Raadsvoorstel 'Vaststellen controleverordening'

RAADSVOORSTEL RAADSVOOORSTEL

Aan de gemeenteraad Zaaknummer

4594950

Onderwerp: Vaststellen controleverordening Kernboodschap In de gemeentewet is vastgelegd dat de raad bij verordening regels vaststelt voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. De laatste wijziging die is doorgevoerd in de verordening van de gemeente Arnhem dateert uit 2017. Door wijzigingen in de wet- en regelgeving die sinds dat moment hebben plaatsgevonden is actualisatie gewenst. Voorstel 1. De Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (controleverordening) vast te stellen Inleiding In de gemeentewet (artikel 213) is vastgelegd dat de raad bij verordening regels vaststelt voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. De gemeente Arnhem geeft hieraan uitvoering met de controleverordening. Deze verordening waarborgt dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst. De huidige controleverordening is vastgesteld in 2017 en daarin is bijvoorbeeld de regelgeving omtrent de rechtmatigheidsverantwoording nog niet opgenomen. De accountant heeft in het accountantsverslag bij de jaarrekening 2024 geadviseerd de controleverordening te actualiseren.

Dit sluit aan bij de wijzigingen in het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten) en het Bado (Besluit accountantscontrole decentrale overheden) die in het eerste kwartaal van 2025 in het staatsblad zijn gepubliceerd. Beoogd effect Beoogd wordt de controleverordening aan te laten sluiten bij de gewijzigde wet- en regelgeving. Argumenten 1.1

Controleverordening 2025 De afgelopen periode hebben wijzigingen plaatsgevonden in geldende wet- en regelgeving. Zo is al eerder is de rechtmatigheidsverantwoording van kracht geworden en geeft de accountant geen rechtmatigheidsoordeel meer in de controleverklaring. Dit was nog niet

RAADSVOORSTEL verwerkt in de huidige controleverordening. In het eerste kwartaal van 2025 zijn de wijzigingen in het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten) en het Bado (Besluit accountantscontrole decentrale overheden) ook in het staatsblad verschenen. Een andere belangrijke wijziging die hiermee van kracht wordt is de aanpassing in de materialiteit waarmee de accountant controleert. Met de actualisatie van de controleverordening sluit de gemeente Arnhem aan bij deze aangepaste wet- en regelgeving. Met het wijzigen van de controleverordening is maximaal aangesloten bij de modelverordening die beschikbaar is gesteld door de VNG. Hoewel de verordening daarmee in zijn geheel is geactualiseerd en op diverse punten is aangepast, zijn er inhoudelijk 2 belangrijke wijzingen. Dit betreffen de hierboven toegelichte punten inzake de rechtmatigheidsverantwoording en de aanpassing van de materialiteit waar de accountant mee controleert.

Kanttekeningen en risico's 1.1

Materialiteit accountant In het Bado zijn maximale grenzen van de materialiteit opgenomen. Gemeenten hebben de keuze om hier van af te wijken. Met de aanpassing van de controleverordening wordt voor de geldende grenzen voor de accountantscontrole verwezen naar de afspraken met de accountant. In tegenstelling tot de huidige controleverordening zijn de grenzen niet meer seperaat in de controleverordening opgenomen. De materialiteit waarmee de accountant de controle uitvoert wordt daarom niet gewijzigd met het aanpassen van deze controleverordening. Wel wordt hiermee de ruimte geboden om dit te doen. Later dit jaar zal een voorstel worden gedaan voor het vaststellen van een controleprotocol voor de accountant waarin deze percentages worden opgenomen. Op dat moment kunnen wijzigingen in de materialiteit waarmee de accountant controleert worden doorgevoerd.

Participatie Niet van toepassing. Financiën Aan dit raadsvoorstel zijn op zichzelf geen financiële gevolgen verbonden. Uitvoering De controleverordening zal gedeeld worden binnen de ambtelijke organisatie en met de accountant, zodat naleving en toetsing van de gemeentelijke kaders voor de controle kan plaatsvinden. Communicatie

RAADSVOORSTEL Zie uitvoering.

Bijlagen Stukken voor gemeenteraad - Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (controleverordening)

RAADSVOORSTEL

Besluit van Zaaknummer 4594950

DE RAAD VAN DE GEMEENTE ARNHEM; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 10 juni 2025; gelet op artikel 213 van de Gemeentewet; besluit: Vast te stellen de Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Arnhem Artikel 1. Definities In deze verordening wordt verstaan onder: - accountant: een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet; - accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant; - deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening; - jaarrekening: jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet; - rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving. Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole 1. De accountantscontrole vindt plaats door een accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van 4 boekjaren met de mogelijkheid tot verlenging. 2.

Burgemeester en wethouders bereiden in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor. 3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval: a. de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door burgemeester en wethouders en afwijkende rapportagegrenzen; b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases; en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties; c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen; d. de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

RAADSVOORSTEL e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering f. de vormgeving van de (natuurlijke) adviesfunctie en de bestuurlijke ondersteuning 4. In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast. Artikel 3. Overige controles en opdrachten 1. Burgemeester en wethouders kunnen de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in de voor dat jaar geldende financiële verordening en artikel 213a van de Gemeentewet voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Burgemeester en wethouders informeren de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten. 2. Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. 3. Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht.

Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, zijn burgemeester en wethouders bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is. Artikel 4. Inrichting accountantscontrole 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de frequentie, de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. 2. De accountant kan de werkzaamheden in het kader van de accountantscontrole ook zonder vooraankondiging uitvoeren. De voor de controle benodigde dossierstukken vraagt de accountant zoveel mogelijk vooraf schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie. 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, de raad en vertegenwoordigers van de gemeente. Artikel 5. Informatieverstrekking door burgemeester en wethouders 1. Burgemeester en wethouders zijn verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole. 2.

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn. 3. Bij de jaarrekening bevestigen burgemeester en wethouders schriftelijk aan de accountant, dat alle burgemeester en wethouders bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt. 4. Burgemeester en wethouders overleggen de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 1 mei van het jaar volgend op het boekjaar aan de raad. 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door burgemeester en wethouders aan de raad en de accountant gemeld.

RAADSVOORSTEL 6. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders zo veel mogelijk gebruik van het namens burgemeester en wethouders uitgevoerde onafhankelijke onderzoek. 7. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering. Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant 1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeente. 2. De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de in de gemeentelijke organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen. 3.

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten. Artikel 7. Rapportering door accountant 1. Artikel 213 Gemeentewet regelt de rapportering en de inhoud daarvan van de accountant aan de raad en het college. Middels artikel. 2 van deze verordening, of bekendmaking van onderwerpen voor controle bij het auditplan, kan de raad aan inhoud en rapportering een aantal specifieke wensen hebben toegevoegd. De accountant rapporteert de raad hieromtrent, het college gehoord hebbend. 2. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan burgemeester en wethouders. 3.

In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren. 4. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan burgemeester en wethouders voorgelegd met de mogelijkheid voor burgemeester en wethouders om op deze stukken te reageren. 5. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie. Artikel 8. Intrekking oude regeling De huidige controleverordening gemeente Arnhem wordt ingetrokken.

RAADSVOORSTEL Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2025, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2025 en later. 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening gemeente Arnhem Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 2 juli 2025. De voorzitter, De griffier,