Raadsvoorstel 'Aanwijzen Functionaris gegevensbescherming'

Aan de gemeenteraad Zaaknummer

Onderwerp:

4216661

Aanwijzen Functionaris gegevensbescherming

Kernboodschap Uit onderzoek is gebleken dat er meer uren nodig zijn voor de invulling van de taken van de functionaris gegevensbescherming (FG). De gemeente wijst in verband met deze uitbreiding een nieuwe FG aan. De FG is onder meer verantwoordelijk voor het toezicht op gegevensbescherming en het geven van advies daarover. Ook vervult de FG een ombudsfunctie bij vragen en klachten van inwoners en medewerkers. Om te zorgen dat de FG onafhankelijk en naar behoren haar taken kan uitoefenen wordt er een reglement vastgesteld. Ieder afzonderlijk bestuursorgaan wijst zelf de FG aan. Voorstel 1. Mevrouw N. Laagland aan te wijzen als FG voor de gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies en de rekenkamer, zoals bedoeld in artikel 37 van de AVG; 2. Het bijgevoegde ‘Reglement functionaris voor gegevensbescherming’ vast te stellen. Inleiding In 2021 is er een onafhankelijk onderzoek geweest naar de huidige stand van zaken rondom informatieveiligheid en privacy. Zie ook: Raadsbrief onderzoeksrapport M&I Partners stand van zaken informatieveiligheid & privacy Arnhem De aanbevelingen uit het rapport hebben we overgenomen. Een van de aanbevelingen was om meer capaciteit voor de FG beschikbaar te stellen. Dit paste niet binnen beschikbare uren van de huidige FG. Daarom is ervoor gekozen om een nieuwe functie te realiseren.

De nieuwe FG moet worden aangewezen door de verschillende bestuursorganen en worden aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Beoogd effect Met de benoeming van de FG wordt voldaan aan de wettelijke verplichting. De FG is onder meer verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de AVG en andere Unierechtelijke of lidstatelijke gegevensbeschermingsbepalingen, het geven van advies en vervult een ombudsfunctie bij vragen en klachten van inwoners en medewerkers.

Argumenten 1.1 Op grond van artikel 37 van de AVG is de aanwijzing van een FG verplicht voor overheidsinstanties. Het college, de burgemeester en de gemeenteraad zijn ieder op zichzelf verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld in de AVG en moeten ieder zelf een FG aanwijzen. 1.2

De organisatie moet ervoor zorgen dat de onafhankelijke positie van de FG is gewaarborgd en de FG in de gelegenheid stellen haar taken zelfstandig, onafhankelijk en naar behoren uit te oefenen. Om dit te waarborgen is in het ‘regelement functionaris voor gegevensbescherming’ opgenomen wat de positie, de taken en de bevoegdheden van de FG zijn.

Kanttekeningen en risico's 1.1

Voor de bekostiging van de functie van FG is er vanaf 2026 nog geen budget gerealiseerd.

Participatie Niet van toepassing. Financiën In de Begroting 2024 is ten behoeve van de functie van FG incidenteel (2024 en 2025) budget beschikbaar gesteld. De functie van FG is verplicht en in 2025 wordt de structurele invulling bezien in relatie tot de beschikbare formatie. Een eventueel voorstel tot structurele financiering zal ter besluitvorming aan u worden voorgelegd in de Perspectiefnota 2026. Uitvoering De FG werkt aan de hand van een toezichtplan en stelt jaarlijks een verslag op van haar bevindingen. Het college ontvangt dit jaarverslag. Het college zal de raad hierover informeren: de rapportage van de FG wordt ook met de raad gedeeld. Het jaarverslag ten aanzien van de raad wordt rechtstreeks ter bespreking aan de raad verzonden. Communicatie Het besluit hoeft niet gepubliceerd of ter inzage gelegd te worden. De FG is het directe aanspreekpunt voor de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Zij wordt daarom met haar contactgegevens aangemeld bij de AP. Ook is de FG het centrale aanspreekpunt voor betrokkenen. Zij is voor hen bereikbaar via een algemeen emailadres dat op de website is gepubliceerd. Via het intranet besteden we aandacht aan de positie, taken en bevoegdheden van de FG.

Bijlagen Stukken voor gemeenteraad − Het ‘Reglement functionaris voor gegevensbescherming’

Besluit van Zaaknummer

4216661

DE RAAD VAN DE GEMEENTE ARNHEM; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 20 augustus 2024, nummer: 4216661; gelet op artikel 37 van de AVG; besluit: 1. Mevrouw N. Laagland aan te wijzen als functionaris gegevensbescherming (FG) voor de gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies en de rekenkamer. 2. Het bijgevoegde ‘Reglement functionaris voor gegevensbescherming’ vast te stellen.

De griffier,

De voorzitter,