Raadsvoorstel '(Om)vorming van De Connectie'

RAADSVOORSTEL RAADSVOOORSTEL

Aan de gemeenteraad Zaaknummer

4805154

Onderwerp: (Om)vorming van De Connectie Kernboodschap De eigenaren van De Connectie – de gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden – spraken in oktober 2024 de intentie uit om met ingang van 1 januari 2026 De Connectie om te vormen van de huidige bedrijfsvoeringsorganisatie naar een hostingsmodel met één gastheergemeente (Arnhem) en twee gastgemeenten (Renkum en Rheden). Beide zijn een gemeenschappelijke regeling op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (hierna: Wgr). Door het college toestemming te verlenen om de “Centrumgemeenteregeling De Connectie” op te richten, kan De Connectie zoals beoogd per 1 januari 2026 worden omgevormd. Voorstel 1. Het college toestemming te verlenen vóór 1 januari 2026 de gemeenschappelijke regeling “Centrumgemeenteregeling De Connectie” te treffen, conform bijgaand raadsbesluit. Inleiding In oktober 2024 spraken de eigenaren van De Connectie – de gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden – de intentie uit om de bedrijfsvoeringsorganisatie om te vormen en in te vlechten als cluster in de gemeentelijke organisatie van Arnhem. De deelnemende gemeenten zijn tevreden over het werk van De Connectie, maar constateren dat de huidige samenwerkingsvorm tegen haar grenzen aanloopt. Qua ambities, handelingssnelheid en kostenverdeling. De samenwerking wordt gecontinueerd op een manier die beter past bij de huidige en toekomstige uitdagingen.

Concreet biedt de nieuwe vorm meer slagkracht en flexibiliteit en een evenwichtige afstemming van eigenaarschap en financiële verantwoordelijkheid. Onder de voorwaarde dat u toestemming verleent, heeft het college op 11 november 2025 een aantal besluiten genomen. Allereerst om de gemeenschappelijke regeling “Centrumgemeenteregeling De Connectie” te treffen. Daarbij heeft het college besloten hierbinnen de onderdelen en taken van de “bedrijfsvoeringsorganisatie De Connectie”, onder te brengen te weten: Informatie- en Communicatietechnologie (ICT), Facilitaire zaken, Belastingen en Basisregistraties, Personeels- en Salarisadministratie (PSA), Financiële administratie en verzekeringsbeheer (FA), Inkoop en Aanbesteding (I&A), Frontoffice en Documentaire Informatievoorziening (DIV), onder de voorwaarde dat de gemeenteraad toestemming verleent de centrumregeling te treffen. Daarbij heeft het college besloten om alle onderdelen van de bedrijfsvoeringsorganisatie De Connectie per 1 januari 2026

RAADSVOORSTEL ‘as-is’ onder te brengen in cluster “De Connectie” in de gemeente Arnhem. Tot slot heeft het college besloten om een nieuwe Dienstverleningsovereenkomst (DVO) en een Overeenkomst financiële herverdelingsafspraak te sluiten. Om tot de omvorming van De Connectie te komen worden de volgende stappen gezet: 1. In september jl. zijn principebesluiten genomen en is aan de raden zienswijze gevraagd over het voorontwerp van de centrumgemeenteregeling. Hierbij is één inhoudelijke zienswijze van de raad van de gemeente Rheden ingediend die verderop in het voorstel is verwerkt; 2. a. Inmiddels hebben de deelnemende colleges een definitief besluit genomen om – nadat zij toestemming van de raden krijgen – de centrumgemeenteregeling De Connectie te treffen en hier via het principe “as-is” de benoemde onderdelen en taken bij de gemeente Arnhem onder te brengen die zich nu in de bedrijfsvoeringsorganisatie “De Connectie” bevinden. b. Via dit raadsvoorstel vraagt het college aan de raad om toestemming; c. Tevens moet er een alleenrecht door de gemeenten Renkum en Rheden worden gevestigd ten faveure van de centrumgemeente Arnhem. Hierdoor kan een beroep worden gedaan op een uitzondering van de aanbestedingsplicht; d.

Om de “as-is” overgang te realiseren wordt tevens een overgangsovereenkomst tussen partijen gesloten en om de dienstverlening te concretiseren wordt een DVO afgesloten. e. In deze DVO staat vermeld dat de herverdelingsafspraak van 15 oktober 2024 zal worden bekrachtigd door middel van een separate overeenkomst. Deze Overeenkomst Financiële correctie voorziet hierin en kent een langere looptijd dan de DVO. 4. Het eerste gedeelte van 2026 wordt de financiële verantwoording van de bedrijfsvoeringsorganisatie “De Connectie” vormgegeven en vindt de accountantscontrole op de jaarrekening en het jaarverslag plaats; 5. a. Nadat alle (financiële) verplichtingen van de bedrijfsvoeringsorganisatie “De Connectie” zijn afgehandeld, wordt de procedure voor de opheffing van deze gemeenschappelijke regeling ingezet. b. Voordat het besluit tot opheffing kan worden genomen, vragen de colleges hiervoor toestemming aan hun raden (artikel 27, tweede lid Gemeenschappelijke regeling De Connectie). Beoogd effect De omvorming van De Connectie mogelijk te maken door het oprichten van een enkelvoudige centrumgemeente genaamd “Centrumgemeenteregeling De Connectie”. Argumenten 1.1 Er moet een centrumgemeenteregeling getroffen worden. Het college treft maatregelen om uiteindelijk tot een centrumgemeenteregeling te komen. Voordat het college dit kan doen, heeft het toestemming van de raad nodig.

In eerste instantie is in de stukken gesproken over de omvorming van de bedrijfsvoeringsorganisatie (hierna: BVO) naar een enkelvoudige centrumgemeente (hierna: ECR). Voorgesteld wordt om dit niet te doen, maar om een nieuwe entiteit (een ECR) op te richten naast de BVO. Dit houdt verband met het feit dat De Connectie op dit moment een BVO is die een eigen rechtspersoonlijkheid kent. Een ECR kent geen eigen rechtspersoonlijkheid. Vanwege de juridische en financiële afhechting is het daarom van belang de BVO nog enige tijd in de lucht te houden.

RAADSVOORSTEL In overleg met de accountant wordt daarom voorgesteld een ECR op te richten, in plaats van de BVO om te vormen tot de ECR. Nadat alle formaliteiten zijn afgehandeld, zoals bijvoorbeeld de jaarrekening en het jaarverslag van 2025, kan de BVO worden opgeheven. Vanuit de raden van de gemeente Arnhem en de gemeente Renkum zijn geen inhoudelijke zienswijzen op het voorontwerp van de centrumregeling ingediend. Vanuit de raad van de gemeente Rheden is er wel een zienswijze ingediend door het volgende op te merken: “We merken evenwel op dat de er een discrepantie bestaat tussen art. 14 lid 4 van het voorontwerp en de centrumregeling De Connectie en de Businesscase. Het gaat daarbij over het betrekken van een onafhankelijke deskundige bij het in kaart brengen van de consequenties van het uittreden van een deelnemende gemeente. Ook in het geval van een uittreding is het belangrijk uitdrukking te geven aan de geest van de samenwerking door het belang van elke deelnemer te borgen (en niet alleen dat van de centrumgemeente en de uittredende partij). Wij vragen u om die reden te bewerkstelligen dat in afstemming met de andere deelnemers het voorontwerp van de gemeenschappelijke regeling op dit punt wordt aangepast conform het bepaalde in de Businesscase.”

We hebben deze zienswijze geadresseerd in het nieuwe ontwerp van de centrumregeling. In het vierde lid en de bijbehorende toelichting hebben we nu het volgende opgenomen: “Bij het in kaart brengen van deze consequenties kan een onafhankelijke deskundige door de centrumgemeente en/of gastgemeente betrokken worden.” Hier stond in het voorontwerp: “Bij het in kaart brengen van deze consequenties kan een onafhankelijke deskundige door de centrumgemeente en de uittredende gemeente betrokken worden.” 2.1 en 3.1 Er moet bepaald worden welke taken bij de centrumgemeenteregeling worden ondergebracht. In het voorontwerp van de ECR is niet bepaald welke onderdelen of taken ondergebracht worden bij de centrumregeling. Om enige flexibiliteit te houden is in artikel 2, tweede lid van het voorontwerp geregeld dat de deelnemers bij gelijkluidend besluit bepalen welke onderdelen of taken worden overgedragen aan de regeling. Dit is overigens in de regeling van de huidige BVO ook het geval. Voorgesteld wordt om de onderdelen of taken te bepalen die nu ook in huidige De Connectie zijn ondergebracht (as-is). Uitzondering hierop zijn de Management assistentes (hierna MAS) en de bodes.

Voor de MAS en de bodes heeft een apart traject gelopen, waardoor de MAS en de bodes die reeds werkzaam waren voor de gemeente Renkum of Rheden op vrijwillige basis bij deze gemeenten per 1 juli 2025 in dienst konden treden. De MAS medewerkers die nu nog in dienst zijn bij De Connectie werken voor de gemeente Arnhem en/of De Connectie zelf. Dit onderdeel gaat ‘as-is’ mee naar de gemeente Arnhem in hetzelfde cluster, maar zal geen onderdeel meer zijn van de taken die de centrumregeling voor de drie gemeenten uitvoert. 4.1 Het college moet toestemming hebben van de raad om de centrumgemeenteregeling te treffen. Op grond van artikel 1, vierde lid van de Wgr moet uw raad gevraagd worden om toestemming om de gemeenschappelijke regeling te treffen. Deze toestemming kan slechts worden onthouden wegens

RAADSVOORSTEL strijd met het recht of het algemeen belang. Via bijgaand besluit kunt u deze toestemming kenbaar maken. Kanttekeningen en risico's 1.1

Indien er geen aparte ECR wordt opgericht, maar er omvorming plaatsvindt lopen straks verantwoordelijkheden door elkaar. De huidige Connectie (BVO) moet, ook wanneer de taken per 1 januari 2026 elders zijn ondergebracht, nog (financiële) verantwoording afleggen over het kalanderjaar 2025. Wanneer de BVO per 1 januari 2026 is omgevormd tot een enkelvoudige centrumgemeente en daarmee onder de rechtspersoon de gemeente Arnhem valt, wordt de situatie wie voor deze verantwoording verantwoordelijk is onhelder. Er bestaat dan immers geen bestuur meer van de BVO. 1.2

Er is een helder sturingsmodel nodig om beslissingen te kunnen nemen op de ontwikkelingen en opgaven die in de toekomst op de gemeenten zullen afkomen. Het besturingsmodel in relatie tot de centrumregeling moet duidelijk zijn. Heel nadrukkelijk is met de gemeente Renkum en Rheden afgestemd wat de uitgangspunten van Besturing zijn. Deze zijn beschreven en vastgesteld in de businesscase en beschreven in het invlechtingsplan. De gemeente Arnhem is in de lead en ontwikkelt een strategische roadmap in afstemming met de gemeenten Renkum en Rheden en geeft sturing aan de realisatie. De Deelnemers hebben een inspanningsverplichting om op niet-beleidsneutrale onderwerpen in consensus tot een besluit te komen. Mocht dit onverhoopt niet haalbaar zijn dan is de gemeente Arnhem gerechtigd te besluiten waarbij zij in haar besluit blijk geeft van het meewegen van de belangen van de gastgemeenten. De gemeente Arnhem houdt rekening met verschillende tempo’s waarop gastorganisaties zich ontwikkelen en past, waar het kan, een modulaire opzet toe om flexibel te blijven. Dit is de basis waarop verdere uitwerking van het besturingsmodel voor 1 januari 2026 zal plaatsvinden. Afspraken worden vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst. De ECR verwijst daarnaar. 1.3

Er is beleidsmatige afstemming nodig tussen de dienstverlening van cluster De Connectie en de rest van de gemeente Arnhem. De oorspronkelijke doelstelling van De Connectie was om tussen de verschillende organisaties harmonisatie na te streven. Dat bleek in het bestaande sturingsmodel lastig en zal in het nieuwe model voortvarender moeten verlopen. De gemeente Arnhem zal hierin de regie moeten nemen. 1.4 Mogelijke risico’s moeten voldoende worden onderkend. Er zijn uitgebreide risicoanalyses gemaakt. Deze zijn opgenomen in het invlechtingsplan en in de businesscase. Participatie De voorbereiding en de totstandkoming van de bijgevoegde documenten zijn in samenwerking met De Connectie en de gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden gerealiseerd. Alle belanghebbenden zijn vertegenwoordigd in de projectorganisatie en stuurgroepen.

RAADSVOORSTEL

Financiën Hostingmodel Bij het intentiebesluit in oktober 2024 is een verschillenanalyse gemaakt om de financiële effecten voor de drie gemeenten in beeld te brengen. Daarbij is onderscheid gemaakt tussen: a. Lumpsum kostenverdeling, zoals die als voorlopige verdeling in de afgelopen jaren feitelijk is gehanteerd; b. Kostenverdeling zoals die zou moeten zijn volgens het kostprijsmodel dat hoort bij gedeeld eigenaarschap (Wgr-bedrijfsvoeringsorganisatie); c. Kostenverdeling zoals die zou moeten zijn volgens het kostprijsmodel dat hoort bij één eigenaar (Wgr-enkelvoudige centrumregeling). In een enkelvoudige centrumregeling (hostingmodel) ligt het eigenaarschap en de daarmee samenhangende instandhoudingskosten bij de centrumgemeente en betalen de gastgemeenten een vergoeding op basis van de door hen afgenomen producten en diensten. De financiële effecten van deze drie situaties zijn voor iedere gemeente in onderstaande tabel op een rij gezet (bedragen zijn x € 1.000, gebaseerd op begroting 2024).

Gemeente

a

b

c

Lumpsum

Lumpsum

Kostprijs-

Verschil bij

Kostprijs-

Verschil bij

bedrag

percentage

model bij

voortzetten

model bij

omvorming

huidig (€)

huidig (%)

voortzetten

BVO (€)

omvorming

naar ECR (€)

BVO (€) 1

naar ECR (€)

Arnhem

37.023

72,8

32.530

-4.493

37.332

309

Renkum

5.164

10,2

6.898

1.734

5.236

72

Rheden

8.635

17,0

10.597

1.962

8.254

-381

TOTAAL

50.822

100,0

50.024

-798

50.822

0

[1]

Het totaalbedrag wijkt af van de andere kolommen omdat toepassing van het kostprijsmodel ook effect heeft op de doorbelaste kosten

op producten die derden afnemen (die daardoor in dit geval meer moeten betalen) en omdat voor een reëel beeld de kosten voor de incidentele inzet van ICT-projectleiders uit de opstelling is verwijderd.

Bovenstaande tabel laat zien dat de kostenverdeling (gemeten naar het begrotingsjaar 2024) bij het hostingsmodel voor de drie gemeenten tot nagenoeg dezelfde kostenverdeling leidt als in de huidige situatie. In de komende jaren gaan we werken conform het kostprijsmodel zoals bepaald bij de besluitvorming voor de Omvorming en invlechting van De Connectie. Niet eerder hebben we conform het kostprijsmodel gewerkt. Dit is een verandering met impact. Validatie, toepassing en implementatie vragen aandacht. Voor het begrotingsjaar 2026 wordt de bij het intentiebesluit voorgestelde kostenverdeling toegepast. Daarbij rekening houdend met actualisatie van de begroting

RAADSVOORSTEL 2026 op basis van prijsindexatie, Cao-afspraken, mutatie managementondersteuning en bodes en structurele effecten van maat- en meerwerkovereenkomsten. In 2026 zullen we de kostprijssystematiek parallel valideren, voorbereiden en monitoren. Met ingang van 2027 zullen we starten met het daadwerkelijk toepassen en werken volgens de kostprijssystematiek. Bespreking en afstemming zal met de gastgemeenten bestuurlijk vooraf plaatsvinden. Incidentele transitiekosten De onderzoekskosten, betreffende het opheffingsplan en de overkoepelende businesscase, zijn in beeld gebracht en kunnen conform de afspraken uit het intentiebesluit, op basis van de huidige lumpsumverdeling, naar rato worden verdeeld over de eigenaren van De Connectie. Na afronding van het invlechtingsplan zijn de met de transitie gepaard gaande projectkosten in beeld gebracht en afgestemd met de deelnemers in De Connectie. De inrichtingskosten komen voor rekening van de gastheergemeente en worden zoveel mogelijk binnen de bestaande begroting opgevangen. Inmiddels hebben we een schatting gemaakt op basis van de activiteiten die nodig zijn om de Omvorming en invlechting daadwerkelijk te realiseren. Initieel is een calculatie gemaakt van € 250.000 voor de drie gemeenten. De geschatte kosten vielen hoger uit dan oorspronkelijk was voorzien.

Naast dekking binnen de exploitatie van De Connectie en de begroting van de gemeente Arnhem zijn er maatregelen genomen die ertoe hebben geleid dat de kosten lager uitvallen. In totaal worden de kosten geprognosticeerd op € 330.000 voor 2025. Dat zijn € 80.000 aan meerkosten. In goed overleg met de drie gemeenten zijn bestuurlijk afspraken gemaakt om deze kosten naar rato te verdelen over de eigenaren van De Connectie naast de afspraak die hierover al eerder gemaakt is bij het intentiebesluit. Dat betekent dat de gemeente Arnhem € 267.000 betaalt, de gemeente Renkum € 23.000 en de gemeente Rheden € 39.000. Via de reguliere P&C cyclus zal worden gerapporteerd. In 2026 neemt de gemeente Arnhem de kosten voor Omvorming en invlechting voor haar rekening. Het bestuur zal bij een eventueel positief eindejaarsresultaat van De Connectie een bestemmingsvoorstel doen, waarbij het als een optie wordt gezien om het positief resultaat in te zetten voor de transitie van De Connectie naar een enkelvoudige centrumregeling. Uitvoering Lokaal overleg en Medezeggenschap De ondernemingsraad en het Lokaal Overleg zijn in het voorbereidingsproces meegenomen en geïnformeerd. Ten tijde van het in routing brengen van deze nota was er een principeakkoord met de bonden in het Lokaal Overleg. Omdat deze nog hun leden moeten raadplegen kunnen er nog geen mededelingen gedaan worden over het proces.

Nadat de leden geraadpleegd zijn en er een definitief akkoord is, zal de OR definitief adviseren. Deze informatie zal, wanneer definitief aanwezig, aan het college en de raad worden nagezonden. Omvorming en invlechting per 1 januari 2026 De voorbereiding voor de Omvorming en Invlechting is in volle gang en vindt in goede samenwerking met alle partijen plaats. In de voorbereiding is alles erop gericht dat de continuïteit van de bedrijfsvoering en de dienstverlening van De Connectie in het belang van medewerkers, gemeenten, leveranciers, inwoners en ondernemers gehandhaafd blijft.

RAADSVOORSTEL

Communicatie De Centrumgemeenteregeling De Connectie wordt gepubliceerd in het digitale Gemeenteblad en is terug te vinden via www.overheid.nl. Ten behoeve van de communicatie van het bestuurlijk proces wordt er door de deelnemers en De Connectie in gezamenlijkheid een communicatieplan gemaakt.

Bijlagen Stukken voor gemeenteraad 1. Raadsvoorstel en -besluit 2. Centrumgemeenteregeling De Connectie 3. Alleenrecht (Renkum en Rheden) 4. Overgangsovereenkomst 5. Dienstverleningsovereenkomst 6. Overeenkomst Financiële herverdelingsafspraak 7. Advies Ondernemingsraad 8. Omvormingsplan 9. Invlechtingsplan 10. Businesscase

RAADSVOORSTEL Besluit van Zaaknummer

4805154

DE RAAD VAN DE GEMEENTE ARNHEM; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 11 november 2025; gelet op artikel 1, vierde lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen; besluit: 1. Het college toestemming te verlenen de gemeenschappelijke regeling “Centrumgemeenteregeling De Connectie” te treffen.

De griffier,

De voorzitter,