Raadsvoorstel 'Opdrachtverlening Dierentehuis'

Aan de gemeenteraad Zaaknummer

Onderwerp:

4003544

Opdrachtverlening Dierentehuis

Kernboodschap De opvang van dieren in Arnhem te verzekeren door het afsluiten van een langjarige overeenkomst met het Dierentehuis Arnhem Voorstel 1. In te stemmen met het voorstel om geen wensen en bedenkingen in te dienen tegen de Overeenkomst Dierenopvang met Stichting Dierentehuis Arnhem. 2. In te stemmen met het voorstel om geen wensen en bedenkingen in te dienen tegen de Afspraken gezamenlijk opdrachtgeverschap Stichting Dierentehuis en omgeving. Inleiding Het college is voornemens om een overeenkomst aan te gaan met het Dierentehuis Arnhem e.o. en de afspraken over het gezamenlijk opdrachtgeverschap tussen de gemeenten vast te leggen. De bevoegdheid om deze overeenkomsten aan te gaan ligt bij het college. Gelet op uw betrokkenheid bij dit onderwerp wil het college u hierbij graag op grond van artikel 169 lid 4 Gemeentewet in de gelegenheid stellen uw wensen en bedenkingen kenbaar te maken over het voorgenomen besluit tot het aangaan van de overeenkomst met het Dierentehuis en de samenwerkingsafspraken tussen de negen betrokken gemeenten. Het college meent met het sluiten van de Overeenkomst Dierenopvang en de samenwerkingsafspraken goede afspraken te maken om de opvang van dieren in Arnhem te verzekeren, en daarmee te handelen in overeenstemming met de wensen van de raad.

Mocht u toch wensen of bedenkingen hebben, dan nodigen wij u uit die door middel van een amendement kenbaar te maken. Het Dierentehuis Arnhem e.o. verzorgt de opvang van dieren voor Arnhem en 8 andere regiogemeenten. Onze overeenkomst met het Dierentehuis liep op 1 juli jl. af. Om deze reden is in 2021 een aanbestedingsprocedure gestart voor de inkoop van de opvang van dieren. Dit heeft niet geleid tot een gunning. Het Dierentehuis is nu de enige aanbieder in de regio. Om de opvang van de dieren zeker te stellen zijn in afstemming met de buurgemeenten gesprekken gevoerd met het Dierentehuis. Er is overeenstemming over de overeenkomst met het Dierentehuis. De basis voor deze overeenkomst ligt in de Intentieverklaring van 27 september 2023, waarbij Arnhem en alle andere betrokken gemeenten hebben uitgesproken dat zij een langjarige overeenkomst willen sluiten met het Dierentehuis en dat de jaarlijkse bijdrage wordt bepaald op

basis van de vastgestelde begroting. In de overeenkomst wordt de inhoud van de opdracht en de eisen die aan de uitvoering daarvan worden gesteld uitvoerig vastgelegd. Daarnaast worden afspraken gemaakt over de evaluatie, sturing en overleg. Nu er sprake is van gezamenlijk opdrachtgeverschap door 9 gemeenten moeten er ook afspraken worden vastgelegd tussen de gemeenten. Deze afspraken hebben betrekking op de verdeling van de gemeentelijk bijdragen en het contractbeheer. Die afspraken zijn vastgelegd in het document “Afspraken gezamenlijk opdrachtgeverschap Dierentehuis Arnhem”. In Arnhem én de regio is gekozen voor verbetering van de opvang van dieren in vergelijking tot de bestaande opzet met een verouderd gebouw. Dit leidt onvermijdelijk tot meerkosten. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door rentestijging en kostenstijgingen in de bouw en de noodzaak om meer beroepskrachten in te zetten. In dit voorstel is een overzicht openomen van de extra kosten en is toegelicht op welk moment aan u een voorstel voor de financiering van de extra kosten wordt voorgelegd. Beoogd effect Het langdurig zeker stellen van een kwalitatief goede dierenopvang in Arnhem. Argumenten 1.1 Aangaan Overeenkomst Dierenopvang Met het bestuur van de Stichting Dierentehuis Arnhem is overeenstemming bereikt over bijgaande Overeenkomst Dierenopvang.

Het Dierentehuis is begonnen met de voorbereiding van de realisatie van de noodzakelijke nieuwbouw voor de huisvesting van de dierenopvang. Voor het verkrijgen van een hypothecaire lening hiervoor bij de BNG heeft de gemeente Arnhem een garantstelling afgegeven, de overige gemeenten uit de regio hebben hiervoor een contra-garantie afgegeven. Gezien de omvang van deze investering en de looptijd van de garantstelling, wordt de Overeenkomst Dierenopvang aangegaan voor een periode van 10 jaar. Na 10 jaar wordt de overeenkomst stilzwijgend verlengd met maximaal 4 maal een periode van telkens 5 jaar, tenzij één van de partijen voor afloop van de betreffende periode opzegt. In deze overeenkomst wordt de inhoud van de opdracht en de eisen die aan de uitvoering daarvan worden gesteld uitvoerig vastgelegd. Daarnaast worden afspraken gemaakt over de evaluatie, sturing en overleg. Elk half jaar vindt ambtelijk overleg plaats, waarin aan de hand van aan te leveren kwartaalrapportages de dienstverlening wordt geëvalueerd. In deze overleggen worden ook de begroting en de jaarrekening besproken en wordt op basis hiervan het voorschot en de definitieve vergoeding gezamenlijk vastgesteld. Gedurende in elk geval de eerste 5 jaar vindt ook jaarlijks bestuurlijk overleg plaats. Zowel ambtelijk als bestuurlijk worden de overleggen namens de 9 gemeenten gevoerd door een kopgroep van 3 gemeenten.

Met de frequentie van deze overleggen en de aan te leveren rapportages houden we grip op de omvang en kwaliteit van de dienstverlening en op de kosten daarvan, zodat de gemeenten niet voor financiële verrassingen komen te staan. 2.1

Afspraken tussen gemeenten

Er is sprake van gezamenlijk opdrachtgeverschap aan het Dierentehuis door de negen gemeenten. Over dit gezamenlijk opdrachtgeverschap zijn de volgende afspraken tussen de gemeenten vastgelegd. Contractbeheer In de overeenkomst met SDA zijn afspraken vastgelegd over het contractbeheer. Om hieraan uitvoering te geven is er een bestuurlijke en een ambtelijke kopgroep. De kopgroep bestaat uit drie gemeenten, waaronder in elk geval de gemeente Arnhem. De kopgroep voert het bestuurlijk en ambtelijk overleg met het Dierentehuis zoals overeengekomen in de Overeenkomst Dierenopvang. Elke drie jaar kunnen de gemeenten besluiten de samenstelling van de bestuurlijk- en de ambtelijke kopgroep te wijzigen. Ten aanzien van de goedkeuring van de begroting en de vaststelling van het te betalen voorschot en de definitieve vergoeding legt de ambtelijke kopgroep een voorstel voor gelijkluidende besluitvorming voor aan alle gemeenten. Verdeling vergoeding Op basis van de begroting en de jaarrekening en in overleg met SDA wordt de te betalen vergoeding aan SDA jaarlijks gezamenlijk vastgesteld. Op basis van de verdeling die de gemeenten afspreken, brengt SDA de vergoeding bij elke gemeente in rekening. De verdeling van deze vergoeding over de gemeenten wordt gebaseerd op het (gemiddeld) aantal opgevangen dieren per gemeente. Kanttekeningen en risico's 1.1

Door het sluiten van een langjarige overeenkomst met SDA wordt de toekomstige flexibiliteit ten aanzien van een andere invulling van dierenopvang beperkt.

1.2

Indien in de toekomst andere investeringen noodzakelijk zijn kan dit leiden tot meerkosten in de begroting van SDA. Deze worden besproken in de halfjaarlijkse overleggen met SDA in het kader van contractbeheer en behoeven de goedkeuring van de gemeenten.

1.3

Een verandering van onderlinge kostenverdeling tussen de deelnemende gemeenten kan leiden tot meer/minderkosten voor de gemeente Arnhem.

1.4

Na de ingetrokken aanbestedingsprocedure van 2021 wordt nu rechtstreeks met het Dierentehuis gecontracteerd. Aanbestedingsrechtelijk lopen we hiermee het risico dat een concurrent hiertegen bezwaar maakt. Vanwege het feit dat er geen andere aanbieders van dierenopvang in de regio zijn, achten wij dat risico beperkt.

Participatie Niet van toepassing

Financiën Ontwikkelingen begroting Dierentehuis Stichting Dierentehuis Arnhem en Omstreken (SDA) heeft als dekking van haar kosten twee inkomstenbronnen: de bijdragen van de gemeenten en bijdragen van particulieren. De bijdrage van de particulieren is jaarlijks rond de € 100.000, hetgeen ook het bedrag is dat in de begroting 2023-2026 is opgenomen. De bijdrage van de gemeenten aan SDA stijgt in de begroting 2023-2026 van € 607.000 in 2023 naar € 998.000 in 2026. Deze verhoging vindt gefaseerd plaats en het verloop van de bijdragen vanaf 2020 ziet er momenteel als volgt uit:

Jaar

Bijdragen gemeenten SDA

Realisatie 2020

€ 387.000

Realisatie 2021

€ 432.000

Realisatie 2022

€ 372.000

Begroting 2023

€ 607.000

Begroting 2024

€ 700.000

Begroting 2025

€ 965.000

Begroting 2026

€ 998.000

Ten opzichte van 2022 wordt de stijging in 2023 met name veroorzaakt door hogere personeelslasten: de formatie wordt uitgebreid (receptie, secretariaat en management), de vrijwilligersvergoeding wordt verhoogd en de financiële beloning voor betaalde krachten wordt verhoogd. Door het aantrekken van een lening voor de investering in de nieuwbouw van het asiel ontstaan hogere rentelasten vanaf 2024. Hierbij is SDA in haar begroting 2023-2026 uitgegaan van een rentepercentage van 4%. De verwachting is dat de nieuwbouw voor 2025 gereed is zodat vanaf 2025 wordt afgeschreven op het pand (30 jaar lineair) en naast een rentelast ook een afschrijvingslast ontstaat. Ontwikkeling kosten en dekking gemeente Arnhem De gemeente Arnhem heeft ongeveer 50% aandeel in de totale gemeentelijke bijdragen aan SDA. Concreet betekent dit een bijdrage in 2023 van -afgerond- € 300.000, in 2024 € 350.000, in 2025 € 480.000 en in 2026 € 500.000 op basis van de huidige begroting 2023-2026 van SDA. Het jaarlijkse budget dat hiervoor momenteel in de gemeentelijke begroting aanwezig is, is € 300.000 (inclusief aanvullend structureel budget van € 50.000 vanuit het college-akkoord). Dit betekent dat in 2025 het budget met € 180.000 moet worden verhoogd en in 2026 en verdere jaren met € 200.000.

In overeenstemming met de aangenomen motie 23M104 “Financiële dekking voor Dierentehuis Arnhem en omstreken” zal deze verhoging van het budget vanaf 2025 betrokken worden bij de

Perspectiefnota 2025-2028. De verwachte overschrijding van het budget in 2024 van € 50.000 zal meegenomen worden in de eerstvolgende Turap in 2024. Uitvoering Na definitieve besluitvorming door het college zal de overeenkomst worden ondertekend. Daarnaast zal de kopgroep (ambtelijk en bestuurlijk) worden benoemd voor een periode van drie jaar. Communicatie In overleg met het Dierentehuis en de regiogemeenten zal een persbericht worden opgesteld. Bijlagen Stukken voor gemeenteraad - concept overeenkomst Dierentehuis - concept "Afspraken gezamenlijk opdrachtgeverschap Dierentehuis - intentieverklaring

Besluit van

20 december 2023

Zaaknummer

4003544

DE RAAD VAN DE GEMEENTE ARNHEM; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 28 november 2023, nummer: 4003544; gelet op artikelen 12 en art. 169, lid 4 van de Gemeentewet; besluit: 1. In te stemmen met het voorstel om geen wensen en bedenkingen in te dienen tegen het voornemen van het college om een langjarige overeenkomst te sluiten met het Dierentehuis Arnhem. 2. In te stemmen met het voorstel om geen wensen en bedenkingen in te dienen tegen het voornemen van het college om de Afspraken gezamenlijk opdrachtgeverschap Stichting Dierentehuis en omgeving vast te stellen.

De griffier,

De voorzitter,