Raadsvoorstel 'Mandaat-, volmacht- en machtigingsregeling gemeenteraad Arnhem en commissie werkgeverschap Arnhem 2025'

Aan de gemeenteraad Zaaknummer

Onderwerp:

4829910

Mandaat-, volmacht- en machtigingsregeling gemeenteraad Arnhem en commissie werkgeverschap Arnhem 2025

Kernboodschap Het is in de praktijk gebruikelijk dat taken waarvoor de raad wettelijk bevoegd is door de griffier of ambtelijke organisatie wordt uitgevoerd. Met het voorliggende raadsvoorstel wordt dit formeel vastgelegd in één mandaatregeling. Een aantal taken worden al uitgevoerd door de griffie of ambtelijke organisatie, maar het betreft ook een aantal nieuwe bevoegdheden die worden gemandateerd. Voorstel Vaststellen ‘Mandaat-, volmacht- en machtigingsregeling gemeenteraad Arnhem en commissie werkgeverschap Arnhem 2025’ Inleiding De raad is bevoegd om besluiten te nemen voor de uitvoering van verschillende taken. Voor enkele van die taken is het in de praktijk efficiënter om die door andere te laten uitvoeren. Daarvoor kan de raad een mandaat geven: dan kan een ander namens de raad een bepaald besluit nemen. In het voorliggende mandaatbesluit wordt voorgesteld de volgende mandaten te verlenen. Zie ook bijlage 1a, 1b en 2 van de ontwerpregeling. Aan de griffier:

1. Opheffing geheimhouding van documenten en (video)verslagen die twee jaar of ouder zijn na instemming van het presidium én - in geval de geheimhouding is opgelegd door een ander orgaan dan de raad - na positief advies van het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd. 2. Alle handelingen ten aanzien van de fractievergoedingen, met uitzondering van het indexeren van de bedragen. Een besluit tot (gedeeltelijk) niet verstrekken, dan wel terugvorderen bij het niet voldoen aan de verplichte verantwoording kan alleen na instemming van het presidium worden genomen. 3. Besluiten op verzoeken op grond van de Wet open overheid. 4. Alle bevoegdheden ten aanzien van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). 5. Het nemen van personele besluiten ten aanzien van de op de griffie werkzame ambtenaren, niet zijnde de griffier zelf. Aan het college, waarna het college dit zal ondermandateren aan ambtenaren werkzaam op Juridische Zaken: 6. Procesvertegenwoordiging: het voeren van verweer en vertegenwoordiging van de raad in een bezwaarprocedure, beroepsprocedure en administratieve beroepsprocedure; 7. Verdagen beslistermijn, dwangsom niet tijdig beslissen, vaststellen van de hoogte van de dwangsom en alle daarmee samenhangende handelingen, hangende bezwaar of beroep Onder het kopje Argumenten wordt per mandaat een reden gegeven waarom dit gewenst is.

Beoogd effect Verlenen van mandaat aan griffier en ambtelijke organisatie van uitvoerende werkzaamheden. Argumenten 1. Opheffing geheimhouding De raad handelt in de openbaarheid. Zo kan iedere inwoner of andere betrokkenen zien hoe besluiten worden genomen en zijn de besluiten van de raad dus navolgbaar. Het kan nodig zijn dat

er documenten onder geheimhouding aan de raad moeten worden aangeboden, of dat de raad zelf in beslotenheid en onder geheimhouding moet vergaderen. Daarvoor moet het voldoen aan voorwaarden uit de Gemeentewet. Echter, het is gewenst dat die geheimhouding zo snel als mogelijk wordt opgeheven. Door de opheffing van geheimhouding op oudere documenten te mandateren aan de griffier, is het mogelijk om sneller tot openbaarmaking te komen. De griffier beslist hier dan niet zelfstandig toe, maar kan hiertoe besluiten na instemming van het presidium. Als het gaat om documenten die zijn aangeleverd door het college, dient er ook een positief advies van het college te liggen. Hiermee wordt geborgd dat alleen documenten openbaar gemaakt kunnen worden waarvan dat ook mogelijk is.

2. Alle handelingen ten aanzien van de fractievergoedingen Fracties ontvangen een fractievergoeding. Dit is geregeld in de Verordening Ambtelijke bijstand en Fractieondersteuning. De uitvoering daarvan ligt volgens de verordening bij de raad, maar wordt in de praktijk door de griffier uitgevoerd. Door dit vast te leggen in het mandaatbesluit wordt dit ook formeel vastgelegd. Het gevraagde mandaat gaat over alle handelingen, alleen voor het (gedeeltelijk) niet verstrekken, dan wel terugvorderen bij het niet voldoen aan de verplichte verantwoording vraagt de griffier instemming van het presidium.

3. Besluiten op verzoeken op grond van de Wet open overheid Het kan voorkomen dat de gemeenteraad als bestuursorgaan verzoeken ontvangt op grond van de Wet open overheid. Het gaat dan om verzoeken tot openbaarmaking. Het ligt in de lijn der verwachting dat de raad hierover niet als raad besluit, maar deze besluiten mandateert aan de griffier.

4. Alle bevoegdheden ten aanzien van de AVG Het kan voorkomen dat de gemeenteraad als bestuursorgaan verzoeken ontvangt op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het gaat dan om verzoeken zoals het opvragen en/of verwijderen van persoonsgegevens. Nu handelt de griffie al naar de AVG, maar het kan alsnog voorkomen dat de raad dergelijke verzoeken ontvangt. Het ligt in de lijn der verwachting dat de raad over die verzoeken niet als raad besluit, maar deze besluiten mandateert aan de griffier.

5. Personele bevoegdheden griffier De gemeenteraad heeft eerder al een besluit genomen om personele bevoegdheden over de griffier en medewerkers van de griffie te delegeren aan de commissie werkgeverschap. Die commissie heeft vervolgens een besluit genomen om de personele bevoegdheden over de medewerkers van de griffie -niet zijnde tot de griffier zelf- te mandateren aan de griffier. Door deze bevoegdheden nu op te nemen in het voorliggende mandaatbesluit is het makkelijker vindbaar. Daarnaast zijn de bevoegdheden nader gespecificeerd.

6. Procesvertegenwoordiging Het is gebruikelijk dat ambtenaren werkzaam bij Juridische Zaken de gemeente vertegenwoordigen bij het voeren van verweer, in een bezwaarprocedure, een beroepsprocedure en een administratieve beroepsprocedure. De ambtenaren doen dit in naam van de gemeenteraad als zij een besluit verdedigen dat de raad heeft genomen. Door deze bevoegdheid expliciet op te nemen in het mandaatbesluit wordt de gebruikelijke praktijk formeel vastgelegd.

7. Besluiten over dwangsommen bij niet tijdig besluit op bezwaar In het geval de gemeenteraad niet tijdig beslist op een bezwaar kan de bezwaarmaker een dwangsom eisen. Alle besluiten die hiermee samengaan, zoals het besluiten van de vaststelling van de dwangsom of het verdagen van de beslistermijn, zijn besluiten die in formele zin door de raad genomen moeten worden. Terwijl dit feitelijke uitvoeringsbesluiten zijn die volgen uit de wet. Hier is geen interpretatie over mogelijk noch een keuze om het niet uit te voeren. Daarom is voorgesteld om ook deze besluiten door de ambtenaren van Juridische Zaken te laten nemen in plaats van door de raad.

Kanttekeningen en risico's Verlies van inzicht

Door bevoegdheden te mandateren is het mogelijk dat het bestuursorgaan het overzicht verliest. In het raadsvoorstel is daarom per bevoegdheid opgenomen wanneer de raad wordt geïnformeerd bij toepassing van die bevoegdheid. Het informeren verloopt middels een raadsbrief. Participatie Het betreft een interne aangelegenheid van de raad waarvoor participatie niet van toepassing is. Financiën Het besluit heeft geen financiële gevolgen. Uitvoering Na besluit van de raad wordt de mandaatregeling gepubliceerd. Communicatie Het betreft een interne aangelegenheid van de raad waarvoor externe communicatie niet van toepassing is. Bijlagen Stukken voor gemeenteraad 

Besluit van Zaaknummer

4829910

DE RAAD VAN DE GEMEENTE ARNHEM; gelezen het voorstel van het presidium van DD/MM/YYYY en de commissie werkgeverschap van de gemeente Arnhem, ieder voor zover het zijn/haar bevoegdheid betreft; gelet op titel 10.1 van de Algemene wet bestuursrecht; besluit: Tot vaststelling van: ‘Mandaat-, volmacht- en machtigingsregeling gemeenteraad Arnhem en commissie werkgeverschap Arnhem 2025’, zoals beschreven in bijgevoegde bijlage.

De griffier,

De voorzitter,

CONCEPT MANDAATREGELING GEMEENTERAAD GEMEENTE ARNHEM Intitulé MANDAAT- VOLMACHT- EN MACHTIGINGSBESLUIT GEMEENTERAAD GEMEENTE ARNHEM EN DE COMMISSIE WERKGEVERSCHAP GEMEENTE ARNHEM De raad van de gemeente Arnhem, gelezen het voorstel van het presidium van DD/MM/YYYY en de commissie werkgeverschap van de gemeente Arnhem, ieder voor zover het zijn/haar bevoegdheid betreft; gelet op titel 10.1 van de Algemene wet bestuursrecht; besluit de volgende regels vast te stellen voor mandaat, volmacht en machtiging voor de bevoegdheden die hem en haar toekomen, genoemd in de bij dit besluit behorende bijlagen.

Artikel 1 Begripsbepalingen In dit besluit wordt verstaan onder: - college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Arnhem; - commissie werkgeverschap: de bij raadsbesluit van 17 december 2012 ingestelde commissie aan wie bevoegdheden zijn gedelegeerd door de gemeenteraad ten aanzien van het werkgeverschap van de griffier en de overige op de griffie werkzame ambtenaren; - griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren als bedoeld in artikel 107e Gemeentewet; - griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de gemeenteraad benoemde functionaris; - machtiging: de bevoegdheid om feitelijke handelingen in naam van de gemeente die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn te verrichten; - mandaat: de bevoegdheid om in naam en onder de verantwoordelijkheid van de mandaatgever besluiten te nemen, hieronder begrepen de bevoegdheid om deze besluiten te ondertekenen (tenzij uitdrukkelijk anders bepaald); - mandaatoverzicht: overzicht van door mandaatgever aan gemandateerde opgedragen bevoegdheden zoals opgenomen in bijlage 1 en 2; - plaatsvervangend griffier: de door de raad aangewezen plaatsvervanger(s) van de griffier zoals bedoeld in artikel 107d van de Gemeentewet; - presidium: de vergadering van

voorzitter, vicevoorzitter, fractievoorzitters en griffier belast met het bestuur van de gemeenteraad; - volmacht: de bevoegdheid om privaatrechtelijke rechtshandelingen in naam van de gemeente te verrichten.

Artikel 2 Mandaat, volmacht en machtiging aan de griffier 1. Aan de griffier wordt door de gemeenteraad en de commissie werkgeverschap mandaat, volmacht en machtiging verleend tot het namens en onder verantwoordelijkheid van de gemeenteraad en voornoemde commissie nemen van besluiten, het ondertekenen van die besluiten en het verrichten van de nodige handelingen ter uitoefening van de bevoegdheden zoals vermeld in het overzicht in bijlage 1a en 1b. 2. In het geval van afwezigheid van de griffier worden de bevoegdheden zoals bedoeld in het eerste lid ten tijde van die afwezigheid uitgeoefend door de plaatsvervangend griffier.

3. De griffier is bevoegd wijzigingen in de bijlagen aan te brengen voor zover het uitsluitend betreft wijzigingen in benamingen van functieonderdelen en/of functionarissen, waarbij geen sprake is van inhoudelijke aanpassingen.

Artikel 3 Mandaat, volmacht en machtiging aan het college 1. Aan het college wordt door de gemeenteraad mandaat, volmacht en machtiging verleend tot het, namens en onder verantwoordelijkheid van de gemeenteraad, nemen van besluiten, het ondertekenen van die besluiten en het verrichten van de nodige handelingen ter uitoefening van de bevoegdheden zoals vermeld in het overzicht in bijlage 2. 2. Het college is bevoegd tot het verlenen van ondermandaat, ondervolmacht en ondermachtiging aan onder zijn verantwoordelijkheid werkzame functionarissen en aan niet onder zijn verantwoordelijkheid werkzame personen.

Artikel 4 Instructie, escalatie en beperkingen mandaat 1. Bij de uitoefening van bevoegdheden zoals bedoeld in artikel 2 en 3 wordt het daarover gestelde bij of krachtens wettelijk voorschrift, beleidsregel, circulaire, aanwijzing en richtlijn van daartoe bevoegde wetgevende organen en bestuursorganen in acht genomen. 2. In bijlage 1a, 1b en 2 staat per bevoegdheid aangegeven of en wanneer de gemeenteraad of de commissie werkgeverschap door de gemandateerde actief wordt geïnformeerd bij uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid. Het informeren van de gemeenteraad vindt plaats middels een raadsbrief. Het informeren van de commissie werkgeverschap vindt plaats middels e-mail van de griffier aan de commissie. 3. Indien zich naar het oordeel van een gemandateerde één of meer van de navolgende gevallen voordoet, overlegt de gemandateerde de zaak met het presidium voor de bevoegdheden genoemd in bijlage 1a en 2 en de commissie werkgeverschap voor de bevoegdheden genoemd in bijlage 1b, alvorens een besluit te nemen: a. de te nemen beslissing wijkt af van bestaand beleid, richtlijnen of voorschriften; b. er bestaat het voornemen tot aanvulling of wijziging van het bestaand beleid, richtlijnen of wettelijke voorschriften; c. tijdens de voorbereiding van het besluit komt naar voren dat de te nemen beslissing politiek of maatschappelijk gevoelig ligt. 4.

Uitgaande beslissingen en documenten die op grond van artikel 2 zijn genomen worden als volgt ondertekend: De gemeenteraad van Arnhem, Namens de raad, dan wel De commissie werkgeverschap, Namens de commissie, <(digitale) handtekening griffier of plaatsvervangend griffier> <de naam van de griffier of plaatsvervangend griffier> De griffier 5. Uitgaande beslissingen/documenten die op grond van artikel 3 zijn genomen worden als volgt ondertekend: De gemeenteraad van Arnhem, Namens de raad,

<(digitale) handtekening van de functionaris> <de naam van de functionaris> <de functieaanduiding van de functionaris>

Artikel 5 Slotbepaling 1. Dit besluit treedt in werking op nog in te vullen. 2. Het mandaatbesluit griffiepersoneel 2014 wordt ingetrokken. 3. Dit besluit wordt aangehaald als: Mandaat-, volmacht- en machtigingsregeling gemeenteraad Arnhem en commissie werkgeverschap Arnhem 2025. Ondertekening Arnhem, nog in te vullen De gemeenteraad van Arnhem De burgemeester,

Ondertekening Voorzitter commissie werkgeverschap

De griffier,

Bijlage 1a Nr.

Bevoegdheid

Grondslag

Toelichting/voorwaarde

Informeren gemeenteraad na toepassing bevoegdheid

1

Opheffing geheimhouding van documenten en (video)verslagen die twee jaar of ouder zijn.

Artikel 89 derde en vierde lid van de Gemeentewet

De griffier kan besluiten geheime documenten en (video)verslagen de geheimhouding op te heffen; - die twee jaar of ouder zijn; en - er een positief advies ligt van het college of de burgemeester, in het geval één van deze de geheimhouding heeft opgelegd én de informatie verstrekt is aan de raad; en - er instemming van het presidium is over de opheffing.

Ja, per geval

2

Alle handelingen ten aanzien van de fractievergoedingen, met uitzondering van het indexeren van de bedragen.

Artikel 5 en artikel 10 vierde en vijfde lid van de Verordening Ambtelijke bijstand en Fractie-ondersteuning

Het betreft: - Het verstrekken van voorschotten; - Het vaststellen van de financiële bijdragen aan fracties; - Besluit tot (gedeeltelijk) niet verstrekken, dan wel terugvorderen bij het niet

Nee

voldoen aan de verplichte verantwoording – na instemming van het presidium; - Vaststellen hoogte financiële bijdrage, wijziging van de reserve en de resterende reserve; - Openbaar ter inzage leggen van het verantwoordingsverslag. 3

Besluiten op verzoeken op grond van de Wet open overheid.

Artikel 4.1 t/m 4.6, 5.5 en 5.7 van de Wet open overheid

Besluiten op verzoeken tot openbaarmaking; Mededelingen te doen over de opschorting van de beslistermijn; Mededelingen te doen aan een derde (over het verschaffen van documenten).

Ja, per geval

4

Alle bevoegdheden ten aanzien van de Algemene verordening gegevensbescherming.

Algemene verordening gegevensbescherming

Betreft afhandeling van verzoeken tot opvragen en/of verwijderen van persoonsgegevens.

Ja, per geval

Bijlage 1b Nr. Bevoegdheid

Grondslag

Informeren commissie na toepassing bevoegdheid

1

Het nemen van personele besluiten ten aanzien van de op de griffie werkzame ambtenaren, niet zijnde de griffier zelf. Denk daarbij aan besluiten over: a. het nemen van beslissingen en het verrichten van feitelijke handelingen op het gebied van de individuele personele aangelegenheden van de werknemers; b. werving, selectie en indiensttreding van de werknemers; c. het aangaan, wijzigen en beëindigen (artikel 7:669 en 7:676 BW) van arbeidsovereenkomsten van de werknemers en alle daarmee samenhangende voorbereidende of uitvoerende handelingen, met uitzondering van beëindiging wegens dringende reden (artikel 7:677 BW); d. schorsing of andere vormen van (disciplinaire of orde-) maatregelen (zoals ontzeggen toegang tot werklocaties, afsluiten accounts) met uitzondering van het stopzetten van loon (artikel 7:629 lid 3 BW); e. het toekennen van gratificaties; f. het afnemen van gesprekken in het kader van de gesprekscyclus (zoals functionerings-, beoordelings- en Kompasgesprekken); g. het toepassen van hardheidsclausules van (uitvoerings)regels die zijn opgenomen in het Personeelshandboek, inclusief de Cao Gemeenten; h. het nemen van beslissingen ten aanzien van het uitlenen via detachering; i. het geven van toestemming aan de werknemer voor het verrichten van nevenwerkzaamheden en het verbinden van voorwaarden daaraan, zoals bedoeld in de Regeling nevenwerkzaamheden; j.

het afnemen van de eed of belofte van alle medewerkers.

Bijlage 2 Nr. Bevoegdheid

Grondslag

Artikel 107e tweede lid Gemeentewet

Toelichting/voorwaarde

Ja

Informeren gemeenteraad

1

Procesvertegenwoordiging: het voeren van verweer en vertegenwoordiging van de raad in een bezwaarprocedure, beroepsprocedure en administratieve beroepsprocedure.

Hoofdstuk 6, 7 en 8 van de Algemene wet bestuursrecht

Hiermee wordt het college bevoegd om ambtenaren of derden aan te wijzen die de gemeenteraad vertegenwoordigen in bezwaar en bij de rechtbank en andere rechtelijke instanties.

2

Verdagen beslistermijn, dwangsom niet tijdig beslissen, vaststellen van de hoogte van de dwangsom en alle daarmee samenhangende handelingen, hangende bezwaar of beroep.

Paragraaf 4.1.3.2 en artikel 4.14 van de Algemene wet bestuursrecht

Hiermee wordt het college bevoegd om namens de gemeenteraad te besluiten op het vaststellen van de hoogte van de dwangsom en alle daarmee samenhangende handelingen bij het niet tijdig beslissen door de gemeenteraad.

na toepassing bevoegdheid Nee

Ja, per geval informeren in het raadsvoorstel bij beslissing op bezwaar.