Raadsvoorstel "Contractering accountant"

Aan de gemeenteraad Zaaknummer

Onderwerp:

710545

Contractering accountant

Kernboodschap In artikel 213 van de Gemeentewet is vastgelegd dat de gemeenteraad opdracht verleent aan een accountant om de jaarrekening te controleren. Gezien de omvang van de opdracht is een Europese aanbesteding voorgeschreven. Daartoe is een aanbestedingsdocument opgesteld op basis waarvan de auditcommissie voorstelt om de aanbesteding te gunnen aan Deloitte Accountants B.V. Voorstel 1. Deloitte Accountants B.V. te contracteren voor de controle op de jaarrekening voor een periode van vier jaar met ingaande van 2023 tot en met 2026, met een optie om deze overeenkomst vier maal met één jaar te kunnen verlengen tot maximaal acht jaar. Inleiding In artikel 213 van de Gemeentewet is vastgelegd dat de gemeenteraad opdracht verleent aan een accountant om de jaarrekening te controleren, daarover een verslag van bevindingen uit te brengen en een controleverklaring te verstrekken. Gezien de omvang van de te gunnen werkzaamheden is een Europese aanbesteding voorgeschreven. Daartoe is een aanbestedingsdocument opgesteld, dat door de auditcommissie op 20 juni 2022 is vastgesteld. Beoogd effect

Het contracteren van een accountant voor de werkzaamheden betreffende de controle van de jaarrekeningen 2023 t/m 2026, met een optie om deze overeenkomst vier maal met één jaar te kunnen verlengen tot maximaal acht jaar. Argumenten 1.1 Uitkomst van de beoordelingscommissie De beoordelingscommissie (voorbereidingsgroep van de auditcommissie en een afvaardiging van de ambtelijke organisatie waaronder de concerncontroller) heeft de aanbestedingsprocedure op verzoek van de auditcommissie begeleid. De aanbesteding is daarnaast begeleid door een aanbestedingsadviseur van de gemeente Arnhem. Twee accountantsorganisaties hebben op de aanbesteding ingeschreven. Gunning heeft plaatsgevonden op grond van het criterium: "beste prijs-kwaliteitverhouding". Dit criterium kent als subcriteria onder andere de prijsaspecten en verschillende kwaliteitscriteria zoals een plan van aanpak en een presentatie van cv's en competenties aan de beoordelingscommissie. De aanbieding van Deloitte Accountants B.V. kreeg uiteindelijk de hoogste score van de beoordelingscommissie. Op basis daarvan wordt de raad voorgesteld om dit bureau te contracteren voor de werkzaamheden betreffende de controle van de jaarrekeningen 2023 t/m 2026, met een optie om deze overeenkomst vier maal met één jaar te kunnen verlengen tot maximaal acht jaar

Kanttekeningen en risico's 1.1

Nvt Er zijn geen kanttekeningen van toepassing. Met de keuze voor Deloitte Accountants B.V. wordt de dienstverlening als voorheen voortgezet. Deloitte Accountants B.V. heeft in de afgelopen jaren ook als accountant van de gemeente Arnhem opgetreden.

Participatie

Dit voorstel tot besluit voor het contracteren van een accountant is overeenkomstig de Europese aanbestedingsprocedures verlopen. Het is niet nodig geweest om inwoners of andere externe belanghebbenden te laten participeren. Financiën De aan de accountantscontrole verbonden kosten zijn opgenomen in de Begroting 2023. De aangeboden prijzen blijven binnen het budget. Er wordt in het budget expliciet geen rekening gehouden met meerwerk. Op grond van een kwalitatief juiste en tijdige oplevering zullen deze kosten zich in principe niet voordoen. Uitvoering Wanneer de raad over dit voorstel een besluit heeft genomen zal een contract met Deloitte Accountants B.V. worden afgesloten. De overeenkomst gaat in op 1 januari 2023 en wordt aangegaan voor de duur van vier jaren tot en met 31 december 2026. Na voornoemde periode van vier jaar zal deze overeenkomst steeds automatisch met één jaar worden verlengd tot maximaal vier maal één jaar waardoor de overeenkomst van rechtswege eindigt op 31 december 2030. Na de overeengekomen periode van vier jaar kan opdrachtgever de overeenkomst jaarlijks beëindigen door vóór 1 juni schriftelijk op te zeggen. Voor het eerst kan de overeenkomst worden opgezegd uiterlijk vóór 1 juni 2026 en vervolgens telkens per jaar vóór 1 juni. De gemeente zal tijdens de looptijd van de overeenkomst voortdurend evaluaties uitvoeren.

Indien de gemeente deze dienstverlening daarop onvoldoende oordeelt en er na daartoe voldoende ruimte te hebben geboden geen verbeteringen waarneembaar zijn, zal zij de overeenkomst ontbinden. Indien deze ontbinding is gebaseerd op blijvende tekortkomingen zal dit voor de gemeente geen schade vergoeding tot gevolg hebben. Voor het einde van de vierjarige contractperiode zal tijdig aan de auditcommissie worden voorgelegd of een nieuwe openbare aanbestedingsprocedure wordt gestart of dat gebruik gemaakt wordt van de mogelijkheid om het contract eventueel met één of meerdere jaren te verlengen. Communicatie

Dit voorstel tot besluit van het contracteren van een accountant hoeft niet verder extern gecommuniceerd te worden. Naar de twee betrokken accountants worden de gunningsbrieven gestuurd met de bekendmaking en motivatie van de beslissing over het voornemen tot gunnen. Bijlagen Stukken voor gemeenteraad  Niet van toepassing

Besluit van Zaaknummer

710545

DE RAAD VAN DE GEMEENTE ARNHEM; gelezen het voorstel van de auditcommissie van 12 december 2022, nummer: XXX; gelet op artikel 213 lid2 van de Gemeentewet; besluit: 1. Deloitte Accountants B.V. te contracteren voor de controle op de jaarrekening voor een periode van vier jaar met ingaande van 2023 tot en met 2026, met een optie om deze overeenkomst vier maal met één jaar te kunnen verlengen tot maximaal acht jaar.

De griffier,

De voorzitter,