken worden scherper beoordeeld op kwaliteit via een verplicht format en duidelijkere criteria. Tot slot worden raadswerkgroepen aangescherpt met twee heldere typen, zodat doel, opdracht en impact voor de raad beter geborgd zijn. Voorstel 1. Het nieuwe kader voor de Politieke Avond vast te stellen, bestaande uit: a. Invoering van een planningscyclus per vergaderstuk, waarbij per raadsvoorstel, agenderingsverzoek of gespreksnotitie vooraf de behandelroute, tijdsduur en gewenste planning wordt vastgesteld door de agendacommissie; b.

Herinrichting van de agendacommissie, inclusief nieuwe samenstelling, taken, werkwijze en bevoegdheden, zoals opgenomen in het voorstel; c. Aanpassing van de besluitvormende vergadering, door invoering van stemstukken als norm, doorontwikkeling van het onderscheid tussen direct ter besluitvorming stukken die besproken worden of niet en een realistische agenda‑opbouw gericht op afronding; d. Versterking van de kwaliteit van raadskamervoorzitters, door verplichte opleiding, jaarlijkse intervisie, een aangepaste systematiek van indeling en daarnaast de mogelijkheid van externe voorzitters; e. Verhoging van de kwaliteit van agenderingsverzoeken, door introductie van een uniform en verplicht format en aanscherping van toetsing door de agendacommissie; f. Herijking van raadswerkgroepen, door invoering van twee typen werkgroepen (raadswerkgroep en raadsexpertgroep) en een toetsende rol van het presidium bij instellingsvoorstellen. 2. Het presidium op te dragen de hiervoor benodigde wijzigingen in het Reglement van Orde en de Verordening op de Agendacommissie uit te werken en deze ter besluitvorming aan te bieden aan de gemeenteraad die aantreedt op 1 april 2026.

RAADSVOORSTEL 3. Het presidium te verzoeken de invoering van de onderdelen die geen wijziging van het Reglement van Orde vragen (zoals werkwijze indeling voorzitters) direct te starten en na één jaar te evalueren. Inleiding De gemeenteraad besteedt een groot deel van zijn tijd aan de Politieke Avond, maar loopt daarbij tegen twee structurele knelpunten aan: 1. Excessief en herhaaldelijke bespreking van voorstellen, doordat er geen begrenzing in tijd is en raadskamers zelfstandig kunnen blijven verwijzen. 2. Gebrek aan voorspelbaarheid en planbaarheid, voor raad, college, ambtelijke organisatie en maatschappelijke partijen. Het presidium heeft daarom in 2025 de Raadswerkgroep Tijdsbesteding Politieke Avond ingesteld met de opdracht om met voorstellen te komen die: • de kwaliteit van de raad versterken; • de tijdsbesteding efficiënter maken; • de voorspelbaarheid van besluitvorming verbeteren. Na vier bijeenkomsten is een integraal pakket maatregelen opgesteld, dat nu aan de raad wordt voorgelegd. Toelichting op het voorstel Zie voor een volledige beschrijving per onderdeel de bijlage. Hieronder worden kort de belangrijkste voorstellen toegelicht: Planningscyclus per vergaderstuk Voor elk onderwerp wordt vooraf door de griffie een behandelvoorstel opgesteld. De agendacommissie bepaalt: • het aantal benodigde meningsvormende besprekingen.

• of een apart debat over moties en/of amendementen nodig is. • een datum van besluitvorming. Dit voorkomt het telkens dooragenderen en verhoogt voorspelbaarheid. Herinrichting agendacommissie De werkgroep concludeert dat een sterke, rolvaste en kleine agendacommissie essentieel is. De belangrijkste wijzigingen zijn: • Nieuwe samenstelling: vicevoorzitter + 4 raadsleden. • Nieuwe taken: - behandelvoorstellen vaststellen; - agenderingsverzoeken beoordelen en inplannen; - inzet van spreektijden bepalen; - kwaliteitsbewaking van aanlevering stukken; - sturen op planning en aansluiting lange termijn agenda – actuele agenda; - werving en planning van raadskamervoorzitters.

RAADSVOORSTEL Deze inrichting wordt uitgewerkt in een Verordening op de Agendacommissie. Aanpassing besluitvormende vergadering Doelen: • voorkomen van herhaling van de raadskamer; • efficiënter afronden van besluitvorming; • realistischere agendabouw. Belangrijkste wijziging: • Het stemstuk wordt de norm: - geen heropening van debat; - wel stemverklaringen mogelijk; - bespreekstukken worden uitzondering. • Verbetering gebruik direct ter besluitvorming geagendeerde stukken: - introductie nieuw afwegingskader en meer mogelijkheden om voorstellen te bespreken tijdens de besluitvorming. Kwaliteitsverbetering raadskamervoorzitters Voorgesteld wordt: • verplichte opleiding voor alle (raadskamer-)voorzitters; • jaarlijkse intervisie/herhaaltraining; • kleinere, beter inzetbare poule; • mogelijkheid tot inzet van externe voorzitters bij rondetafelgesprekken en expertsessies; • nieuwe systematiek waarbij fracties verantwoordelijkheid dragen voor leveren van voorzitters. Verhogen kwaliteit agenderingsverzoeken Het doel is niet minder, maar betere agenderingsverzoeken.

Daarom komt er: • een verplicht format met heldere criteria (doel, urgentie, vorm, insprekers, vragen aan college); • een strakkere toets door de agendacommissie; Raadswerkgroepen: twee typen Er wordt onderscheid gemaakt tussen: • Raadswerkgroep - tijdelijke opdracht, duidelijke taak, afgebakend resultaat, einddatum; - instelling alleen via presidium. • Raadsexpertgroep - gericht op kennisontwikkeling, niet op besluitvorming; - instelling door raad, met advies van het presidium; - looptijd max. 2 jaar (met optie tot verlenging).

RAADSVOORSTEL

Financiën Niet van toepassing / beperkt; eventuele kosten voor opleidingen en externe voorzitters kunnen binnen de bestaande budgetten van de griffie worden opgevangen. Uitvoering Na besluitvorming werkt de griffie dit kader nader uit tot concrete wijzigingsvoorstellen in het Reglement van Orde en de Verordening op de agendacommissie. Die voorstellen worden via het presidium aangeboden aan de nieuwe gemeenteraad ter besluitvorming. Communicatie Na vaststelling door de gemeenteraad wordt de gemeente geïnformeerd over de planning van de invoering en worden de interne werkprocessen bij de griffie en het college aangepast.

Bijlagen Stukken voor gemeenteraad - Advies raadswerkgroep Tijdsbesteding Politieke Avond aan het presidium

RAADSVOORSTEL

Besluit van Zaaknummer

DE RAAD VAN DE GEMEENTE ARNHEM; gelezen het raadsvoorstel van het presidium van …; besluit: 1. Het nieuwe kader voor de Politieke Avond vast te stellen, bestaande uit: a. Invoering van een planningscyclus per vergaderstuk, waarbij per raadsvoorstel, agenderingsverzoek of gespreksnotitie vooraf de behandelroute, tijdsduur en gewenste planning wordt vastgesteld door de agendacommissie; b. Herinrichting van de agendacommissie, inclusief nieuwe samenstelling, taken, werkwijze en bevoegdheden, zoals opgenomen in het voorstel; c. Aanpassing van de besluitvormende vergadering, door invoering van stemstukken als norm, doorontwikkeling van het onderscheid tussen direct ter besluitvorming stukken die besproken worden of niet en een realistische agenda‑opbouw gericht op afronding; d. Versterking van de kwaliteit van raadskamervoorzitters, door verplichte opleiding, jaarlijkse intervisie, een aangepaste systematiek van indeling en daarnaast de mogelijkheid van externe voorzitters; e. Verhoging van de kwaliteit van agenderingsverzoeken, door introductie van een uniform en verplicht format en aanscherping van toetsing door de agendacommissie; f. Herijking van raadswerkgroepen, door invoering van twee typen werkgroepen (raadswerkgroep en raadsexpertgroep) en een toetsende rol van het presidium bij instellingsvoorstellen. 2.

Het presidium op te dragen de hiervoor benodigde wijzigingen in het Reglement van Orde en de Verordening op de Agendacommissie uit te werken en deze ter besluitvorming aan te bieden aan de gemeenteraad die aantreedt op 1 april 2026. 3. Het presidium te verzoeken de invoering van de onderdelen die geen wijziging van het Reglement van Orde vragen (zoals werkwijze indeling voorzitters) direct te starten en na één jaar te evalueren.

De griffier,

De voorzitter,